Cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học dành cho dân kế toán

Lưu trữ chứng từ kế toán khoa học là yêu cầu cần thiết đối với kế toán. Hiện nay có rất nhiều cách lưu trữ chứng từ kế toán khác nhau. Tuy nhiên, mỗi cách lưu trữ chứng từ kế toán sẽ có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Bài viết này Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn bạn cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học, dễ tìm kiếm, được áp dụng nhiều nhất hiện nay. Với cách lưu trữ chứng từ kế toán này, công việc Kế toán của bạn sẽ bớt vất vả hơn.  

>>>>> Bài viết liên quan: 11 việc cần làm trước khi quyết toán thuế

1. Cách lưu trữ tờ khai thuế GTGT

Kế toán lưu trữ bộ hồ sơ khai thuế GTGT bao gồm:

• Tờ khai thuế GTGT kèm bảng kê;
• Hóa đơn đầu vào, liên 3 hóa đơn đầu ra được kẹp sau tờ khai và sắp xếp theo thứ tự trên bảng kê mua vào, bán ra.

Lưu ý: Kể từ ngày 01/01/2015 đã bỏ quy định các doanh nghiệp phải lập bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra. Tuy nhiên, để kiểm soát được hóa đơn các bạn vẫn nên làm 2 phụ lục này. Đến khi quyết toán thuế, sẽ không phải làm lại.

2. Cách lưu trữ các tờ khai thuế khác: 

Các tờ khai thuế khác như thông báo phát hành hóa đơn, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế môn bài,báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế cuối năm

Do số lượng tờ khai loại này không nhiều, do đó các bạn sẽ lưu trong 1 cặp càng cua dày khoảng 5cm cho 1 năm. Trong cặp đó dùng giấy ngăn để phân thành các loại.

3. Cách lưu trừ chứng từ ngân hàng:

Bộ chứng từ ngân hàng thông thường bao gồm: Hồ sơ tiền gửi và hồ sơ tiền vay

• Đối với hồ sơ tiền gửi:

Tùy vào số lượng chứng từ mà bạn sẽ lựa chọn đóng quyển theo tháng hay theo quý

Thứ tự đóng quyền như sau: Tờ sao kê tổng hợp (có dấu ngân hàng), sắp xếp sau tờ sao kê là giấy báo nợ, có, chứng từ giao dịch, UNC theo thứ tự của tờ sao kê.

• Đối với hồ sơ tiền vay:

Hợp đồng vay, các phụ lục đính kèm hợp đồng vay, các khế ước nhận nợ và các hồ sơ khác đính kèm được sắp xếp theo thứ tự thời gian cho từng hợp đồng vay.

Hiện nay, các BCTC, phương án vay vốn…hầu hết là các số liệu chế biến, do đó với các giấy tờ này các bạn để riêng ra cặp hồ sơ nội bộ hoặc dùng các cách đánh dấu, tránh bị nhầm khi trình cho cơ quan thuế.

4. Cách lưu trữ Phiếu thu, chi tiền

Thông thường, phiếu thu chi tiền sẽ được đóng thành quyển theo tháng theo thứ tự số phiếu thu chi:

Cụ thể cách lưu trong 1 tháng như sau:

Sổ quỹ tiền mặt theo tháng -> Phiếu thu + chi có kèm các hóa đơn photo, bảng thanh toán lương sau phiếu thu (chi) và các chứng từ khác (nếu có)

5. Cách lưu trữ Phiếu nhập, xuất kho

Được đóng theo từng tháng theo thứ tự số phiếu nhập xuất kho:

Cụ thể:

Phiếu nhập kho: 

+ Đối với mua ngoài: Cần kẹp cùng hóa đơn GTGT (photo) – hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển (nếu có), biên bản giao hàng của NCC, phiếu kiểm định chất lượng, chứng chỉ CO, CQ (nếu có)

+ Đối với nhập kho thành phẩm: Cần lưu phiếu tính giá thành nhập kho kèm theo.
Phiếu xuất kho: Kẹp sau đó là hóa đơn GTGT đầu ra (photo), biên bản giao hàng….

6. Cách lưu trữ hợp đồng mua vào bán ra

Các bạn cần lưu hợp đồng mua vào, bán ra, báo giá, thanh lý hợp đồng và các phụ lục đính kèm riêng cho từng nhà cung cấp, khách hàng. Thông thường hợp đồng sẽ được lưu vào cặp càng cua.

- Tất cả các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và lưu trữ tại phòng kế toán của DN. Trong trường hợp có từ 2 bản gốc của hợp đồng trở lên thì Phòng Kế toán sẽ giữ 1 bản, bản còn lại có thể lưu tại các bộ phận khác theo yêu cầu.

- Hợp đồng được tập hợp và phân loại theo từng dự án, Kế toán cần tạo Folder lưu trữ riêng và dán tên dự án ở gáy để dễ tổ chức, theo dõi.

- Kế toán không nên cho các bộ phận khác mang hợp đồng gốc ra ngoài để tránh tình trạng mất chứng từ gốc.

- Kế toán lưu hợp đồng kinh tế đồng bộ cùng các tài liệu sau:

Hình ảnh Trung tâm đào tạo kế toán tổng hợp thực hành Lê Ánh

Cách lưu trữ chứng từ kế toán

• Tờ trình, kế hoạch (nếu cho riêng hơp đồng này thì là bản gốc, nếu cho tổng thể nhiều hợp đồng thì là bản photo)
• Các bộ hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu, báo giá....
• Hợp đồng gốc
• Các phụ lục ký thêm
• Các phiếu chi, UNC photo từng lần thanh toán
• Biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý
• Các chứng từ nộp thuế (nếu có)
• Các hoá đơn đỏ, phiếu nhập xuất kho photo
• Bảng tính lãi vay thanh toán nếu vay cá nhân, bảng tính lãi vay nếu vay NH
• Các biên bản thoả thuân khác nếu có
• Các hồ sơ chứng từ khác có liên quan

7. Cách lưu trữ chứng từ lương

Kế toán theo dõi, sắp xếp chứng từ lương như sau:

- Hàng năm, kế toán tạo một folder lương cho từng năm để lưu bảng lương theo từng tháng trong năm

- Để dễ theo dỗi, Kế toán dùng các chia file để lưu các bảng thanh toán lương theo từng tháng và một file riêng về các quyết định hoặc chứng từ có liên quan đến lương trong năm đó.

- Chứng từ lương lưu hàng tháng cần lưu bao gồm: Bảng thanh toán lương có ký duyệt, bảng lương chuyển ngân hàng và UNC photo (nếu thanh toán qua ngân hàng), các bảng ký nhận lương bằng tiền mặt của người lao động. Ngoài ra là các chứng từ khác có phát sinh tăng hoặc giảm lương của người lao động.

8. Cách lưu trữ sổ sách kế toán

Cuối mỗi kỳ, các sổ sách kế toán trong phần mềm sẽ được in ra và đóng thành quyển. Trước khi đóng lại, các bạn cần đối chiếu lại với các chứng từ gốc xem đã đúng, đủ hay chưa.

9. Cách lưu trữ hồ sơ tài sản cố định

Tờ trình được phê duyệt mua TS

• Các QĐ phê duyệt thầu, chỉ định thầu, báo giá theo yêu cầu của DN
• Hợp đồng mua tài sản ký kết với người bán
• Tài liệu kỹ thuật về tiêu hao nhiên liệu của tài sản
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán tài sản
• Biên bản giao nhận TS giữa bên bán và DN
• Biên bản bàn giao đưa vào sử dụng có ký nhận của người sử dụng hoặc phụ trách
• Quyết định khấu hao gồm có số năm khấu hao, thời điểm khấu hao do Giám đốc, Kế toán trưởng phê duyệt
• Mã tài sản theo sổ sách kế toán
• Biên bản kiểm kê tài sản từng kỳ
• Thẻ theo dõi tài sản cố định
• Bộ hồ sơ thanh lý tài sản:  Tờ trình thanh lý, phê duyệt thanh lý, hội đồng thanh lý, quyết định thanh lý, biên bản thanh lý, quyết định ngừng khấu hao, hoá đơn thanh lý photo
• QĐ luân chuyển tài sản công ty từ bộ phận này sang bộ phận khác
• Các chứng từ khác liên quan.

Cách lưu trữ Hồ sơ nhân sự, bảo hiểm:

- Hồ sơ của từng nhân viên;

- Hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng lao động (nếu có)

- Thông báo bảo hiểm và các mẫu biêu khai tăng, giảm bảo hiểm, đăng ký thang bảng lương

- Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho lao động

- Tình hình biến động nhân sự cho từng tháng
…..

• Cách lưu trữ chứng từ thanh toán

10. Các phiếu chi, UNC lưu cùng:

• Các đề nghị thanh toán, đề nghi tạm ứng có ký duyệt của Giám đốc.
• Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều lần chi tiền cho một kế hoạch tổng thể đã được phê duyệt thì cần kèm theo bản photo của kế hoạch đó ở mỗi lần chi và có bản ký xác nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thế.
• Các khoản chi có định mức như xăng xe thì phải được kèm theo các bản theo dõi km có xác nhận của đội xe, phòng hành chính hoặc bộ phận chức năng trong doanh nghiệp.
• Các khoản chi theo quyết định của Ban giám đốc sẽ phải ghi rõ theo quyết định nào và photo quyết định đó kèm theo
• Xác nhận trả nợ gốc và lãi của NH nếu là các khoản vay

11. Các phiếu thu, giấy báo có lưu cùng:

• Hợp đồng bán hàng
• Hóa đơn GTGT
• Các chứng từ khác liên quan 

12. Cách lưu trữ chứng từ công nợ

Kế toán lưu trữ hồ sơ công nợ theo một folder riêng và chia thành các file như sau:

• Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, quý năm
• Các biên bản thoả thuân đối trừ công nợ
• Các quyết định xử lý công nợ
• Các công văn đòi nợ từng lần của các món nợ 

Trên đây là 12 bộ hồ sơ thông dụng và cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán khoa học. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn tự tin trong việc lưu trữ chứng từ kế toán, từ đó giúp công việc kế toán trở lên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn.

Xem thêm: Sai sót hay gặp trong kế toán hàng tồn kho

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công! 

Bạn có thể tham khảo khóa học kế toán cho người chưa biết gì do giảng viên là kế toán trưởng tại kế toán Lê Ánh để được hướng dẫn và giải đáp các thắc mắc

Từ khóa liên quan: Lưu trữ chứng từ kế toán, lưu trữ chứng từ kế toán khoa học , khoa hoc xuat nhap khau