Hồ Sơ Thanh Tra Bảo Hiểm Xã Hội Kế Toán Cần Biết

Hồ sơ thanh tra bảo hiểm xã hội (BHXH) cần chuẩn bị những gì? Đây có lẽ là câu hỏi mà hầu hết các doanh nghiệp đều quan tâm. Trước khi cơ quan BHXH đến thanh tra, công ty nên chuẩn bị trước để tránh thiếu hồ sơ. Sau đây Kế Toán Lê Ánh sẽ chia sẻ vấn đề này với các bạn trong bài viết dưới đây.

1. Thanh tra bảo hiểm xã hội là gì?

Thanh tra bảo hiểm xã hội (BHXH) là hoạt động thanh tra, đánh giá, giám sát việc thực hiện các quy định về BHXH của các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân nhằm đảm bảo việc thực hiện đầy đủ, kịp thời, chi trả đúng các khoản phải nộp BHXH, lương hưu và các khoản trợ cấp cho người lao động.

Thanh tra BHXH được thực hiện bởi các cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo tính minh bạch và công khai trong quản lý các khoản BHXH, ngăn chặn các hành vi vi phạm luật BHXH và bảo vệ quyền lợi của người lao động.

Các cơ quan chức năng thường xuyên rà soát việc thực hiện nghĩa vụ BHXH của các doanh nghiệp, tổ chức để kịp thời phát hiện các hành vi vi phạm pháp luật và xử lý kỷ luật, hành chính, hình sự đối với các tổ chức, cá nhân vi phạm pháp luật về BHXH.

2. Quy định về việc thanh tra bảo hiểm xã hội

Điều 13 Luật BHXH số 58/2014/QH13 quy định rõ:

• Thanh tra Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành đối với việc thực hiện các chỉ thị và pháp luật về BHXH theo quy định của pháp luật về Thanh tra.
• Thanh tra Tài chính thực hiện vai trò thanh tra chuyên ngành về việc quản lý tài chính BHXH theo quy định của pháp luật về Thanh tra.
• Cơ quan BHXH thực hiện thanh tra chuyên ngành về đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật này cũng như các quy định khác có liên quan.

Nguyên tắc thanh tra về đóng BHXH:

• Tuân thủ pháp luật, thực hiện chính xác, trung thực, khách quan, dân chủ, công khai và kịp thời.
• Không có sự trùng khớp về phạm vi,đối tượng , nội dung, thời gian thanh tra giữa các cơ quan thực hiện chức năng thanh tra. Không cản trở hoạt động kinh doanh bình thường của cơ quan, tổ chức, cá nhân được kiểm tra.
• Thực hiện thường xuyên gắn liền với việc thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan BHXH. Phát hiện, ngăn chặn và xử lý kịp thời các hành vi vi phạm Luật đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế... Góp phần tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước trong lĩnh vực BHXH, BHTN, BHYT

3. Các trường hợp bị thanh tra bảo hiểm

Các trường hợp bị thanh tra bảo hiểm xã hội

3.1. Các trường hợp bị thanh tra bảo hiểm xã hội

• Công ty vừa quyết toán thuế xong
• Công ty bị nghi là trục lợi từ tiền bảo hiểm
• Công ty chuẩn bị thanh toán tiền hưởng chế độ bảo hiểm: thai sản, ốm đau
• Công ty nợ đóng bảo hiểm xã hội nhiều và chưa có không có dấu hiệu đóng
• Khi công ty báo cắt giảm nhân sự hoặc bổ sung nhân sự
• Cơ quan quản lý trực tiếp kiểm tra định kỳ hoạt động của công ty

3.2. Nợ bảo hiểm bao lâu thì bị thanh tra

Doanh nghiệp nợ đóng tiền bảo hiểm từ 02 tháng trở lên thì có thể sẽ bị thanh tra bảo hiểm.

3.3. Trường hợp nào bị thanh tra bảo hiểm thai sản

Trong trường hợp những lao động nữ đóng bảo hiểm xã hội trong thời gian từ 6 - 8 tháng sinh con hoặc báo tăng giảm bất thường về lực lượng lao động, thì công ty đã làm hồ sơ gửi cơ quan bảo hiểm xã hội để giải quyết chế độ thai sản sẽ thuộc vào trường hợp bị thanh tra BHXH bởi bị nghi là trục lợi từ BHXH

Tham khảo: Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội

4. Thanh tra bảo hiểm cần chuẩn bị những gì?

4.1. Hồ sơ thanh tra bảo hiểm xã hội

(1) Đăng ký thang bảng lương và đăng ký sử dụng lao động (bản sao) với phòng Lao động - Thương binh và Xã hội;

(2) Đăng ký kinh doanh (bản sao);

(3) Bảng chấm công-Bảng thanh toán lương;

(4) Quyết toán thuế TNCN-TNDN của Doanh nghiệp;

(5) Hợp đồng lao động của tất cả nhân viên trong công ty (bao gồm tất cả hợp đồng đã ký và quyết định nghỉ việc với nhân viên đã nghỉ việc);

(6) Hồ sơ cá nhân của toàn bộ nhân viên trong công ty (sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, văn bằng – chứng chỉ…).

4.2. Hồ sơ thanh tra bảo hiểm thai sản

Khi cần xác minh để thanh toán tiền hưởng trợ cấp thai sản, cần bổ sung thêm:

- Số bảo hiểm xã hội và giấy khai sinh của con người hưởng trợ cấp thai sản

- Trường hợp phải chấm dứt hợp đồng lao động sau thời gian nghỉ thai sản thì phải kèm theo quyết định bằng văn bản về việc chấm dứt hợp đồng lao động.

5. Thanh tra bảo hiểm thai sản trong bao lâu

Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định từ người sử dụng lao động, cơ quan BHXH phải giải quyết và bố trí chi trả cho người lao động.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định từ người lao động nghỉ việc trước ngày sinh con hoặc ngày nhận con nuôi, cơ quan Bảo hiểm xã hội giải quyết và bố trí chi trả cho người lao động. Nếu bạn đủ điều kiện hưởng Trợ cấp thai sản, Cơ quan quản lý BHXH sẽ giải quyết Trợ cấp thai sản của bạn trong vòng 10 hoặc 5 ngày tùy từng trường hợp so với quy định trên.

6. Công văn xin hoãn thanh tra bảo hiểm xã hội

Khi công ty nhận được quyết định kiểm tra, nếu vì lý do khách quan mà công ty không kịp thời chuẩn bị các giấy tờ cần thiết hoặc người đại diện theo ủy quyền của công ty không thể có mặt để làm việc với đoàn thanh tra thì công ty có thể xin tạm hoãn cuộc thanh tra .

Để xin hoãn thanh tra BHXH, các công ty phải nộp công văn xin hoãn thanh tra BHXH và gửi trong thời hạn quy định cho cơ quan ban hành quyết định thanh tra BHXH đối với công ty mình. Trường hợp này

Trưởng đoàn phải lập biên bản tạm hoãn thanh tra và dời lại thời gian thanh tra để đối tượng thực hiện đầy đủ thủ tục theo quy định của pháp luật (Mẫu 03/BB-TT).

Kính gửi: Chi cục thuế ………

Doanh nghiệp chúng tôi là: CÔNG TY ……

Trụ sở chính: ………

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số: ………do Phòng đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch và đầu tư…….cấp ngày…./…../……

Chúng tôi xin trình bày với Quý Chi cục một việc như sau:

Từ khi hoạt động cho đến nay, Công ty …… luôn chấp hành đúng các quy định của pháp luật liên quan tới hoạt động của Công ty và luôn thực hiện đúng, đầy đủ các nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước.

Ngày …../…../…… Công ty chúng tôi nhận được Quyết định số ……. QĐ – CCT ngày …./…./…… về việc kiểm tra thuế tại doanh nghiệp chúng tôi. Tuy nhiên, vào thời điểm hiện tại, Công ty chúng tôi không thể đáp ứng các điều kiện cần thiết phục vụ cho việc kiểm tra thuế của cơ quan thuế, cụ thể:

• Kế toán của Công ty chúng tôi đang trong thời gian nghỉ sinh theo chế độ thai sản của pháp luật.
• Giám đốc công ty (người đại diện theo pháp luật) hiện đang đi vắng.

Theo quy định tại các khoản 2, 3 Điều 50 Luật Kế toán 2003, người làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán và có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình. Bởi vậy, để khách quan, thuận tiện và chính xác trong quá trình kiểm tra thuế, rất cần thiết phải có sự tham gia trực tiếp của người làm kế toán của công ty. Theo quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 80 Luật quản lý thuế năm 2006 (sửa đổi bổ sung năm 2012, 2014 ): ” 1. Thủ trưởng cơ quan quản lý thuế ra quyết định kiểm tra thuế có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

"c) Gia hạn kiểm tra trong trường hợp cần thiết."

Bởi vậy bằng công văn này, Công ty chúng tôi kính đề nghị Quý Chi cục gia hạn thời gian kiểm tra thuế tại công ty chúng tôi:

Thời gian đề nghị gia hạn đến ngày……/…../……

Công ty chúng tôi cam kết sự trung thực về các thông tin kể trên và sẽ hợp tác tốt nhất với quý chi cục tại thời điểm kiểm tra thuế. Kính mong Quý Chi cục tạo điều kiện giúp đỡ Công ty…………….

Trân trọng!

Tài liệu gửi kèm theo:

• Danh sách thanh toán chế độ ốm đau, thai sản;
• Giấy ra viện;
• Giấy khai sinh;
• Hợp đồng lao động của kế toán.

7. Kinh nghiệm thanh tra bảo hiểm xã hội

Dựa trên nhiều năm kinh nghiệm tư vấn về thanh tra bảo hiểm xã hội, các công ty có các dấu hiệu sau thường dễ bị thanh tra BHXH:

• Đăng ký hoãn thời hạn đóng bảo hiểm xã hội
• Người lao động hưởng chế độ thai sản được trả lương cao hơn nhưng thời gian đóng ngắn hơn
• Không thông tin kịp thời việc tăng mức đóng BHXH theo mức lương tối thiểu vùng
• Nợ đóng BHXH….

Quy trình chuẩn bị khi bị thanh tra

1 - Sau khi nằm trong trường hợp bị thanh tra vì bất kỳ lý do nào ở trên: Cơ quan bảo hiểm sẽ gọi điện cho kế toán hoặc giám đốc để thông báo về thời gian và nội dung kiểm tra.

Sau đó, cơ quan bảo hiểm gửi thông báo cho DN yêu cầu nội dung và hồ sơ kiểm tra.

2 - Thực hiện chuẩn bị hồ sơ được yêu cầu. Ngoài ra, lưu ý những điểm sau đây liên quan đến việc chuẩn bị hồ sơ .

Lưu ý 1: Hợp đồng lao động và hồ sơ lao đông

• Bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau: sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương, đơn xin việc, CMND công chứng, giấy khám sức khỏe, bằng tốt nghiệp công chứng.
• Cần phải viết đủ các nội dung được ký. Điều quan trọng là chữ ký trên hợp đồng lao động phải khớp với chữ ký trên mẫu bảng lương và sơ yếu lý lịch. Nếu các chữ ký quá khác nhau, công ty bảo hiểm sẽ yêu cầu một chữ ký lại.
• Các công ty xây lắp thường chế công nhân nhiều bằng cách lấy CCCD của người khác để ký hợp đồng lao động, nhưng họ không chú ý đến độ tuổi của họ và gây ra tình huống hợp đồng lao động với những người trên tuổi lao động. Khi bạn gặp tình huống này, bạn phải bổ sung Sổ BHXH, Quyết định nghỉ hưu, quyết định hưởng mất sức, v.v.
• Tiếp theo, kế toán xây dựng nên cảnh giác với các hợp đồng lao động kéo dài hơn ba tháng. Nếu bạn chưa đóng phí bảo hiểm, bạn sẽ cần có thẻ bảo hiểm còn giá trị sử dụng.
• Cũng lưu ý rằng đối với hợp đồng thử việc, thời hạn của hợp đồng thử việc phải tuân theo quy định của nhà nước. Ví dụ, lao động thời vụ thì không cần thời gian thử việc, nhưng bạn ký hợp đồng thử việc 1-2 tháng thì sẽ bị truy thu bảo hiểm cho thời gian thử việc đó. Lương và các chế độ phúc lợi theo đúng tiêu chuẩn đóng góp và quy định.

Lưu ý 2: Thông tin về bảng chấm công, bảng thanh toán lương

• Bảo hiểm sẽ điều tra cẩn thận các trường hợp thai sản, vì vậy điều quan trọng là phải đảm bảo rằng thời gian chấm công và tính lương của bạn phải trùng với thời gian ghi trong hợp đồng lao động. Chữ ký trên phiếu lương phải khớp với hợp đồng lao động và các chứng từ ứng tuyển công việc.
• Họ cũng sẽ đối chiếu với những gì được báo tăng giảm từ mình trên hệ thống bảo hiểm, do đó số hiệu hợp đồng lao động và ngày ký kết hợp đồng cũng phải khớp với những gì được báo cáo.
• Đảm bảo có cả phiếu chi thanh toán tiền lương (nếu lương được trả bằng tiền mặt) và danh sách thanh toán kèm ủy nhiệm chi (nếu công ty của bạn trả lương cho bạn bằng chuyển khoản ngân hàng).

Lưu ý 3: Về thang bảng lương

Đăng ký là việc bắt buộc. Nếu bạn chưa đăng ký, hãy nhớ nộp đơn đăng ký của bạn luôn cho Văn phòng Lao động-Thương binh và xã hội quận. Kết quả sẽ có trong khoảng 5-10 ngày. Điều này là cần thiết trước khi thanh tra kiểm tra.

Nếu đã có sự thay đổi về lương thì phải nộp đầy đủ thang bảng lương.

- Hợp tác với cơ quan bảo hiểm

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, đại lý bảo hiểm sẽ kiểm tra hồ sơ. Kinh nghiệm của mình ở đây là bạn cần hiểu rõ tình hình của công ty, lường trước các tai nạn và có động thái với bên bảo hiểm để có biện pháp xử lý khi bạn sai.

Và nếu bạn đúng, hoặc không sửa được lỗi bằng cách tà đạo sẽ kết thúc buổi làm việc và lập biên bản làm việc có chữ ký của cả hai bên để xác nhận

- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được kết luận thanh tra từ cơ quan bảo hiểm.

 Xem thêm:

• Cách Tra Cứu Thời Hạn Bảo Hiểm Y Tế
• Cách Tính Bảo Hiểm Thai Sản
• Mức Đóng Bảo Hiểm Xã Hội
• Cách Tra Cứu Bảo Hiểm Xã Hội

Trên đây là toàn bộ những thông tin về hồ sơ cũng như kinh nghiệm thanh tra bảo hiểm mà mình muốn chia sẻ đến cho các bạn. Hy vọng bài viết này sẽ giúp được phần nào công việc của các bạn.

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp online/ offline, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích tài chính, khóa học bảo hiểm xã hội... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh 

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học xuất nhập khẩu online - offline, khóa học hành chính nhân sự online - offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM