Kế toán nên lưu chứng từ giấy hay chứng từ điện tử?

Doanh nghiệp nên quản lý song song chứng từ điện tử và chứng từ giấy tùy theo từng loại hồ sơ và quy trình nội bộ.

Các chứng từ như hóa đơn điện tử, tờ khai thuế, thông báo thuế, chứng từ nộp thuế, sao kê ngân hàng hoặc chứng từ giao dịch điện tử có thể lưu dưới dạng file điện tử. Tuy nhiên, kế toán cần đảm bảo file được lưu đúng thư mục, dễ tra cứu, không bị mất dữ liệu và có phương án sao lưu định kỳ.

Với hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hồ sơ thanh toán, phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ nội bộ, doanh nghiệp có thể lưu bản giấy, bản scan hoặc kết hợp cả hai tùy quy trình quản lý.

Điều quan trọng là chứng từ phải được sắp xếp khoa học theo kỳ kế toán, nhà cung cấp, khách hàng, loại nghiệp vụ hoặc mã hồ sơ. Khi cần kiểm tra, quyết toán thuế hoặc đối chiếu nội bộ, kế toán có thể tìm được hồ sơ nhanh và đầy đủ.