Cách sửa bút toán sai như thế nào?

Chào Ngọc Anh,

Cách sửa bút toán sai phụ thuộc vào loại sai sót, thời điểm phát hiện và tình trạng khóa sổ kế toán. Nếu hạch toán sai tài khoản, kế toán cần lập bút toán điều chỉnh để đưa số liệu về đúng tài khoản. Nếu ghi sai số tiền, chỉ điều chỉnh phần chênh lệch; trường hợp ghi trùng hoặc bỏ sót nghiệp vụ phải xử lý theo bản chất giao dịch.

Đối với sổ kế toán điện tử, Luật Kế toán yêu cầu sửa sai bằng chứng từ điều chỉnh, không xóa dấu vết thông tin đã ghi. Trước khi sửa, em cần đối chiếu chứng từ gốc và kiểm tra ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, nghĩa vụ thuế.

1. Những trường hợp bút toán sai thường gặp

Bút toán kế toán thường sai ở tài khoản định khoản, số tiền, nội dung nghiệp vụ hoặc thời điểm ghi nhận. Mỗi dạng sai sót ảnh hưởng đến số liệu kế toán khác nhau, nên cần xác định chính xác nguyên nhân trước khi lập chứng từ điều chỉnh.

Một số trường hợp phổ biến gồm:

• Sai tài khoản kế toán: Ghi nhận khoản thanh toán công nợ vào chi phí hoặc hạch toán nhầm giữa chi phí quản lý và chi phí bán hàng.
• Sai số tiền: Chứng từ gốc ghi 12 triệu đồng nhưng kế toán hạch toán 10 triệu đồng hoặc 15 triệu đồng.
• Ghi trùng nghiệp vụ: Một hóa đơn mua hàng được nhập hai lần, khiến chi phí và công nợ tăng sai.
• Bỏ sót nghiệp vụ: Đã phát sinh giao dịch nhưng kế toán chưa ghi nhận vào sổ.
• Sai kỳ kế toán: Chi phí thuộc tháng trước nhưng lại ghi nhận vào tháng sau, làm sai lệch kết quả kinh doanh từng kỳ.

Ngoài ra, kế toán cần phân biệt giữa bút toán sai và chứng từ gốc sai.

Nếu hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu hoặc phiếu chi đã đúng nhưng định khoản sai, trọng tâm xử lý nằm ở sổ kế toán. Ngược lại, nếu chứng từ gốc sai, kế toán phải kiểm tra và xử lý chứng từ theo quy định tương ứng trước khi xác định số liệu cần điều chỉnh.

Ví dụ, doanh nghiệp thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp nhưng kế toán ghi nhận thành chi phí quản lý doanh nghiệp. Giao dịch thanh toán thực tế không sai, song tài khoản phản ánh khoản tiền đã sử dụng chưa đúng bản chất.

Trường hợp này cần sửa định khoản, không lập thêm chứng từ thanh toán mới.

2. Quy định sửa chữa sổ kế toán hiện hành

Theo Điều 27 Luật Kế toán, khi phát hiện sai sót trên sổ kế toán, doanh nghiệp không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin đã ghi. Phương pháp sửa chữa phụ thuộc vào hình thức ghi sổ và đặc điểm sai sót.

3 phương pháp sửa chữa sổ kế toán

 Pháp luật quy định ba phương pháp sửa chữa sổ kế toán:

Phương pháp cải chính

Áp dụng bằng cách gạch một đường thẳng vào nội dung sai, ghi thông tin đúng phía trên và có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.

Phương pháp này phù hợp với sổ kế toán ghi thủ công khi đáp ứng điều kiện sửa chữa.

Phương pháp ghi số âm

Kế toán ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc đặt trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng theo quy định.

Phương pháp ghi điều chỉnh

Kế toán lập chứng từ điều chỉnh, ghi bổ sung số chênh lệch cần thiết để đưa số liệu trên sổ về đúng giá trị.

Đặc biệt, sổ kế toán ghi bằng phương tiện điện tử phải được sửa chữa theo phương pháp ghi điều chỉnh, căn cứ khoản 4 Điều 27 Luật Kế toán.

Các phần mềm kế toán thường hỗ trợ nghiệp vụ điều chỉnh, đảo bút toán hoặc tạo chứng từ liên quan. Kế toán cần sử dụng chức năng phù hợp, bảo đảm dữ liệu trước và sau điều chỉnh có thể kiểm tra, truy xuất.

Doanh nghiệp cũng cần căn cứ chế độ kế toán đang áp dụng. Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày này đối với doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng.

Có thể tham khảo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Thông tư 99/2025/TT-BTC để đối chiếu quy định cụ thể.

3. Sửa bút toán sai tài khoản hoặc sai số tiền như thế nào?

Khi sai tài khoản, kế toán cần điều chỉnh số tiền từ tài khoản đã ghi nhầm sang tài khoản đúng. Nếu chỉ sai số tiền nhưng quan hệ đối ứng tài khoản vẫn chính xác, kế toán xác định phần chênh lệch tăng hoặc giảm để lập chứng từ điều chỉnh.

