Hóa Đơn Xuất Sai Thời Điểm, Xử Lý Thế Nào Cho Đúng?
Trong quá trình làm kế toán, đặc biệt là kế toán thuế, việc xuất hóa đơn sai thời điểm là lỗi không hiếm gặp. Dù là doanh nghiệp mới thành lập hay đã hoạt động lâu năm, tình huống như giao hàng trước – xuất hóa đơn sau, hoặc ngược lại, vẫn xảy ra do rất nhiều nguyên nhân. Vấn đề đặt ra là: Hóa đơn xuất sai thời điểm, xử lý thế nào cho đúng để không bị phạt, vẫn đảm bảo quyền lợi thuế, và không ảnh hưởng đến chi phí hợp lý?
Bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm “xuất sai thời điểm”, các trường hợp thường gặp, hướng xử lý phù hợp theo quy định mới nhất và chia sẻ kinh nghiệm thực tế từ chính những kế toán đã từng lúng túng với lỗi này.
Mục lục
I. Thế nào là “xuất hóa đơn sai thời điểm”?
Xuất hóa đơn sai thời điểm là hành vi lập hóa đơn không đúng với thời điểm quy định phải xuất hóa đơn theo quy định của pháp luật thuế, cụ thể là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Thời điểm lập hóa đơn (thời điểm lập hóa đơn) sẽ căn cứ theo từng loại hóa đơn, đặc điểm ngành hàng, đặc điểm bán hàng của đơn vị, doanh nghiệp. Căn cứ theo Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:
(1) Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
(2) Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Lưu ý:
- Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.
- Thời điểm lập hóa đơn không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng.
(3) Thời điểm lập hóa đơn đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
(4) Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể
Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể được quy định riêng theo Khoản 4, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
II. Hóa đơn xuất sai thời điểm sẽ bị phạt thế nào?
Căn cứ tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP doanh nghiệp có hành vi lập hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt như sau:
1. Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ => Áp dụng hình thức phạt cảnh cáo;
2. Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này => Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với h
3. Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều này => Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng
III. Cách xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm
Căn cứ tại khoản 8 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào thì việc lập hóa đơn sai thời điểm không làm ảnh hưởng đến số tiền thuế phải nộp, thì cả người bán và người mua không cần phải làm tờ khai thuế GTGT bổ sung.
Đầu tiên, cần kiểm tra lại hóa đơn đã lập để xác định sai sót là gì. Sai sót có thể là sai về thời điểm lập hóa đơn, sai về thông tin người mua, người bán, hàng hóa, dịch vụ, giá trị, số lượng, thuế suất,...
Nếu sai sót thuộc trách nhiệm của bên bán, bên bán cần lập hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh lại sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc của hóa đơn, bao gồm:
- Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn;
- Ngày lập hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua;
- Tên hàng hóa, dịch vụ;
- Số lượng;
- Đơn giá;
- Thành tiền;
- Thuế suất;
- Số tiền thuế;
- Tổng số tiền thanh toán;
- Chữ ký của người bán.
Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung “Điều chỉnh chỉ tiêu ngày tháng năm của hóa đơn số … ngày … tháng … năm…từ ngày tháng năm thành ngày tháng năm”.
Sau đó, gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua. Cuối cùng, người bán và người mua lưu lại biên bản điều chỉnh để phục vụ giải trình về sau.
Nếu sai sót thuộc trách nhiệm của bên mua, bên mua cần thông báo cho bên bán để bên bán lập hóa đơn điều chỉnh.
- Bên mua không được lập hóa đơn điều chỉnh.
- Bên bán và bên mua ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu trên hóa đơn điều chỉnh.
- Bên bán gửi hóa đơn điều chỉnh cho bên mua.
- Bên mua lưu giữ hóa đơn điều chỉnh theo quy định.
Việc lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn xuất sai thời điểm là bắt buộc đối với trường hợp sai sót thuộc trách nhiệm của bên bán. Việc lập hóa đơn điều chỉnh sẽ giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin trên hóa đơn và tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định sau khi xuất hóa đơn xuất sai thời điểm:
- Hóa đơn điều chỉnh phải được lập ngay khi phát hiện sai sót, chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế.
- Hóa đơn điều chỉnh phải được lập theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn.
- Hóa đơn điều chỉnh phải được gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp người bán chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát hành hóa đơn điều chỉnh.
>>> Xem thêm: Cách Xử Lý Hóa Đơn Từ Công Ty Bỏ Trốn, Ngừng Hoạt Động
IV. Hóa đơn xuất sai thời điểm có được trừ khi tính thuế TNDN?
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là chi phí hợp lý, thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Đối với hóa đơn xuất sai thời điểm, nếu đáp ứng các điều kiện sau thì vẫn được trừ khi tính thuế TNDN:
- Việc mua bán là đúng thực tế, có hóa đơn, chứng từ thanh toán đầy đủ.
- Bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ.
Như vậy, trường hợp xuất hóa đơn sai thời điểm thì:
- Bên mua: Được đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào, với điều kiện là việc mua bán là đúng thực tế; có hóa đơn, chứng từ thanh toán đầy đủ; bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ.
- Bên bán: Sẽ bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn sai thời điểm, tùy vào từng trường hợp mà mức phạt sẽ khác nhau.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xử lý hóa đơn sai, hay muốn nâng cao kỹ năng thực tế về các sắc thuế, bạn có thể tham khảo hai khóa học kế toán thuế tại Lê Ánh – cung cấp kiến thức từ cơ bản đến nâng cao, sát với nghiệp vụ thực tế và luôn cập nhật theo quy định mới nhất.
>>> Tham khảo: KHÓA HỌC KẾ TOÁN THUẾ CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU
KHÓA HỌC KẾ TOÁN THUẾ NÂNG CAO
------------------------------
Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp, khóa học kế toán thuế cho người mới bắt đầu, khóa học kế toán quản trị, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích tài chính doanh nghiệp, khóa học chứng chỉ kế toán trưởng, khóa học kế toán cho chủ doanh nghiệp... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.
Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán online/offline của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh
Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học hành chính nhân sự online/offline, khóa học xuất nhập khẩu TPHCM, Hà Nội, online chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM
