Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép phản ánh trên các tài khoản tổng hợp

Thời điểm kiểm tra các tài khoản tổng hợp là trước khi kế toán lên các báo cáo kế toán, thông thường là cuối kỳ kế toán, ngoài ra còn có một số trường hợp không xảy ra thường xuyên như: đơn vị sáp nhập, giải thể, theo yêu cầu của cơ quan quản lý...

Xem thêm : CÁCH GHI CHÉP PHẢN ÁNH VÀO TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

1. Đối tượng

Đối tượng được tiến hành kiểm tra là tất cả các tài khoản tổng hợp (từ loại 1 đến loại 9)

2. Đơn vị

Đơn vị sử dụng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của đối tượng kế toán.

3. Cơ sở

Cơ sở để tiến hành kiểm tra việc ghi chép trên tài khoản tổng hợp đó là dựa vào tính cân đối vốn có giữa tài sản và nguồn vốn và dựa vào nguyên tắc ghi chép. Điều này thể hiện bằng các phương trình kế toán:

TÀI SẢN = NGUỒN VỐN

TỔNG SỐ TIỀN GHI VÀO BÊN NỢ = TỔNG SỐ TIỀN GHI VÀO BÊN CÓ

4. Trình tự

Để tiến hành kiểm tra kế toán thực hiện theo các bước sau đây:

Thực hiện kết chuyển số liệu giữa các tài khoản kế toán liên quan, đảm bảo các tài khoản phản ánh quá trình sản xuất (doanh thu, chi phí...) không còn số dư.
Cộng số phát sinh và tính ra số dư cuối kỳ của từng tài khoản
Sử dụng Bảng cân đối tài khoản hay Bảng đối chiếu số phát sinh để kiểm tra việc ghi chép.

Bảng cân đối tài khoản hay Bảng đối chiếu số phát sinh có hai loại theo hình dạng của bảng: Bảng dạng nhiều cột và Bảng dạng bàn cờ.

Khi sử dụng Bảng cân đối tài khoản cần tuân thủ theo những trình tự sau:

+ Liệt kê đầy đủ các tài khoản tổng hợp đơn vị sử dụng (các tài khoản này phải có số liệu, những tài khoản không có số liệu: số dư, số phát sinh không được liệt kê). Để đảm bảo không liệt kê thiếu hoặc thừa tài khoản nên liệt kê theo trình tự từng loại, nhóm tài khoản (ví dụ liệt kê lần lượt các tài khoản loại 1 sau đó đến loại 2 ... cuối cùng là loại 9).

+ Phản ánh số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ của từng tài khoản vào dòng, cột tương ứng trong bảng.

+ Thực hiện tổng cộng số dư đầu kỳ của tất cả các tài khoản theo hai cột “Nợ” và “Có”, làm tương tự với số phát sinh và số dư cuối kỳ.

+ Thực hiện kiểm tra: việc ghi chép phản ánh trên tài khoản tổng hợp được coi là chính xác nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau

Tổng cộng số dư đầu kỳ bên Nợ = Tổng cộng số dư đầu kỳ bên Có
Tổng cộng số phát sinh bên Nợ = Tổng cộng số phát sinh bên Có
Tổng cộng số dư cuối kỳ bên Nợ = Tổng cộng số dư cuối kỳ bên Có

Lưu ý: Khi liệt kê số liệu của các tài khoản vào Bảng cân đối tài khoản cần chú ý đến tính chất của một số tài khoản đặc biệt như tài khoản phải thu đối với khách hàng, tài khoản phải trả người bán, tài khoản hao mòn tài sản cố định, tài khoản lợi nhuận chưa phân phối...

Ví dụ:

Tại một đơn vị ở thời điểm đầu kỳ có số dư của các tài khoản kế toán như sau:

Untitled2

Trong kỳ có các nghiệp vụ phát sinh như sau:

Xuất kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm 100
Tiền lương của công nhân sản xuất sản phẩm 80, lương của quản đốc phân xưởng là 30
Trích khấu hao TSCĐ dùng cho sản xuất sản phẩm 300 học xuất nhập khẩu ở đâu
Chi phí điện nước mua ngoài 63 (đã bao gồm 5 % VAT) thanh toán bằng tiền mặt.
Nhập kho thành phẩm biết giá trị thành phẩm chế dở cuối kỳ là Yêu cầu :

Định khoản nghiệp vụvà phản ánh vào tài khoản
Kiểm tra việc ghi chép phản ánh trên tài khoản tổng hợp

Sử dụng Bảng cân đối tài khoản để kiểm tra việc ghi chép phản ánh:

Sử dụng Bảng cân đối tài khoản dạng nhiều cột như trên khi kiểm tra tính chính xác trên tài khoản tổng hợp có ưu điểm là thực hiện dễ dàng nhanh chóng tuy nhiên hình thức này có nhược điểm là không kiểm tra được quan hệ đối ứng giữa các tài khoản với nhau. Nếu quá trình kiểm tra phát hiện có sự chênh lệch giữa những dòng “Tổng cộng” thì việc tìm ra nghiệp vụ sai sót là rất khó khăn. Điều này sẽ được khắc phục khi sử dụng Bảng cân đối tài khoản dạng bàn cờ.

*Cách lập bảng: Căn cứ vào số liệu từ tất cả các tài khoản để vào bảng:

Lấy số dư đầu kỳ của tất cả các tài khoản ghi vào bảng, nếu số dư bên Nợ thì ghi vào cột “Số dư đầu kỳ bên Nợ”, nếu số dư bên Có thì ghi vào dòng “ Số dư đầu kỳ bên Có”.
Lấy số phát sinh bên Nợ của từng tài khoản có quan hệ đối ứng với bên Có của tài khoản khác ghi vào ô giao điểm cột với hàng có tài khoản ghi Nợ, ghi Có.
Số cộng phát sinh bên Nợ của từng tài khoản ghi vào cột “ Cộng số phát sinh Nợ”, số cộng phát sinh bên Có của từng tài khoản ghi vào dòng “Cộng số phát sinh Có”.
Lấy số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản ghi vào bảng, nếu số dư bên Nợ thì ghi vào cột “ Số dư cuối kỳ bên Nợ”, nếu số dư cuối kỳ bên Có thì ghi vào dòng “Số dư cuối kỳ bên Có”.

*Cách kiểm tra

Cộng số dư đầu kỳ bên Nợ, số dư đầu kỳ bên Có nếu bằng nhau ta ghi số liệu bằng nhau vào ô t1 + t2 + ... = u1 + u2+...
Cộng tổng số phát sinh bên Nợ, tổng số phát sinh bên Có nếu chúng bằng nhau ghi số liệu bằng nhau đó vào ô x1 + x2 +… = y1 + y2 + ...
Cộng số dư cuối kỳ bên Nợ, số dư cuối kỳ bên Có nếu bằng nhau ta ghi số liệu bằng nhau đó vào ô v1 + v2 + ... = z1 + z2 + ...

Khi thực hiện so sánh các cặp số nói trên, nếu có sự phát sinh chênh lệch số liệu ở trong từng cặp, chứng tỏ đã có sự sai sót, nhầm lẫn trong quá trình thực hiện công việc ghi chép kế toán. Cần nhanh chóng kiểm tra rà soát để tìm và điều chỉnh những chỗ còn sai sót . Bảng đối chiếu kiểu bàn cờ ngoài việc có ý nghĩa đối chiếu kiểm tra như trên còn có ý nghĩa trong việc phản ánh mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, cụ thể biểu hiện như sau:

Số tiền ghi Nợ của tài khoản này đối ứng Có với những khoản nào, số tiền đối ứng Có của từng tài khoản là bao nhiêu… Qua việc đối chiếu còn có thể đi vào từng tài khoản trong quan hệ đối ứng với các tài khoản khác và tăng thêm được thông tin cho quản lý.