Khi số liệu công nợ, kho hoặc tiền không khớp thì kế toán xử lý thế nào?

Khi phát hiện số liệu không khớp, kế toán không nên sửa ngay trên phần mềm. Trước tiên cần xác định nguyên nhân sai lệch để tránh sửa sai bản chất hoặc làm lệch số liệu ở các phần hành khác.

Thứ tự kiểm tra nên bắt đầu từ việc đối chiếu sổ chi tiết với sổ tổng hợp. Sau đó kiểm tra chứng từ gốc, kỳ hạch toán, đối tượng, mã hàng, tài khoản sử dụng và các bút toán điều chỉnh đã thực hiện trước đó.

Với công nợ, kế toán cần đối chiếu với khách hàng hoặc nhà cung cấp, kiểm tra hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, báo có ngân hàng và các khoản bù trừ nếu có. Với kho, cần kiểm tra phiếu nhập, phiếu xuất, hàng trả lại, hàng đang đi đường, mã hàng và đơn vị tính. Với tiền, cần đối chiếu sổ quỹ, sao kê ngân hàng và chứng từ thu chi.

Chỉ khi xác định rõ nguyên nhân, kế toán mới lập bút toán điều chỉnh phù hợp và lưu lại hồ sơ giải thích. Không nên điều chỉnh số liệu chỉ để làm cho báo cáo khớp mà không có căn cứ rõ ràng.