Trường hợp 1: Hạch toán sai tài khoản

Ví dụ, doanh nghiệp chuyển khoản thanh toán công nợ cho nhà cung cấp 15 triệu đồng.

Bút toán đúng phải là:

• Nợ tài khoản 331: 15.000.000 đồng
• Có tài khoản 112: 15.000.000 đồng

Tuy nhiên, kế toán đã hạch toán nhầm:

• Nợ tài khoản 642: 15.000.000 đồng
• Có tài khoản 112: 15.000.000 đồng

Nếu phát hiện trong cùng kỳ, trước khi khóa sổ và kết chuyển chi phí, kế toán lập chứng từ điều chỉnh:

• Nợ tài khoản 331: 15.000.000 đồng
• Có tài khoản 642: 15.000.000 đồng

Sau điều chỉnh, khoản thanh toán được phản ánh đúng vào công nợ phải trả, đồng thời loại bỏ chi phí quản lý doanh nghiệp đã ghi nhận nhầm.

Tài khoản tiền gửi ngân hàng không cần ghi thêm vì số tiền chuyển khoản ban đầu đã được phản ánh đúng.

Trường hợp 2: Ghi số tiền nhỏ hơn thực tế

Doanh nghiệp thanh toán chi phí dịch vụ 12 triệu đồng nhưng kế toán chỉ hạch toán 10 triệu đồng.

Giả sử khoản chi đủ điều kiện ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp, bút toán đã ghi là:

• Nợ tài khoản 642: 10.000.000 đồng
• Có tài khoản 112: 10.000.000 đồng

Phần chênh lệch thiếu là 2 triệu đồng.

Kế toán lập chứng từ điều chỉnh tăng:

• Nợ tài khoản 642: 2.000.000 đồng
• Có tài khoản 112: 2.000.000 đồng

Sau điều chỉnh, tổng số phát sinh phản ánh đúng 12 triệu đồng.

Trường hợp hạch toán lớn hơn số tiền thực tế, kế toán cần lập chứng từ điều chỉnh giảm phần ghi thừa.

Các ví dụ trên được đơn giản hóa, chưa xét thuế giá trị gia tăng và giả định nghiệp vụ được phát hiện trong cùng kỳ kế toán. Nếu chi phí đã kết chuyển hoặc liên quan kỳ trước, cách điều chỉnh cần xét thêm ảnh hưởng đến các tài khoản liên quan.

4. Bút toán ghi trùng, bỏ sót hoặc sai kỳ xử lý ra sao?

Bút toán ghi trùng cần được điều chỉnh để loại bỏ phần ghi nhận thừa; nghiệp vụ bỏ sót phải được ghi nhận bổ sung. Đối với bút toán sai kỳ, kế toán cần xác định thời điểm phát sinh thực tế và tình trạng báo cáo tài chính trước khi xử lý.

Xử lý bút toán ghi trùng, bỏ sót hoặc sai

 Nếu ghi trùng nghiệp vụ

Ví dụ, một hóa đơn chi phí 8 triệu đồng đã được hạch toán hai lần, khiến chi phí và khoản phải trả tăng gấp đôi.

Kế toán cần kiểm tra số chứng từ, hóa đơn và sổ chi tiết để xác nhận giao dịch thực tế chỉ phát sinh một lần.

Sau đó, lập chứng từ điều chỉnh giảm phần ghi trùng theo đúng tài khoản đã sử dụng. Không được tự ý xóa bút toán đã ghi sổ mà không bảo đảm khả năng truy xuất lịch sử sửa chữa.

Nếu bỏ sót nghiệp vụ

Trường hợp hóa đơn hợp lệ đã phát sinh nhưng chưa được ghi sổ, kế toán phải xác định giao dịch thuộc kỳ nào và lập chứng từ bổ sung.

Ví dụ, doanh nghiệp đã nhận hàng trong tháng nhưng chưa hạch toán công nợ nhà cung cấp. Kế toán cần căn cứ hồ sơ nhận hàng, hóa đơn và điều kiện ghi nhận để bổ sung nghiệp vụ đúng kỳ.

Nếu ghi nhận sai kỳ

Sai kỳ kế toán cần được đánh giá cẩn trọng hơn vì có thể ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí, lợi nhuận và nghĩa vụ thuế.

Kế toán không nên tự chuyển toàn bộ nghiệp vụ sang tháng phát hiện để xử lý nhanh.

Nếu chứng từ liên quan đến hóa đơn hoặc hồ sơ khai thuế, cần kiểm tra riêng quy định về hóa đơn và khai bổ sung thuế. Điều chỉnh sổ kế toán không đồng nghĩa mọi trường hợp đều phải lập hóa đơn mới hoặc khai bổ sung thuế.

5. Phát hiện bút toán sai sau khi khóa sổ phải làm gì?

Cách xử lý bút toán sai sau khi khóa sổ phụ thuộc vào thời điểm phát hiện, báo cáo tài chính năm đã nộp hay chưa và mức độ ảnh hưởng của sai sót. Đây là nội dung cần đặc biệt chú ý khi làm kế toán tổng hợp.

Xử lý bút toán sai sau khi khóa sổ

 Khi chưa nộp báo cáo tài chính năm

Theo khoản 2 Điều 27 Luật Kế toán, nếu phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.

Nếu kỳ kế toán đã khóa trên phần mềm, kế toán cần thực hiện quy trình điều chỉnh hoặc mở khóa có kiểm soát theo phân quyền nội bộ.

Sau khi điều chỉnh, cần kiểm tra lại số dư tài khoản, các bút toán kết chuyển và báo cáo tài chính trước khi nộp.

Khi đã nộp báo cáo tài chính năm

Theo khoản 3 Điều 27 Luật Kế toán, trường hợp phát hiện sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính năm, kế toán phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm phát hiện sai sót và thuyết minh về nội dung sửa chữa.

Nếu sai sót thuộc kỳ trước và có tính trọng yếu, doanh nghiệp còn phải xem xét yêu cầu trình bày lại thông tin so sánh, điều chỉnh hồi tố theo chuẩn mực kế toán áp dụng, khi đáp ứng các điều kiện liên quan.

Ví dụ, năm trước doanh nghiệp ghi thiếu chi phí lớn, dẫn đến lợi nhuận tăng sai đáng kể. Sang năm sau mới phát hiện, kế toán không nên tự đưa toàn bộ khoản thiếu vào chi phí năm hiện tại mà chưa đánh giá bản chất sai sót và ảnh hưởng đến lợi nhuận kỳ trước.

Nếu sai sót làm thay đổi nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp cần rà soát hồ sơ khai thuế và thực hiện khai bổ sung khi thuộc trường hợp phải khai bổ sung theo quy định hiện hành.

6. Cần lưu ý gì khi sửa bút toán trên phần mềm kế toán?

Sửa bút toán trên phần mềm kế toán phải bảo đảm số liệu sau điều chỉnh chính xác, có chứng từ hợp lệ và truy xuất được lịch sử thay đổi. Kế toán không nên chỉ kiểm tra số dư cuối cùng mà bỏ qua ảnh hưởng đến các báo cáo liên quan.

Trước khi lập chứng từ điều chỉnh, cần đối chiếu hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán và sổ kế toán để xác định số liệu đúng.

Sau khi thực hiện, kế toán nên kiểm tra những nội dung sau:

• Sổ chi tiết và sổ cái: Tài khoản đã được điều chỉnh đúng số tiền, đúng đối tượng và đúng kỳ hay chưa.
• Bảng cân đối số phát sinh: Số dư và phát sinh của các tài khoản liên quan có phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ không.
• Công nợ, hàng tồn kho và tiền: Đối chiếu với số liệu quản lý chi tiết, sao kê ngân hàng hoặc chứng từ thực tế.
• Báo cáo tài chính và hồ sơ thuế: Xác định các chỉ tiêu chịu ảnh hưởng để xử lý đồng bộ.

Ví dụ, sửa một bút toán thanh toán công nợ không đơn thuần là thay đổi tài khoản định khoản. Kế toán còn phải kiểm tra số dư phải trả theo đúng nhà cung cấp để tránh tình trạng sổ cái chính xác nhưng báo cáo công nợ vẫn sai.

Một lưu ý quan trọng khác là không nên thực hiện nhiều bút toán điều chỉnh liên tiếp khi chưa xác định rõ nguyên nhân, bởi các bút toán sửa chồng chéo sẽ gây khó khăn khi đối chiếu cuối kỳ.

Doanh nghiệp nên phân quyền người lập, người kiểm tra và người phê duyệt chứng từ điều chỉnh. Đồng thời, lưu chứng từ gốc, nội dung giải trình và lịch sử thao tác để phục vụ kiểm tra sau này.

Kết luận

Sửa bút toán sai cần dựa trên bản chất nghiệp vụ, loại sai sót và thời điểm phát hiện. Kế toán phải lập chứng từ điều chỉnh phù hợp, kiểm tra lại tài khoản liên quan và bảo đảm số liệu sau sửa phản ánh đúng giao dịch thực tế.

Đối với người mới làm kế toán tổng hợp, nên tập trung củng cố kỹ năng định khoản, kiểm tra chứng từ và đối chiếu sổ sách trước khi khóa sổ.

Nếu còn thiếu nền tảng thực hành tổng thể, người học có thể tìm hiểu Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Thực Hành tại Kế toán Lê Ánh, chương trình có nội dung thực hành chứng từ, hạch toán, phần mềm kế toán và lập báo cáo tài chính.