Hạch toán chi phí tiền lương hợp lệ cần những gì

Chi phí tiền lương là khoản chi thường xuyên và bắt buộc của doanh nghiệp, vậy để đảm bảo tính hợp lệ của khoản chi này kế toán cần chuẩn bị những gì để không bị loại chi phí tiền lương khi quyết toán thuế. Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn cụ thể hơn cho bạn đọc trong bài viết này.

>>>> Xem thêm: Hướng dẫn tính lương ca đêm, làm thêm giờ ngày lễ tết

Chi phí tiền lương là khoản chi không xuất hóa đơn, doanh nghiệp muốn hợp thức hóa khoản chi này để được quyết toán thuế TNDN thì cần chuẩn bị những gì được quy định cụ thể tại TT96/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 6 năm 2015 hướng dẫn cụ thể về chi phí tiền lương hợp lệ như sau: 

I. Các khoản chi phí tiền lương hợp lệ tại doanh nghiệp gồm những gì

Chi phí tiền lương tại doanh nghiệp bao gồm các khoản chi sau:

• Chi tiền lương cho người lao động
• Các khoản tiền thương, chi nộp bảo hiểm xã hội cho người lao động
• Cac chi phí đồng phục nhân viên bằng hiện vật và tiền mặt
• Các khoản chi phụ cấp đi lại, nghỉ phép theo quy định của bộ luật lao động.
• Những khoản chi khác mang tính phúc lợi: hiếu, hỷ cho người lao động, nghỉ mát, hỗ trợ điều trị, hỗ trợ đào tạo trình độ nhân viên, hỗ trợ người lao đọng bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa.

 Các khoản chi thường xuyên tại doanh nghiệp gồm những gì 

II. Chứng từ cần chuẩn bị hoàn thiện chi phí tiền lương hợp lệ cần những gì 

Với những khoản chi này, kế toán cần chuẩn bị những chứng từ gì với những khoản thu trên.

1. Chi phí tiền lương hợp lệ cần chuẩn bị những gì 

Chi tiền lương tiền công cho người lao động

TT96/TT-BTC quy định những nguyên nhân loại trừ như sau:

“a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.”

Những giấy tờ hợp lệ để hạch toán chi phí tiền lương hợp lệ cần:

• Hợp đồng lao động đã ký tại doanh nghiệp
• Hồ sơ của người lao động
• Bảng chấm công theo tháng 
• Bảng thanh toán tiền lương.
• Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng.

Ngoài ra, để đảm bảo các khoản chi này được tính là chi trả hợp lệ đã phải trả cho người lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh.

2. Các khoản chi tiền thưởng bảo hiểm hỗ trợ tiền lương cho người lao động cần những gì 

Các nguyên nhân bị loại trừ bao gồm khoản chi như sau:

 “Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.”

Chứng từ cần chuẩn bị để hoàn thiện chi phí tiền lương hợp lệ cần có:

• Hợp đồng lao động
• Quy chế lương, quy chế tài chính, Quy chế thưởng của Doanh nghiệp
• Bảng thanh toán tiền công, tiền thưởng

Xem thêm: Tổng hợp quy định về kinh phí công đoàn mới nhất

3. Các khoản chi cho trang phục bằng hiện vật

Nguyên nhân bị loại trừ: Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

 Chứng từ cần chuẩn bị để hợp thức hóa chi phí tiền lương hợp lệ cần có như sau:

• Bảng thanh toán trang phục (đối với tiền mặt)
• Hóa đơn chứng từ (đối với hiện vật)

  Hạch toán chi phụ cấp tàu xe, nghỉ phép, trang phục hợp lệ của người lao động 

4. Các khoản chi phụ cấp tàu xe nghỉ phép không hợp lý theo quy định của Bộ Luật Lao động

Các khoản chi cần loại trừ theo thông tư này như sau:

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ . Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện không đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp

 Khi hạch toán và quyết toán thuế TNDN, kê toán không chuẩn bị đầy đủ các chứng từ hợp lệ  sẽ dễ bị kiểm toán soi không tính vào chi phí được giảm trừ nếu có phát sinh chi phí tại doanh nghiệp. Các chứng từ cần chuẩn bị như sau:

• Hóa đơn, chứng từ do bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
• Các quyết định văn bản cử lao động đi công tác.
• Các quy chế tài chính của doanh nghiệp khoán tiền đ lại phụ cấp, cho người lao động.
• Bảng kê đầy đủ chi phí thanh toán tiền lương cho người lao động.

5. Khoản chi phí tiền lương hợp lệ có tính chất phúc lợi cho người lao động 

Các khoản chi này được loại trừ nếu không đủ chứng từ hợp lệ, chi thực quá mức dự toán chi cho người lao động, không đúng các khoản chi phúc lợi khác.

Với trường hợp này kế toán cần thực hiện theo điều kiện sau:

• Các khoản chi phải đúng theo khoản chi phụ cấp: hiếu, hỷ  theo quy định  của người lao động; nghỉ mát, hỗ trợ điều trị, đào tạo, chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau, khen thưởng con của người,hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm…
• Các khoản chi này bình quân khong quá 01 tháng lương làm bình quân thực tế.
• Có đủ chứng từ thể hiện khoản chi là đúng, quyết định nghỉ mất cho nhân viên khen thưởng…. giấy tờ xác nhận chứng thực có đám: hiểu, hỷ, giấy khen thưởng can hóa đơn hỗ trợ cho nhân viên.

Trên đây là những điều cần lưu ý thực hiện chi phí tiền lương hợp lệ mà kế toán thường gặp. Kế toán muốn hạch toán lương cán bộ nhân viên theo đúng niên độ kế toán mới nhất. Nếu doanh nghiệp của bạn cung cấp đầy đủ các chứng từ quy định trên theo đúng Thông tư 96/2015/TT-BTC thì có thể hợp thức hóa chi phí tiền lương hợp lệ.

Xem thêm bài viết: Cách kiểm tra chi phí tiền lương trước khi quyết toán thuế TNDN

Để có thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng về kế toán, hãy tham gia ngay lớp học kế toán tại Lê Ánh để được hướng dẫn chi tiết.

Ngoài chương trình đào tạo kế toán, Trung tâm Lê Ánh tổ chức các khóa học xuất nhập khẩu thực tế được giảng dạy bởi các chuyên gia hàng đầu trong ngành xuất nhập khẩu, để biết thêm thông tin về khóa học này, bạn vui lòng tham khảo tại website: xuatnhapkhauleanh.edu.vn

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!