Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai số tiền (Sai số lượng hàng, sai đơn giá, sai thuế suất, sai đơn vị tính)

Trong trường hợp lập hóa đơn điện tử nhưng bị viết sai số tiền thì xử lý như thế nào? Bài viết này, Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý hóa đơn điện tử bị viết sai số tiền.

Bài viết xem thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thông tin hàng hóa, dịch vụ

1. Văn bản pháp luật hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai số tiền

  • Nghị định 119/2018/NĐ-CP
  • Thông tư 68/2019/TT-BTC
  • Nghị định 123/2020/NĐ-CP

2. Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai số tiền

2.1 Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Tình huống 1: Hóa đơn điện tử lập bị sai số tiền nhưng chưa gửi cho người mua

Theo điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý sai sót thì:

"Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế."

Như vậy, người bán thực hiện xử lý sai sót hóa đơn điện tử trong tình huống này như sau:

Bước 1: Người bán thông báo sai sót với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA của nghị định 123/2020/NĐ-CP

Xem thêm: Mẫu số 04/SS-HĐĐT

Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập sai

  • Trên phần mềm hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới

  • Chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
  • Ký số, gửi đến cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới
  • Gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua

Tình huống 2: Hóa đơn điện tử lập bị sai số tiền nhưng đã gửi cho người mua

Có 2 cách xử lý tình huống này như sau:

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

Theo nội dung của điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn:

"Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”."

Như vậy, các bước thực hiện được mô phỏng như sau:

Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót sai thông tin hàng hóa, dịch vụ

Xem thêm: Văn bản thỏa thuận sai sót

Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót

Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh

Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.” như mẫu dưới đây:

Lưu ý: Vì sử dụng hóa đơn điện tử (phần mềm tự động tính số tiền), không phải là hóa đơn viết tay như trước nên các sai sót về số tiền trên hóa đơn điện tử chỉ đến từ các nguyên nhân (1) sai đơn giá; (2) sai số lượng; (3) sai thuế suất.

a. Trường hợp giảm số tiền của hóa đơn (bị sai cả đơn giá, thành tiền, tiền thuế)

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai số tiền 1

 b. Trường hợp tăng số tiền của hóa đơn (bị sai cả đơn giá, thành tiền, tiền thuế)

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai số tiền 1

c. Trường hợp sai số lượng mặt hàng

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai số tiền

 

Trường hợp tăng số lượng hàng hóa làm tương tự.

d. Trường hợp sai đơn vị tính (ĐVT)

Lập hóa đơn điều chỉnh đơn vị tính

e. Trường hợp sai giá trị thuế suất

Lập hóa đơn điều chỉnh tăng thuế suất

Bước 4: Người bán ký số, gửi đến cơ quan Thuế để xin cấp mã cho hóa đơn điều chỉnh

Bước 5: Gửi hóa đơn điều chỉnh và biên bản ghi nhận sai sót cho người mua để phục vụ giải trình về sau.

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế

Theo điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:

“b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).”

Như vậy, bạn đọc xử lý như sau:

Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót, trong đó nêu đề nghị lập hóa đơn thay thế

Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập (chọn hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử)

Bước 3: Người bán lập hóa đơn mới, trên hóa đơn mới ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Bước 4: Gửi cơ quan Thuế cấp mã cho hóa đơn thay thế

Bước 5: Gửi hóa đơn cho người mua và biên bản ghi nhận sai sót để giải trình về sau.

2.2 Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan Thuế bị sai số tiền

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót

Xem thêm: Văn bản thỏa thuận sai sót

Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót

Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh

Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.” như mẫu dưới đây:

Vì sử dụng hóa đơn điện tử (phần mềm tự động tính số tiền), không phải là hóa đơn viết tay như trước nên các sai sót về số tiền trên hóa đơn điện tử chỉ đến từ các nguyên nhân (1) sai đơn giá; (2) sai số lượng; (3) sai thuế suất.

a. Trường hợp giảm số tiền của hóa đơn (bị sai cả đơn giá, thành tiền, tiền thuế)

Lập hóa đơn điều chỉnh giảm đơn gá, tiền thuế của mặt hàng

 

b. Trường hợp tăng số tiền của hóa đơn (bị sai cả đơn giá, thành tiền, tiền thuế)

c. Trường hợp sai số lượng mặt hàng

 Trường hợp tăng số lượng hàng hóa làm tương tự.

d. Trường hợp sai đơn vị tính (ĐVT)

 e. Trường hợp sai giá trị thuế suất

Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh và biên bản ghi nhận sai sót cho người mua để phục vụ giải trình về sau.

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế

Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót, trong đó nêu đề nghị lập hóa đơn thay thế

Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập (chọn hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử)

Bước 3: Người bán lập hóa đơn mới, trên hóa đơn mới ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

 

Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua và biên bản ghi nhận sai sót để giải trình về sau.

Hi vọng rằng, với bài viết rất chi tiết này của cô Lê Ánh, CEO Kế toán Lê Ánh, bạn đọc đã biết cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai giá trị hóa đơn (sai số lượng mặt hàng, hoặc sai đơn giá, hoặc sai thuế suất thuế giá trị gia tăng, hoặc sai đơn vị tính).

Các website khác khi copy lại nội dung bài viết của kế toán Lê Ánh, vui lòng ghi rõ nguồn bài viết.

Bài viết xem thêm: Quy định về chữ ký của hóa đơn điện tử

Đánh giá:

Bài viết liên quan