Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Học kế toán cần nắm vững cách hạch toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương để phục vụ doanh nghiệp. Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết cách hạch toán tiền lương theo quy định mới nhất.

>> Xem thêm: học kế toán tổng hợp

1. Nguyên tắc hạch toán tiền lương

Tiền lương là khoản chi phí quan trọng trong doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và quyền lợi của người lao động. Khi hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Đúng quy định pháp luật: Việc hạch toán tiền lương phải tuân thủ theo Bộ luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Phản ánh đầy đủ, chính xác: Kế toán cần ghi nhận đúng số tiền lương, phụ cấp, thưởng và các khoản trích theo lương mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động.

Tính toán chính xác các khoản trích theo lương: Bao gồm các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ), áp dụng theo tỷ lệ do nhà nước quy định.

Phân bổ chi phí hợp lý: Tiền lương phải được phân bổ vào các khoản mục chi phí phù hợp như chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp.

Bài viết tham khảo: Lương Cơ Bản Là Gì? Cập Nhật Mức Lương Cơ Bản Mới Nhất

Tách bạch giữa tiền lương và các khoản trích theo lương:

Tiền lương thực nhận: Số tiền thực tế người lao động nhận được sau khi trừ các khoản bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Các khoản trích theo lương: Doanh nghiệp có nghĩa vụ đóng góp các khoản bảo hiểm cho người lao động theo quy định.

Lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ: Việc hạch toán tiền lương cần dựa trên bảng chấm công, hợp đồng lao động, quyết định lương thưởng và các chứng từ liên quan khác.

Việc thực hiện đúng nguyên tắc hạch toán tiền lương sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt quỹ lương, đảm bảo quyền lợi của người lao động và tuân thủ quy định của pháp luật.

Ví dụ: Lương trả cho nhân viên bán hàng được tính vào chi phí bán hàng, lương trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, lương trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm tính vào chi phí sản xuất dở dang

2. Chứng từ kế toán tiền lương

Chứng từ kế toán tiền lương là cơ sở pháp lý để ghi nhận, kiểm soát và hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp. Việc lập và lưu trữ chứng từ đầy đủ giúp kế toán đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ quy định pháp luật.

Các loại chứng từ kế toán tiền lương quan trọng

• Bảng chấm công

Ghi nhận ngày công thực tế của từng nhân viên.

Dùng để tính lương theo thời gian hoặc làm căn cứ xác định số giờ làm thêm, nghỉ phép.

• Hợp đồng lao động

Là cơ sở xác định mức lương, chế độ phúc lợi và các điều khoản liên quan giữa doanh nghiệp và người lao động.

Hợp đồng có thể là xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn.

• Bảng lương

Tổng hợp số tiền lương, phụ cấp, thưởng, khấu trừ bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân của từng nhân viên.

Là căn cứ để doanh nghiệp thanh toán lương và hạch toán chi phí tiền lương.

• Bảng thanh toán tiền lương

Xác nhận số tiền lương thực nhận của từng nhân viên sau khi đã trừ các khoản khấu trừ.

Có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.

• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Ghi nhận số thuế thu nhập cá nhân mà người lao động phải nộp (nếu có).

Doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai và nộp thuế thay cho nhân viên theo quy định.

• Chứng từ trích nộp các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn

Bao gồm các khoản trích theo lương như:

✔ Bảo hiểm xã hội (BHXH)

✔ Bảo hiểm y tế (BHYT)

✔ Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)

✔ Kinh phí công đoàn (KPCĐ)

Doanh nghiệp phải lập chứng từ để hạch toán và nộp cho cơ quan bảo hiểm theo quy định.

Bài viết tham khảo: Mức Phạt Không Đóng Kinh Phí Công Đoàn 2025 Là Bao Nhiêu?

• Giấy đề nghị tạm ứng lương (nếu có)

Dùng trong trường hợp nhân viên đề nghị tạm ứng lương trước kỳ thanh toán chính thức.

Cần có sự phê duyệt của cấp quản lý trước khi thực hiện.

