Quy Trình Làm Việc Với Ngân Hàng Khi Vay Vốn

Vay vốn ngân hàng là nhu cầu tất yếu của doanh nghiệp, nhưng để được phê duyệt, yếu tố quan trọng nhất chính là hệ thống kế toán minh bạch và báo cáo tài chính đáng tin cậy. Đây là lý do vì sao Kế toán Lê Ánh lại quan tâm và phân tích sâu về Quy Trình Làm Việc Với Ngân Hàng Khi Vay Vốn. Chủ đề này không chỉ giúp kế toán viên nhận diện vai trò của mình trong việc cung cấp dữ liệu tài chính chuẩn xác, mà còn mang đến cho doanh nghiệp lợi thế khi tiếp cận nguồn vốn tín dụng. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

I. Các hình thức vay vốn phổ biến

Trong hệ thống tín dụng ngân hàng tại Việt Nam, các hình thức vay vốn được thiết kế để đáp ứng những nhu cầu tài chính khác nhau của cá nhân và doanh nghiệp. Việc phân biệt rõ từng loại hình vay giúp kế toán và nhà quản lý tài chính lựa chọn giải pháp phù hợp, đồng thời chuẩn bị hồ sơ vay vốn một cách tối ưu nhất.

1. Vay tín chấp (không có tài sản đảm bảo)

Đây là hình thức vay dựa trên uy tín cá nhân/doanh nghiệp và lịch sử tín dụng thay vì tài sản thế chấp. Hồ sơ xét duyệt chủ yếu dựa vào hợp đồng lao động, sao kê lương, hoặc báo cáo tài chính đối với doanh nghiệp.

Ưu điểm: Thủ tục nhanh gọn, không cần thế chấp tài sản; phù hợp với nhu cầu vay tiêu dùng nhỏ hoặc vay bổ sung vốn lưu động ngắn hạn.

Hạn chế: Hạn mức vay thấp, lãi suất thường cao hơn vay thế chấp; yêu cầu lịch sử tín dụng tốt, không có nợ xấu.Với doanh nghiệp, khoản vay tín chấp thường được ghi nhận ngắn hạn trong bảng cân đối kế toán và ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền ngắn hạn.

2. Vay thế chấp tài sản

Người vay sử dụng tài sản có giá trị như bất động sản (nhà, đất), phương tiện (ô tô), hoặc tài sản cố định khác làm bảo đảm cho khoản vay.

Ưu điểm: Hạn mức vay cao, thời hạn dài, lãi suất thấp hơn so với vay tín chấp.

Hạn chế: Thủ tục pháp lý phức tạp; tài sản có nguy cơ bị xử lý nếu người vay mất khả năng thanh toán.

Đối với doanh nghiệp, khi dùng tài sản cố định để thế chấp, kế toán cần ghi chú rõ ràng trong thuyết minh báo cáo tài chính; đồng thời quản trị rủi ro về khả năng thanh toán để tránh ảnh hưởng đến năng lực tài chính.

3. Vay vốn theo mục đích sử dụng

Ngân hàng thường phân loại khoản vay dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng:

• Vay vốn kinh doanh: Dành cho doanh nghiệp/cá nhân kinh doanh cần vốn để nhập hàng, mở rộng sản xuất, hoặc bổ sung vốn lưu động. Ngân hàng sẽ thẩm định báo cáo tài chính, hợp đồng kinh tế và dòng tiền dự kiến.
• Vay mua nhà: Khoản vay dài hạn, giá trị lớn, thường yêu cầu thế chấp chính căn nhà dự định mua hoặc tài sản khác.
• Vay mua ô tô: Tài sản mua thường được dùng làm tài sản thế chấp, thời hạn vay từ 3–7 năm.
• Vay sửa chữa, tiêu dùng lớn: Thường áp dụng cho các nhu cầu cải tạo nhà, mua sắm tài sản giá trị cao.

Kế toán cần phân loại đúng mục đích vay để ghi nhận nợ phải trả theo ngắn hạn hoặc dài hạn, đồng thời dự toán dòng tiền trả nợ định kỳ nhằm bảo đảm khả năng thanh toán.

4. Các yếu tố ảnh hưởng: lãi suất – hạn mức – thời hạn vay

Khi lựa chọn hình thức vay, người vay cần đặc biệt lưu ý đến 3 yếu tố chính:

- Lãi suất: Có thể cố định hoặc thả nổi theo thị trường. Lãi suất thấp giúp giảm chi phí tài chính, nhưng cần đánh giá rủi ro biến động trong dài hạn.

- Hạn mức vay: Tùy thuộc vào giá trị tài sản bảo đảm, thu nhập hoặc khả năng tài chính của doanh nghiệp.

- Thời hạn vay: Ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền trả nợ. Thời hạn dài giúp giảm áp lực trả nợ hàng kỳ nhưng làm tăng tổng chi phí lãi vay; ngược lại, thời hạn ngắn giảm chi phí nhưng đòi hỏi năng lực tài chính mạnh.

Đây là ba yếu tố quan trọng khi lập kế hoạch tài chính. Kế toán cần tính toán tỷ lệ nợ/vốn chủ sở hữu (D/E), khả năng thanh toán lãi vay (ICR), cũng như ảnh hưởng của chi phí lãi vay đến thu nhập chịu thuế TNDN.

>>> Xem thêm: Kế Toán Ngân Hàng Là Gì? Tổng Quan Về Kế Toán Ngân Hàng

II. Điều kiện vay vốn ngân hàng

Để được phê duyệt khoản vay, khách hàng phải đáp ứng một loạt điều kiện mà ngân hàng đặt ra nhằm kiểm soát rủi ro tín dụng. Các điều kiện này có thể khác nhau giữa các ngân hàng, song nhìn chung sẽ bao gồm những tiêu chí cơ bản dưới đây:

1. Đối tượng vay: cá nhân và doanh nghiệp

- Cá nhân: thường vay tiêu dùng, vay mua nhà, mua ô tô, hoặc các nhu cầu đời sống. Cá nhân cần có quốc tịch Việt Nam, giấy tờ tùy thân hợp lệ (CCCD/hộ chiếu) và chứng minh khả năng trả nợ.

- Doanh nghiệp: vay vốn để bổ sung vốn lưu động, đầu tư tài sản cố định, mở rộng sản xuất kinh doanh. Ngân hàng thường yêu cầu giấy đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty, và đặc biệt là báo cáo tài chính đã kiểm toán hoặc xác nhận của cơ quan thuế.

2. Tuổi, tình trạng pháp lý và năng lực hành vi dân sự

- Cá nhân vay: độ tuổi thường từ 18 – 60 (nữ) hoặc 65 (nam) tính đến thời điểm tất toán khoản vay. Người vay phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không đang trong tình trạng tranh chấp pháp lý.

- Doanh nghiệp vay: phải hoạt động hợp pháp, có tư cách pháp nhân và người đại diện theo pháp luật ký kết hợp đồng vay vốn.

3. Lịch sử tín dụng và điểm tín dụng

- Lịch sử tín dụng: ngân hàng sẽ tra cứu tại Trung tâm Thông tin tín dụng (CIC) để xem khách hàng có nợ xấu, nợ quá hạn hay không. Đây là tiêu chí quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng được vay.

- Điểm tín dụng: phản ánh thói quen trả nợ, khả năng quản lý tài chính và độ uy tín của khách hàng. Điểm cao giúp xét duyệt nhanh, lãi suất ưu đãi hơn.

Doanh nghiệp cần đảm bảo các khoản nợ vay, nợ phải trả được theo dõi và thanh toán đúng hạn. Kế toán cần cung cấp chứng từ thanh toán và sao kê để minh chứng lịch sử tín dụng lành mạnh.

4. Thu nhập và khả năng trả nợ

- Cá nhân: cần chứng minh thu nhập ổn định qua hợp đồng lao động, bảng lương, sao kê ngân hàng. Ngoài ra, các nguồn thu nhập bổ sung như cho thuê nhà, cổ tức, kinh doanh tự do… cũng được xem xét.

- Doanh nghiệp: ngân hàng đánh giá thông qua báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán và lưu chuyển tiền tệ. Doanh nghiệp có doanh thu tăng trưởng, lợi nhuận dương và dòng tiền ổn định sẽ được đánh giá cao.

5. Tài sản đảm bảo (đối với vay thế chấp)

- Loại tài sản: có thể là bất động sản, ô tô, máy móc thiết bị, hàng tồn kho, giấy tờ có giá (sổ tiết kiệm, trái phiếu…).

- Điều kiện pháp lý: tài sản phải có giấy tờ hợp lệ, không tranh chấp, có thể định giá và dễ dàng chuyển nhượng.

Với doanh nghiệp, kế toán cần quản lý hồ sơ tài sản cố định, sổ theo dõi TSCĐ và hợp đồng mua bán/giấy tờ sở hữu để chứng minh giá trị và quyền sở hữu tài sản khi thế chấp.

6. Các điều kiện đặc thù của từng loại vay

- Vay mua nhà: yêu cầu hợp đồng mua bán nhà, chứng minh nguồn vốn tự có (thường 20–30%).

- Vay mua ô tô: phải có hợp đồng mua bán xe, tài sản mua thường được thế chấp ngay.

- Vay kinh doanh: ngân hàng thường yêu cầu phương án kinh doanh chi tiết, dự báo dòng tiền và hợp đồng đầu ra/đầu vào.

- Vay tiêu dùng cá nhân: yêu cầu đơn giản hơn, chủ yếu dựa vào thu nhập ổn định và lịch sử tín dụng tốt.

Mỗi loại hình vay đều gắn liền với chứng từ kế toán và hồ sơ pháp lý khác nhau. Kế toán viên phải phối hợp với chủ doanh nghiệp để chuẩn bị đầy đủ, tránh thiếu sót dẫn đến chậm trễ trong quy trình xét duyệt.

III. Thành phần hồ sơ & chứng từ cần chuẩn bị

Việc chuẩn bị hồ sơ vay vốn là bước quan trọng nhất trong quy trình làm việc với ngân hàng khi vay vốn. Thông thường, ngân hàng sẽ yêu cầu những nhóm giấy tờ cơ bản sau:

1. Giấy tờ nhân thân

Đối với cá nhân:

- Căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.

- Sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận tạm trú (KT3).

- Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân (độc thân/kết hôn/ly hôn).

Đối với doanh nghiệp:

- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC).

- Điều lệ công ty.

- Giấy ủy quyền hợp pháp cho người đại diện giao dịch với ngân hàng.

Kế toán hoặc bộ phận hành chính – pháp chế có trách nhiệm lưu trữ, cung cấp bản sao công chứng của các giấy tờ này để tránh sai sót, thiếu tính pháp lý khi nộp cho ngân hàng.

2. Giấy tờ chứng minh thu nhập

Cá nhân:

- Hợp đồng lao động còn hiệu lực.

- Bảng lương hoặc phiếu chi lương trong 3–6 tháng gần nhất.

- Sao kê tài khoản ngân hàng để chứng minh dòng tiền thu nhập.

- Với hộ kinh doanh: giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo doanh thu, sổ sách bán hàng.

Doanh nghiệp:

- Hợp đồng kinh tế với đối tác.

- Báo cáo doanh thu định kỳ.

- Hóa đơn, chứng từ thanh toán.

Kế toán cần chuẩn bị và xác nhận các chứng từ thu nhập để đảm bảo tính minh bạch, nhất quán giữa số liệu khai báo và số liệu lưu trong hệ thống kế toán, tránh mâu thuẫn khi ngân hàng thẩm định.

3. Chứng từ tài sản đảm bảo (nếu vay thế chấp)

- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở (sổ đỏ, sổ hồng).

- Giấy đăng ký xe ô tô, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản khác.

- Sổ tiết kiệm, chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, cổ phiếu hợp pháp.

- Hợp đồng mua bán hoặc hóa đơn tài sản cố định (nếu dùng làm thế chấp).

Đối với doanh nghiệp, kế toán phải có sổ theo dõi tài sản cố định, hợp đồng mua sắm, chứng từ gốc để chứng minh quyền sở hữu và giá trị tài sản. Điều này giúp ngân hàng định giá chính xác và hạn chế rủi ro pháp lý.

4. Phương án sử dụng vốn vay

- Cá nhân: cần trình bày rõ mục đích vay (mua nhà, mua xe, tiêu dùng, sửa chữa nhà cửa…), dự kiến chi phí và thời gian trả nợ.

- Doanh nghiệp: phải có dự toán chi tiết, kế hoạch dòng tiền, hợp đồng đầu ra/đầu vào chứng minh tính khả thi của phương án kinh doanh.

Đây là căn cứ quan trọng để ngân hàng đánh giá tính khả thi của khoản vay.

5. Thông tin kế toán và báo cáo tài chính (đặc biệt với doanh nghiệp)

- Báo cáo tài chính: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ trong 2–3 năm gần nhất.

- Sổ sách kế toán: nhật ký chung, sổ chi tiết công nợ, hàng tồn kho.

- Chứng từ nộp thuế: báo cáo thuế GTGT, TNDN, TNCN, xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế.

- Các báo cáo kiểm toán (nếu có): giúp tăng độ tin cậy với ngân hàng.

Đây là phần trọng tâm quyết định khả năng vay vốn của doanh nghiệp. Một hệ thống kế toán minh bạch, số liệu chính xác, báo cáo được lập và nộp đúng quy định sẽ tạo niềm tin cho ngân hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng được phê duyệt khoản vay với lãi suất và hạn mức tốt hơn.

IV. Quy trình xét duyệt và phê duyệt khoản vay

Sau khi khách hàng nộp đầy đủ hồ sơ, ngân hàng sẽ tiến hành quy trình xét duyệt để đánh giá mức độ tin cậy và khả năng trả nợ. Quy trình thường gồm 4 giai đoạn chính:

1. Tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra sơ bộ

Ngân hàng kiểm tra: bộ phận tín dụng đối chiếu các giấy tờ trong hồ sơ để đảm bảo đầy đủ và hợp lệ (giấy tờ tùy thân, chứng minh thu nhập, tài sản bảo đảm, báo cáo tài chính…).

Việc này sẽ phát hiện sai sót, thiếu chứng từ ngay từ đầu để khách hàng bổ sung, tránh mất thời gian về sau.

2. Thẩm định hồ sơ vay vốn

Xác minh tính hiệu lực: ngân hàng kiểm tra xem giấy tờ có hợp pháp, còn hiệu lực hay không (ví dụ: hợp đồng lao động, giấy đăng ký tài sản thế chấp, giấy đăng ký kinh doanh).

- Xác thực thông tin bằng gọi điện đến nơi làm việc, xác minh với cơ quan thuế, hoặc khảo sát thực tế hoạt động kinh doanh.

- Đánh giá năng lực tài chính:

Với cá nhân: dựa vào thu nhập, sao kê lương, tỷ lệ nợ hiện tại.

Với doanh nghiệp: phân tích báo cáo tài chính, dòng tiền, khả năng sinh lời (ROA, ROE, EBITDA), và chỉ số thanh toán nợ (Debt/Equity, ICR).

3. Đánh giá rủi ro và phân loại tín dụng

Rủi ro tín dụng: khả năng khách hàng mất khả năng trả nợ. Ngân hàng phân tích dựa trên lịch sử tín dụng, tính ổn định thu nhập, giá trị tài sản bảo đảm và các yếu tố thị trường.

Phân loại tín dụng: xếp hạng khách hàng theo nhóm (tốt, trung bình, rủi ro cao) để quyết định hạn mức, lãi suất và điều kiện vay.

4. Phê duyệt tín dụng

Quy trình phê duyệt:

Hồ sơ sau thẩm định được trình lên cấp quản lý hoặc hội đồng tín dụng. Các khoản vay nhỏ thường do phòng tín dụng hoặc chi nhánh quyết định. Các khoản vay lớn (đặc biệt là doanh nghiệp) cần hội đồng tín dụng hoặc ban giám đốc ngân hàng phê duyệt.

Kết quả:

- Phê duyệt: hồ sơ đạt yêu cầu → ký hợp đồng tín dụng → chuyển sang giai đoạn giải ngân.

- Từ chối: do hồ sơ chưa đạt, khách hàng có thể bổ sung thêm giấy tờ hoặc cải thiện tình hình tài chính để nộp lại.

V. Giải ngân khoản vay

Đây là giai đoạn biến “cam kết tín dụng” thành dòng tiền thực tế, đồng thời đặt nền móng pháp lý cho mối quan hệ giữa ngân hàng và khách hàng.

1. Quy trình ký hợp đồng vay vốn

- Soạn thảo hợp đồng: ngân hàng chuẩn bị hợp đồng tín dụng kèm theo các phụ lục (hợp đồng thế chấp, hợp đồng bảo lãnh, cam kết trả nợ).

- Đọc và rà soát hợp đồng: khách hàng cần kiểm tra toàn bộ các điều khoản, đặc biệt là lãi suất, kỳ hạn, nghĩa vụ trả nợ, phí phạt.

- Ký kết: đại diện hợp pháp của hai bên ký vào hợp đồng, có công chứng hoặc chứng thực (nếu yêu cầu).

2. Hình thức giải ngân

- Chuyển khoản: ngân hàng chuyển tiền trực tiếp vào tài khoản của khách hàng hoặc tài khoản của bên bán (trường hợp vay mua nhà, mua xe). Đây là hình thức phổ biến, minh bạch và dễ kiểm soát.

- Tiền mặt: áp dụng cho một số khoản vay tiêu dùng nhỏ, tuy nhiên hiện nay bị hạn chế để phòng ngừa rửa tiền.

Trong một số trường hợp, ngân hàng giải ngân nhưng phong tỏa khoản tiền cho đến khi khách hàng cung cấp đủ chứng từ chứng minh sử dụng vốn đúng mục đích.

3. Thời điểm giải ngân và các bước cuối cùng

Thời điểm giải ngân: thông thường sau 1–3 ngày kể từ khi ký hợp đồng (nếu hồ sơ đầy đủ). Với doanh nghiệp, thời gian có thể dài hơn do phải hoàn tất thủ tục thế chấp tài sản.

Các bước cuối cùng:

1. Ngân hàng giải ngân theo đúng số tiền đã cam kết.
2. Khách hàng ký nhận tiền hoặc chứng từ chuyển khoản.
3. Hồ sơ giải ngân được lưu trữ tại ngân hàng và bàn giao cho khách hàng bản sao hợp lệ.

4. Vai trò của kế toán trong giai đoạn sau giải ngân

- Lưu trữ hồ sơ: hợp đồng tín dụng, chứng từ giải ngân, phiếu chi trả nợ, biên bản tất toán.

- Kiểm soát nội bộ: theo dõi việc sử dụng vốn có đúng mục đích không, cảnh báo nếu phát sinh rủi ro thanh khoản.

- Báo cáo tài chính: phản ánh trung thực các khoản vay và chi phí lãi vay, giúp doanh nghiệp minh bạch trong mắt ngân hàng, cơ quan thuế và nhà đầu tư.

- Chiến lược tài chính: tư vấn cho lãnh đạo về khả năng trả nợ, kế hoạch vay mới, hoặc cấu trúc lại nợ để tối ưu chi phí vốn.

Có thể thấy, nắm rõ Quy Trình Làm Việc Với Ngân Hàng Khi Vay Vốn không chỉ giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn vốn nhanh chóng, hiệu quả mà còn khẳng định uy tín tài chính trước đối tác. Tại Kế toán Lê Ánh, chúng tôi cung cấp những kiến thức và kỹ năng thực tế để kế toán viên và nhà quản trị có thể vận dụng thành công trong quá trình vay vốn, góp phần nâng cao hiệu quả tài chính và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

>>> Tham khảo: KHÓA HỌC CHỨNG CHỈ KẾ TOÁN TRƯỞNG DOANH NGHIỆP