Cách làm sổ sách khi cơ quan thuế đến kiểm tra

Cách làm sổ sách khi cơ quan thuế đến kiểm tra. Việc cơ quan thuế đến kiểm tra tại doanh nghiệp là điều không thể tránh khỏi. Có rất nhiều các bạn kế toán - Các bạn bối rối lo lắng không biết xử lý thế nào nào cho tốt nhất khi cơ quan thuế đến. Bài viết này Kế Toán Lê Ánh xin chia sẻ với các bạn về kinh nghiệm cách làm sổ sách kế toán khi cơ quan thuế tới kiểm tra.

so-sach-ke-toan

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm quyết toán thuế của Doanh nghiệp

Cách làm sổ sách khi cơ quan thuế đến kiểm tra

- Các bạn cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng.  Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thế

- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo

Hóa đơn bán ra, bạn phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời bạn kẹp thêm phiếu xuất kho, kẹp theo hợp đồng và thanh lý( nếu có)

Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.

Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có. ,...

Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh. 

- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

1. Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

- Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý

- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm

2. Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức NCK)

- Sổ nhật ký chung

- Sổ nhật ký bán hàng

- Sổ nhật ký mua hàng

- Sổ nhật ký chi tiền

- Số nhật ký thu tiền

- Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng

- Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp

- Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.

- Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.

- Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,...621, 622, 627, 641, 642,...Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15.

- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định

- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ - Sổ khấu hao tài sản cố định

- Sổ khấu hao công cụ dụng cụ

- Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư

- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho

- Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).

Lưu ý: Số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.

3. Sắp xếp các hợp đồng kinh tế

- Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra: Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng

- Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ

- Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.

4. Hồ sơ pháp lý

- Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực).

- Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế

lam-so-sach-ke-toan

Cách làm sổ sách khi cơ quan thuế đến kiểm tra

5. Kiểm tra chi tiết khác

Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái) Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán Kiểm tra đối chiếu công nợ

II: Nội dung công việc sẽ thực hiện khi cơ quan thuế đến kiểm tra

Kiểm tra các khoản phải trả

Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế Đầu vào và đầu ra có cân đối

Kiểm tra ký tá có đầy đủ Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng

Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp: Đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ

1. Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ kế toán;

2. Kiểm tra việc định khoản, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

3. Kiểm tra việc lập và kê khai báo cáo thuế VAT hàng tháng;

4. Kiểm tra lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp;

5. Kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân;

6. Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính theo quy định;

7. Điều chinh các sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật;

8. Thiết lập lại số sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của các luật thuế;

9. Thực hiện điều chỉnh các báo cáo thuế khi có sai lệch;

10. Làm việc và giải trình với cơ quan thuế.

Kỹ năng kiểm tra sổ sách kế toán

Kiểm tra nhật ký chung:  bạn hãy rà soát lại các định khoản kế toán xem mình đã định khoản đối ứng Nợ - Có  đã đúng chưa. Tiếp theo, kiểm tra xem số tiền kết chuyển vào cuối mỗi tháng đã đúng chưa, tổng phát sinh ở Nhật Ký chung = Tổng phát sinh Ở Bảng Cân đối Tài Khoản

Bảng cân đối tài khoản: Tổng Số Dư Nợ đầu kỳ = Tổng số Dư Có đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước kết chuyển sang, Tổng Phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh ở Nhật Ký Chung trong kỳ, Tổng Số dư Nợ cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ; Nguyên tắc Tổng Phát Sinh Bên Nợ = Tổng Phát Sinh Bên Có

Tài khoản 1111 tiền mặt: Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt; Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1111 = Số phát sinh Nợ Có TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Quỹ Tiền Mặt, Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư cuối kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt

Tài khoản 112 tiền gửi ngân hàng: Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 112 = Số dư nợ đầu kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ tiền gửi ngân hàng = Số dư đầu kỳ của số phụ ngân hàng hoặc sao kê; Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 112 = Số phát sinh Nợ Có TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số phát sinh rút ra – nộp vào trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê, Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 112 = Số dư cuối kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số dư cuối kỳ ở Sổ Phụ Ngân Hàng hoặc sao kê