Bài viết tham khảo: Khoá học kế toán tổng hợp thực hành online 

• Phiếu chi, Ủy nhiệm chi

Nếu doanh nghiệp thanh toán lương bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu chi có đầy đủ chữ ký của người nhận.

Nếu thanh toán qua ngân hàng, doanh nghiệp sử dụng ủy nhiệm chi để thực hiện giao dịch.

Việc lập và quản lý chứng từ kế toán tiền lương đầy đủ, chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót, đảm bảo quyền lợi của người lao động và tuân thủ quy định kế toán, thuế.

3. Tài khoản sử dụng

a. Tài khoản hạch toán tiền lương: 

Trong kế toán, việc ghi nhận tiền lương phải trả cho người lao động được thực hiện thông qua Tài khoản 334 – Phải trả người lao động.

🔹 Tài khoản 334 – Phải trả người lao động

Chức năng: Dùng để phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, phụ cấp, thưởng và các khoản thu nhập khác phải trả cho người lao động.

Ghi nhận các khoản đã chi trả hoặc còn phải thanh toán cho nhân viên.

Kết cấu tài khoản 334:

Bên Có:

Số tiền lương, phụ cấp, thưởng phải trả cho người lao động.

Các khoản khấu trừ vào lương (bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân,...).

Bên Nợ:

Số tiền lương đã thanh toán cho người lao động.

Số tiền bảo hiểm, thuế TNCN đã khấu trừ nộp cho cơ quan nhà nước.

Số dư Có: Phản ánh số tiền lương còn phải trả cho người lao động.

📌 Hạch toán tiền lương phải trả cho người lao động:

Khi tính lương phải trả cho nhân viên:

Nợ TK 622, 627, 641, 642 (Tùy thuộc vào bộ phận chi phí)

Có TK 334 – Phải trả người lao động

Khi thanh toán lương cho nhân viên:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có TK 111, 112 (Tiền mặt hoặc chuyển khoản)

Khi khấu trừ thuế TNCN hoặc bảo hiểm từ lương nhân viên:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có TK 3335 – Thuế TNCN (Nếu có)

Có TK 3383, 3384, 3385 (Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp)

Tài khoản 334 giúp doanh nghiệp theo dõi công nợ phải trả cho người lao động một cách chính xác, hỗ trợ việc kiểm soát tài chính và đảm bảo minh bạch trong quản lý tiền lương.

b.Tài khoản hạch toán các khoản trích theo lương:

Khi hạch toán các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn), kế toán sử dụng Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác và các tài khoản chi phí tương ứng.

🔹 Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác

Chức năng: Phản ánh các khoản trích theo lương mà doanh nghiệp và người lao động phải nộp cho cơ quan nhà nước.

Gồm các tài khoản chi tiết sau:

Kết cấu tài khoản 338:

Bên Có:

Trích bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp, kinh phí công đoàn theo lương.

Trích bảo hiểm phần doanh nghiệp phải đóng.

Bên Nợ:

Khi doanh nghiệp thực hiện nộp các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn cho cơ quan quản lý.

Khi thanh toán các khoản bảo hiểm cho người lao động (nếu có).

Việc hạch toán chính xác các khoản trích theo lương giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi của người lao động, tuân thủ quy định pháp luật và kiểm soát tốt chi phí nhân sự.

4. Cách hạch toán tiền lương

Bài viết liên quan: Cách Xây Dựng Thang Bảng Lương Theo Quy Định Mới Nhất

Nếu có gì chưa hiểu về kế toán tiền lương, các bạn vui lòng để lại tin nhắn hoặc comment bên dưới bài viết để Kế toán Lê Ánh giải đáp các thắc mắc. Hoặc các bạn hãy tham gia khóa học Kế toán tổng hợp tại Kế toán Lê Ánh để làm tốt hơn các công việc của kế toán. 

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

Hiện tại trung tâm Lê Ánh đang đào tạo các khoá học kế toán và khoá học xuất nhập khẩu tại Hà Nội và TPHCM, để biết thêm thông tin chi tiết về các khoá học này, bạn vui lòng liên hệ theo số hotline: 0904.84.88.55 hoặc truy cập website: https://ketoanleanh.edu.vn/