Doanh Nghiệp, Công Ty Xây Dựng Cần Chuẩn Bị Gì Khi Bị Thanh Tra Thuế?

Thanh tra thuế là nỗi lo của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực xây dựng – ngành có đặc thù nhiều hợp đồng lớn, thời gian thi công kéo dài và nhiều khoản chi phí cần giải trình. Khi nhận quyết định thanh tra, công ty xây dựng không chỉ cần đảm bảo hồ sơ chứng từ đầy đủ mà còn phải nắm rõ quy trình làm việc với cơ quan thuế để tránh các sai sót đáng tiếc.

Vậy doanh nghiệp xây dựng cần chuẩn bị gì để vượt qua kỳ thanh tra thuế một cách thuận lợi? Hãy cùng Kế toán Lê Ánh tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

1. Các loại thanh tra thuế doanh nghiệp xây dựng có thể gặp

Trong ngành xây dựng, việc thanh tra thuế có thể diễn ra theo nhiều hình thức khác nhau. Dưới đây là các loại thanh tra thuế phổ biến mà doanh nghiệp xây dựng có thể gặp phải:

a. Thanh tra thuế định kỳ

Được thực hiện theo kế hoạch của cơ quan thuế hàng năm.

Doanh nghiệp thường được thông báo trước để chuẩn bị hồ sơ.

Nội dung kiểm tra bao gồm toàn bộ báo cáo tài chính, sổ sách kế toán, hồ sơ thuế trong một khoảng thời gian nhất định (thường là 3-5 năm gần nhất).

Mục đích: Đánh giá việc chấp hành pháp luật thuế, phát hiện sai sót, gian lận (nếu có).

b. Thanh tra thuế đột xuất

Xảy ra khi doanh nghiệp có dấu hiệu nghi ngờ vi phạm thuế hoặc có đơn tố cáo từ bên thứ ba (đối thủ cạnh tranh, nhân viên cũ, khách hàng…).

Cơ quan thuế có thể không báo trước hoặc chỉ thông báo trong thời gian ngắn.

Mức độ kiểm tra thường chặt chẽ hơn so với thanh tra định kỳ.

Nếu phát hiện sai phạm, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, xử phạt hành chính hoặc thậm chí bị điều tra hình sự trong trường hợp nghiêm trọng.

c. Kiểm tra thuế theo chuyên đề

Đây là hình thức kiểm tra tập trung vào một hoặc một số nội dung cụ thể mà cơ quan thuế thấy có dấu hiệu rủi ro cao.

Đối với doanh nghiệp xây dựng, các chuyên đề kiểm tra thuế phổ biến gồm:

- Kiểm tra thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

- Kiểm tra thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

- Kiểm tra thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

- Kiểm tra thuế nhà thầu (đối với doanh nghiệp thuê nhà thầu nước ngoài)

- Kiểm tra thuế môn bài và các loại thuế khác

2. Doanh nghiệp, Công ty xây dựng cần chuẩn bị những gì khi bị Thanh tra thuế?

a. Đối với doanh nghiệp thương mại vật liệu xây dựng

Hồ sơ pháp lý:

• Giấy đăng ký kinh doanh
• Các công văn liên quan đến pháp lý và thuế
• Hợp đồng kinh tế đầu vào và đầu ra
• Hợp đồng lao động

Chứng từ gốc:

• Chứng từ liên quan đến các giao dịch phát sinh, sắp xếp theo thứ tự thời gian
• Hóa đơn mua bán, hợp đồng kinh tế
• Biên bản nghiệm thu, phiếu xuất nhập kho
• Đầy đủ chữ ký của các bên liên quan

Báo cáo tài chính và các báo cáo thuế:

• Báo cáo tài chính theo từng năm
• Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) hàng tháng
• Báo cáo sử dụng hóa đơn
• Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tạm tính hàng quý
• Quyết toán thuế TNDN, TNCN hàng năm

Sổ sách kế toán và chứng từ ngân hàng:

• Sổ phụ ngân hàng hàng năm
• Sổ cái tài khoản và các sổ sách kế toán chi tiết
• Đối chiếu nghiệp vụ kinh tế phát sinh với sổ sách chi tiết

Hợp đồng thuê ngoài và tài sản cố định:

• Hợp đồng thuê máy móc, thiết bị
• Hợp đồng vận chuyển
• Giấy tờ liên quan đến tài sản cố định

b. Đối với doanh nghiệp xây dựng công trình

Giấy phép khai thác và chứng từ mua bán khoáng sản:

• Giấy phép khai thác khoáng sản
• Hợp đồng mua bán khoáng sản
• Hóa đơn đầu vào và đầu ra liên quan đến khoáng sản

Chứng từ vận chuyển vật liệu xây dựng:

• Phiếu giao hàng cho các loại vật liệu như đất, đá, cát, sỏi
• Hợp đồng vận chuyển và hóa đơn dịch vụ vận tải

Báo cáo trữ lượng và sản lượng khai thác: Báo cáo về sản lượng khai thác thực tế và trữ lượng còn lại

Hồ sơ dự toán và quyết toán công trình: Hồ sơ dự toán và quyết toán cho các dự án sử dụng vật liệu xây dựng

Sổ theo dõi khoáng sản nhập kho và xuất kho: Ghi chép chi tiết về số lượng khoáng sản đã khai thác và tiêu thụ

>>> Xem thêm: Kế Toán Xây Dựng Là Gì? Cần Làm Những Gì?

3. Những điểm cần lưu ý khi chuẩn bị thanh tra thuế

- Kiểm tra hồ sơ kế toán – chứng từ: 

Đảm bảo đầy đủ các loại hồ sơ, chứng từ quan trọng

• Hóa đơn đầu vào, đầu ra: Hóa đơn hợp lệ, hợp pháp, không có dấu hiệu mua bán hóa đơn. Hóa đơn gốc phải kẹp tờ khai (giờ có HĐ ĐT rồi thì in bản thể hiện hoá đơn điện tử ra kẹp cùng.
• Nếu hàng về trước hóa đơn về sau của công trình khi làm phô tô/in hoá đơn ở các tháng thì nhớ ghi chú lại ở sau hóa đơn ngày tháng kê khai thuế và hóa đơn gốc nằm ở tờ khai thuế GTGT nào?
• Nếu hàng về trước hóa đơn về sau thì phải có phiếu Xuất kho hoặc giao hàng của bên Bán để chứng minh còn nếu không có bị xuất toán toàn bộ không chấp nhận chi phí hợp lý.
• Hợp đồng kinh tế: Hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp phải có đầy đủ chữ ký, dấu mộc và kèm theo phụ lục (nếu có).
• Biên bản nghiệm thu: Đối với các công trình, dự án cần có biên bản nghiệm thu, bàn giao đúng quy định.

Rà soát sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, tờ khai thuế

• Kiểm tra tính nhất quán giữa các báo cáo tài chính, sổ sách kế toán và tờ khai thuế;
• Đối chiếu số dư giữa bảng cân đối kế toán và các tài khoản kế toán liên quan.
• In toàn bộ BCTC các năm để sẵn lưu trữ lúc kiểm tra thì mang ra 1 bộ seri BCTC luôn.
• Nhớ lưu trữ bản lần đầu và các lần nộp đi kèm. Khi kiểm tra thì bản sau cùng mới là bản chính để lấy số liệu kiểm tra sau cùng. Có sai sót sửa đổi gì thì ghi chú ra giấy để hỏi trả lời nóng luôn cho những năm có thay đổi số liệu BCTC.

Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các khoản chi phí: Đặc biệt chú trọng vào chi phí nhân công, chi phí thuê ngoài, chi phí tiếp khách, chi phí đi lại. Các khoản chi phí cần có hợp đồng, hóa đơn, bảng kê, chứng từ thanh toán hợp lệ.

- Rà soát công nợ và hợp đồng xây dựng

Đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp: Kiểm tra công nợ phải thu và phải trả có khớp với sổ sách kế toán và hợp đồng không. Nếu có công nợ lâu năm chưa thu hồi, cần có kế hoạch xử lý hoặc biên bản xác nhận công nợ.

Kiểm tra hợp đồng xây dựng, nghiệm thu, thanh toán: Hợp đồng xây dựng, biên bản nghiệm thu phải khớp với kê khai thuế; Kiểm tra thời điểm ghi nhận doanh thu có phù hợp với hợp đồng và hóa đơn không.

- Xác minh tính chính xác của chi phí nhân công và bảo hiểm

Kiểm tra hợp đồng lao động, bảng lương, bảo hiểm xã hội: Đảm bảo tất cả nhân viên có ký hợp đồng lao động hợp lệ.

