Quy trình nhập xuất tồn như thế nào?

Chào Bảo Hân,

Quy trình nhập xuất tồn là trình tự kiểm soát hàng hóa từ khi tiếp nhận vào kho, xuất cho khách hàng hoặc bộ phận sử dụng đến khi theo dõi số lượng, giá trị còn lại và đối chiếu với sổ kế toán. Quy trình cơ bản gồm 5 bước: chuẩn bị chứng từ, kiểm nhận và nhập kho, kiểm soát xuất kho, cập nhật số liệu nhập xuất tồn, cuối cùng là đối chiếu và kiểm kê.

Với công ty phân phối hàng gia dụng như nơi Hân đang làm, cần thống nhất mã hàng, đơn vị tính và trách nhiệm giữa bộ phận mua hàng, bán hàng, thủ kho và kế toán. Mỗi nghiệp vụ nhập xuất phải có chứng từ phù hợp, số liệu được cập nhật kịp thời để hạn chế tồn kho âm, nhầm mã hàng hoặc chênh lệch giữa sổ sách và thực tế.

1. Trước khi nhập xuất kho cần chuẩn bị gì?

Trước khi thực hiện nhập xuất tồn, doanh nghiệp cần thiết lập danh mục hàng hóa, hệ thống chứng từ và quy trình phối hợp giữa các bộ phận. Đây là cơ sở để kiểm soát số lượng, giá trị và trách nhiệm giao nhận. Nếu mã hàng hoặc đơn vị tính không thống nhất, số liệu tồn kho dễ sai lệch dù chứng từ đã được nhập đầy đủ.

Đối với doanh nghiệp thương mại, kế toán cần nắm rõ những thông tin cơ bản của từng mặt hàng như mã hàng, tên hàng, quy cách, đơn vị tính và kho lưu trữ.

Chẳng hạn, cùng một loại nước giặt có thể được nhập theo thùng nhưng bán theo chai. Nếu thủ kho và kế toán không thống nhất quy đổi, số lượng xuất trên phần mềm sẽ khác số lượng thực tế.

Ngoài dữ liệu hàng hóa, cần xác định trách nhiệm của từng bộ phận:

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, hệ thống chứng từ hàng tồn kho có các biểu mẫu hướng dẫn như Phiếu nhập kho mẫu số 01-VT, Phiếu xuất kho mẫu số 02-VT và Biên bản tổng hợp kiểm kê mẫu số 05-VT.

Doanh nghiệp được thiết kế hoặc điều chỉnh biểu mẫu phù hợp với hoạt động thực tế nhưng phải đáp ứng yêu cầu của Luật Kế toán và ban hành quy chế liên quan theo quy định.

Ngoài ra, cần phân biệt hàng thuộc sở hữu doanh nghiệp với hàng nhận giữ hộ, hàng gửi bán hoặc hàng đang vận chuyển. Không phải mọi hàng hóa đang nằm trong kho đều được ghi nhận là hàng tồn kho thuộc sở hữu doanh nghiệp.

Đối với Hân, bước đầu tiên nên là kiểm tra danh mục mã hàng trên phần mềm, thống nhất đơn vị tính với thủ kho và xác định rõ ai có quyền lập, duyệt, thực hiện từng nghiệp vụ nhập xuất.

2. Quy trình nhập kho thực hiện như thế nào?

Quy trình nhập kho bắt đầu từ việc tiếp nhận thông tin mua hàng, kiểm tra số lượng và chất lượng thực nhận, lập chứng từ nhập kho, sau đó cập nhật thẻ kho và sổ kế toán. Kế toán cần căn cứ số lượng thực tế đã nhận và hồ sơ giao dịch để ghi nhận, tránh lấy nguyên số lượng trên hóa đơn khi nhà cung cấp giao thiếu hoặc giao sai hàng.

Quy trình nhập kho

 Thông thường, nghiệp vụ nhập kho được thực hiện theo bốn bước.

Bước 1 – Tiếp nhận thông tin nhập hàng

Bộ phận mua hàng chuyển đơn đặt hàng, hợp đồng hoặc chứng từ giao hàng cho bộ phận kho.

Thủ kho căn cứ thông tin để kiểm tra hàng khi nhà cung cấp giao đến.

Bước 2 – Kiểm nhận hàng thực tế

Thủ kho kiểm đếm số lượng, đối chiếu mã hàng, quy cách, chất lượng và tình trạng bao bì.

Ví dụ, chứng từ nhà cung cấp thể hiện 100 nồi cơm điện nhưng kho chỉ nhận được 98 chiếc, trong đó có 2 chiếc bị móp vỏ.

Bộ phận kho phải ghi nhận đúng số lượng và tình trạng thực tế, đồng thời lập biên bản chênh lệch hoặc kiểm nhận để làm căn cứ xử lý với nhà cung cấp.

Không nên xác nhận đã nhập đủ 100 chiếc chỉ vì số lượng trên hóa đơn là 100.

Bước 3 – Lập phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho cần thể hiện mã hàng, tên hàng, số lượng theo chứng từ, số lượng thực nhập, kho nhận hàng và thông tin người giao nhận.

Đối với doanh nghiệp áp dụng mẫu hướng dẫn tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, có thể sử dụng Phiếu nhập kho mẫu số 01-VT.

Bước 4 – Cập nhật số liệu kế toán

Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho. Kế toán kiểm tra hồ sơ và cập nhật số lượng, giá trị vào sổ chi tiết hàng tồn kho.

Giá trị nhập kho cần được xác định theo nguyên tắc giá gốc, bao gồm giá mua và các khoản chi phí liên quan được tính vào giá trị hàng tồn kho theo quy định.

Ví dụ, doanh nghiệp mua hàng trị giá 50 triệu đồng và phát sinh 2 triệu đồng chi phí vận chuyển trực tiếp liên quan đến lô hàng đủ điều kiện tính vào giá gốc. Giá trị nhập kho có thể là 52 triệu đồng, chưa xét các khoản thuế và điều chỉnh khác.

Lưu ý: Thời điểm ghi nhận hàng tồn kho về mặt kế toán phải căn cứ quyền sở hữu, quyền kiểm soát và bản chất giao dịch, không hoàn toàn phụ thuộc ngày lập phiếu nhập kho.

3. Quy trình xuất kho cần kiểm soát những bước nào?

Quy trình xuất kho gồm tiếp nhận yêu cầu xuất hàng, kiểm tra số lượng tồn, phê duyệt, giao hàng thực tế, lập chứng từ và cập nhật sổ kho. Đối với kế toán kho, cần phân biệt số lượng khách đặt, số lượng được duyệt xuất và số lượng thực tế đã giao để tránh ghi nhận sai tồn kho.

Quy trình xuất kho

 Tại doanh nghiệp thương mại, quy trình xuất hàng thường thực hiện như sau:

Bước 1 – Tiếp nhận yêu cầu xuất kho

Bộ phận bán hàng gửi đơn hàng hoặc yêu cầu xuất kho cho bộ phận kho.
Thông tin cần có gồm mã hàng, tên hàng, số lượng, địa điểm giao nhận và thời gian xuất dự kiến.

Bước 2 – Kiểm tra tồn kho và phê duyệt

Thủ kho hoặc bộ phận phụ trách kiểm tra số lượng hàng có thể xuất.

Nếu khách đặt 50 sản phẩm nhưng kho chỉ còn 40 sản phẩm đủ điều kiện giao, cần xác nhận phương án giao hàng với bộ phận bán hàng trước khi thực hiện.
Không nên ghi xuất 50 sản phẩm khi thực tế mới giao 40 sản phẩm.

Bước 3 – Thực hiện xuất hàng

Thủ kho chuẩn bị hàng, kiểm tra đúng mã, đúng số lượng và bàn giao cho người nhận.
Phiếu xuất kho cần ghi rõ số lượng thực xuất và có thông tin xác nhận của các bên theo quy trình.

Doanh nghiệp áp dụng biểu mẫu hướng dẫn theo Thông tư 99/2025/TT-BTC có thể sử dụng Phiếu xuất kho mẫu số 02-VT.

Bước 4 – Cập nhật số liệu

Thủ kho ghi giảm số lượng trên thẻ kho. Kế toán ghi nhận nghiệp vụ xuất kho theo giá trị phù hợp và đối chiếu với chứng từ liên quan.

Một điểm cần chú ý là xuất hàng khỏi kho chưa đồng nghĩa doanh nghiệp đã đủ điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng.

Ví dụ, hàng được xuất để gửi bán tại đại lý nhưng chưa đáp ứng điều kiện ghi nhận doanh thu. Kế toán cần theo dõi đúng bản chất hàng gửi bán, không mặc nhiên ghi nhận doanh thu và giá vốn như giao dịch bán hàng đã hoàn thành.

Tương tự, xuất vật tư cho sản xuất, xuất điều chuyển giữa các kho và xuất hàng bán có mục đích khác nhau nên cách hạch toán cũng khác nhau.

Đối với Hân, nên đối chiếu phiếu xuất kho với chứng từ giao nhận và trạng thái đơn hàng để bảo đảm số lượng trên phần mềm phản ánh đúng hàng đã thực xuất.

4. Theo dõi nhập xuất tồn và tính giá hàng tồn kho

Sau mỗi nghiệp vụ nhập hoặc xuất, thủ kho cần cập nhật số lượng trên thẻ kho, còn kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị hàng hóa trên sổ chi tiết. Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng mã hàng, từng kho để xác định lượng hàng còn lại và phục vụ kiểm soát giá vốn.

Số lượng hàng tồn cuối kỳ được xác định theo công thức:

Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ

Ví dụ, công ty của Hân có tình hình mặt hàng A như sau:

Như vậy, số lượng tồn cuối tháng theo sổ phải là 135 sản phẩm.

Tuy nhiên, số lượng tồn kho chỉ phản ánh một phần công tác kế toán. Kế toán còn phải xác định giá trị hàng tồn kho và giá xuất kho theo chính sách kế toán doanh nghiệp áp dụng.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp được lựa chọn phương pháp xác định giá trị xuất kho phù hợp như bình quân gia quyền, nhập trước – xuất trước hoặc giá đích danh, cùng những phương pháp được quy định cho trường hợp phù hợp.

Phương pháp lựa chọn phải đáp ứng đặc điểm hàng hóa và được áp dụng nhất quán giữa các kỳ, trừ trường hợp thay đổi chính sách kế toán hợp lệ.

Ví dụ, doanh nghiệp nhập cùng một mã hàng qua nhiều lần với đơn giá khác nhau. Khi xuất bán, số lượng hàng giảm theo thực tế nhưng giá trị xuất kho phải được tính theo phương pháp đã lựa chọn.

Nếu kế toán tự lấy đơn giá bán hàng để ghi giá trị xuất kho, số liệu giá vốn và hàng tồn kho sẽ bị sai.

Để quản lý hiệu quả, bảng nhập xuất tồn nên thể hiện mã hàng, đơn vị tính, tồn đầu kỳ, số lượng nhập, xuất, tồn cuối kỳ và giá trị tương ứng.

Đối với doanh nghiệp có nhiều kho, cần theo dõi riêng từng địa điểm để tránh tình trạng tổng số lượng toàn công ty đúng nhưng hàng tồn tại từng kho lại sai lệch.

5. Đối chiếu và xử lý chênh lệch tồn kho ra sao?

Kế toán cần đối chiếu định kỳ giữa thẻ kho, sổ chi tiết hàng tồn kho và số lượng kiểm kê thực tế để phát hiện chênh lệch. Khi số liệu không khớp, phải xác định nguyên nhân từ chứng từ, thời điểm ghi nhận, nhập liệu hoặc hàng hóa thực tế trước khi lập hồ sơ và xử lý.

Có ba nguồn số liệu cần so sánh:

• Thẻ kho: Phản ánh số lượng nhập, xuất và tồn do thủ kho theo dõi.
• Sổ chi tiết kế toán: Theo dõi số lượng, giá trị từng mặt hàng và các nghiệp vụ đã hạch toán.
• Biên bản kiểm kê: Xác nhận số lượng, tình trạng hàng hóa tại thời điểm kiểm đếm.

Ví dụ thực tế:

Cuối tháng, thẻ kho thể hiện còn 135 sản phẩm A, sổ kế toán ghi 135 sản phẩm nhưng kiểm kê thực tế chỉ có 132 sản phẩm.

Doanh nghiệp đang có chênh lệch thiếu 3 sản phẩm so với sổ sách.

Trường hợp này, kế toán cần kiểm tra phiếu xuất chưa cập nhật, hàng đang giao nhận, sai sót kiểm đếm hoặc tình trạng thất thoát.

Nếu nguyên nhân là phiếu xuất kho chưa được ghi nhận, kế toán cần hoàn thiện chứng từ và cập nhật sổ sách đúng nghiệp vụ.

Nếu xác định hàng thực tế bị thiếu, phải lập hồ sơ kiểm kê, xác định nguyên nhân, trách nhiệm và thực hiện hạch toán theo quy định, căn cứ kết quả xử lý.

Không nên tự ghi giảm hàng tồn kho hoặc quy trách nhiệm bồi thường cho thủ kho khi chưa xác minh đầy đủ.

Bên cạnh chênh lệch số lượng, cần chú ý hàng chậm luân chuyển, hàng hư hỏng và hàng có dấu hiệu giảm giá trị.

Một mặt hàng có đủ số lượng nhưng không còn bán được theo điều kiện thông thường vẫn cần được xem xét về chất lượng, giá trị và phương án xử lý.

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên tổ chức đối chiếu giữa thủ kho và kế toán thường xuyên, kiểm kê theo kế hoạch và thực hiện kiểm kê tại những thời điểm pháp luật yêu cầu.

Nếu cần học đầy đủ nghiệp vụ từ tiếp nhận chứng từ, quản lý hàng hóa đến kiểm kê và thực hành phần mềm MISA, em có thể tham khảo Khóa Học Kế Toán Kho Cho Người Mới Bắt Đầu tại Kế toán Lê Ánh.

Chương trình phù hợp với người mới nhận công việc kế toán kho, cần nắm toàn bộ quy trình quản lý nhập xuất tồn và thực hành xử lý dữ liệu kho tại doanh nghiệp.

Kết luận

Quy trình nhập xuất tồn cần được thực hiện thống nhất từ khâu kiểm nhận hàng hóa, lập chứng từ, ghi thẻ kho đến hạch toán, tính giá và đối chiếu số liệu. Mỗi bộ phận phải xác nhận đúng số lượng thực tế, chuyển chứng từ kịp thời và xử lý chênh lệch có căn cứ.

Với Bảo Hân, nên ưu tiên chuẩn hóa mã hàng, theo dõi nhập xuất theo từng chứng từ và đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho với kế toán. Khi kiểm soát tốt các bước cơ bản, công tác lập báo cáo tồn kho và xác định giá vốn sẽ chính xác, thuận tiện hơn.