Kiểm soát hàng tồn kho cuối kỳ như thế nào?

Chào Hương,

Để kiểm soát hàng tồn kho cuối kỳ, em cần đối chiếu số lượng thực tế với sổ kế toán, kiểm tra chứng từ nhập xuất kho, xác định đúng giá trị hàng tồn và xử lý các khoản chênh lệch trước khi lập báo cáo tài chính.

Đối với công ty thương mại của em, cần tập trung vào những nội dung sau:

• Đối chiếu số liệu tồn kho: So sánh số lượng trên biên bản kiểm kê, thẻ kho và sổ kế toán chi tiết theo từng mã hàng. Các khoản thừa, thiếu phải xác định nguyên nhân và lập hồ sơ xử lý.
• Kiểm tra chứng từ nhập xuất: Rà soát các giao dịch phát sinh sát ngày khóa sổ, tránh ghi nhận thiếu, trùng hoặc sai kỳ kế toán.
• Xác định đúng hàng tồn kho: Kiểm tra cả hàng mua đang đi đường, hàng gửi bán chưa đủ điều kiện ghi nhận doanh thu và hàng doanh nghiệp đang gửi tại kho bên ngoài. Hàng nhận giữ hộ không được tính vào hàng tồn kho thuộc doanh nghiệp.
• Đánh giá giá trị hàng tồn: Kiểm tra phương pháp tính giá xuất kho, giá gốc và các mặt hàng chậm luân chuyển, hư hỏng hoặc lỗi thời để xem xét trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi đủ điều kiện.

Ví dụ, sổ kế toán ghi tồn 150 sản phẩm nhưng kiểm kê thực tế chỉ còn 145 sản phẩm. Em cần kiểm tra chứng từ xuất kho, hàng giao chưa cập nhật hoặc thất thoát trước khi đề xuất điều chỉnh số liệu.

Lưu ý: Không tự động ghi nhận toàn bộ chênh lệch kiểm kê vào chi phí khi chưa xác định nguyên nhân và trách nhiệm xử lý.

Em nên lập bảng đối chiếu tồn kho cuối kỳ, phân loại hàng chậm luân chuyển và lưu đầy đủ biên bản kiểm kê, hồ sơ xử lý chênh lệch để phục vụ khóa sổ và lập báo cáo tài chính.