Cách sử dụng hàm Subtotal trong Excel

Hàm Subtotal đặc biệt có giá trị với Kế toán khi sử dụng Excel. Đây là một hàm tính tổng linh hoạt.

Bài viết dưới đây, đội ngũ giảng viên của lớp học kế toán thực hành tại Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết ý nghĩa và cách sử dụng hàm Subtotal vận dụng vào kế toán trong Excel.

>>> Xem thêm: Hàm Vlookup trong Excel - Ý nghĩa và cú pháp

1. Ý nghĩa hàm Subtotal vận dụng vào kế toán trong Excel

Hàm Subtotal là hàm tính tổng cho một nhóm trong danh sách tùy theo đối số.

Trong kế toán, có thể vận dụng hàm Subtotal để tính các tổng sau:

  • Tính tổng cho từng tài khoản cấp 1
  • Tính tổng số phát sinh trong kỳ
  • Tính tổng tiền tồn cuối ngày

2. Cú pháp hàm Subtotal

= SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,...)

Trong đó:

  • Function_numlà các con số từ 1 đến 11 (hay có thêm 101 đến 111 trong phiên bản Excel 2003, 2007) qui định hàm nào sẽ được dùng để tính toán trong subtotal
  • Ref1, ref2,...là các vùng địa chỉ tham chiếu mà bạn muốn thực hiện phép tính trên đó.

Bảng giá trị các đối số:

 

Tức là nếu đối số là 1 thì lúc này hàm subtotal hoạt động như hàm average, đối số là 2 hàm subtotal hoạt động như hàm count.

Trong kế toán, thường dùng đối số 9 để tính tổng.

Chú ý:

  • Nếu trong các đối số ref1, ref2,….có hàm subtotal khác thì các hàm lồng này sẽ bị bỏ qua không được tính để tránh trường hợp tính toán 2 lần.
  • Đối số function_num nếu từ 1 đến 11 thì hàm SUBTOTAL tính toán bao gồm cả các giá trị ẩn trong tập số liệu (hàng ẩn). Đối số function_num nếu từ 101 đến 111 thì hàm SUBTOTAL chỉ tính toán cho các giá trị không ẩn trong tập số liệu (bỏ qua các giá trị ẩn).
  • Hàm SUBTOTAL sẽ bỏ qua không tính toán tất cả các hàng bị ẩn bởi lệnh Filter (Auto Filter) không phụ thuộc vào đối số function_num được dùng.
  • Hàm SUBTOTAL chỉ để tính toán cho các cột số liệu theo chiều dọc, không tính theo chiều ngang.
  • Nếu dữ liệu tham chiếu dạng 3-D thì hàm SUBTOTAL báo lỗi #VALUE!.

Thực trạng sử dụng hàm subtotal trong công việc thực tế

Hàm Subtotal gồm tổng hợp chức năng của tới hơn chục function_num
Thực tế áp dụng trong công việc đa số chỉ ử dụng một vài hàm thông thường như: Tính tổng, tìm giá trị trung bình, nhỏ nhất, lớn nhất,...Còn mấy hàm hư var, product thì ít dùng và không biết đến, chỉ có những bạn làm những công việc liên quan đến phân tích xác suất hay toán học phức tạp sẽ cần đến

Nếu chỉ đơn thuần để tính tổng, tìm giá trị nhỏ nhất, lớn nhất thì người ta thường sử dụng các hàm đơn lẻ như SUM, MAX, MIN dễ sử dụng và ít đối số
Vậy sử dụng Subtotal có điều gì nổi trội hơn các hàm đơn lẻ kia

Điểm nổi trội của hàm Subtotal khi dùng với Autofilter

Dưới đây là danh sách 2 nhà cung cấp A, B với số lượng kh nhau
Bình thường nếu muốn tính tổng, giá trị nhỏ nhất hay lớn nhất đơn giản ta chỉ cần dùng hàm SUM, MIN, MAX
Nhưng ta vẫn còn sự lựa chọn khác đó là dùng hàm subtotal với các function_num là 9 (sum), 5 (min, 4 (max)

Hàm Subtotal trong Excel

Hàm SUBTOTAL trong Excel là một hàm rất linh hoạt nhưng cũng khá khó sử dụng trong Excel với việc sử dụng các hằng số function để triệu tập lệnh. Nhưng ưu điểm của nó là bạn cũng có thể sửa lại phép tính một cách dễ dàng hơn bằng cách thay lại hằng số function cho nó. Và cùng với công cụ hỗ trợ tính toán Subtotal, các bạn có thể dễ dàng tính toán với các yêu cầu phức tạp hơn so với việc sử dụng các phép tính toán thông thường mà hàm Subtotal hỗ trợ. Học kế toán ở đâu tốt tphcm

Hàm SUBTOTAL cũng là 1 trong những hàm tính toán khá thông dụng và được sử dụng nhiều trong Excel, nó cũng là hàm khá phổ biến trong kế toán, bên cạnh đó, việc kết hợp với các hàm như hàm Vlookup, hàm Hlookup giúp cho hàm SubTotal trở lên linh hoạt hơn.

Tags: subtotal excel 2010, hàm subtotal 103, hàm subtotal bị lỗi, cách sử dụng data subtotal, hàm subtotal khác gì hàm sum, hàm subtotal nâng cao, bỏ subtotal trong excel, lọc và tính tổng trong excel

 KẾ TOÁN LÊ ÁNH

  Chuyên đào tạo các khóa học kế toán thực hành và làm dịch vụ kế toán thuế trọn gói tốt nhất thị trường

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)

Trung tâm Lê Ánh hiện có đào tạo các khoá học kế toán và khoá học xuất nhập khẩu cho người mới bắt đầu và khoá học chuyên sâu, để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.88.55 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

 

Cách sử dụng hàm Subtotal trong Excel