Đơn hoàn, hủy, hoàn tiền được hạch toán và đối soát như thế nào?

Chào Vương Hồng Vũ,

Đơn hoàn, đơn hủy và hoàn tiền trên Shopee, TikTok Shop hoặc các sàn thương mại điện tử cần được xử lý theo từng trạng thái đơn hàng, thời điểm ghi nhận doanh thu, tình trạng hóa đơn và dòng tiền thực tế. Kế toán không nên căn cứ duy nhất vào số tiền sàn chuyển về tài khoản ngân hàng để xác định doanh thu, bởi số tiền thực nhận có thể đã bị trừ phí sàn, tiền hoàn cho khách, các khoản điều chỉnh và khấu trừ khác.

Đối với trường hợp bạn đang nhận làm sổ sách cho một shop lớn, Kế toán Lê Ánh khuyến nghị cần phân biệt rõ ba tình huống dưới đây để hạch toán chính xác, hạn chế chênh lệch doanh thu và có đủ căn cứ giải trình cho chủ shop.

1. Cách hạch toán đơn hoàn, đơn hủy và hoàn tiền

Kế toán cần kiểm tra chứng từ trả hàng, thực hiện điều chỉnh doanh thu và thuế theo quy định, đồng thời ghi nhận lại hàng tồn kho nếu hàng được nhận lại và đáp ứng điều kiện nhập kho.

Lưu ý: Không phải mọi giao dịch hoàn tiền đều được xử lý giống nhau. Trường hợp hoàn một phần tiền, hoàn tiền không cần trả hàng hoặc sàn bồi hoàn cho người bán cần được xác định riêng theo bản chất giao dịch.

2. Đối soát đơn hoàn, hủy, hoàn tiền như thế nào?

Để kiểm soát doanh thu và tiền thực nhận, kế toán nên đối chiếu dữ liệu từ ba nguồn:

Đặc biệt, cần phân biệt doanh thu bán hàng, doanh thu sau điều chỉnh và tiền thực nhận từ sàn. Đây là ba chỉ tiêu có thể khác nhau do thời điểm ghi nhận, phí dịch vụ và các khoản bù trừ.

Nếu phát hiện chênh lệch, kế toán nên truy ngược theo mã đơn hàng thay vì tự điều chỉnh tổng doanh thu cho khớp số tiền ngân hàng.

3. Cần lưu những chứng từ gì để giải trình doanh thu?

Đối với shop có số lượng đơn hàng lớn, kế toán nên lưu trữ hồ sơ theo mã đơn hàng hoặc kỳ đối soát, ưu tiên các tài liệu sau:

• Báo cáo đơn hàng, báo cáo hoàn/hủy và lịch sử thay đổi trạng thái đơn.
• Chứng từ xác nhận trả hàng, hoàn tiền hoặc quyết định giải quyết khiếu nại.
• Hóa đơn bán hàng, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế nếu thuộc trường hợp phải xử lý hóa đơn.
• Báo cáo thanh toán của sàn, chứng từ phí dịch vụ và sao kê ngân hàng.
• Phiếu nhập kho hàng trả lại, biên bản kiểm tra tình trạng hàng hóa nếu có.

Hồ sơ cần thể hiện được mối liên hệ giữa giao dịch bán hàng ban đầu, khoản điều chỉnh và số tiền thực tế được thanh toán.

4. Đã làm kế toán nhưng chưa tự tin xử lý đơn hoàn, hủy thì có nên học ngay không?

Bạn có thể đăng ký học ngay nếu đã có nền tảng kế toán và từng thực hiện ghi sổ, theo dõi công nợ, doanh thu hoặc kiểm tra chứng từ.

Khó khăn bạn đang gặp chủ yếu thuộc nhóm nghiệp vụ đặc thù của kế toán sàn thương mại điện tử, không nhất thiết phải học lại toàn bộ kế toán từ đầu.

Tại Kế toán Lê Ánh, Khóa học Kế toán Sàn Thương mại Điện tử có hướng dẫn xử lý đơn hoàn, hủy, hoàn tiền, đối soát doanh thu và các khoản khấu trừ trên Shopee, TikTok Shop, Lazada. Học viên được thực hành trên dữ liệu thực tế và trao đổi trực tiếp các tình huống nghiệp vụ cùng giảng viên. 

Trường hợp bạn chưa nắm chắc nguyên tắc định khoản, ghi nhận doanh thu, giá vốn hoặc theo dõi công nợ, trung tâm sẽ tư vấn bổ sung kiến thức nền tảng phù hợp trước khi học chuyên sâu.

Lời khuyên từ Kế toán Lê Ánh: Nếu đang nhận làm sổ sách cho shop lớn, bạn nên ưu tiên học cách kiểm tra dữ liệu và xây dựng quy trình đối soát theo từng mã đơn. Khi kiểm soát được doanh thu, chứng từ, tiền thực nhận và hàng hoàn kho, bạn sẽ có cơ sở giải trình số liệu rõ ràng hơn cho chủ shop, đồng thời hạn chế sai sót khi lập báo cáo kế toán và kê khai thuế.

Bạn có thể tham khảo chi tiết chương trình tại: Khóa học Kế toán Sàn Thương mại Điện tử – Kế toán Lê Ánh