Cách Xử Lý Hóa Đơn Từ Công Ty Bỏ Trốn, Ngừng Hoạt Động

Trong quá trình hoạt động, không ít doanh nghiệp gặp phải tình huống phát hiện hóa đơn mua vào đến từ các công ty đã bỏ trốn hoặc ngừng hoạt động. Đây là vấn đề phức tạp và có thể dẫn đến những rủi ro lớn liên quan đến thuế và pháp lý nếu không được xử lý đúng cách.

Vậy trong trường hợp này, kế toán cần làm gì để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp và tuân thủ quy định pháp luật? Bài viết dưới đây từ Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý hóa đơn trong những tình huống đặc biệt này một cách chi tiết và hiệu quả nhất!

1. Khái niệm và tác động pháp lý của hóa đơn từ công ty bỏ trốn, ngừng hoạt động

1.1. Hóa đơn từ công ty bỏ trốn, ngừng hoạt động là gì?

Trong quá trình kinh doanh, có thể bạn sẽ gặp phải hóa đơn từ những công ty đã bỏ trốn hoặc ngừng hoạt động mà không thông báo với cơ quan thuế. Đây là loại hóa đơn được phát hành bởi các công ty không còn tồn tại hợp pháp hoặc đã bị đóng mã số thuế.

Đặc điểm nhận biết:

  • Công ty không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký với cơ quan thuế.
  • Mã số thuế bị thu hồi hoặc ghi nhận tình trạng "ngừng hoạt động".
  • Thông tin trên hóa đơn không khớp với dữ liệu trên hệ thống tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Các trường hợp thường gặp:

  • Công ty tự ý bỏ trốn sau khi phát hành hóa đơn.
  • Doanh nghiệp ngừng hoạt động mà không làm thủ tục thông báo đúng quy định.
  • Công ty bị cơ quan thuế đóng mã số thuế hoặc thu hồi giấy phép kinh doanh do vi phạm pháp luật.

1.2. Tác động pháp lý

Sử dụng hóa đơn từ công ty bỏ trốn hoặc ngừng hoạt động có thể dẫn đến nhiều rủi ro về thuế và pháp lý, đặc biệt là khi doanh nghiệp không kiểm tra kỹ trước khi kê khai.

Nguy cơ bị xử phạt:

Cơ quan thuế có thể áp dụng các biện pháp xử phạt nếu doanh nghiệp bị phát hiện sử dụng hóa đơn không hợp lệ, ngay cả khi doanh nghiệp không cố ý.

Rủi ro về thuế:

Thuế GTGT: Nếu hóa đơn không hợp lệ, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, dẫn đến việc bị truy thu khoản thuế đã kê khai.

Thuế TNDN: Các chi phí liên quan đến hóa đơn không hợp lệ có thể bị loại trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, khiến doanh nghiệp phải đóng thuế cao hơn.

cach-xu-ly-hoa-don-cong-ty-bo-chon-1

Phạt hành chính:

Ngoài truy thu thuế, doanh nghiệp còn đối mặt với các mức phạt tiền tùy theo mức độ vi phạm, ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình tài chính và uy tín kinh doanh.

Hóa đơn từ công ty bỏ trốn hoặc ngừng hoạt động là một vấn đề không thể xem nhẹ. Việc không kiểm tra kỹ nguồn gốc hóa đơn có thể khiến doanh nghiệp gặp phải những rắc rối pháp lý và thiệt hại tài chính không đáng có. Vì vậy, cần đặc biệt cẩn trọng khi giao dịch và kê khai hóa đơn!

2. Cách xử lý hóa đơn từ công ty bỏ trốn, ngừng hoạt động

Việc phát hiện hóa đơn từ công ty đã bỏ trốn hoặc ngừng hoạt động có thể gây không ít lo lắng cho doanh nghiệp. Để tránh những rủi ro về thuế và pháp lý, dưới đây là các bước xử lý hiệu quả mà bạn có thể tham khảo:

2.1. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trước khi sử dụng

Tra cứu thông tin hóa đơn:

Trước khi sử dụng hóa đơn, hãy kiểm tra thông tin công ty phát hành bằng cách sử dụng công cụ tra cứu hóa đơn trên trang web của Tổng cục Thuế.

Các bước kiểm tra quan trọng:

  • Xác minh mã số thuế của công ty phát hành.
  • Kiểm tra trạng thái hoạt động của công ty, đảm bảo công ty vẫn còn hoạt động hợp pháp.
  • Việc kiểm tra kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh được rủi ro khi sử dụng hóa đơn không hợp lệ.

2.2. Xử lý khi phát hiện hóa đơn từ công ty bỏ trốn

Nếu phát hiện hóa đơn từ một công ty đã bỏ trốn, bạn cần thực hiện các bước sau:

Lập báo cáo giải trình:

  • Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ liên quan đến giao dịch, bao gồm: hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hóa, và chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
  • Lập biên bản giải trình theo Mẫu số 01/KTTT và gửi đến cơ quan thuế quản lý để trình bày rõ tình hình.
    Ngừng kê khai thuế GTGT đầu vào:
  • Không tiếp tục kê khai khấu trừ thuế GTGT từ hóa đơn này để tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến việc sử dụng hóa đơn không hợp lệ.

2.3. Xử lý khi công ty ngừng hoạt động nhưng hóa đơn đã sử dụng

Nếu hóa đơn từ một công ty đã ngừng hoạt động nhưng bạn đã sử dụng, hãy thực hiện các biện pháp sau:

Đối chiếu và lưu giữ chứng từ giao dịch:

Đảm bảo bạn có đầy đủ các giấy tờ liên quan, như:

Hợp đồng mua bán.

Phiếu xuất kho.

Chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

Biên bản giao nhận hàng hóa.

Làm việc với cơ quan thuế:

Thông báo tình huống này và giải trình rõ ràng với cơ quan thuế. Việc chủ động làm việc sẽ giúp bạn hạn chế tối đa rủi ro và có cách xử lý phù hợp theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

2.4. Các trường hợp đặc biệt

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể gặp phải một số tình huống đặc biệt liên quan đến hóa đơn từ công ty bỏ trốn hoặc ngừng hoạt động. Dưới đây là cách xử lý để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật:

Công ty phát hành hóa đơn bỏ trốn sau khi hóa đơn đã được kê khai

Xác minh và chuẩn bị hồ sơ:

Nếu phát hiện công ty phát hành hóa đơn đã bỏ trốn sau khi bạn đã kê khai thuế, hãy rà soát lại toàn bộ chứng từ liên quan như: hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, và chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Những tài liệu này là cơ sở chứng minh giao dịch thực tế đã diễn ra.

Lập báo cáo giải trình:

Gửi báo cáo giải trình lên cơ quan thuế, nêu rõ tình trạng của công ty phát hành hóa đơn và cung cấp đầy đủ chứng từ liên quan để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch.

Tuân thủ hướng dẫn từ cơ quan thuế:

Trong trường hợp này, cơ quan thuế sẽ xem xét hồ sơ và có thể yêu cầu bổ sung các tài liệu cần thiết. Việc hợp tác và chủ động giải trình sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính.

Hóa đơn từ công ty ngừng hoạt động nhưng doanh nghiệp vẫn có giao dịch thực tế

Rà soát chứng từ và đối chiếu:

Đối với hóa đơn từ công ty đã ngừng hoạt động nhưng giao dịch thực tế đã diễn ra, bạn cần lưu trữ và đối chiếu tất cả các giấy tờ như: hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho và chứng từ thanh toán.

Thông báo và làm việc với cơ quan thuế:

Liên hệ với cơ quan thuế quản lý để giải trình rõ tình huống và nộp đầy đủ các chứng từ liên quan. Điều này giúp bạn chứng minh tính hợp lệ của giao dịch và hóa đơn dù công ty phát hành hóa đơn đã ngừng hoạt động.

Theo dõi và xử lý kịp thời:

Trường hợp này đòi hỏi sự theo dõi chặt chẽ từ phía doanh nghiệp. Việc cập nhật trạng thái hoạt động của đối tác trước và sau khi giao dịch sẽ giúp bạn chủ động xử lý và hạn chế rủi ro pháp lý.


Khi gặp phải hóa đơn từ công ty bỏ trốn hoặc ngừng hoạt động, việc kiểm tra kỹ lưỡng và xử lý kịp thời là rất cần thiết để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Hãy đảm bảo bạn có đầy đủ chứng từ và tuân thủ đúng quy định pháp luật để tránh các vấn đề pháp lý phát sinh.

3. Những lưu ý khi xử lý hóa đơn từ công ty bỏ trốn, ngừng hoạt động

Để hạn chế rủi ro và xử lý hiệu quả các tình huống liên quan đến hóa đơn từ công ty bỏ trốn hoặc ngừng hoạt động, doanh nghiệp cần chú ý đến một số điểm sau:

Kiểm tra đối tác trước khi giao dịch

Tra cứu thông tin pháp lý và tình trạng hoạt động:

Trước khi ký kết hợp đồng, hãy kiểm tra kỹ thông tin về đối tác trên cổng thông tin của cơ quan thuế hoặc các nguồn uy tín khác để đảm bảo rằng công ty này vẫn đang hoạt động hợp pháp.

Ký kết hợp đồng rõ ràng:

Việc có một hợp đồng chặt chẽ, ghi rõ các điều khoản về giao dịch, hóa đơn và thanh toán sẽ giúp bạn có cơ sở pháp lý vững chắc nếu xảy ra vấn đề.

Yêu cầu thanh toán qua ngân hàng:

Ưu tiên các giao dịch thanh toán qua ngân hàng để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng truy vết khi cần thiết.

Lưu trữ đầy đủ chứng từ và hóa đơn liên quan

Việc lưu giữ cẩn thận các chứng từ như hợp đồng, phiếu giao nhận hàng hóa, hóa đơn mua hàng, và chứng từ thanh toán ngân hàng là rất quan trọng. Đây sẽ là những tài liệu cần thiết để giải trình với cơ quan thuế nếu xảy ra vấn đề liên quan đến hóa đơn.

Cập nhật quy định mới nhất từ cơ quan thuế

Luật thuế và các quy định về hóa đơn thường xuyên được cập nhật. Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi sát sao các thay đổi từ cơ quan thuế để kịp thời điều chỉnh cách xử lý hóa đơn, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh những rủi ro không đáng có.

Hóa đơn từ công ty bỏ trốn hoặc ngừng hoạt động là vấn đề nhạy cảm, có thể gây ra nhiều rủi ro về pháp lý và tài chính nếu không được xử lý đúng cách. Tuy nhiên, với sự cẩn trọng và tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giải quyết những tình huống này một cách hiệu quả.

Việc kiểm tra đối tác trước khi giao dịch, lưu trữ đầy đủ chứng từ liên quan và cập nhật kịp thời các quy định pháp luật không chỉ giúp bạn hạn chế rủi ro mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp. Hãy luôn chủ động trong việc quản lý hóa đơn và phối hợp chặt chẽ với cơ quan thuế để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi và minh bạch.

Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, hãy theo dõi các bài viết khác từ Kế Toán Lê Ánh để nhận được những lời khuyên và giải pháp hữu ích!

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toánkhóa học kế toán tổng hợp online/ offline, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích báo cáo tài chính, Khóa học kế toán cao cấp... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh 

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học xuất nhập khẩu online - offline, khóa học hành chính nhân sự online - offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM