Cần đối chiếu những khoản mục nào trước khi lập BCTC?

Chào Thanh Mai,

Trước khi lập báo cáo tài chính, kế toán cần đối chiếu số liệu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định, doanh thu, chi phí và các khoản thuế với chứng từ, sổ chi tiết và dữ liệu thực tế. Sau đó, kiểm tra các bút toán phân bổ, khấu hao, kết chuyển và bảng cân đối số phát sinh để bảo đảm số liệu cuối kỳ chính xác.

Với Mai, do lần đầu trực tiếp lập báo cáo tài chính, em nên kiểm tra lần lượt từng phần hành, xác nhận những khoản chênh lệch trước khi khóa sổ. Không nên chỉ dựa vào chức năng tự động lập báo cáo trên phần mềm, bởi dữ liệu đầu vào sai sẽ khiến báo cáo tài chính sai theo.

1. Trước khi lập báo cáo tài chính cần đối chiếu những gì?

Kế toán cần rà soát toàn bộ số dư và các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ, tập trung vào những khoản mục ảnh hưởng trực tiếp đến tài sản, công nợ, doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Mỗi khoản mục phải được đối chiếu với chứng từ, sổ chi tiết hoặc dữ liệu thực tế tương ứng, thay vì chỉ kiểm tra số dư trên sổ cái.

Các nhóm số liệu quan trọng gồm:

Trước khi đối chiếu, kế toán cần bảo đảm toàn bộ chứng từ thuộc kỳ báo cáo đã được tiếp nhận và hạch toán đầy đủ.

Đặc biệt, số dư đầu kỳ phải được kiểm tra với số dư cuối kỳ trước, có xét đến các điều chỉnh hợp lệ đã phát sinh.

Ví dụ, doanh nghiệp có khoản công nợ khách hàng 150 triệu đồng trên sổ cái nhưng tổng sổ chi tiết chỉ ghi nhận 135 triệu đồng.

Kế toán chưa thể sử dụng ngay số liệu 150 triệu đồng để lập báo cáo tài chính. Cần xác định khoản chênh lệch 15 triệu đồng phát sinh từ khách hàng nào, có bị ghi trùng hoặc chưa cập nhật chứng từ thanh toán hay không.

Nguyên tắc quan trọng là số liệu tổng hợp phải có căn cứ từ sổ chi tiết và chứng từ liên quan. Các khoản chênh lệch cần được làm rõ trước khi chuyển sang bước khóa sổ.

2. Đối chiếu tiền, công nợ và hàng tồn kho như thế nào?

Tiền, công nợ và hàng tồn kho là ba nhóm cần ưu tiên kiểm tra vì thường xuyên phát sinh giao dịch và dễ xuất hiện chênh lệch giữa sổ sách với thực tế. Kế toán cần đối chiếu tại cùng thời điểm chốt số liệu, xác định từng khoản sai lệch và kiểm tra chứng từ trước khi điều chỉnh.

Cách đối chiếu tiền, công nợ và hàng tồn kho

 Đối với tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Tiền mặt cần được đối chiếu giữa sổ quỹ, sổ kế toán và kết quả kiểm kê thực tế. Nếu số tiền kiểm kê khác sổ sách, phải xác định nguyên nhân và xử lý theo quy định.

Với tiền gửi ngân hàng, cần đối chiếu số dư từng tài khoản ngân hàng trên sổ kế toán với sao kê hoặc xác nhận số dư của ngân hàng.

Ví dụ, cuối năm sổ kế toán ghi nhận tiền gửi 245 triệu đồng, trong khi sao kê ngân hàng chỉ còn 244,8 triệu đồng.

Sau khi kiểm tra, kế toán phát hiện khoản phí ngân hàng 200.000 đồng chưa hạch toán. Khi có chứng từ hợp lệ, kế toán ghi nhận bổ sung để số liệu khớp đúng.

Đối với công nợ phải thu, phải trả

Kế toán cần đối chiếu chi tiết theo từng khách hàng, nhà cung cấp, không chỉ kiểm tra tổng số dư trên sổ cái.

Cần chú ý những khoản khách hàng trả trước, doanh nghiệp ứng trước cho nhà cung cấp, công nợ quá hạn và những khoản phát sinh từ nhiều kỳ trước.

Trường hợp số liệu giữa hai bên chưa thống nhất, phải kiểm tra hóa đơn, chứng từ giao nhận và thanh toán để làm rõ.

Đối với hàng tồn kho

Cần đối chiếu thẻ kho, sổ chi tiết hàng tồn kho, bảng nhập xuất tồn và kết quả kiểm kê thực tế.

Ngoài số lượng, kế toán phải kiểm tra giá xuất kho, giá trị tồn cuối kỳ và các khoản hàng chậm luân chuyển, hư hỏng hoặc có dấu hiệu giảm giá trị.

Nếu sổ kế toán ghi nhận 500 sản phẩm nhưng kiểm kê chỉ có 490 sản phẩm, không được tự giảm tồn kho 10 sản phẩm khi chưa xác định nguyên nhân.

Doanh nghiệp cần lập hồ sơ kiểm kê, xác minh chênh lệch và xử lý theo quy định.

3. Rà soát doanh thu, chi phí, tài sản và thuế

Sau khi đối chiếu tiền, công nợ và hàng tồn kho, kế toán cần kiểm tra doanh thu, giá vốn, chi phí, tài sản cố định và các khoản thuế. Mục tiêu là bảo đảm nghiệp vụ được ghi nhận đúng kỳ, đúng giá trị và những khoản phải phân bổ hoặc điều chỉnh đã được xử lý trước khi xác định kết quả kinh doanh.

Lưu ý khi rà soát doanh thu, chi phí, tài sản và thuế

 Đối với doanh thu, cần kiểm tra sự thống nhất giữa hóa đơn, hồ sơ bán hàng và sổ kế toán.
Đặc biệt, phải rà soát những giao dịch phát sinh sát ngày cuối năm để xác định đã đủ điều kiện ghi nhận doanh thu hay chưa.

Ví dụ, doanh nghiệp lập đơn bán hàng ngày 30/12 nhưng đến đầu tháng 1 năm sau mới hoàn thành giao hàng. Kế toán cần kiểm tra điều kiện giao dịch để xác định doanh thu thuộc kỳ nào, không mặc định ngày lập đơn hàng là thời điểm ghi nhận doanh thu.

Với giá vốn và chi phí, cần kiểm tra các khoản mua hàng chưa ghi nhận đầy đủ, hàng bán bị trả lại, chi phí chưa phân bổ và chứng từ còn thiếu.

Đối với tài sản cố định và chi phí trả trước, phải đối chiếu sổ kế toán với danh mục tài sản, bảng khấu hao và bảng phân bổ.

Chẳng hạn, doanh nghiệp đã đưa thiết bị vào sử dụng nhưng chưa cập nhật bảng khấu hao, khiến chi phí và giá trị còn lại của tài sản chưa được phản ánh đúng.

Kế toán cần kiểm tra thời điểm đưa tài sản vào sử dụng và phương pháp khấu hao đang áp dụng để xử lý.

Đối với thuế, cần đối chiếu số liệu kế toán với tờ khai, chứng từ nộp thuế và các khoản còn phải nộp hoặc được khấu trừ.

Những nhóm cần rà soát gồm thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và thuế thu nhập doanh nghiệp.

Cần lưu ý rằng doanh thu kế toán và doanh thu dùng để kê khai thuế không phải lúc nào cũng bằng nhau do khác biệt về căn cứ và thời điểm ghi nhận. Khi có chênh lệch, phải xác định nguyên nhân thay vì tự điều chỉnh để hai số liệu bằng nhau.

4. Kiểm tra sổ cái và bút toán cuối kỳ trước khi khóa sổ

Trước khi khóa sổ để lập báo cáo tài chính, kế toán phải kiểm tra sự thống nhất giữa sổ chi tiết, sổ cái và bảng cân đối số phát sinh, đồng thời hoàn tất các bút toán cuối kỳ. Đây là bước phát hiện những số dư bất thường, khoản chưa phân bổ hoặc nghiệp vụ chưa kết chuyển, ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ tiêu báo cáo.

Trước hết, cần kiểm tra tổng phát sinh Nợ, Có trên bảng cân đối số phát sinh và đối chiếu với sổ cái.

Tuy nhiên, tổng phát sinh Nợ bằng tổng phát sinh Có chưa đủ để kết luận số liệu kế toán chính xác. Một nghiệp vụ ghi sai tài khoản vẫn có thể bảo đảm cân đối hai bên.

Kế toán cần tiếp tục xem xét tính hợp lý của số dư từng tài khoản và những khoản có dấu hiệu bất thường.

Các nghiệp vụ cuối kỳ cần tập trung kiểm tra gồm:

• Khấu hao và phân bổ: Hoàn tất khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí trả trước và các khoản liên quan.
• Chi phí, dự phòng: Rà soát chi phí phải ghi nhận, các khoản trích lập dự phòng nếu đủ điều kiện.
• Chênh lệch tỷ giá: Đánh giá và xử lý các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo quy định nếu doanh nghiệp phát sinh.
• Kết chuyển cuối kỳ: Kiểm tra doanh thu, các khoản giảm trừ, chi phí và xác định kết quả kinh doanh.

Ví dụ, doanh nghiệp có khoản chi phí trả trước 24 triệu đồng phân bổ trong 12 tháng, nhưng kế toán mới ghi nhận chi phí của 10 tháng.

Nếu hai tháng còn lại thuộc kỳ kế toán đang lập báo cáo mà chưa được phân bổ, chi phí trong kỳ sẽ bị ghi nhận thiếu, đồng thời giá trị chi phí trả trước còn lại bị phản ánh cao hơn thực tế.

Kế toán cần đối chiếu bảng phân bổ, xác định số tiền còn thiếu và thực hiện bút toán phù hợp trước khi khóa sổ.

Sau khi hoàn tất các bút toán điều chỉnh, cần lập lại bảng cân đối số phát sinh và kiểm tra những chỉ tiêu liên quan trên báo cáo tài chính.

Đối với năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01/2026 hoặc sau đó, doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC cần sử dụng hệ thống tài khoản, nguyên tắc ghi nhận và biểu mẫu phù hợp với chế độ này. Doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán khác cần căn cứ quy định tương ứng.

5. Phát hiện chênh lệch trước khi lập báo cáo tài chính xử lý ra sao?

Khi phát hiện chênh lệch, kế toán cần xác định nguyên nhân, kiểm tra chứng từ gốc, lập bút toán điều chỉnh nếu cần và đối chiếu lại các tài khoản liên quan. Không nên tự thay đổi số dư đầu kỳ, ghi thêm khoản thu chi không có thật hoặc kết chuyển chênh lệch vào chi phí chỉ để sổ sách cân đối.

Nên thực hiện theo trình tự:

Bước 1 – Xác định khoản chênh lệch

Ghi rõ tài khoản, số tiền, kỳ phát sinh và nguồn dữ liệu đang không thống nhất.

Bước 2 – Kiểm tra chứng từ

Đối chiếu hóa đơn, hợp đồng, sao kê ngân hàng, biên bản giao nhận và các tài liệu liên quan để xác định nguyên nhân.

Bước 3 – Xử lý theo bản chất sai sót

Nếu hạch toán thiếu hoặc sai nghiệp vụ, lập chứng từ và bút toán điều chỉnh phù hợp.

Nếu chênh lệch do công nợ, kiểm kê hoặc chứng từ chưa được xác nhận, cần hoàn thiện hồ sơ trước khi xử lý.

Bước 4 – Đối chiếu lại sau điều chỉnh

Kiểm tra sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối số phát sinh và những chỉ tiêu báo cáo chịu ảnh hưởng.

Ví dụ, khách hàng đã chuyển khoản thanh toán 15 triệu đồng vào ngày cuối năm nhưng kế toán chưa ghi nhận.

Sau khi kiểm tra sao kê và xác định giao dịch thuộc kỳ báo cáo, kế toán cần bổ sung nghiệp vụ thu tiền, đồng thời giảm khoản phải thu của khách hàng.

Khi điều chỉnh, phải kiểm tra cả tiền gửi ngân hàng và công nợ để bảo đảm hai tài khoản phản ánh đúng số dư. Nếu giao dịch thực tế phát sinh sang năm sau, không được tự ý ghi nhận lùi về năm trước.

Với Thanh Mai, nên lập bảng theo dõi các khoản chênh lệch gồm nguyên nhân, chứng từ liên quan, người phụ trách và kết quả xử lý. Chỉ chốt số liệu khi những khoản sai lệch quan trọng đã được làm rõ.

Nếu cần hướng dẫn chi tiết hơn, em có thể tham khảo bài Cách kiểm tra sổ sách khi lên báo cáo tài chính chi tiết của Kế toán Lê Ánh.

Kết luận

Trước khi lập báo cáo tài chính, kế toán cần đối chiếu đầy đủ chứng từ, sổ chi tiết, sổ cái và số liệu thực tế; đặc biệt chú ý tiền, công nợ, hàng tồn kho, doanh thu, chi phí và thuế. Các bút toán cuối kỳ phải được hoàn tất trước khi khóa sổ.

Với Thanh Mai, nên thực hiện theo từng phần hành, lập bảng theo dõi những khoản chênh lệch và chỉ điều chỉnh khi có căn cứ. Nếu chưa thành thạo quy trình tổng hợp, khóa sổ và lập báo cáo tài chính, em nên tiếp tục thực hành trên bộ chứng từ hoàn chỉnh có người hướng dẫn kiểm tra kết quả.