Đối chiếu bảng lương, bảo hiểm xã hội với hồ sơ khai báo thuế; Tránh ghi nhận nhân công ảo hoặc chi phí nhân công không có chứng từ hợp lệ

Không ghi nhận nhân công không có thật hoặc không có đầy đủ hồ sơ (hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ thanh toán); Kiểm tra xem nhân công có khớp với thực tế thi công công trình không.

- Soát xét thuế GTGT đầu vào, đầu ra

Đảm bảo hóa đơn đầu vào hợp pháp, không mua hóa đơn khống

• Kiểm tra nguồn gốc của hóa đơn (tra cứu trên hệ thống của Tổng cục Thuế để tránh hóa đơn giả).
• Nếu có hóa đơn đầu vào lớn, cần xác minh xem nhà cung cấp có hoạt động thực tế hay không.

Đối chiếu hóa đơn GTGT với kê khai thuế và sổ sách kế toán

• Kiểm tra xem tất cả hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra có được kê khai đúng kỳ không.
• Tránh tình trạng kê khai sai thời điểm hoặc xuất hóa đơn trễ hạn.

Lưu ý thời điểm ghi nhận doanh thu và xuất hóa đơn: Đối với các hợp đồng có giá trị lớn, cần kiểm tra kỹ ngày ký hợp đồng, ngày nghiệm thu, ngày xuất hóa đơn. Nếu có điều khoản thanh toán trước, cần xác định cách kê khai thuế có đúng không.

- Kiểm tra khấu hao tài sản cố định và công cụ dụng cụ

Xác định tài sản cố định có đủ điều kiện trích khấu hao không

• Đảm bảo tài sản cố định được sử dụng cho hoạt động kinh doanh và có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
• Đối với tài sản cố định mua sắm nhưng không sử dụng, có thể bị loại trừ khi quyết toán thuế.

Đối chiếu mức trích khấu hao với quy định của luật thuế

• Kiểm tra mức trích khấu hao có phù hợp với quy định của Thông tư 45/2013/TT-BTC.
• Nếu có tài sản đã hết khấu hao nhưng vẫn sử dụng, cần có hồ sơ chứng minh tình trạng tài sản.

- Đối chiếu nộp thuế và hoàn thuế (nếu có)

Kiểm tra việc kê khai, nộp thuế có đúng hạn không

• Rà soát lịch sử nộp thuế để đảm bảo không có khoản nợ thuế quá hạn.
• Nếu có phát sinh phạt chậm nộp thuế, cần có kế hoạch giải trình hợp lý.

Nếu có hồ sơ hoàn thuế, cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ giải trình

• Hồ sơ hoàn thuế phải đầy đủ, rõ ràng, không có sai sót để tránh bị kéo dài thời gian giải quyết.
• Đối chiếu số thuế GTGT đầu vào và đầu ra để đảm bảo số liệu khớp với hồ sơ hoàn thuế.

- Kiểm toàn bộ TK giá thành chi tiết tất cả các năm 154

• Chi tiết giá thành, lãi/lỗ cho từng công trình thi công
• Bảng tổng hợp hợp đồng thi công excel chi tiết từng công trình thi công, thời gian thi công, kết thúc, xuất hóa đơn ngày tháng năm bao nhiêu
• Kiểm toàn bộ TK loại 6 tính giá thành 621,622,623,627.
• Lọc sổ cái tài khoản 152 đối chiếu với dự toán (Lọc Toàn bộ vật tư xuất ra cho công trình nào từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc để đối chiếu kiểm tra khớp dự toán yêu cầu hay không?)
• Mỗi công trình là bảng tổng hợp hoặc in chung. Căn cứ bảng này sẽ đối chiếu với Bảng tổng hợp nguyên vật liệu của dự toán nếu vượt sẽ bị xuất toàn, thiếu không sao nhưng DN lãi sẽ phải nộp thuế
• Lọc luôn vật tư của từng giai đoạn thi công, nhân công, sản xuất chung, máy thi công chi tiết
• Phần vượt sẽ xuất toán toàn bộ giá vốn của phần vượt truy lại thuế TNDN, Phạt chậm nộp 20% và tiền chậm nộp 0.03%/ngày.

4. Một số điểm cần chú ý trong khi làm việc với đoàn thanh tra thuế

- Chuẩn bị hồ sơ trước khi đoàn thanh tra đến

Kiểm tra và sắp xếp hồ sơ khoa học

• Hồ sơ cần được phân loại theo từng nhóm: hóa đơn - chứng từ, hợp đồng kinh tế, bảng lương, bảo hiểm xã hội, tờ khai thuế, báo cáo tài chính.
• Chuẩn bị bản mềm song song với bản cứng để dễ dàng truy xuất khi cần.

Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các tài liệu trước khi trình đoàn thanh tra.

• Rà soát nội bộ trước khi thanh tra làm việc
• Tổ chức kiểm tra chéo nội bộ để phát hiện sai sót trước. Nếu có vấn đề, hãy điều chỉnh hoặc chuẩn bị phương án giải trình hợp lý.
• Kiểm tra công nợ, doanh thu, khấu hao, chi phí nhân công để đảm bảo số liệu khớp giữa sổ sách và thực tế.

- Phân công nhân sự có chuyên môn tiếp đoàn thanh tra

Lựa chọn nhân sự phù hợp: Phân công kế toán trưởng hoặc người có nắm rõ số liệu kế toán, thuế để trực tiếp trao đổi với thanh tra; Cử nhân sự có kinh nghiệm để hỗ trợ, đảm bảo câu trả lời nhất quán, tránh mâu thuẫn giữa các bên.

Hỗ trợ nhanh chóng khi đoàn thanh tra yêu cầu: Nếu đoàn thanh tra cần tài liệu gì, kế toán viên phải biết hồ sơ nằm ở đâu và cung cấp nhanh chóng. Tránh để đoàn thanh tra phải chờ lâu vì có thể gây nghi ngờ về tính minh bạch của doanh nghiệp.

- Giữ thái độ hợp tác, tránh đối đầu

• Thái độ lịch sự, chuyên nghiệp
• Luôn giữ thái độ điềm tĩnh, hợp tác, không tranh cãi gay gắt.
• Nếu có vấn đề chưa rõ, có thể đề nghị tra soát lại trước khi đưa ra câu trả lời chính thức, tránh bị động hoặc lúng túng
• Không nên trả lời qua loa hoặc đoán mò khi chưa chắc chắn. Nếu cần, đề nghị thêm thời gian để kiểm tra.
• Tránh cung cấp hồ sơ ngoài phạm vi yêu cầu nếu không liên quan đến nội dung thanh tra.

- Nếu có sai sót, nên giải trình rõ ràng, tránh gây hiểu lầm

• Thẳng thắn thừa nhận sai sót nếu có: Nếu phát hiện lỗi, nên tự nhận trách nhiệm và giải thích rõ nguyên nhân, đồng thời đề xuất phương án khắc phục; Đối với lỗi nhỏ, có thể đề nghị điều chỉnh ngay tại thời điểm làm việc để tránh bị xử phạt nặng hơn.
• Giải trình chi tiết, kèm theo bằng chứng: Khi giải trình, cần dựa trên quy định pháp luật, tránh lý giải cảm tính.
• Chuẩn bị các văn bản hướng dẫn, quy định của pháp luật để đối chiếu khi có tranh luận về cách hiểu luật.

- Một số lưu ý quan trọng khác

• Không ký kết biên bản ngay lập tức nếu chưa kiểm tra kỹ nội dung.
• Nếu chưa đồng ý với kết luận thanh tra, có quyền yêu cầu giải trình thêm hoặc khiếu nại.
• Nếu có tình huống phức tạp, có thể tham vấn ý kiến chuyên gia thuế hoặc luật sư để có phương án xử lý phù hợp.

Thanh tra thuế là một phần không thể tránh khỏi đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực xây dựng với nhiều giao dịch tài chính phức tạp. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, nắm rõ quy định pháp luật và hợp tác minh bạch với cơ quan thuế sẽ giúp công ty xây dựng giảm thiểu rủi ro, tránh bị phạt và bảo vệ uy tín doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: KHÓA HỌC KẾ TOÁN XÂY DỰNG

------------------------------

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp, khóa học kế toán thuế cho người mới bắt đầu, khóa học kế toán quản trị, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích tài chính doanh nghiệp, khóa học chứng chỉ kế toán trưởng, khóa học kế toán cho chủ doanh nghiệp... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán online/offline của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh 

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học hành chính nhân sự online/offline, khóa học xuất nhập khẩu TPHCM, Hà Nội, online chất lượng tốt nhất hiện nay.

 Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM