Quy Định Ký Hiệu Hóa Đơn Điện Tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử là một trong những thành phần bắt buộc và quan trọng trên mỗi tờ hóa đơn mà doanh nghiệp phát hành. Tuy chỉ gồm vài ký tự ngắn gọn, nhưng ký hiệu này lại chứa đựng nhiều thông tin như: loại hóa đơn, hình thức có mã hay không mã của cơ quan thuế, năm phát hành và mã đơn vị sử dụng. Nếu không hiểu rõ cấu trúc và quy định liên quan, doanh nghiệp rất dễ gặp sai sót trong quá trình đăng ký, sử dụng và quản lý hóa đơn, thậm chí có thể bị xử phạt hành chính.

Trong bài viết này, cùng Kế toán Lê Ánh tìm hiểu cụ thể ký hiệu hóa đơn điện tử là gì, quy định hiện hành về cách đặt và sử dụng ký hiệu, đồng thời điểm qua những lỗi thường gặp mà kế toán cần tránh để đảm bảo hóa đơn được lập đúng chuẩn, hợp lệ và dễ tra cứu.

I. Ký Hiệu Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?

Ký hiệu hóa đơn điện tử là một dãy ký tự do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế khi phát hành hóa đơn, dùng để phân biệt các loại hóa đơn với nhau. Dãy ký hiệu này không chỉ giúp nhận diện hóa đơn thuộc loại nào (GTGT, bán hàng…), do ai phát hành, có mã hay không mã của cơ quan thuế, mà còn hỗ trợ tra cứu, quản lý và đối chiếu thông tin nhanh chóng, chính xác.

Phân biệt giữa ký hiệu hóa đơn và mẫu số hóa đơn

Nhiều người làm kế toán – đặc biệt là người mới – hay nhầm lẫn giữa mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn. Hai khái niệm này tuy đi liền nhau nhưng mang ý nghĩa hoàn toàn khác:

- Mẫu số hóa đơn là dãy số thể hiện loại hóa đơn, ký hiệu phân biệt từng mẫu trong hệ thống hóa đơn. Ví dụ: 01GTKT0/001 – hóa đơn GTGT.

- Ký hiệu hóa đơn là dãy gồm cả chữ và số, thể hiện thông tin chi tiết hơn như loại hóa đơn, hình thức hóa đơn (có mã hay không mã), năm phát hành và mã đơn vị phát hành. Ví dụ: 1C23TQ, 2K24AA…

Vì sao cần quan tâm đến ký hiệu hóa đơn điện tử?

Việc sử dụng đúng và quản lý chặt chẽ ký hiệu hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật, mà còn giúp doanh nghiệp:

- Phân loại và lưu trữ hóa đơn dễ dàng hơn.

- Tránh trùng lặp giữa các loại hóa đơn khác nhau trong cùng năm tài chính.

- Giảm thiểu sai sót trong kê khai thuế, hạch toán kế toán.

- Hạn chế rủi ro bị cơ quan thuế từ chối hóa đơn do sai định dạng ký hiệu.

Đặc biệt, khi có nhiều chi nhánh, nhiều hệ thống bán hàng hoặc phần mềm hóa đơn khác nhau, việc quản lý chặt ký hiệu sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng nhầm lẫn, sai sót khi tra soát hoặc bị kiểm tra thuế.

Căn cứ pháp lý quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử

Các quy định liên quan đến ký hiệu hóa đơn điện tử hiện nay được hướng dẫn và quy định cụ thể tại:

- Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

- Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123.

II. Cấu Trúc Và Nguyên Tắc Đặt Ký Hiệu Hóa Đơn Điện Tử

Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định theo cấu trúc 7 ký tự, bao gồm cả chữ và số, thể hiện đầy đủ thông tin về loại hóa đơn, hình thức phát hành, năm phát hành và mã nhận diện riêng của đơn vị.

Một ký hiệu hóa đơn điện tử tiêu chuẩn sẽ có dạng như sau:

Ví dụ: 1C25TYY

Trong đó, từng thành phần mang ý nghĩa cụ thể:

⭕ Ký hiệu mẫu hóa đơn

⭕ Ký hiệu loại hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế

Ký hiệu	Loại hóa đơn điện tử
C	Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
K	Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

⭕ Ký hiệu loại hóa đơn điện tử

⭕ YY: Do người bán tự xác định theo nhu cầu sử dụng hóa đơn tại DN

- Nếu sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng 1 loại hóa đơn thì sử dụng các ký hiệu do người bán tự đặt. Ví dụ: AB, BA, CD ...

- Nếu chỉ sử dụng 1 mẫu thì dùng YY

Ví dụ:

- 1C25TAA: Hóa đơn giá trị gia tăng, có mã của cơ quan thuế, phát hành năm 2025, là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, HKD đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

- 1C24LAD: Hóa đơn giá trị gia tăng, có mã của cơ quan thuế, phát hành năm 2024, là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

- 2C25TAA: Hóa đơn bán hàng, có mã của cơ quan thuế, phát hành năm 2025, là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, HKD đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

- 1K26TYY: Hóa đơn giá trị gia tăng, KHÔNG có mã của cơ quan thuế, phát hành năm 2025, là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, HKD đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

- 6C25BYY: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, có mã của cơ quan thuế, phát hành năm 2025.

Trong video sau TS Lê Ánh - CEO Kế toán Lê Ánh chia sẻ dễ hiểu nhất về Quy định ký hiệu hóa đơn điện tử.

III. Lưu Ý Đặc Biệt Khi Sử Dụng Ký Hiệu Hóa Đơn Điện Tử

Đặt và sử dụng ký hiệu hóa đơn điện tử không chỉ đơn thuần là đặt một mã tùy ý. Trong thực tế, doanh nghiệp cần xác định rõ khi nào phải tách ký hiệu, cách xử lý khi thay đổi năm, hình thức hóa đơn, và đặc biệt phải tránh các lỗi thường gặp để không bị xử phạt hành chính.

1. Các trường hợp cần tách ký hiệu hóa đơn

Doanh nghiệp nên sử dụng nhiều ký hiệu hóa đơn khác nhau trong các trường hợp sau:

- Có nhiều chi nhánh hoạt động độc lập về kế toán và phát hành hóa đơn riêng → mỗi chi nhánh nên có 1 ký hiệu hóa đơn riêng để dễ theo dõi.

- Có nhiều phần mềm phát hành hóa đơn: ví dụ doanh nghiệp dùng một phần mềm kế toán để phát hành hóa đơn bán lẻ, và phần mềm ERP để phát hành hóa đơn dự án → cần tách ký hiệu cho từng nguồn phát hành.

- Có nhiều loại sản phẩm/dịch vụ hoặc nhóm khách hàng khác nhau: nếu muốn quản lý chi tiết hơn, có thể phân loại theo nhóm và đặt ký hiệu riêng biệt.

- Thay đổi đơn vị in/triển khai lại phần mềm hóa đơn → cần tạo mẫu và ký hiệu mới thay vì tiếp tục sử dụng mẫu cũ.

Ví dụ:

- 1C24HCM: Hóa đơn chi nhánh HCM

- 1C24APP: Hóa đơn phát hành từ phần mềm bán hàng online

- 1C24DA1: Hóa đơn dùng cho dự án lớn, tách riêng để dễ tra soát

2. Xử lý khi thay đổi ký hiệu theo năm hoặc hình thức hóa đơn

- Khi sang năm tài chính mới, doanh nghiệp cần tạo mẫu hóa đơn mới có ký hiệu năm tương ứng, ví dụ từ 1C23XYZ chuyển sang 1C24XYZ.

- Khi thay đổi từ hóa đơn không mã sang hóa đơn có mã (hoặc ngược lại) theo yêu cầu của cơ quan thuế → cũng cần thay đổi ký hiệu, chuyển từ K sang C (hoặc ngược lại).

Lưu ý: Việc thay đổi ký hiệu không cần thông báo lại toàn bộ quá trình phát hành hóa đơn cũ, nhưng cần đăng ký mẫu hóa đơn mới với cơ quan thuế trước khi sử dụng.

3. Những lỗi thường gặp khi sử dụng ký hiệu hóa đơn

Dưới đây là một số lỗi kế toán hay mắc phải trong quá trình triển khai ký hiệu hóa đơn:

- Dùng trùng ký hiệu giữa các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng năm → gây rối loạn dữ liệu, khó tra cứu.

- Không cập nhật ký hiệu theo năm mới → dễ bị đánh giá là sai quy định, gây hiểu nhầm về thời điểm phát hành.

- Sử dụng ký hiệu không đúng định dạng quy định: chứa ký tự đặc biệt, quá dài hoặc không phù hợp cấu trúc 7 ký tự.

- Không đăng ký mẫu/ký hiệu với cơ quan thuế mà đã sử dụng → hóa đơn bị coi là không hợp lệ.

4. Hậu quả và mức xử phạt khi sử dụng sai ký hiệu hóa đơn

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn sai ký hiệu, không đúng mẫu đã đăng ký, hoặc không tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử, có thể bị xử phạt như sau:

- Phạt từ 2 – 4 triệu đồng:

• Hóa đơn không có đầy đủ nội dung bắt buộc (trong đó có ký hiệu).
• Sử dụng ký hiệu sai quy định, không khớp mẫu số đã đăng ký.

- Phạt từ 4 – 8 triệu đồng:

• Sử dụng hóa đơn không hợp lệ để kê khai thuế, hạch toán chi phí.
• Dẫn đến sai lệch số liệu, làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

Ngoài ra, những hóa đơn sai ký hiệu có thể bị từ chối chấp nhận khi quyết toán thuế, gây thiệt hại tài chính và uy tín cho doanh nghiệp.

IV. Cách Đăng Ký Và Quản Lý Ký Hiệu Hóa Đơn Đúng Quy Định

Để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ và tránh các rủi ro về sau, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình đăng ký mẫu số và ký hiệu hóa đơn với cơ quan thuế, cũng như quản lý chặt chẽ trong suốt quá trình sử dụng. Dưới đây là những bước cần thiết mà kế toán cần nắm rõ.

1. Hướng dẫn đăng ký mẫu số và ký hiệu hóa đơn với cơ quan thuế

Doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký phát hành hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. Quy trình thực hiện như sau:

- Chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm:

• Mẫu hóa đơn
• Ký hiệu hóa đơn dự kiến sử dụng
• Hình thức hóa đơn (có mã hoặc không mã)
• Thông tin phần mềm hóa đơn, nhà cung cấp dịch vụ (nếu có)

- Truy cập cổng thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn

- Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp → Chọn menu “Hóa đơn điện tử” → “Đăng ký/thay đổi sử dụng HĐĐT”

- Khai báo đầy đủ thông tin mẫu số và ký hiệu hóa đơn → Gửi thông báo.

- Chờ cơ quan thuế phản hồi trong vòng 1 ngày làm việc. Nếu hợp lệ, doanh nghiệp được phép sử dụng ký hiệu đã đăng ký.

Lưu ý: Mỗi mẫu hóa đơn khác nhau (dù cùng loại hóa đơn) cũng cần đăng ký riêng mẫu số và ký hiệu tương ứng.

2. Cách tra cứu, điều chỉnh ký hiệu hóa đơn trong phần mềm

Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp cần:

- Cập nhật ký hiệu vào phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng để đảm bảo các hóa đơn phát hành đúng theo thông tin đã đăng ký.

- Với các phần mềm hóa đơn phổ biến hiện nay (MISA, VNPT, EasyInvoice…), việc nhập ký hiệu rất đơn giản, thường nằm ở phần “Thiết lập mẫu hóa đơn” hoặc “Tùy chỉnh mẫu số – ký hiệu”.

- Nếu phát hiện sai sót trong quá trình sử dụng: cần liên hệ nhà cung cấp phần mềm và gửi thông báo điều chỉnh ký hiệu cho cơ quan thuế trước khi phát hành lại.

3. Quy trình thay đổi, cập nhật ký hiệu hóa đơn

Doanh nghiệp có thể cần thay đổi ký hiệu hóa đơn trong các trường hợp sau:

- Bắt đầu năm tài chính mới

- Thay đổi hình thức sử dụng hóa đơn (từ không mã sang có mã hoặc ngược lại)

- Thay đổi phần mềm phát hành hóa đơn

- Tách mẫu hóa đơn cho chi nhánh mới, bộ phận mới

Quy trình thay đổi:

- Gửi thông báo điều chỉnh/thay đổi mẫu hóa đơn đến cơ quan thuế (tương tự như bước đăng ký ban đầu)

- Ngừng sử dụng mẫu/ký hiệu cũ sau khi được phê duyệt mẫu mới

- Lưu trữ và báo cáo đầy đủ các hóa đơn đã phát hành trước thời điểm thay đổi

Việc thay đổi ký hiệu không yêu cầu xóa bỏ hóa đơn cũ, nhưng phải đảm bảo có tính kế thừa và không gây nhầm lẫn trong hệ thống quản lý hóa đơn của doanh nghiệp.

Hiểu rõ cấu trúc, nguyên tắc đặt và sử dụng ký hiệu đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro pháp lý không đáng có. Kế toán nên cập nhật thường xuyên các quy định mới và chuẩn hóa quy trình quản lý ký hiệu ngay từ đầu để đảm bảo an toàn trong toàn bộ hoạt động phát hành hóa đơn.

>>> Xem thêm: Khóa Học Kế Toán Thuế Cho Người Mới Bắt Đầu

------------------------------

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp, khóa học kế toán thuế cho người mới bắt đầu, khóa học kế toán quản trị, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích tài chính doanh nghiệp, khóa học chứng chỉ kế toán trưởng, khóa học kế toán cho chủ doanh nghiệp... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán online/offline của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh 

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học hành chính nhân sự online/offline, khóa học xuất nhập khẩu TPHCM, Hà Nội, online chất lượng tốt nhất hiện nay.

 Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM