Chứng từ thiếu sai xử lý thế nào?

Chào Khánh Hòa,

Khi phát hiện chứng từ kế toán bị thiếu hoặc sai, em cần xác định loại chứng từ, nội dung sai sót và tình trạng hạch toán trước khi xử lý. Chứng từ thiếu thông tin cần được bổ sung đúng thẩm quyền; chứng từ giấy viết sai phải xử lý theo quy định về lập chứng từ; riêng hóa đơn điện tử phải thực hiện theo quy trình điều chỉnh, thay thế hoặc thông báo sai sót tương ứng.

Với những chứng từ đã ghi sổ hoặc kê khai thuế, em cần kiểm tra ảnh hưởng đến số liệu kế toán và nghĩa vụ thuế để điều chỉnh phù hợp. Không nên tự ý sửa chứng từ gốc, lập chứng từ khống hoặc xóa dữ liệu đã hạch toán nhằm che giấu sai lệch.

1. Các trường hợp chứng từ thiếu, sai và hướng xử lý

Chứng từ kế toán thiếu hoặc sai cần được phân loại trước khi xử lý vì mỗi trường hợp có yêu cầu khác nhau. Thiếu chữ ký, thiếu hồ sơ đi kèm, ghi sai số tiền và hóa đơn điện tử sai thông tin không thể áp dụng cùng một phương pháp chỉnh sửa. Kế toán cần kiểm tra bản chất giao dịch trước khi quyết định bổ sung hay điều chỉnh.

Có thể phân loại theo bảng sau:

Theo Điều 16 và Điều 18 Luật Kế toán, chứng từ phải phản ánh đầy đủ, chính xác nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và có những nội dung bắt buộc theo quy định.

Tuy nhiên, không phải mọi giấy tờ trong một bộ hồ sơ đều có yêu cầu giống nhau. Kế toán cần phân biệt chứng từ kế toán, hóa đơn điện tử và các tài liệu hỗ trợ như hợp đồng, biên bản bàn giao.

Ví dụ: Doanh nghiệp mua hàng, đã nhận hàng và có hóa đơn nhưng chưa nhận được biên bản giao hàng theo quy trình nội bộ.

Kế toán cần liên hệ bộ phận kho hoặc nhà cung cấp để xác nhận số lượng thực nhận, bổ sung biên bản và đối chiếu với hóa đơn.

Nếu chứng từ có số lượng khác thực tế, phải xác định nguyên nhân chênh lệch trước khi điều chỉnh.

Nguyên tắc quan trọng là xử lý đúng nguyên nhân sai sót, không chỉ bổ sung giấy tờ để hồ sơ trông đầy đủ.

2. Chứng từ bị thiếu cần bổ sung như thế nào?

Khi thiếu chứng từ, kế toán cần xác định tài liệu nào chưa có, ai chịu trách nhiệm cung cấp và chứng từ đó có bắt buộc đối với nghiệp vụ hay không. Sau đó, đối chiếu giao dịch thực tế để yêu cầu bổ sung kịp thời. Không được tự tạo chứng từ hoặc ký thay người có trách nhiệm chỉ nhằm hoàn thiện hồ sơ.

Cách bổ sung chứng từ còn thiếu

 Tùy từng trường hợp, cách xử lý có thể khác nhau.

Thiếu chữ ký trên chứng từ kế toán

Cần kiểm tra chữ ký của người lập, người duyệt và các bên liên quan theo yêu cầu của từng loại chứng từ.

Nếu thiếu chữ ký bắt buộc, phải yêu cầu người có thẩm quyền kiểm tra nội dung và thực hiện ký theo đúng quy trình. Không được ký khống, ký thay khi chưa được ủy quyền hợp lệ hoặc ghi lùi ngày để hợp thức hóa.

Thiếu hồ sơ đi kèm

Trường hợp thiếu hợp đồng, biên bản giao nhận hoặc chứng từ thanh toán, cần liên hệ bộ phận phát sinh nghiệp vụ để thu thập tài liệu.

Chẳng hạn, doanh nghiệp thanh toán tiền mua hàng nhưng chưa có hồ sơ xác nhận hàng đã nhận. Kế toán cần đối chiếu đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và thông tin giao nhận để làm rõ giao dịch.

Thất lạc chứng từ gốc

Cần xác định loại chứng từ và nguồn phát hành để lựa chọn cách khôi phục dữ liệu phù hợp.
Đối với hóa đơn điện tử, có thể tra cứu, tải lại dữ liệu hợp lệ từ hệ thống hóa đơn. Với chứng từ ngân hàng, cần đề nghị ngân hàng cung cấp lại thông tin hoặc chứng từ theo quy định.

Nếu chứng từ không thể bổ sung, kế toán cần báo cáo người phụ trách, đánh giá ảnh hưởng đến căn cứ ghi sổ và nghĩa vụ thuế.

Cần lưu ý: Một bảng kê nội bộ hoặc bản giải trình không mặc nhiên thay thế hóa đơn, chứng từ bắt buộc. Khả năng sử dụng chứng từ thay thế phụ thuộc từng nghiệp vụ và quy định áp dụng.

3. Chứng từ ghi sai có được sửa trực tiếp không?

Chứng từ kế toán bằng giấy đã viết sai không được tự ý tẩy xóa hoặc sửa đè lên nội dung cũ. Đối với chứng từ điện tử, phải áp dụng phương pháp xử lý phù hợp với loại dữ liệu và quy định chuyên ngành. Kế toán cần phân biệt rõ chứng từ nội bộ với hóa đơn điện tử để tránh thực hiện sai thủ tục.

Cách sửa chứng từ ghi sai

 Đối với chứng từ kế toán bằng giấy

Theo Điều 18 Luật Kế toán, chứng từ viết sai phải được xử lý bằng cách gạch chéo, hủy bỏ chứng từ sai theo quy định và lập chứng từ đúng.

Nếu chứng từ đã được sử dụng để thanh toán, ghi sổ hoặc lưu trữ, cần kiểm tra hồ sơ và thực hiện thủ tục điều chỉnh phù hợp, bảo đảm có căn cứ giải trình.

Ví dụ, phiếu chi thực tế là 8 triệu đồng nhưng người lập ghi nhầm thành 18 triệu đồng.

Kế toán cần đối chiếu tiền thực chi, người nhận tiền và chứng từ liên quan để xác định số đúng. Không được tự sửa số tiền trên phiếu chi đã ký mà không thực hiện đúng quy trình xử lý.

Đối với hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/07/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Một số trường hợp cần phân biệt:

• Sai tên, địa chỉ hoặc nội dung tương tự nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa: Thực hiện thông báo theo quy định, không phải lập lại hóa đơn trong trường hợp áp dụng.
• Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa: Người bán thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bị sai: Có quy định xử lý riêng, về nguyên tắc phải lập hóa đơn thay thế, trừ trường hợp ngoại lệ được quy định.

Khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn cho người mua là doanh nghiệp, cần kiểm tra yêu cầu lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và các ngoại lệ áp dụng.

Vì vậy, với hóa đơn đầu vào sai thông tin, Hòa nên liên hệ nhà cung cấp để xác định phương án xử lý đúng loại hóa đơn, không tự sửa dữ liệu trên bản tải về.

4. Chứng từ đã hạch toán hoặc kê khai thuế bị sai xử lý thế nào?

Khi chứng từ đã được ghi sổ hoặc sử dụng để kê khai thuế, kế toán phải kiểm tra sai sót ảnh hưởng đến số liệu nào trước khi điều chỉnh. Nếu chỉ sai thông tin hành chính, hướng xử lý có thể khác với trường hợp sai số tiền, doanh thu, chi phí hoặc thuế. Không phải mọi sai sót đều cần nộp lại báo cáo tài chính hay tờ khai thuế.

Cách xử lý chứng từ đã hạch toán hoặc kê khai thuế bị sai

 Trước hết, cần đối chiếu chứng từ đúng với bút toán đã ghi nhận.

Nếu hạch toán sai tài khoản, sai số tiền hoặc sai kỳ kế toán, phải thực hiện điều chỉnh theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.

Đối với sai sót phát hiện sau khi đã khóa sổ hoặc lập báo cáo tài chính, cần đánh giá kỳ phát sinh, mức độ trọng yếu và yêu cầu xử lý theo chế độ kế toán tương ứng.

Ví dụ: Doanh nghiệp thực tế chi 8 triệu đồng nhưng kế toán đã nhập phần mềm thành 18 triệu đồng.

Sau khi xác minh chứng từ và khoản tiền thực tế, kế toán cần điều chỉnh phần chênh lệch 10 triệu đồng, kiểm tra lại tài khoản tiền, chi phí hoặc công nợ có liên quan.

Tiếp theo, phải xem sai sót có ảnh hưởng đến hồ sơ thuế đã nộp hay không.

Nếu làm thay đổi số thuế đã kê khai, doanh nghiệp cần xác định nghĩa vụ khai bổ sung theo quy định hiện hành. Đối với thuế giá trị gia tăng, kỳ kê khai điều chỉnh còn phụ thuộc vào bản chất sai sót và loại hóa đơn liên quan.

Trường hợp sai sót không ảnh hưởng đến hồ sơ thuế đã nộp thì không mặc nhiên phải lập tờ khai bổ sung.

Sau khi xử lý, kế toán cần lưu chứng từ liên quan, tài liệu xác nhận sai sót, bút toán điều chỉnh và hồ sơ thuế bổ sung nếu có.

Lưu ý: Không nên tự xóa chứng từ hoặc bút toán đã phát sinh trên phần mềm để thay bằng dữ liệu mới mà không bảo đảm lịch sử xử lý, đối chiếu và kiểm soát.

5. Làm thế nào để hạn chế chứng từ thiếu, sai?

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên kiểm tra chứng từ ngay khi tiếp nhận, phân công rõ trách nhiệm bổ sung hồ sơ và đối chiếu dữ liệu trước khi ghi sổ. Phát hiện sớm giúp kế toán tránh tình trạng dồn chứng từ thiếu vào cuối tháng hoặc phải điều chỉnh nhiều nghiệp vụ sau khi đã kê khai thuế.

Quy trình kiểm tra nên tập trung vào bốn bước:

• Kiểm tra thông tin: Tên chứng từ, ngày lập, đơn vị liên quan, số tiền và chữ ký bắt buộc.
• Đối chiếu nghiệp vụ: So sánh hóa đơn với hợp đồng, phiếu nhập xuất kho, chứng từ thanh toán.
• Xác minh sai lệch: Liên hệ bộ phận phát sinh nghiệp vụ hoặc bên phát hành chứng từ để làm rõ.
• Hoàn thiện và lưu trữ: Bổ sung hồ sơ, thực hiện điều chỉnh đúng quy định và lưu đầy đủ dữ liệu liên quan.

Đối với công ty thương mại như nơi Hòa đang làm, nên xây dựng danh sách chứng từ cần kiểm tra theo từng nhóm nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, thu chi và công nợ.

Ví dụ, trước khi hoàn tất hồ sơ mua hàng, kế toán cần kiểm tra sự thống nhất giữa hàng thực nhận, đơn đặt hàng, hóa đơn và thông tin thanh toán.

Nếu phát hiện hóa đơn và phiếu nhập kho chênh lệch số lượng, cần xác minh nguyên nhân với bộ phận kho trước khi hoàn tất xử lý.

Hòa có thể tham khảo thêm bài Chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ, hợp lý: Phân biệt và áp dụng chuẩn tại Kế toán Lê Ánh để xây dựng tiêu chí kiểm tra chứng từ trước khi hạch toán.

Kết luận

Chứng từ kế toán bị thiếu hoặc sai phải được xử lý theo đúng loại chứng từ và mức độ ảnh hưởng. Chứng từ thiếu cần bổ sung căn cứ hợp lệ; chứng từ ghi sai phải được xử lý đúng quy trình; hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định riêng về thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế.

Với Khánh Hòa, nên kiểm tra lại toàn bộ chứng từ phát hiện sai, đối chiếu với sổ kế toán và hồ sơ thuế đã nộp trước khi điều chỉnh. Duy trì quy trình kiểm tra chứng từ ngay khi tiếp nhận sẽ giúp hạn chế sai sót lặp lại và giảm rủi ro cho doanh nghiệp.