Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ quan trọng trong doanh nghiệp, được sử dụng khi người lao động cần tạm ứng tiền để phục vụ công việc như đi công tác, mua hàng hóa, thanh toán dịch vụ hoặc thực hiện nhiệm vụ nội bộ. Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực, hệ thống mẫu biểu kế toán – trong đó có Giấy đề nghị tạm ứng – được chuẩn hóa lại nhằm đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và thống nhất trong quy trình tạm ứng – hoàn ứng của doanh nghiệp. Bài viết này của Kế toán Lê Ánh sẽ giới thiệu chi tiết mẫu giấy theo quy định mới, phân tích cấu trúc từng mục và hướng dẫn cách lập đúng chuẩn để kế toán và nhân viên dễ dàng áp dụng trong thực tế.

I. Giới thiệu về Giấy đề nghị tạm ứng

Giấy đề nghị tạm ứng là biểu mẫu được sử dụng khi người lao động hoặc bộ phận trong doanh nghiệp cần ứng trước một khoản tiền để phục vụ cho công việc như công tác, mua vật tư, thanh toán dịch vụ hoặc thực hiện nhiệm vụ được giao. Đây là bước đầu tiên trong quy trình tạm ứng – hoàn ứng và đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dòng tiền nội bộ.

Chứng từ này giúp doanh nghiệp:

• Ghi nhận rõ ràng nhu cầu tạm ứng và lý do phát sinh.
• Kiểm soát các khoản chi trước khi thực hiện nhiệm vụ.
• Xác định trách nhiệm của người nhận tạm ứng.
• Tạo căn cứ để kế toán xem xét, phê duyệt và thực hiện chi tiền.

Trong thực tế, Giấy đề nghị tạm ứng được lập trong nhiều tình huống: nhân viên đi công tác cần tạm ứng chi phí, bộ phận mua hàng cần tạm ứng để mua vật tư khẩn, hoặc các khoản chi phí phát sinh đột xuất cần xử lý ngay.

Khi Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực, mẫu Giấy đề nghị tạm ứng được quy định lại theo dạng thống nhất, giúp các doanh nghiệp dễ dàng áp dụng, kiểm soát chi phí và đảm bảo chi đúng – chi đủ – chi hợp lệ theo quy định pháp luật.

II. Căn cứ pháp lý theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Giấy đề nghị tạm ứng là một trong những chứng từ thuộc hệ thống biểu mẫu kế toán được quy định trong Thông tư 99/2025/TT-BTC – chế độ kế toán doanh nghiệp mới áp dụng từ ngày 01/01/2026. Thông tư này thay thế nhiều quy định trước đây tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, đồng thời chuẩn hóa lại toàn bộ biểu mẫu phục vụ công tác kế toán, trong đó có chứng từ tạm ứng.

Theo Thông tư 99, chứng từ tạm ứng phải đảm bảo các yêu cầu sau:

1. Đúng mẫu – đầy đủ chỉ tiêu

Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng phải thể hiện rõ: thông tin đơn vị, họ tên người đề nghị, lý do tạm ứng, số tiền đề nghị, thời gian hoàn ứng và đầy đủ chữ ký theo quy định. Đây là căn cứ để kế toán và thủ quỹ đối chiếu, giải ngân và theo dõi công nợ tạm ứng.

2. Quy trình luân chuyển chứng từ rõ ràng

Thông tư 99 quy định Giấy đề nghị tạm ứng phải được lập – xét duyệt – chi tiền – hoàn ứng theo quy trình thống nhất nhằm đảm bảo minh bạch và kiểm soát trách nhiệm của từng bộ phận liên quan. Mọi khoản tạm ứng đều phải có hồ sơ chứng minh đi kèm.

3. Ràng buộc trách nhiệm của người nhận tạm ứng

Người đề nghị tạm ứng phải cam kết sử dụng đúng mục đích và hoàn ứng đúng thời hạn. Trường hợp sử dụng sai mục đích hoặc chậm hoàn ứng phải giải trình và chịu xử lý theo quy định của doanh nghiệp.

4. Liên kết với các chứng từ khác

Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 99 phải gắn với:

• Phiếu chi/ủy nhiệm chi khi giải ngân
• Giấy thanh toán tạm ứng khi hoàn ứng
• Chứng từ mua hàng, hóa đơn GTGT, giấy đi đường, hợp đồng…

Những hồ sơ này là căn cứ pháp lý quan trọng khi quyết toán thuế, kiểm toán hoặc thanh tra tài chính.

Nhìn chung, Thông tư 99/2025/TT-BTC giúp chuẩn hóa và siết chặt quy trình tạm ứng – thanh toán – quyết toán trong doanh nghiệp, giảm rủi ro sai sót và tăng tính minh bạch trong quản lý chi phí

III. Cấu trúc của Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 99 được thiết kế theo cấu trúc thống nhất, giúp doanh nghiệp dễ dàng sử dụng trong nhiều nghiệp vụ khác nhau như công tác phí, mua hàng, chi phí đột xuất hoặc tạm ứng nội bộ. Một mẫu đầy đủ theo quy định cần bao gồm các nội dung chính sau:

1. Thông tin đơn vị

Phần đầu mẫu ghi rõ tên doanh nghiệp hoặc đơn vị trực thuộc (nếu có). Đây là thông tin bắt buộc nhằm xác định chứng từ thuộc về doanh nghiệp nào.

2. Họ tên người đề nghị tạm ứng

Ghi đầy đủ họ tên người yêu cầu tạm ứng. Đây là người có trách nhiệm sử dụng và hoàn ứng đúng quy định.

3. Bộ phận công tác

Ghi rõ phòng ban, tổ/đội hoặc đơn vị người đề nghị tạm ứng đang làm việc. Thông tin này giúp kế toán theo dõi chi phí theo từng bộ phận.

4. Lý do tạm ứng

Mục này cần trình bày ngắn gọn, rõ ràng về mục đích tạm ứng, ví dụ:

Đi công tác tại…

Mua văn phòng phẩm

Ứng tiền mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất

Tạm ứng thanh toán dịch vụ…

Ghi đúng lý do là điều kiện giúp hồ sơ được phê duyệt nhanh hơn và được chấp nhận khi quyết toán.

5. Số tiền đề nghị tạm ứng

Bao gồm:

• Số tiền bằng số
• Số tiền bằng chữ

Đây là thông tin quan trọng nhất của mẫu. Người đề nghị tạm ứng phải xác định đúng nhu cầu chi tiêu để tránh thừa hoặc thiếu khi hoàn ứng.

6. Thời gian dự kiến hoàn ứng

Ghi rõ ngày/tháng/năm dự kiến hoàn tạm ứng để kế toán theo dõi công nợ và đảm bảo người tạm ứng tuân thủ đúng thời hạn.

7. Cam kết của người đề nghị

Người đề nghị thường phải cam kết:

• Sử dụng tiền đúng mục đích
• Chấp hành quy định hoàn ứng
• Nộp đầy đủ chứng từ sau khi kết thúc công việc
• Hoàn trả phần tiền chưa sử dụng

8. Chữ ký xác nhận

Mẫu phải có đủ chữ ký của:

• Người đề nghị tạm ứng
• Kế toán
• Thủ quỹ
• Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt
• Sự đầy đủ của chữ ký là điều kiện để chứng từ có giá trị pháp lý.

IV. Hướng dẫn cách lập Giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Để Giấy đề nghị tạm ứng được phê duyệt nhanh chóng và đảm bảo đúng quy định, người lập cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin trong mẫu biểu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng phần:

1. Ghi thông tin đơn vị

• Ghi đúng tên pháp lý của doanh nghiệp hoặc chi nhánh.
• Nếu doanh nghiệp có nhiều bộ phận, cần ghi thêm đơn vị trực thuộc để dễ đối chiếu.

2. Điền họ tên người đề nghị tạm ứng

• Ghi đầy đủ họ tên theo CMND/CCCD.
• Người ghi tên sẽ chịu trách nhiệm sử dụng và hoàn ứng khoản tạm ứng.

3. Ghi rõ bộ phận công tác

• Nêu chính xác phòng ban, tổ đội hoặc khu vực làm việc.
• Điều này giúp kế toán phân bổ chi phí theo đúng trung tâm trách nhiệm.

4. Trình bày lý do tạm ứng

Viết ngắn gọn nhưng phải rõ ràng.

Ví dụ:

“Tạm ứng tiền đi công tác Hà Nội trong 2 ngày.”

“Tạm ứng để mua vật tư phục vụ sản xuất tháng 12.”

“Tạm ứng chi phí hội thảo khách hàng.”

Lý do càng cụ thể thì hồ sơ càng dễ được phê duyệt và hợp lệ khi quyết toán.

5. Ghi số tiền đề nghị tạm ứng

• Ghi bằng số và bằng chữ.
• Kiểm tra lại để đảm bảo hai phần trùng khớp.
• Không viết tắt, không sử dụng ký hiệu dễ gây nhầm lẫn.

6. Ghi thời gian dự kiến hoàn ứng

• Ghi rõ ngày/tháng/năm.
• Thời hạn hoàn ứng nên được tính theo tính chất công việc.

Ví dụ:

• Đi công tác: hoàn ứng trong vòng 03–05 ngày sau khi kết thúc.
• Tạm ứng mua hàng: hoàn ứng khi nộp đủ hóa đơn, chứng từ.

7. Cam kết của người đề nghị

Thông thường bao gồm:

• Sử dụng tiền tạm ứng đúng mục đích.
• Hoàn ứng đầy đủ và đúng hạn.
• Nộp đầy đủ chứng từ liên quan cho kế toán.
• Việc ghi cam kết là yêu cầu quan trọng theo Thông tư 99 để đảm bảo trách nhiệm giải trình.

8. Ký xác nhận

• Giấy đề nghị tạm ứng chỉ có hiệu lực khi có đủ:
• Người đề nghị: chịu trách nhiệm khoản tiền ứng.
• Kế toán kiểm tra: kiểm tra tính hợp lệ.
• Thủ quỹ: thực hiện chi tiền.
• Giám đốc/Người phê duyệt: phê duyệt tạm ứng.
• Chữ ký thiếu hoặc sai vị trí có thể khiến chứng từ không hợp lệ khi kiểm toán, thanh tra.

9. Lưu ý quan trọng khi lập

• Không để trống mục lý do tạm ứng và thời gian hoàn ứng.
• Không tạm ứng khi chưa quyết toán khoản tạm ứng trước.
• Hồ sơ tạm ứng cần đi kèm chứng từ liên quan (dự toán, kế hoạch công tác…).
• Mọi khoản tạm ứng đều phải có chứng từ thanh toán hợp lệ theo quy định của thuế.

>>> Xem thêm: Danh Mục Và Biểu Mẫu Chứng Từ Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC

V. Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (kèm mô tả chuẩn)

Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC giúp doanh nghiệp quản lý tạm ứng minh bạch, đúng quy trình và hạn chế sai sót khi thanh toán – quyết toán. Việc lập đúng mẫu và ghi đầy đủ thông tin là cần thiết để đảm bảo chi phí hợp lệ và kiểm soát trách nhiệm người tạm ứng.

>>> Tham khảo: KHÓA HỌC KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỰC HÀNH

Theo dõi Kế toán Lê Ánh để nhận thêm mẫu biểu chuẩn và hướng dẫn nghiệp vụ kế toán mới nhất.