Hợp đồng, phiếu thu, phiếu chi có thay thế được hóa đơn không?

Hợp đồng, phiếu thu, phiếu chi và biên bản nghiệm thu không thay thế được hóa đơn. Mỗi loại chứng từ có vai trò khác nhau trong bộ hồ sơ kế toán.

Hợp đồng chứng minh thỏa thuận giữa các bên. Biên bản nghiệm thu chứng minh hàng hóa, dịch vụ đã được bàn giao hoặc hoàn thành. Phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ ngân hàng chứng minh dòng tiền thanh toán. Hóa đơn là chứng từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định về hóa đơn.

Để một khoản chi phí có đủ cơ sở ghi nhận, kê khai và giải trình, kế toán thường cần kết hợp nhiều loại chứng từ thay vì dùng một chứng từ thay cho tất cả.

Ví dụ, với một khoản chi phí dịch vụ, hồ sơ nên có hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, đề nghị thanh toán và chứng từ thanh toán. Nếu thiếu hóa đơn trong trường hợp bắt buộc phải có hóa đơn, khoản chi phí có thể gặp rủi ro khi tính thuế hoặc giải trình với cơ quan thuế.