Kế toán mới thường sai ở đâu khi xử lý hóa đơn, chứng từ?

Kế toán mới thường mắc lỗi ở các bước tưởng đơn giản như kiểm tra thông tin hóa đơn, xác định thời điểm ghi nhận, chọn sai tài khoản, ghi nhầm đối tượng công nợ, không lưu đủ hồ sơ đi kèm hoặc bỏ sót chứng từ thanh toán.

Một số bạn chỉ nhập số liệu từ hóa đơn mà chưa kiểm tra bản chất giao dịch. Ví dụ, có hóa đơn mua hàng nhưng thiếu hợp đồng, thiếu phiếu nhập kho, thiếu chứng từ thanh toán hoặc hàng hóa không phục vụ hoạt động kinh doanh thì hồ sơ vẫn có thể gặp rủi ro khi kiểm tra.

Để hạn chế sai sót, kế toán nên xây dựng checklist cho từng loại nghiệp vụ. Với mua hàng, cần kiểm tra hợp đồng, hóa đơn, phiếu nhập kho và chứng từ thanh toán. Với bán hàng, cần kiểm tra đơn hàng, hợp đồng, biên bản giao nhận, hóa đơn và chứng từ thu tiền. Với chi phí dịch vụ, cần có hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và chứng từ thanh toán.

Làm việc theo checklist giúp kế toán mới kiểm soát hồ sơ tốt hơn, tránh xử lý theo cảm tính và giảm rủi ro thiếu chứng từ khi cần giải trình.