Giải Pháp Phần Mềm Kế Toán – Hóa Đơn – BHXH Cho Doanh Nghiệp

Bạn đang loay hoay lựa chọn phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, chữ ký số hay công cụ quản lý bán hàng? Mỗi phần mềm một nhà cung cấp, mỗi lần tích hợp lại phát sinh chi phí và rủi ro? Đừng để việc quản lý vận hành trở thành gánh nặng chỉ vì lựa chọn rời rạc.

Trong bài viết này, Kế toán Lê Ánh sẽ cùng bạn tìm hiểu bộ giải pháp phần mềm quản lý đồng bộ – giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ vận hành hiệu quả, tiết kiệm chi phí và dễ dàng mở rộng khi cần.

Giải pháp phần mềm kế toán - hóa đơn - BHXH - bán hàng và ký số

1. Vì sao doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ phần mềm kế toán – hóa đơn – BHXH?

Trong quá trình đào tạo và làm việc với rất nhiều học viên, doanh nghiệp vừa và nhỏ, chúng tôi nhận thấy một điều: phần lớn doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang trong giai đoạn mở rộng đều gặp khó khăn khi phải quản lý quá nhiều nghiệp vụ trên các công cụ rời rạc.

Nhiều người học xong kế toán, ra làm thực tế lại thấy lúng túng khi phải xử lý dữ liệu kế toán bằng phần mềm, đồng thời lại phải kê khai thuế, nộp BHXH, xuất hóa đơn điện tử... mà mỗi thứ lại một phần mềm riêng, không đồng bộ với nhau.

Những vướng mắc phổ biến mà học viên và doanh nghiệp thường gặp:

• Làm kế toán – thuế vẫn theo kiểu ghi tay hoặc Excel, dễ sai số, khó tổng hợp báo cáo đúng hạn.
• Gửi hồ sơ BHXH thủ công, phải đến cơ quan BHXH, tốn thời gian và công sức.
• Không có chữ ký số hoặc chưa biết cách dùng, dẫn đến việc không thể nộp tờ khai thuế, ký hóa đơn, khai bảo hiểm.
• Bán hàng trên nhiều kênh (Facebook, Zalo, website, sàn TMĐT...) nhưng không quản lý tập trung, dẫn đến rối loạn đơn hàng – kho – thu – chi.

Từ những nhu cầu rất thực tế như vậy, hiện nay nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, đã lựa chọn triển khai bộ phần mềm đồng bộ, bao gồm:

• Phần mềm kế toán
• Phần mềm hóa đơn điện tử
• Phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử
• Phần mềm chữ ký số từ xa
• Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, việc dùng phần mềm đồng bộ còn giúp kế toán dễ làm hơn, ít sai sót hơn, đặc biệt là khi cần đối soát dữ liệu, kiểm tra thuế, làm quyết toán cuối năm.

Nếu bạn là người đang học kế toán, mới mở doanh nghiệp, hay chuẩn bị làm kế toán tổng hợp cho một công ty nhỏ, thì việc hiểu rõ từng nhóm phần mềm cần triển khai là rất cần thiết. Phần tiếp theo của bài viết sẽ giúp bạn hình dung cụ thể các phần mềm nào nên có, từng phần mềm phục vụ cho mục đích gì, và cần lưu ý gì khi lựa chọn.

2. Nhóm phần mềm quản lý kế toán – thuế – hóa đơn điện tử

Đây là nhóm phần mềm cơ bản và gần như bắt buộc phải có đối với bất kỳ doanh nghiệp nào – dù là doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập hay đã hoạt động ổn định. Việc lựa chọn đúng phần mềm ngay từ đầu sẽ giúp kế toán làm việc dễ hơn, dữ liệu chuẩn hơn và tiết kiệm được nhiều thời gian khi kê khai thuế hoặc làm báo cáo định kỳ.

Phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Nhiều bạn sau khi học xong kế toán tổng hợp hay kế toán thuế thường thắc mắc: "Ra làm kế toán thì dùng phần mềm nào?" hoặc "Không dùng Excel nữa thì nên chuyển sang phần mềm nào dễ dùng?"

Thực tế hiện nay, phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ đã có rất nhiều lựa chọn, từ gói cơ bản đến nâng cao. Các phần mềm này hỗ trợ quản lý:

• Sổ sách kế toán: nhập liệu chứng từ, theo dõi doanh thu – chi phí – công nợ
• Báo cáo thuế: Tự động kết xuất tờ khai thuế GTGT, TNCN, TNDN
• Kết nối với hóa đơn điện tử và phần mềm bán hàng (nếu cần)

Ngoài ra, một số phần mềm còn có thêm chức năng quản lý thu nhập cá nhân, giúp tính toán thuế TNCN cho nhân viên, lập bảng kê và xuất file XML phục vụ quyết toán.

Lưu ý khi chọn phần mềm kế toán:

• Chọn gói phù hợp với quy mô doanh nghiệp (về số lượng chứng từ, nhân viên)
• Ưu tiên phần mềm có giao diện thân thiện, dễ thao tác nếu doanh nghiệp không có bộ phận IT
• Nếu có thể, nên dùng phần mềm kế toán có kết nối với hóa đơn điện tử, để không phải nhập liệu thủ công từ 2 bên

Phần mềm hóa đơn điện tử – giải pháp tuân thủ và tiết kiệm

Từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc với hầu hết doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc, trung tâm nhận thấy nhiều học viên vẫn gặp khó khăn khi:

• Chưa hiểu rõ quy trình lập và ký hóa đơn điện tử
• Xuất hóa đơn bằng phần mềm riêng, không kết nối với kế toán → dễ lệch dữ liệu
• Gặp lỗi khi gửi hóa đơn cho cơ quan thuế hoặc khách hàng

Một phần mềm hóa đơn điện tử tốt cần đảm bảo:

• Lập hóa đơn nhanh, mẫu hóa đơn dễ tùy chỉnh
• Có chức năng ký điện tử ngay trong phần mềm
• Kết nối được với phần mềm kế toán, để xuất hóa đơn ngay từ chứng từ bán hàng
• Tra cứu, tìm kiếm hóa đơn dễ dàng, hỗ trợ gửi hóa đơn qua email/Zalo cho khách

Hiện nay, phần mềm hóa đơn điện tử thường đi kèm theo các gói kế toán hoặc có thể mua riêng. Điều quan trọng là bạn nên chọn phần mềm phù hợp với tần suất phát hành hóa đơn của doanh nghiệp, không nhất thiết phải chọn bản đắt tiền nếu lượng hóa đơn ít.

Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ đi vào nhóm phần mềm hỗ trợ nhân sự – bảo hiểm xã hội – tiền lương – lĩnh vực đang ngày càng được số hóa mạnh mẽ và cũng là "nỗi lo thường trực" của nhiều kế toán tổng hợp. Nếu bạn đang chuẩn bị khai báo BHXH điện tử hay cần làm quyết toán lương – hãy tiếp tục theo dõi nhé.

3. Nhóm phần mềm nhân sự – bảo hiểm xã hội điện tử

Quản lý hồ sơ nhân sự và khai báo BHXH luôn là phần việc dễ bị "ngại đụng" đối với nhiều bạn làm kế toán, đặc biệt là ở các doanh nghiệp nhỏ, nơi kế toán thường kiêm cả nhân sự – tiền lương – bảo hiểm.

Nếu thực hiện thủ công, bạn phải lập tờ khai trên giấy, ra tận cơ quan BHXH nộp hồ sơ, rồi chờ phản hồi. Việc này không chỉ mất thời gian mà còn rất dễ sai sót, thiếu mẫu, thiếu thông tin.

Phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử (gói theo số lượng lao động)

Hiện nay, đã có các phần mềm cho phép doanh nghiệp kê khai BHXH hoàn toàn online, từ đăng ký mới lao động, báo tăng – báo giảm, điều chỉnh tiền lương, đến lập hồ sơ chốt sổ, thai sản, ốm đau...

Tùy theo số lượng lao động, các phần mềm thường chia thành các gói nhỏ (ví dụ: gói dưới 30 người, từ 30–100 người, hoặc không giới hạn). Nếu doanh nghiệp có dưới 100 lao động, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn gói phần mềm đơn giản, đủ chức năng, dễ sử dụng mà không cần đầu tư hệ thống phức tạp.

Một số tính năng nổi bật thường có trong phần mềm BHXH điện tử:

• Kê khai và nộp hồ sơ BHXH điện tử (XML)
• Kết nối trực tiếp với Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam
• Tra cứu mã số BHXH, quá trình đóng, thông tin người lao động
• Nhận phản hồi hồ sơ từ cơ quan BHXH ngay trên phần mềm

Đồng bộ dữ liệu với bảng lương – kế toán

Ở nhiều doanh nghiệp, kế toán lương và khai báo BHXH là hai phần việc riêng rẽ. Tuy nhiên, nếu phần mềm nhân sự – BHXH có kết nối với phần mềm kế toán hoặc phần mềm tiền lương, bạn có thể:

• Lập bảng lương → đổ trực tiếp số liệu sang tờ khai BHXH
• Hạn chế nhầm lẫn giữa bảng lương thực tế và mức đóng BHXH
• Tự động tính toán phần bổ sung (thai sản, nghỉ việc, ốm đau...)

Việc sử dụng phần mềm đồng bộ giúp giảm thiểu rủi ro khi quyết toán lương, tiết kiệm thời gian nhập lại dữ liệu và tạo sự nhất quán giữa các bộ phận kế toán – nhân sự.

Nếu bạn đang làm kế toán tổng hợp và phải phụ trách cả phần bảo hiểm, thì việc sử dụng phần mềm BHXH điện tử là giải pháp gần như bắt buộc – không chỉ để tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo hồ sơ đúng chuẩn, dễ kiểm soát khi cơ quan BHXH kiểm tra.

4. Nhóm phần mềm chữ ký số – ký điện tử từ xa

Khi bắt đầu làm việc với cơ quan thuế, BHXH, ngân hàng hoặc phát hành hóa đơn điện tử, chữ ký số là công cụ không thể thiếu. Không có chữ ký số, bạn sẽ không thể nộp tờ khai thuế, không gửi hồ sơ BHXH online hay ký phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ.

Tuy nhiên, rất nhiều học viên và doanh nghiệp mới vẫn còn mơ hồ về khái niệm chữ ký số, chưa biết nên dùng loại nào, có cần USB không, hay hiện nay có giải pháp ký từ xa nào tiện hơn không.

Chữ ký số từ xa – giải pháp hiện đại, không cần USB

Thay vì phải mang theo USB Token, hiện nay đã có giải pháp chữ ký số từ xa (remote signing) giúp bạn ký văn bản, tờ khai, hóa đơn… ngay trên điện thoại hoặc trình duyệt web, hoàn toàn không cần thiết bị phần cứng.

Đây là lựa chọn rất phù hợp với:

• Doanh nghiệp có lãnh đạo thường xuyên di chuyển, cần ký nhanh mà không ở văn phòng
• Cá nhân ký hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ BHXH mà không muốn phụ thuộc vào 1 máy tính cố định
• Những người làm dịch vụ kế toán, cần quản lý nhiều chữ ký số cho nhiều doanh nghiệp khác nhau

Một số gói phần mềm chữ ký số từ xa hiện nay còn phân loại rõ:

• Gói dành cho doanh nghiệp (nhiều người ký, phân quyền nội bộ)
• Gói dành cho cá nhân (ký chứng từ, hợp đồng, BHXH cá nhân…)

Với giải pháp này, bạn có thể ký mọi lúc, mọi nơi – không cần cắm USB, không lo quên thiết bị.

Chữ ký số USB Token – lựa chọn phổ biến và tiết kiệm

Ngoài chữ ký số từ xa, chữ ký số USB Token vẫn là lựa chọn phổ biến, đặc biệt với:

• Doanh nghiệp nhỏ, ít giao dịch điện tử
• Người làm dịch vụ kế toán muốn tiết kiệm chi phí
• Doanh nghiệp chỉ cần ký tờ khai thuế, BHXH hoặc hóa đơn vài lần mỗi tháng

Loại chữ ký số này có giá mua hoặc gia hạn khá hợp lý, thao tác đơn giản, chỉ cần cắm USB vào máy tính là có thể ký. Tuy nhiên, nhược điểm là phụ thuộc vào thiết bị vật lý, dễ quên, hoặc chỉ dùng được trên một máy nhất định.

Gợi ý lựa chọn:

• Nếu bạn cần tính tiện lợi, linh hoạt, hãy cân nhắc chữ ký số từ xa
• Nếu bạn ít giao dịch, ngân sách hạn chế, USB Token vẫn là lựa chọn hiệu quả
• Một số phần mềm hiện nay còn cho phép tích hợp chữ ký số trực tiếp vào phần mềm kế toán, hóa đơn, BHXH – nên ưu tiên lựa chọn giải pháp đồng bộ nếu có thể

5. Nhóm phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Trong những năm gần đây, rất nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ – triển khai bán hàng cùng lúc trên nhiều nền tảng: cửa hàng offline, sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada), fanpage, website, TikTok Shop… Điều này mở ra cơ hội tăng doanh thu, tiếp cận khách hàng tốt hơn, nhưng cũng kéo theo không ít rắc rối nếu không có phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả.

Vì sao doanh nghiệp cần phần mềm quản lý bán hàng đa kênh?

Từ kinh nghiệm làm việc với nhiều học viên là chủ shop và kế toán nội bộ, chúng tôi nhận thấy một số vấn đề phổ biến:

• Đơn hàng rải rác khắp nơi, mỗi kênh một báo cáo → kế toán khó tổng hợp số liệu
• Kho hàng không đồng bộ, dễ dẫn đến tình trạng "hết hàng trên sàn mà còn ở cửa hàng"
• Xuất hóa đơn thủ công, nhập tay từng hóa đơn → mất thời gian, dễ sai sót
• Kế toán không nắm được số bán trong ngày → cuối tháng khó lập báo cáo doanh thu chính xác

Lợi ích khi triển khai phần mềm quản lý bán hàng tích hợp:

• Tự động đồng bộ đơn hàng từ tất cả các kênh (Facebook, Shopee, website...)
• Quản lý kho, giá bán, chiết khấu, mã giảm giá tập trung trên một nền tảng
• Kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán, giúp kế toán theo dõi được doanh thu, công nợ khách hàng theo thời gian thực
• Có thể xuất hóa đơn điện tử tự động ngay sau khi chốt đơn, tiết kiệm thời gian
• Dễ dàng lên báo cáo doanh thu, lãi lỗ từng kênh bán hàng – hỗ trợ ra quyết định kinh doanh

Ai nên sử dụng?

• Doanh nghiệp bán lẻ đang vận hành cả online lẫn offline
• Cửa hàng có kế toán nội bộ, muốn giảm áp lực nhập liệu thủ công
• Doanh nghiệp khởi nghiệp thương mại điện tử, cần quản lý dữ liệu tập trung, tối ưu vận hành

Nếu bạn đang làm kế toán cho một doanh nghiệp có bán hàng trên nhiều nền tảng, hoặc bạn là chủ doanh nghiệp cần kiểm soát dòng tiền tốt hơn – thì việc triển khai phần mềm bán hàng đa kênh kết nối kế toán ngay từ đầu sẽ giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm đáng kể thời gian quản lý.

6. Combo phần mềm cho doanh nghiệp mới thành lập

Khi một doanh nghiệp vừa được thành lập, thường có rất nhiều việc phải lo: mở tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế, đăng ký phát hành hóa đơn, khai báo bảo hiểm, thiết lập hệ thống sổ sách kế toán…

Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp và cả kế toán nội bộ thường lúng túng trong việc lựa chọn phần mềm. Không ít trường hợp chọn phần mềm theo cảm tính hoặc "thấy rẻ là dùng", dẫn đến thiếu tính kết nối, phải nhập lại dữ liệu nhiều lần, vừa mất thời gian vừa dễ sai sót.

Combo phần mềm – giải pháp trọn gói cho doanh nghiệp mới

Hiện nay đã có các gói combo phần mềm tích hợp sẵn, thiết kế riêng cho doanh nghiệp mới thành lập, thường bao gồm:

• Phần mềm kế toán (ghi nhận chứng từ, sổ sách, báo cáo thuế)
• Phần mềm hóa đơn điện tử (xuất hóa đơn theo quy định)
• Chữ ký số (mua mới) để nộp tờ khai, ký hóa đơn
• Phần mềm BHXH điện tử (gói dưới 30 hoặc dưới 100 lao động)
• Phần mềm quản lý bán hàng (nếu có hoạt động thương mại)

Việc lựa chọn gói combo sẽ giúp doanh nghiệp:

• Đồng bộ hệ thống ngay từ đầu, không phải tích hợp lại sau này
• Tiết kiệm chi phí hơn so với mua từng phần mềm riêng lẻ
• Dễ dàng được hỗ trợ triển khai trọn gói – có người hướng dẫn sử dụng từng bước
• Đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý về kế toán – thuế – bảo hiểm – hóa đơn

Lưu ý khi lựa chọn combo phần mềm:

• Chọn đúng gói theo mô hình doanh nghiệp: kinh doanh thương mại sẽ cần thêm phần mềm bán hàng, doanh nghiệp dịch vụ thì có thể đơn giản hơn
• Quan tâm khả năng mở rộng: sau này nếu doanh nghiệp tăng quy mô, phần mềm có cho nâng cấp gói hay không?
• Yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật ban đầu, nhất là với người mới chưa từng thao tác trên phần mềm kế toán

Nếu bạn đang chuẩn bị nhận sổ sách kế toán cho doanh nghiệp mới mở, hoặc là người phụ trách set-up ban đầu cho công ty vừa thành lập, thì combo phần mềm sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian thiết lập ban đầu và đảm bảo tính đồng bộ, tuân thủ pháp luật từ bước đầu tiên.

7. Lưu ý khi chọn phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp

Với rất nhiều lựa chọn trên thị trường hiện nay, việc chọn đúng phần mềm phù hợp với doanh nghiệp không hề đơn giản. Không phải cứ dùng phần mềm đắt tiền là tốt, và cũng không phải phần mềm nào phổ biến cũng phù hợp với mô hình doanh nghiệp của bạn.

Dưới đây là một số điểm bạn nên cân nhắc trước khi lựa chọn:

• Xác định đúng nhu cầu thực tế: Doanh nghiệp của bạn đang cần quản lý những gì? Kế toán? Hóa đơn? Nhân sự? Hay tất cả? Việc xác định rõ nhu cầu giúp bạn tránh mua thừa tính năng hoặc chọn phần mềm quá phức tạp.
• Dựa vào quy mô lao động – ngành nghề – tần suất giao dịch:
  • Dưới 30 lao động → chọn gói BHXH phù hợp
  • Doanh nghiệp thương mại → ưu tiên phần mềm bán hàng có kết nối kế toán
  • Doanh nghiệp làm dịch vụ → chú trọng kế toán, hóa đơn, nhân sự đơn giản
• Tính khả thi khi sử dụng:

Phần mềm có giao diện dễ thao tác không? Có hỗ trợ kỹ thuật không? Nhân sự hiện tại có dùng được không? Tránh chọn phần mềm mà chính người vận hành lại không quen dùng.

• Tính kết nối giữa các phần mềm: 

Ưu tiên phần mềm có thể liên kết với nhau: hóa đơn ↔ kế toán ↔ BHXH ↔ chữ ký số, để giảm thao tác lặp và hạn chế lỗi do nhập tay.

Cần tư vấn thêm? Đừng ngại hỏi người có kinh nghiệm

Việc chọn phần mềm là một bước nhỏ trong hành trình vận hành doanh nghiệp, nhưng nếu chọn sai từ đầu, bạn sẽ mất nhiều thời gian và công sức để điều chỉnh lại hệ thống sau này.

Nếu bạn đang cần:

• Tư vấn chọn gói phần mềm phù hợp với doanh nghiệp mới thành lập
• Hướng dẫn cài đặt, sử dụng phần mềm kế toán – hóa đơn – BHXH – ký số
• Gợi ý cách triển khai đồng bộ mà vẫn tiết kiệm chi phí

Thì việc trò chuyện với người có kinh nghiệm sẽ giúp bạn đưa ra quyết định dễ hơn.

Bạn có thể để lại thông tin để được hỗ trợ tư vấn chi tiết về bộ giải pháp phần mềm phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của mình.

Liên hệ trực tiếp hotline Ms Ngọc - 0964.69.5858 để được tư vấn chi tiết

Tư vấn trung lập – dễ hiểu – không bắt buộc mua – hỗ trợ đến khi vận hành được.