Tài khoản 334: Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dư nợ đầu kỳ TK 334 trên bảng cân đối phát sinh, Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca), Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + các khoản giảm trừ ( bảo hiểm) + tạm ứng; Tổng Số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh

Tài khoản 142,242,214: Số tiền phân bổ tháng trên bảng phân bổ công cụ dụng cụ có khớp với số phân bổ trên số cái tài khoản 142,242,214

Thuế Đầu ra – đầu vào

Tài khoản 1331: số tiền phát sinh ở phụ lục PL 01-2_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO,

Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1331 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang [22];

Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1331 = Số phát sinh Nợ Có TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh trên tờ khai phụ lục PL 01-2_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO

Tài khoản 33311: số tiền phát sinh ở phụ lục PL 01-1_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO,

Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1331 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang [22];

Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1331 = Số phát sinh Nợ Có TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh trên tờ khai phụ lục PL 01-2_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO

Nếu trong tháng phát sinh đầu ra > đầu vào => nộp thuế thì số dư cuối kỳ Có TK 33311 = chỉ tiêu [40] tờ khai thuế tháng đó

Nếu còn được khấu trừ tức đầu ra < đầu vào => thuế còn được khấu trừ kỳ sau chỉ tiêu [22] = số dư đầu kỳ Nợ TK 1331, số dư Cuối Kỳ Nợ 1331 = chỉ tiêu [43]

Hàng tồn kho

+ Số dư đầu kỳ Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Tồn đầu kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn +Số Phát sinh Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Nhập trong kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn +Số Phát sinh Có Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Xuất trong kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn

+ Số dư cuối kỳ Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Tồn cuối kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn + Tổng phát sinh Nhật Ký chung = Tổng phát sinh (Nợ Có) trong kỳ trên bảng Cân đối phát sinh + Các Tài khoản Loại 1 và 2 ko có số dư Có ( trừ lưỡng tính 131,214,129,159..) chỉ có số dư Nợ, cũng ko có số dư cuối kỳ âm + Các tải khoản loại 3.4 ko có số dư Nợ ( trừ lưỡng tính 331,421...) chỉ có số dư Có, ko có số dư cuối kỳ âm + Các tài khoản từ loại 5 đến loại 9 : sổ cái và cân đối phát sinh phải = 0 , nếu > 0 là làm sai do chưa kết chuyển hết

Trên đây, kế toán Lê Ánh hướng dẫn cách làm sổ sách khi cơ quan thuế đến kiểm tra. Đây là những kinh nghiệm Kế toán rất giá trị của các anh chị kế toán trưởng hiện đang làm việc tại các tổ chức lớn, uy tín và đang tham gia giảng dạy tại lớp học kế toán thực hành Lê Ánh. Mong rằng sẽ hữu ích cho các bạn!

Xem thêm: Hướng dẫn xử lý TSCĐ và CCDC sau quyết toán thuế

Kế toán Lê Ánh chúc bạn có kỳ quyết toán thuế thành công ! 

Bạn có thể tham khảo thêm các khóa học kế toán ở Hà Nội và TPHCM để được đội ngũ giảng viên hướng dẫn và giải đáp thắc mắc.

Ngoài chương trình đào tạo kế toán, Trung tâm Lê Ánh tổ chức các khóa học xuất nhập khẩu được giảng dạy bởi các chuyên gia hàng đầu trong ngành xuất nhập khẩu, để biết thêm thông tin về khóa học này, bạn vui lòng tham khảo tại website: https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn/

Từ khóa liên quan: làm sổ sách khi cơ quan thuế đến kiểm tra, cơ quan thuế đến kiểm tra phải làm những gì, các bước khi cơ quan thuế đến kiểm tra, bị cơ quan thuế kiểm tra