Làm sao để đối chiếu và xử lý chênh lệch tồn kho giữa thực tế và kế toán?

Chào Hoàng Yến,

Đối chiếu kho và kế toán là quá trình kiểm tra sự thống nhất giữa số lượng hàng hóa trên thẻ kho, sổ kế toán chi tiết và kết quả kiểm kê thực tế. Kế toán cần so sánh tồn đầu kỳ, số nhập, số xuất, tồn cuối kỳ theo từng mã hàng, sau đó xác định nguyên nhân nếu xuất hiện chênh lệch.

Với trường hợp của Yến, khi ba nguồn số liệu chưa khớp, em nên kiểm tra chứng từ nhập xuất và thời điểm ghi nhận trước khi kiểm kê lại những mặt hàng chênh lệch. Nếu vẫn phát sinh thừa hoặc thiếu, cần lập biên bản, xác định trách nhiệm và thực hiện xử lý theo quy định. Không nên tự điều chỉnh số tồn trên phần mềm chỉ để khớp với thẻ kho.

1. Đối chiếu kho và kế toán gồm những số liệu nào?

Khi đối chiếu kho và kế toán, cần kiểm tra số lượng hàng hóa trên thẻ kho, số lượng và giá trị trên sổ kế toán, cùng kết quả kiểm đếm thực tế. Ba nguồn dữ liệu phải được so sánh tại cùng thời điểm, cùng mã hàng, đơn vị tính và địa điểm lưu kho để tránh phát sinh chênh lệch do khác phạm vi theo dõi.

Trong thực tế, thủ kho và kế toán sử dụng những dữ liệu khác nhau:

Số tồn theo sổ được xác định theo nguyên tắc:

Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ.

Ví dụ, đầu tháng doanh nghiệp có 120 thùng hàng, nhập thêm 40 thùng và xuất 35 thùng. Số tồn cuối tháng theo chứng từ phải là 125 thùng.

Nếu thẻ kho ghi 125 thùng nhưng phần mềm kế toán chỉ ghi 120 thùng, kế toán cần kiểm tra các nghiệp vụ nhập xuất gây ra chênh lệch 5 thùng.

Ngoài số lượng, cần đối chiếu giá trị hàng tồn kho trên sổ chi tiết với số liệu tổng hợp, đồng thời kiểm tra cách tính giá xuất kho.

Lưu ý: Hàng đang đi đường, hàng gửi bán hoặc hàng nhận giữ hộ có thể được theo dõi khác với hàng thực tế nằm trong kho. Vì vậy, cần xác định rõ phạm vi sở hữu và địa điểm bảo quản trước khi kết luận số liệu bị sai.

2. Quy trình đối chiếu nhập – xuất – tồn kho

Quy trình đối chiếu kho và kế toán nên thực hiện theo năm bước: chốt thời điểm đối chiếu, tập hợp chứng từ, so sánh nhập xuất tồn, kiểm tra hàng chênh lệch và xác nhận kết quả. Thực hiện đúng trình tự giúp xác định sai lệch phát sinh từ khâu nào, tránh phải kiểm kê lại toàn bộ kho khi chỉ một số mã hàng có vấn đề.

Quy trình đối chiếu nhập – xuất – tồn kho

 Bước 1 – Thống nhất thời điểm và phạm vi đối chiếu

Thủ kho và kế toán thống nhất ngày chốt số liệu, danh sách kho, mã hàng và đơn vị tính.
Các giao dịch phát sinh trước hoặc sau thời điểm chốt phải được phân biệt rõ để tránh ghi nhận lệch kỳ.

Bước 2 – Tập hợp chứng từ nhập xuất

Kế toán chuẩn bị phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, chứng từ điều chuyển, hàng bán bị trả lại và những hồ sơ có liên quan.

Thủ kho cung cấp thẻ kho, báo cáo nhập xuất tồn và thông tin hàng hóa đang lưu giữ.

Bước 3 – Đối chiếu số liệu theo từng mã hàng

So sánh tồn đầu kỳ, số nhập, số xuất và tồn cuối kỳ trên thẻ kho với sổ kế toán.

Nên sử dụng Excel hoặc phần mềm kế toán để lọc những mã có chênh lệch, thay vì kiểm tra thủ công từng dòng khi số lượng hàng hóa lớn.

Bước 4 – Kiểm tra và xác minh chênh lệch

Đối với mã hàng chưa khớp, cần rà soát chứng từ, kiểm tra thời điểm nhập liệu và kiểm đếm lại hàng hóa nếu cần.

Bước 5 – Xác nhận kết quả đối chiếu

Sau khi xác định nguyên nhân, thủ kho và kế toán lập bảng đối chiếu hoặc biên bản xác nhận, báo cáo người có trách nhiệm và thực hiện điều chỉnh theo căn cứ được phê duyệt.

Với Yến, nên kiểm tra những mặt hàng có chênh lệch trước, đặc biệt là các mã phát sinh nhiều giao dịch trong tháng.

3. Vì sao số liệu kho và kế toán không khớp?

Chênh lệch giữa số liệu kho và kế toán thường xuất phát từ chứng từ chưa cập nhật, nhập sai mã hàng, ghi nhận không đúng thời điểm hoặc sai sót khi kiểm đếm. Một số trường hợp còn liên quan đến hàng bị thất thoát, hư hỏng hoặc điều chuyển nội bộ chưa được ghi nhận đầy đủ.

Những nguyên nhân thường gặp gồm:

• Chậm luân chuyển chứng từ: Kho đã xuất hàng nhưng kế toán chưa nhận được phiếu xuất để ghi sổ.
• Nhập liệu sai: Ghi nhầm số lượng, mã hàng, đơn vị tính hoặc nhập trùng chứng từ.
• Chênh lệch thời điểm ghi nhận: Hai bộ phận chốt số liệu tại những thời điểm khác nhau.
• Sai lệch thực tế: Hàng mất, hỏng, giao thiếu hoặc kiểm đếm chưa chính xác.

Ví dụ thực tế: Cuối tháng, doanh nghiệp có số liệu của mặt hàng A như sau:

Khi kiểm tra chứng từ, kế toán phát hiện thủ kho chưa cập nhật một phiếu xuất 5 sản phẩm.

Sau khi bổ sung đúng nghiệp vụ, tồn trên thẻ kho giảm xuống 120 sản phẩm, khớp với sổ kế toán. Tuy nhiên, số thực tế vẫn chỉ có 118 sản phẩm.

Như vậy, doanh nghiệp còn thiếu 2 sản phẩm cần tiếp tục xác minh. Không thể kết luận ngay đây là mất hàng do lỗi của thủ kho.

Kế toán cần kiểm đếm lại, kiểm tra khu vực lưu trữ, hàng đang giao nhận và những chứng từ chưa hoàn tất.

Ví dụ này cho thấy chênh lệch giữa thẻ kho và sổ kế toán không nhất thiết cùng nguyên nhân với chênh lệch giữa sổ sách và hàng tồn thực tế. Việc tìm đúng nguyên nhân giúp doanh nghiệp xử lý chính xác, đồng thời xác định khâu nào cần cải thiện trong quy trình quản lý kho.

4. Xử lý hàng tồn kho thừa, thiếu như thế nào?

Khi kiểm kê phát hiện hàng tồn kho thừa hoặc thiếu, doanh nghiệp cần lập biên bản ghi nhận chênh lệch, xác định nguyên nhân và thực hiện xử lý theo quy định kế toán đang áp dụng.  Không nên tự ý ghi tăng, giảm hàng tồn kho hoặc quy trách nhiệm bồi thường khi chưa có đủ căn cứ.

Theo Điều 40 Luật Kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân chênh lệch giữa kết quả kiểm kê thực tế và số liệu trên sổ kế toán, đồng thời phản ánh chênh lệch và kết quả xử lý trước khi lập báo cáo tài chính.

Cách xử lý hàng tồn kho thừa, thiếu

 Trường hợp hàng tồn kho bị thiếu

Kế toán cần xác minh có phải do ghi sai chứng từ, giao hàng chưa cập nhật, nhầm vị trí lưu kho hay thất thoát thực tế.

Nếu chỉ do nhập liệu sai, cần điều chỉnh chứng từ và sổ kế toán theo quy trình.

Nếu xác định hàng thực tế bị thiếu, doanh nghiệp phải lập hồ sơ kiểm kê, xác định trách nhiệm và xử lý theo nguyên nhân, quyết định của người có thẩm quyền.

Trường hợp hàng tồn kho bị thừa

Cần kiểm tra hàng nhà cung cấp giao thừa, hàng nhập kho chưa ghi nhận hoặc sai lệch trong quá trình kiểm đếm.

• Nếu hàng giao thừa thuộc nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xác định phương án trả lại hoặc mua bổ sung theo thỏa thuận.
• Nếu chưa xác định được nguyên nhân, khoản chênh lệch phải được theo dõi và xử lý theo chế độ kế toán áp dụng.

Ví dụ: Sau khi kiểm tra lại, doanh nghiệp xác nhận thiếu thực tế 2 sản phẩm A và chưa xác định nguyên nhân.

Kế toán cần lập biên bản kiểm kê, ghi nhận số lượng và giá trị thiếu, báo cáo người phụ trách để xác minh. Sau khi có kết luận và quyết định xử lý, kế toán thực hiện hạch toán phù hợp.

Cách sử dụng tài khoản kế toán phải căn cứ chế độ doanh nghiệp đang áp dụng, chẳng hạn Thông tư 99/2025/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC nếu thuộc đối tượng áp dụng.

Yến có thể tham khảo thêm bài Hướng dẫn cách xử lý hàng thiếu/thừa khi kiểm kê của Kế toán Lê Ánh, đồng thời đối chiếu cách hạch toán với quy định hiện hành của doanh nghiệp.

5. Nên đối chiếu kho và kế toán bao lâu một lần?

Doanh nghiệp nên đối chiếu số liệu kho và kế toán thường xuyên theo mức độ phát sinh nhập xuất, đồng thời tổ chức kiểm kê theo kế hoạch và các trường hợp pháp luật quy định. Với doanh nghiệp có lượng hàng luân chuyển lớn, nên kiểm tra những mã hàng quan trọng hằng ngày và đối chiếu tổng thể vào cuối kỳ.

Có thể tổ chức theo cách sau:

• Hằng ngày: Kiểm tra chứng từ nhập xuất và những mã hàng có biến động lớn.
• Hằng tuần: Đối chiếu các mặt hàng dễ nhầm lẫn, có giá trị cao hoặc thường xuyên chênh lệch.
• Cuối tháng: Đối chiếu báo cáo nhập xuất tồn giữa kho và kế toán, xử lý chứng từ chưa hoàn tất.
• Cuối năm: Thực hiện kiểm kê tài sản theo quy định và phản ánh kết quả xử lý trước khi lập báo cáo tài chính.

Đối với công ty phân phối hàng tiêu dùng như nơi Yến đang làm, nên thống nhất mã hàng, đơn vị tính và thời điểm ghi nhận giữa thủ kho với kế toán.

Đặc biệt, cần quy định rõ thời hạn chuyển phiếu nhập, phiếu xuất và trách nhiệm xác nhận khi phát hiện chênh lệch.

Nếu muốn nâng cao kỹ năng quản lý toàn bộ quy trình nhập xuất tồn, kiểm kê và sử dụng phần mềm kế toán kho, Yến có thể tham khảo Khóa Học Kế Toán Kho Cho Người Mới Bắt Đầu tại Kế toán Lê Ánh.

Chương trình có nội dung kiểm soát chứng từ kho, lập thẻ kho, thực hành phần mềm MISA, đối chiếu tồn kho và xử lý chênh lệch kiểm kê. Đây là hướng bổ sung phù hợp nếu Yến muốn củng cố toàn diện nghiệp vụ kế toán kho, thay vì chỉ giải quyết một lần lệch số liệu.

Kết luận

Đối chiếu kho và kế toán cần thực hiện trên ba nguồn dữ liệu: thẻ kho, sổ kế toán và kết quả kiểm kê thực tế. Khi phát sinh chênh lệch, kế toán phải kiểm tra chứng từ, xác định nguyên nhân, lập hồ sơ và thực hiện điều chỉnh đúng quy định.

Với Hoàng Yến, nên bắt đầu bằng cách đối chiếu từng mã hàng có chênh lệch, kiểm tra thời điểm ghi nhận và kiểm đếm lại số lượng thực tế. Duy trì đối chiếu định kỳ, thống nhất quy trình luân chuyển chứng từ sẽ giúp hạn chế sai lệch và kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả hơn.