Kinh Phí Công Đoàn Là Gì? Cách Tính Và Hạch Toán Chi Tiết

Kinh phí công đoàn là một trong những quỹ tài chính quan trọng trong hoạt động của tổ chức công đoàn. Tuy nhiên, việc xác định kinh phí công đoàn và cách hạch toán chính xác là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn. Bài viết này Kế toán Lê Ánh sẽ cung cấp cho bạn kiến thức chi tiết về kinh phí công đoàn, cách tính, và hướng dẫn hạch toán để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp.

1. Kinh phí công đoàn là gì? Vai trò và mục đích của kinh phí công đoàn

Kinh phí công đoàn là số tiền mà người sử dụng lao động đóng góp hàng tháng, dựa trên quỹ lương đóng bảo hiểm xã hội của người lao động trong doanh nghiệp. Khoản kinh phí này được phân bổ để tài trợ cho các hoạt động của công đoàn, kể cả đối với những người lao động không tham gia công đoàn, nhằm đảm bảo quyền lợi công bằng cho tất cả người lao động trong doanh nghiệp.

Vai trò của kinh phí công đoàn:

Bảo vệ quyền lợi của người lao động: Kinh phí công đoàn tạo nguồn lực cho các hoạt động hỗ trợ người lao động, như bảo vệ quyền lợi hợp pháp, tổ chức các hoạt động nâng cao đời sống văn hóa tinh thần, và giải quyết các tranh chấp lao động.

Thúc đẩy phúc lợi cho người lao động: Nhờ kinh phí công đoàn, công đoàn có thể tổ chức các hoạt động phúc lợi, bao gồm hỗ trợ tài chính trong các trường hợp khó khăn, đau ốm, tai nạn, hoặc tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao nhằm tăng cường tinh thần đồng đội.

Duy trì mối quan hệ lao động hài hòa: Kinh phí công đoàn tạo điều kiện cho các hoạt động trao đổi, giải quyết vướng mắc giữa người lao động và người sử dụng lao động, giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực và gắn kết.

Mục đích của kinh phí công đoàn:

Kinh phí công đoàn không chỉ hỗ trợ cho các hoạt động bảo vệ người lao động mà còn đóng góp vào sự phát triển của chính doanh nghiệp, bao gồm:

Tăng cường phúc lợi xã hội: Công đoàn sử dụng kinh phí này để nâng cao chất lượng cuộc sống cho người lao động, góp phần vào việc tạo dựng môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả.

Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Việc tuân thủ đúng các quy định về kinh phí công đoàn giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý liên quan đến lao động và phúc lợi.

Đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính: Các khoản kinh phí này, khi được quản lý tốt, góp phần tạo uy tín cho doanh nghiệp trong việc quan tâm và đảm bảo quyền lợi của người lao động.

2. Quy định về kinh phí công đoàn

Kinh phí công đoàn là nguồn tài trợ cho hoạt động đoàn ở các cấp và theo pháp luật hiện hành thì kinh phí công đoàn được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương mà đơn vị sử dụng lao động phải trả cho người lao động. Khi trích kinh phí này thì ½ sẽ được nộp cho công đoàn cấp trên và ½ để lại cho hoạt động công đoàn ở doanh nghiệp.

Các đối tượng phải đóng kinh phí công đoàn một phần hoặc toàn bộ vào tài khoản ngân sách nhà nước, phương thức đóng: hàng tháng một lần, cùng thời điểm mà người lao động và người sử dụng phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Người sử dụng trách nhiệm nộp khoản tiền phí công đoàn tới Liên đoàn lao động cấp quận( bao gồm: quận, huyện) nơi Doanh nghiệp/tổ chức/đơn vị đang đặt trụ sở hoạt động.

Giám đốc có phải đóng kinh phí công đoàn không?

Theo quy định hiện hành, giám đốc doanh nghiệp vẫn phải đóng kinh phí công đoàn nếu họ thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Cụ thể:

Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội: Nếu giám đốc là người lao động và tham gia đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc (thường xảy ra với giám đốc làm thuê), họ sẽ thuộc diện đóng kinh phí công đoàn giống như các nhân viên khác trong doanh nghiệp. Mức đóng kinh phí công đoàn dựa trên quỹ lương mà giám đốc đã đóng bảo hiểm xã hội.

Trường hợp giám đốc là chủ doanh nghiệp: Nếu giám đốc là chủ doanh nghiệp, họ không bắt buộc phải tham gia bảo hiểm xã hội cho chính mình và do đó, không cần phải đóng kinh phí công đoàn. Đây thường là trường hợp các giám đốc của doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ.

Như vậy, việc giám đốc có phải đóng kinh phí công đoàn hay không phụ thuộc vào việc họ có tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc hay không.

>>> Xem thêm: Bảng Thanh Toán Tiền Lương - Tổng Hợp Mẫu Và Cách Lập

3. Mức đóng kinh phí công đoàn

Theo Điều 23 Quyết định 1908/QĐ-TLĐ năm 2016, mức đóng đoàn phí công đoàn được thực hiện như sau:

- Đoàn viên ở công đoàn cơ sở cơ quan, tổ chức, đơn vị hưởng lương theo bảng lương, bậc lương do Nhà nước quy định:

Mức đóng hàng tháng = 1% x Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH

Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH là tiền lương cấp bậc, chức vụ, lương theo hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc và các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nghề.

- Đoàn viên ở công đoàn cơ sở doanh nghiệp nhà nước (cả công đoàn Công ty cổ phần nhà nước giữ cổ phần chi phối):

Mức đóng hàng tháng = 1% x Tiền lương thực lĩnh

Trong đó:

+ Tiền lương thực lĩnh: Tiền lương đã khấu trừ tiền đóng khấu trừ tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân của đoàn viên.

+ Mức đóng đoàn phí tối đa = 10% x Mức lương cơ sở = 149.000 đồng/tháng (Mức lương cơ sở hiện nay là 1,49 triệu đồng/tháng).

- Đoàn viên ở công đoàn cơ sở doanh nghiệp ngoài nhà nước:

Mức đóng hàng tháng = 1% x Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH

Mức đóng đoàn phí tối đa = 10% x Mức lương cơ sở = 149.000 đồng/tháng.

- Trường hợp khó xác định tiền lương làm căn cứ đóng đoàn phí hoặc đoàn viên không phải đóng BHXH:

Mức đóng ấn định thấp nhất = 1 % x Mức lương cơ sở = 14.900 đồng/tháng

- Trường hợp không phải đóng đoàn phí:

Đoàn viên công đoàn hưởng trợ cấp BHXH từ 01 tháng trở lên đang trong thời gian hưởng trợ cấp;

Đoàn viên công đoàn trong thời gian không có việc làm, không có thu nhập, nghỉ việc riêng từ 01 tháng trở lên không hưởng tiền lương.

4. Kinh phí công đoàn có bắt buộc không?

Có, kinh phí công đoàn là bắt buộc đối với các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động, theo quy định tại Luật Công đoàn. Dù người lao động trong doanh nghiệp có tham gia công đoàn hay không, người sử dụng lao động vẫn phải trích nộp kinh phí công đoàn theo quy định pháp luật.

Điều kiện và trường hợp phải đóng kinh phí công đoàn:

• Doanh nghiệp có sử dụng lao động: Tất cả các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động và có người lao động thuộc diện đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc đều phải trích nộp kinh phí công đoàn.
• Mức đóng: Kinh phí công đoàn được trích nộp dựa trên 2% tổng quỹ lương đóng bảo hiểm xã hội của người lao động trong doanh nghiệp.
• Thời gian nộp: Kinh phí công đoàn phải được trích lập và nộp hàng tháng hoặc định kỳ theo quy định, nhằm đảm bảo duy trì các hoạt động của tổ chức công đoàn.

Các đối tượng không thuộc diện đóng bắt buộc kinh phí công đoàn:

• Doanh nghiệp không có lao động tham gia bảo hiểm xã hội: Nếu doanh nghiệp không có người lao động thuộc diện đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc (như các doanh nghiệp gia đình nhỏ lẻ không ký hợp đồng lao động hoặc không trả lương), thì không phải đóng kinh phí công đoàn.
• Chủ doanh nghiệp không đóng bảo hiểm xã hội cho chính mình: Trường hợp chủ doanh nghiệp là cá nhân và không tham gia bảo hiểm xã hội cho bản thân thì không phải đóng kinh phí công đoàn.
• Cơ quan, tổ chức không có công đoàn: Mặc dù các doanh nghiệp, tổ chức phải đóng kinh phí công đoàn kể cả khi không có công đoàn cơ sở, nhưng trong một số trường hợp đặc biệt và quy định riêng biệt, nếu doanh nghiệp không thuộc diện bắt buộc đóng kinh phí công đoàn thì có thể miễn trừ.

5. Cách trích và sử dụng kinh phí công đoàn

Mức trích nộp kinh phí công đoàn theo luật hiện hành:

Điều 5 Nghị định 191/2013/NĐ-CP quy định mức đóng kinh phí công đoàn của doanh nghiệp như sau:

Mức đóng = 2% x Quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động

Trong đó: Quỹ tiền lương này được xác định như sau: Là tổng mức tiền lương của những người lao động thuộc đối tượng phải đóng BHXH.

Riêng với đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân: Quỹ tiền lương là tổng mức tiền lương của những cán bộ, công nhân viên chức quốc phòng, lao động làm việc hưởng lương trong các nhà máy, doanh nghiệp, đơn vị; cán bộ, công nhân, viên chức, lao động làm việc hưởng lương trong các doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị khoa học-kỹ thuật, sự nghiệp và phục vụ trong Công an nhân dân.

Cách sử dụng kinh phí công đoàn như thế nào để hợp lý?

Để sử dụng kinh phí công đoàn một cách hợp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật, đồng thời triển khai các hoạt động thiết thực và ý nghĩa cho người lao động. Dưới đây là một số gợi ý về cách sử dụng kinh phí công đoàn sao cho hợp lý và hiệu quả:

- Chi vào các hoạt động bảo vệ quyền lợi người lao động

• Kinh phí công đoàn có thể được dùng để giải quyết tranh chấp lao động, hỗ trợ người lao động bảo vệ quyền lợi khi gặp phải các vấn đề về lương, bảo hiểm, và điều kiện làm việc.
• Tổ chức tư vấn, hỗ trợ pháp lý cho người lao động khi cần thiết, giúp họ hiểu rõ hơn về quyền và nghĩa vụ của mình.

- Hỗ trợ phúc lợi và đời sống cho người lao động

• Sử dụng kinh phí công đoàn để cung cấp các khoản hỗ trợ khi người lao động gặp khó khăn (như đau ốm, tai nạn, thiên tai, dịch bệnh) hoặc hỗ trợ trong các dịp đặc biệt như Tết, nghỉ lễ.
• Tổ chức các chương trình phúc lợi cho người lao động như cấp phát quà, hỗ trợ tài chính, cung cấp suất ăn miễn phí hoặc giảm giá trong các dịp lễ, Tết.

- Hỗ trợ đào tạo và nâng cao kỹ năng cho người lao động

• Kinh phí công đoàn có thể được sử dụng để tài trợ các khóa học, buổi đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng nghề nghiệp và kiến thức của người lao động, giúp họ phát triển năng lực và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
• Tổ chức các buổi hội thảo, trao đổi chuyên đề để chia sẻ kiến thức, cập nhật thông tin mới trong ngành, qua đó nâng cao trình độ chuyên môn.

- Minh bạch và công khai trong sử dụng kinh phí

• Để sử dụng kinh phí công đoàn hợp lý, cần đảm bảo minh bạch trong các khoản chi, công khai thông tin về việc sử dụng quỹ để người lao động nắm rõ và tham gia giám sát.
• Lập báo cáo chi tiêu định kỳ và cập nhật thông tin về tình hình sử dụng quỹ để đảm bảo mọi khoản chi đều hợp lý, tuân thủ đúng quy định.

6. Hạch toán kinh phí công đoàn

- Trường hợp doanh nghiệp trích lập kinh phí công đoàn hàng tháng

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 3382 – Kinh phí công đoàn phải trả

- Trường hợp nộp kinh phí công đoàn cho công đoàn cấp trên

Nợ TK 3382 – Kinh phí công đoàn phải trả

Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng

- Trường hợp doanh nghiệp trích lập và nộp ngay kinh phí công đoàn cùng tháng

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 3382 – Kinh phí công đoàn phải trả

Nợ TK 3382 – Kinh phí công đoàn phải trả

Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng

- Trường hợp điều chỉnh số kinh phí công đoàn đã trích lập sai

Trường hợp trích thừa:

Nợ TK 3382 – Kinh phí công đoàn phải trả (số tiền thừa)

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tiền thừa)

Trường hợp trích thiếu:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tiền thiếu)

Có TK 3382 – Kinh phí công đoàn phải trả (số tiền thiếu)

- Trường hợp hoàn trả kinh phí công đoàn:

Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng

Có TK 3382 – Kinh phí công đoàn phải trả

7. Kinh phí công đoàn và đoàn phí

Kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn đều liên quan đến hoạt động của công đoàn nhưng có những điểm khác biệt quan trọng về đối tượng đóng, mục đích sử dụng và cách trích nộp. Dưới đây là sự phân biệt giữa hai loại phí này và mối quan hệ giữa chúng:

Mối quan hệ giữa kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn:

Kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn có mối quan hệ bổ trợ lẫn nhau trong việc duy trì hoạt động của công đoàn và bảo vệ quyền lợi cho người lao động:

• Bổ sung tài chính cho công đoàn: Kinh phí công đoàn (do doanh nghiệp đóng) và đoàn phí công đoàn (do đoàn viên đóng) đều là các nguồn tài chính chính của công đoàn, giúp công đoàn có đủ nguồn lực thực hiện các hoạt động.
• Phục vụ cho mục tiêu chung: Cả hai loại phí đều nhằm mục đích phục vụ quyền lợi của người lao động, với kinh phí công đoàn đảm bảo hoạt động của công đoàn cho tất cả lao động, còn đoàn phí chủ yếu phục vụ quyền lợi riêng cho các đoàn viên.
• Duy trì hoạt động công đoàn: Kinh phí công đoàn tạo nền tảng tài chính ổn định để duy trì hoạt động của công đoàn, còn đoàn phí giúp tăng cường các phúc lợi và hoạt động dành riêng cho đoàn viên công đoàn.

8. Kinh phí công đoàn nộp cho ai?

Kinh phí công đoàn được nộp cho công đoàn cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan quản lý công đoàn, tùy vào việc doanh nghiệp đã thành lập tổ chức công đoàn cơ sở hay chưa. Cụ thể như sau:

Doanh nghiệp có công đoàn cơ sở: Nếu doanh nghiệp đã thành lập công đoàn cơ sở, kinh phí công đoàn sẽ được nộp một phần cho công đoàn cơ sở để sử dụng trong các hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp, phần còn lại nộp lên công đoàn cấp trên theo tỷ lệ quy định.

Doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở: Trong trường hợp doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn cơ sở, toàn bộ kinh phí công đoàn sẽ được nộp cho công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý, thường là liên đoàn lao động cấp quận, huyện hoặc cấp tương đương.

Nơi nộp kinh phí: Kinh phí công đoàn thường được nộp trực tiếp tại trụ sở công đoàn cấp trên hoặc qua các kênh thanh toán mà công đoàn cấp trên quy định, có thể là tài khoản ngân hàng hoặc các phương thức thanh toán khác để đảm bảo đúng kỳ hạn nộp

9. Một số câu hỏi thường gặp về kinh phí công đoàn

Doanh nghiệp có bắt buộc phải đóng kinh phí công đoàn không?

Trả lời: Có. Theo quy định của Luật Công đoàn, tất cả doanh nghiệp có sử dụng lao động phải đóng kinh phí công đoàn, bất kể người lao động có tham gia tổ chức công đoàn hay không.

Khi nào thì doanh nghiệp phải bắt đầu đóng kinh phí công đoàn?

Trả lời: Doanh nghiệp phải đóng kinh phí công đoàn ngay khi bắt đầu có lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội. Kinh phí công đoàn được trích và nộp hàng tháng, thường cùng thời điểm nộp bảo hiểm xã hội.

Công ty có ít lao động thì có phải đóng kinh phí công đoàn không?

Trả lời: Có. Bất kể số lượng lao động, các doanh nghiệp đều phải đóng kinh phí công đoàn nếu có nhân sự thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội.

Nếu doanh nghiệp không có tổ chức công đoàn, có phải đóng kinh phí công đoàn không?

Trả lời: Có. Kinh phí công đoàn là khoản bắt buộc, doanh nghiệp phải đóng dù có hay không có tổ chức công đoàn. Khoản kinh phí này sẽ được nộp lên công đoàn cấp trên quản lý.

Hiểu rõ về kinh phí công đoàn là gì, cách tính và cách hạch toán chi tiết không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động, tạo dựng một môi trường làm việc tích cực và đoàn kết. Hy vọng rằng những kiến thức trong bài viết trên của Kế toán Lê Ánh sẽ hỗ trợ bạn trong việc xử lý nghiệp vụ này một cách chính xác và hiệu quả.

Xem thêm: 

• Bảng Thanh Toán Tiền Lương - Tổng Hợp Mẫu Và Cách Lập
• Mức tiền lương tháng đóng BHXH để hưởng lương hưu
• Những lưu ý về kế toán tiền lương khi thực hiện quyết toán thuế
• Cách kiểm tra chi phí tiền lương trước khi quyết toán thuế TNDN

------------------------------

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp, khóa học kế toán thuế cho người mới bắt đầu, khóa học kế toán quản trị, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích tài chính doanh nghiệp, khóa học chứng chỉ kế toán trưởng, khóa học kế toán cho chủ doanh nghiệp... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán online/offline của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh 

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học hành chính nhân sự online/offline, khóa học xuất nhập khẩu TPHCM, Hà Nội, online chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM