Quy trình kiểm soát chứng từ thanh toán diễn ra như thế nào?

Chào em Thương,

Kiểm soát chứng từ thanh toán là quá trình kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, chính xác của hồ sơ trước khi chi tiền, đồng thời đối chiếu và lưu trữ chứng từ sau thanh toán. Mục tiêu là bảo đảm các khoản chi đúng đối tượng, đúng số tiền, có căn cứ và được phê duyệt theo quy trình doanh nghiệp.

Em nên thực hiện theo 4 bước:

1. Kiểm tra hồ sơ đề nghị thanh toán: Đối chiếu giấy đề nghị thanh toán, hợp đồng, hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu hoặc chứng từ liên quan tùy từng nghiệp vụ.

2. Kiểm tra nội dung và số tiền: Xác minh thông tin người nhận, số tài khoản, giá trị thanh toán, thời hạn thanh toán và công nợ còn phải trả. Đặc biệt, cần kiểm tra khoản chi đã được thanh toán trước đó hay chưa.

3. Kiểm tra phê duyệt và phương thức thanh toán: Chỉ thực hiện chi tiền sau khi hồ sơ được người có thẩm quyền phê duyệt. Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi thuộc diện áp dụng từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện chi phí được trừ.

4. Đối chiếu và lưu chứng từ: Kiểm tra phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ hoặc sao kê ngân hàng; cập nhật sổ kế toán và lưu hồ sơ theo từng khoản thanh toán.

Ví dụ: Công ty thanh toán 15 triệu đồng tiền mua hàng. Kế toán cần kiểm tra hóa đơn, chứng từ giao nhận, công nợ, phê duyệt thanh toán và chứng từ chuyển khoản trước khi hoàn tất hồ sơ.

Em có thể tham khảo bài Hướng dẫn tổ chức chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp tại Kế toán Lê Ánh để xây dựng quy trình kiểm soát phù hợp. Khi áp dụng, cần lưu ý ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt hiện hành là 5 triệu đồng, thay cho mức 20 triệu đồng trong một số hướng dẫn cũ.