Quy trình kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng chuẩn nhất

1. Bộ phận tiếp nhận đề nghị thu – chi (có thể là kế toán tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng).

• Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (PC, UNC) có thể là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, …

• Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (PT, UNT) có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn, …

2. Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi:

Đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.

3. Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.

4. Kế toán trưởng chuyển lại chứng từ đã duyệt cho bộ phận kế toán thanh toán

5. Kế toán thanh toán trình bộ chứng từ thanh toán tới Giám đốc hoặc Phó Giám đốc.

Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu - chi. Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.

6. Kế toán thanh toán tiếp nhận lại bộ chứng từ đề nghị tạm ứng từ GĐ hoặc Phó GĐ

7. Lập chứng từ thu – chi

• Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập và in phiếu thu – chi

• Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm thu (UNT)/ uỷ nhiệm chi (UNC)

8. Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, kế toán trưởng ký vào PT/UNT hoặc PC/UNC

9. Thực hiện thu – chi tiền:

• Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được phiếu thu hoặc phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc , Thủ quỹ phải:
  • Kiểm tra số tiền trên PT (PC) với chứng từ gốc
  • Kiểm tra nội dung ghi trên PT (PC) có phù hợp với chứng từ gốc
  • Kiểm tra ngày , tháng lập PT (PC) và chữ ký của người có thẩm quyền.
  • Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
  • Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào PT hoặc PC .
  • Thủ quỹ ký vào PT hoặc PC và giao cho khách hàng 01 liên.
  • Sau đó thủ quỹ căn cứ vào PT hoặc PC ghi vào Sổ Quỹ.
  • Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của PT hoặc PC cho kế toán.  
• Đối với thu chi tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập và nộp UNT/UNC, séc, … cho ngân hàng.

Ghi chú:

Các quyển sổ phiếu thu – chi bán trên thị trường thường có 03 liên và theo quy định là phải lập cả 03 liên. Tuy nhiên trong thực tế (kế toán tự thiết kế mẫu và tự in) thường thì:

• Lập 03 liên cho PT (01 liên giao cho khách nộp tiền vì khách nộp tiền cần PT để đảm bảo cho các phát sinh sau này nếu có)
• Lập 02 liên cho PC (vì đa số khách nhận tiền không lấy PC)

Kế toán thanh toán không quá phức tạp nhưng luôn yêu cầu tính chính xác cao. Vì vậy, để tránh những rủi ro sai sót tiền mặt luôn tiềm ẩn, kế toán thanh toán cần nghiêm túc thực hiện các khâu trong quy trình trên để quản lý dòng tiền của công ty chặt chẽ nhất. 

KẾ TOÁN LÊ ÁNH

  Chuyên đào tạo các khóa học kế toán thực hành và làm dịch vụ kế toán thuế trọn gói tốt nhất thị trường

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)