Sinh viên năm cuối cần học gì để đi làm kế toán?

Chào Khánh An,

Sinh viên năm cuối ngành Kế toán nên tập trung học thực hành chứng từ, định khoản nghiệp vụ, sử dụng Excel và phần mềm kế toán, đối chiếu sổ sách và nắm kiến thức thuế cơ bản trước khi đi làm. Đây là những kỹ năng giúp sinh viên chuyển từ kiến thức trên giảng đường sang công việc thực tế tại doanh nghiệp.

Với trường hợp của An, em đã có nền tảng chuyên ngành nên không cần học lại toàn bộ lý thuyết từ đầu. Thay vào đó, nên dành thời gian thực hành trên một bộ chứng từ có đầy đủ nghiệp vụ mua bán, thu chi, công nợ và kiểm tra số liệu trên phần mềm.

Ngoài chuyên môn, An cũng cần chuẩn bị kỹ năng làm việc, hồ sơ ứng tuyển và xác định vị trí kế toán phù hợp với năng lực hiện tại.

1. Những nghiệp vụ kế toán sinh viên cần nắm trước khi tốt nghiệp

Sinh viên năm cuối cần thực hành thành thạo các nghiệp vụ kế toán thường gặp tại doanh nghiệp, đặc biệt là thu chi, mua bán hàng hóa, công nợ và kiểm tra chứng từ. Đây là nền tảng để ứng tuyển những vị trí kế toán phần hành và tiếp tục phát triển chuyên môn sau khi đi làm.

5 nghiệp vụ kế toán sinh viên cần nắm trước khi tốt nghiệp

Trước hết, sinh viên cần củng cố khả năng định khoản, hiểu kết cấu tài khoản và nguyên tắc ghi nhận doanh thu, chi phí, tài sản, nợ phải trả.

Sau đó, nên thực hành trên các chứng từ thực tế hoặc bộ dữ liệu giả định có đầy đủ hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, chứng từ ngân hàng và hồ sơ mua bán.

Những nội dung cần ưu tiên gồm:

• Kế toán tiền: Kiểm tra chứng từ thu chi, theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và đối chiếu thanh toán.
• Kế toán mua bán hàng: Ghi nhận nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, doanh thu và giá vốn.
• Kế toán công nợ: Theo dõi khoản phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp và các lần thanh toán.
• Kế toán hàng tồn kho: Kiểm tra chứng từ nhập xuất, theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa.
• Kiến thức thuế cơ bản: Hiểu hóa đơn điện tử, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và thuế thu nhập doanh nghiệp.

Ví dụ, khi doanh nghiệp bán hàng chưa thu tiền, An cần biết kiểm tra hóa đơn, xác định thời điểm ghi nhận doanh thu, hạch toán khoản phải thu và theo dõi số tiền khách hàng còn nợ.

Khi khách hàng thanh toán, em tiếp tục kiểm tra chứng từ ngân hàng và đối chiếu công nợ.

Điểm quan trọng là học trọn vẹn quy trình của một nghiệp vụ, từ chứng từ ban đầu đến ghi sổ và kiểm tra kết quả.

Sinh viên chưa cần xử lý thành thạo tất cả tình huống phức tạp, nhưng nên giải thích được bản chất những giao dịch thường gặp thay vì chỉ ghi nhớ bút toán mẫu.

2. Excel và phần mềm kế toán, sinh viên cần biết đến mức nào?

Sinh viên chuẩn bị đi làm cần sử dụng Excel để tổng hợp, kiểm tra dữ liệu và thành thạo những thao tác cơ bản trên ít nhất một phần mềm kế toán. Chưa cần biết nhiều phần mềm khác nhau, nhưng phải hiểu cách nhập chứng từ, theo dõi sổ và kiểm tra kết quả sau khi hạch toán.

Sinh viên cần biết sử dụng Excel và phần mềm kế toán

• Với Excel, sinh viên nên luyện các kỹ năng lọc, sắp xếp dữ liệu, sử dụng hàm tính tổng có điều kiện, hàm tra cứu và bảng tổng hợp.

Ví dụ, khi đối chiếu công nợ khách hàng, An cần biết sử dụng Excel để xác định số tiền đã thanh toán, khoản còn nợ và những giao dịch chưa khớp.

• Với phần mềm kế toán, nên lựa chọn một hệ thống như MISA hoặc FAST để thực hành trên bộ chứng từ mẫu.

Những thao tác cần ưu tiên là tạo danh mục khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa; nhập chứng từ mua bán, thu chi; kiểm tra sổ chi tiết và xuất báo cáo liên quan.

Chẳng hạn, sau khi nhập chứng từ bán hàng, An cần kiểm tra được doanh thu và khoản phải thu đã ghi nhận đúng hay chưa.

Nếu phần mềm tự động tạo bút toán, người học vẫn phải biết kiểm tra tài khoản, số tiền và đối tượng công nợ.

Ngoài thao tác nhập liệu, sinh viên cần hiểu mối liên hệ giữa các chứng từ, sổ nhật ký chung, sổ cái và báo cáo tài chính. Sinh viên chưa nhất thiết phải tự lập toàn bộ báo cáo tài chính khi ứng tuyển vị trí kế toán phần hành.

Tuy nhiên, nên biết cách đọc các chỉ tiêu cơ bản và hiểu dữ liệu từ sổ kế toán được tổng hợp lên báo cáo như thế nào.

Không nên dành quá nhiều thời gian học thuộc giao diện phần mềm mà bỏ qua kiến thức nghiệp vụ. Khi hiểu bản chất kế toán, sinh viên sẽ thuận lợi hơn nếu doanh nghiệp sử dụng một hệ thống khác.

3. Sinh viên nên chuẩn bị kỹ năng theo vị trí kế toán muốn ứng tuyển

Sinh viên năm cuối nên xác định vị trí dự định ứng tuyển để lựa chọn những nghiệp vụ cần thực hành sâu hơn. Không phải mọi công việc kế toán đều yêu cầu mức độ kiến thức giống nhau, nên học dàn trải tất cả các phần hành có thể khiến người mới thiếu kỹ năng thực tế ở vị trí mình muốn làm.

Một số định hướng phổ biến:

Ví dụ, nếu An muốn ứng tuyển kế toán công nợ, nên thực hành lập bảng theo dõi công nợ theo từng khách hàng, kiểm tra hạn thanh toán và xử lý những tình huống chênh lệch đơn giản.

Nếu muốn theo hướng kế toán tổng hợp, An cần hiểu thêm mối liên hệ giữa các phần hành, các bút toán cuối kỳ, cách kiểm tra sổ sách và quy trình lập báo cáo tài chính.

Bên cạnh kỹ năng chuyên môn, sinh viên cần rèn thói quen kiểm tra trước khi nhập liệu, lưu trữ chứng từ đúng quy trình và bảo mật thông tin doanh nghiệp.

Kỹ năng trao đổi với đồng nghiệp cũng rất quan trọng. Khi thiếu hóa đơn hoặc có số liệu chưa khớp, kế toán phải biết xác định thông tin cần bổ sung và trao đổi với bộ phận liên quan.

Đối với người chưa có kinh nghiệm, nên ưu tiên những vị trí phù hợp với kiến thức hiện tại và tìm hiểu rõ phạm vi công việc trong bản mô tả tuyển dụng.

Không cần chờ đến khi thành thạo toàn bộ nghiệp vụ kế toán mới bắt đầu ứng tuyển.

4. Sinh viên chuẩn bị thực hành và hồ sơ xin việc thế nào?

Sinh viên năm cuối nên hoàn thành ít nhất một bộ bài tập kế toán có liên kết giữa chứng từ, hạch toán, phần mềm và sổ sách trước khi ứng tuyển. Đây là cách tự đánh giá năng lực thực hành và chuẩn bị minh chứng cụ thể cho những kỹ năng đã học.

Với An, có thể lựa chọn bộ dữ liệu của doanh nghiệp thương mại giả định để thực hành theo trình tự.

• Trước tiên, kiểm tra các hóa đơn mua bán, chứng từ thanh toán và hồ sơ liên quan.
• Sau đó, định khoản từng nghiệp vụ, nhập lên phần mềm và kiểm tra sổ chi tiết.
• Khi đã hoàn thành các phần hành cơ bản, tiếp tục đối chiếu số liệu công nợ, tiền gửi ngân hàng và tìm nguyên nhân của những khoản chênh lệch giả định.
• Từ kết quả thực hành, sinh viên có thể chuẩn bị một bộ sản phẩm gồm bảng định khoản, sổ chi tiết, bảng theo dõi công nợ và báo cáo tổng hợp đơn giản.

Những tài liệu này nên được xây dựng từ dữ liệu giả định hoặc dữ liệu được phép sử dụng, tránh đưa thông tin bảo mật của doanh nghiệp thực tập vào hồ sơ cá nhân.

Khi viết hồ sơ xin việc, An cần thể hiện rõ những nghiệp vụ đã thực hành, phần mềm từng sử dụng và phạm vi công việc đã được tiếp cận.

Ví dụ, thay vì chỉ ghi “biết sử dụng MISA”, có thể trình bày cụ thể: “Đã thực hành nhập chứng từ mua bán, theo dõi công nợ và kiểm tra sổ chi tiết trên MISA bằng bộ dữ liệu kế toán mẫu”.

Đối với sinh viên còn yếu thực hành, nên xác định rõ kỹ năng cần bổ sung trước khi lựa chọn khóa học.

Nếu chưa từng xử lý một bộ chứng từ hoàn chỉnh và muốn học quy trình kế toán doanh nghiệp từ đầu đến cuối, An có thể tham khảo Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Thực Hành tại Kế toán Lê Ánh.

Chương trình có nội dung thực hành trên chứng từ, phần mềm kế toán, kê khai thuế và lập báo cáo tài chính. Tuy nhiên, nếu chỉ thiếu Excel hoặc một vài thao tác phần mềm, sinh viên nên học bổ sung đúng kỹ năng còn yếu trước khi cân nhắc chương trình tổng hợp.

Kết luận

Sinh viên năm cuối cần ưu tiên chuyển kiến thức đã học thành kỹ năng xử lý chứng từ, định khoản, sử dụng phần mềm và đối chiếu số liệu. Bên cạnh đó, cần nắm kiến thức thuế cơ bản, xác định vị trí ứng tuyển và chuẩn bị sản phẩm thực hành phù hợp.

Với Khánh An, nên bắt đầu từ bộ chứng từ doanh nghiệp thương mại, thực hành trên phần mềm và kiểm tra kết quả qua sổ sách. Khi đã xử lý được những nghiệp vụ thông thường và trình bày rõ kỹ năng của mình, An sẽ có nền tảng tốt hơn để tham gia phỏng vấn và thích nghi với công việc kế toán tại doanh nghiệp.