Người mới cần biết phần mềm kế toán đến mức nào?

Chào Ngọc Quỳnh,

Người mới đi làm kế toán cần sử dụng phần mềm ở mức thực hiện được các nghiệp vụ cơ bản thuộc vị trí phụ trách, biết kiểm tra chứng từ, nhập liệu, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót. Chưa nhất thiết phải thành thạo toàn bộ chức năng hay sử dụng được nhiều phần mềm cùng lúc.

Với vị trí kế toán bán hàng mà Quỳnh đang hướng tới, trước mắt cần biết tạo và quản lý danh mục khách hàng, nhập chứng từ bán hàng, theo dõi công nợ, kiểm tra doanh thu và tra cứu sổ chi tiết. Quan trọng hơn, em phải hiểu số liệu trên phần mềm hình thành từ nghiệp vụ nào.
Khi đã làm chắc các công việc cơ bản, Quỳnh có thể học thêm những phân hệ khác để phát triển lên kế toán tổng hợp.

1. Mức sử dụng phần mềm cần đạt khi mới đi làm cho người mới

Người mới cần biết phần mềm kế toán ở mức thực hiện độc lập những thao tác thường gặp trong phạm vi được phân công và nhận biết khi số liệu có dấu hiệu bất thường. Yêu cầu này khác với mức thành thạo của kế toán tổng hợp hoặc kế toán trưởng, những người phải kiểm soát nhiều phần hành và xử lý số liệu cuối kỳ.

Có thể chia kỹ năng phần mềm thành ba mức:

Sinh viên mới ra trường nên hướng tới mức thực hành công việc đối với vị trí ứng tuyển, thay vì chỉ dừng ở khả năng nhập liệu.

Ví dụ, kế toán bán hàng cần kiểm tra được doanh thu và công nợ sau khi ghi nhận chứng từ, không nhất thiết phải biết tính giá thành sản xuất hoặc lập toàn bộ báo cáo tài chính.

Các nghiệp vụ phức tạp cần được thực hiện dưới sự hướng dẫn, kiểm tra của người phụ trách khi người mới chưa đủ kinh nghiệm.

2. Những thao tác phần mềm kế toán người mới cần biết

Các thao tác quan trọng nhất gồm quản lý danh mục, nhập chứng từ, ghi nhận nghiệp vụ, kiểm tra sổ sách và xuất báo cáo cơ bản. Đây là những công việc thường xuyên xuất hiện tại doanh nghiệp, bất kể người lao động sử dụng MISA, FAST hay hệ thống phần mềm kế toán khác.

Những thao tác phần mềm người mới cần biết

Người mới nên thực hành theo năm nhóm:

• Quản lý danh mục: Tìm kiếm, tạo mới khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa và tài khoản liên quan theo phân quyền.
• Nhập chứng từ: Ghi nhận các giao dịch mua bán, thu chi và thanh toán theo nghiệp vụ phụ trách.
• Kiểm tra hạch toán: Xem tài khoản, số tiền, đối tượng và các thông tin liên quan.
• Tra cứu, đối chiếu: Kiểm tra sổ chi tiết, công nợ và những giao dịch chưa khớp.
• Xuất dữ liệu: Lập bảng tổng hợp, xem trước, xuất báo cáo và kiểm tra thông tin trước khi gửi.

Chẳng hạn, sau khi nhập chứng từ bán hàng, Quỳnh cần biết kiểm tra số tiền ghi nhận, khoản phải thu khách hàng và dữ liệu trên sổ liên quan.

Nếu phát hiện sai thông tin, phải xác định nguyên nhân và xử lý theo quy trình được hướng dẫn, tránh tự ý sửa dữ liệu khi chưa rõ ảnh hưởng.

3. Mỗi vị trí kế toán yêu cầu kỹ năng khác nhau về phần mềm kế toán

Mức độ thành thạo phần mềm phụ thuộc vào nghiệp vụ của từng vị trí kế toán. Người làm kế toán kho, kế toán bán hàng hay kế toán thanh toán thường tập trung vào một số phân hệ, trong khi kế toán tổng hợp cần hiểu mối liên hệ giữa nhiều phần hành.

Ví dụ,

• Kế toán kho sử dụng phần mềm để theo dõi nhập xuất, tồn kho và đối chiếu số lượng hàng hóa. Kế toán công nợ tập trung theo dõi khoản phải thu, phải trả và các lần thanh toán.
• Với kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công việc chủ yếu liên quan đến chứng từ thu chi, báo cáo quỹ và đối chiếu giao dịch ngân hàng.
• Riêng kế toán tổng hợp phải kiểm tra dữ liệu từ các phần hành, thực hiện nghiệp vụ cuối kỳ và xem xét số liệu trên báo cáo.

Do đó, Quỳnh nên dựa vào mô tả tuyển dụng để xác định những chức năng cần học trước.
Nếu vị trí ứng tuyển chỉ phụ trách bán hàng và công nợ, chưa cần dành nhiều thời gian tìm hiểu các chức năng tính giá thành hoặc quản lý tài sản cố định nâng cao.

4. Người mới có cần biết nhiều phần mềm kế toán không?

Người mới không bắt buộc phải thành thạo nhiều phần mềm kế toán trước khi xin việc. Nên bắt đầu với một phần mềm, hiểu quy trình xử lý nghiệp vụ và cách dữ liệu được ghi nhận trên sổ sách. Khi đã có nền tảng, người học sẽ thuận lợi hơn khi tiếp cận hệ thống khác.

MISA và FAST là những phần mềm kế toán được sử dụng tại nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam. Ngoài ra, một số đơn vị sử dụng phần mềm riêng hoặc hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp.

Giao diện, vị trí chức năng và quy trình nhập liệu có thể khác nhau, nhưng những nguyên tắc kế toán cơ bản vẫn cần được áp dụng đúng.

Ví dụ, khi chuyển từ MISA sang FAST, người học có thể phải tìm hiểu lại danh mục, cách lập chứng từ và thao tác tra cứu. Tuy nhiên, bản chất nghiệp vụ bán hàng, ghi nhận công nợ và đối chiếu thanh toán không thay đổi chỉ vì sử dụng phần mềm khác.

Với Quỳnh, nếu doanh nghiệp tuyển dụng sử dụng MISA, nên ưu tiên thực hành thành thạo các nghiệp vụ bán hàng trên phần mềm này trước khi học thêm công cụ khác.

5. Những sai sót khi mới sử dụng phần mềm kế toán

Sai sót thường gặp ở người mới là nhập sai thông tin chứng từ, chọn nhầm đối tượng, hạch toán không đúng bản chất nghiệp vụ hoặc bỏ qua bước đối chiếu. Một số lỗi không xuất hiện cảnh báo ngay trên phần mềm nên người thực hiện cần có thói quen kiểm tra sau khi ghi nhận.

Chẳng hạn, cùng một hóa đơn được nhập hai lần có thể làm doanh thu hoặc công nợ bị ghi nhận trùng.

Một lỗi khác là chọn nhầm khách hàng có tên gần giống nhau. Khi đó, số dư công nợ từng đối tượng không còn phản ánh đúng thực tế.

Người mới cũng dễ nhầm lẫn giữa ngày chứng từ và ngày hạch toán, dẫn đến dữ liệu được ghi nhận không đúng kỳ.

Những sai sót khi mới sử dụng phần mềm kế toán

Để hạn chế sai sót, cần đọc kỹ chứng từ trước khi nhập, kiểm tra thông tin trên màn hình và đối chiếu kết quả sau khi lưu.

Đối với dữ liệu doanh nghiệp, không nên tự ý xóa, sửa hàng loạt hoặc khôi phục dữ liệu khi chưa được phân quyền. Những thao tác ảnh hưởng đến nhiều nghiệp vụ cần được người phụ trách hướng dẫn và kiểm soát.

6. Lộ trình học phần mềm kế toán cho người mới

Người mới nên học phần mềm theo trình tự từ nghiệp vụ đơn giản đến quy trình kế toán hoàn chỉnh, kết hợp chứng từ và thực hành trên dữ liệu mẫu. Cách học này phù hợp với người đã nắm nguyên lý kế toán nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm thao tác tại doanh nghiệp.

Trước hết, cần tìm hiểu giao diện, các phân hệ thường dùng và cách tra cứu dữ liệu. Sau đó, thực hành nhập chứng từ thu chi, mua bán hàng hóa và thanh toán công nợ.

Khi đã quen thao tác, người học tiếp tục luyện kiểm tra sổ chi tiết, đối chiếu dữ liệu và xử lý những tình huống sai sót giả định.

Với Quỳnh, có thể tự tạo bộ dữ liệu thực hành gồm hóa đơn bán hàng, danh sách khách hàng và các giao dịch thanh toán để luyện tập.

Nếu đã nắm chắc nghiệp vụ bán hàng, em chưa cần tham gia một khóa kế toán tổng hợp chỉ để học thêm vài chức năng phần mềm. Có thể sử dụng tài liệu hướng dẫn MISA và thực hành trên dữ liệu mẫu.

Trường hợp Quỳnh còn yếu cả chứng từ, định khoản, đối chiếu và quy trình kế toán doanh nghiệp, Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Thực Hành tại Kế toán Lê Ánh là chương trình có thể tham khảo. Nội dung đào tạo kết hợp xử lý chứng từ, hạch toán trên phần mềm và lập báo cáo.

Kết luận

Người mới cần sử dụng phần mềm kế toán đủ để xử lý đúng những nghiệp vụ được giao, kiểm tra số liệu và nhận biết sai sót. Chưa cần thành thạo nhiều phần mềm hoặc toàn bộ chức năng nâng cao trước khi bắt đầu công việc.

Với Ngọc Quỳnh, nên tập trung thực hành chứng từ bán hàng, theo dõi công nợ và đối chiếu báo cáo trên MISA. Khi đã hiểu rõ quy trình và bản chất hạch toán, em sẽ dễ tiếp cận thêm những phân hệ khác và phát triển lên các vị trí kế toán có phạm vi công việc rộng hơn.