Thủ Tục Chuyển Hộ Kinh Doanh Lên Doanh Nghiệp Chi Tiết

Từ 1/7/2025, hộ kinh doanh tại Việt Nam đang phải đối mặt với loạt chính sách thuế mới khó tránh: chuyển mã số thuế sang định danh cá nhân, bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh thu lớn, tự kê khai nộp thuế trên sàn TMĐT và thay đổi căn cứ tính thuế khoán. Trước làn sóng siết chặt quản lý này, nhiều hộ kinh doanh chọn chuyển đổi lên doanh nghiệp – một bước đi giúp nâng cao uy tín, dễ dàng ký kết hợp tác với đối tác lớn, tiếp cận ưu đãi thuế và mở rộng vốn kinh doanh.

Vậy thủ tục chuyển hộ kinh doanh lên doanh nghiệp gồm những gì, diễn ra ra sao và có thực sự giúp chủ kinh doanh thích nghi hiệu quả với môi trường pháp lý mới? Bài viết sau Kế toán Lê Ánh sẽ phân tích rõ từng bước, giúp bạn hiểu và triển khai dễ dàng.

I. Khi Nào Cần Chuyển Đổi Hộ Kinh Doanh Thành Doanh Nghiệp?

1. Các dấu hiệu cho thấy bạn nên chuyển đổi

- Doanh thu hằng năm vượt ngưỡng quy định (thường từ 100 triệu đồng trở lên đã phải nộp thuế, nhưng khi vượt hàng tỷ đồng/năm thì cần cân nhắc chuyển đổi để hoạt động minh bạch và chuyên nghiệp hơn).

- Tăng nhu cầu xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng, đặc biệt khi giao dịch với doanh nghiệp, tổ chức – hộ kinh doanh không được phát hành hóa đơn khấu trừ thuế (hóa đơn VAT).

- Tuyển dụng nhiều lao động – theo quy định, hộ kinh doanh không được sử dụng quá 10 lao động.

- Mở rộng quy mô kinh doanh, cần đăng ký thêm chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc cần huy động vốn (điều hộ kinh doanh không thực hiện được).

- Hợp tác với các đối tác lớn đòi hỏi tư cách pháp nhân và tính minh bạch cao hơn.

2. Căn cứ pháp lý

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15, chính thức có hiệu lực từ 01/07/2025.

Nghị định 168/2025/NĐ‑CP hướng dẫn cụ thể về thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp, có hiệu lực cùng thời điểm.

Thông tư 68/2025/TT‑BTC ban hành cùng ngày 01/07/2025, quy định biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp và hộ kinh doanh liên quan.

3. Điều kiện chuyển đổi theo Luật 76/2025/QH15

- Hộ kinh doanh hoạt động hợp pháp, không trong tình trạng bị đình chỉ hoặc thu hồi giấy phép.

- Hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế, bảo hiểm xã hội trước khi nộp hồ sơ chuyển đổi.

- Chuẩn bị các giấy tờ bắt buộc:

• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh bản sao;
• Hồ sơ tương ứng theo mô hình doanh nghiệp (TNHH 1 thành viên, TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần, hoặc doanh nghiệp tư nhân);
• Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi, nếu có (luật mới bổ sung yêu cầu lưu giữ danh sách, bao gồm các thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh, tỉ lệ sở hữu…)

- (Nếu có) Nhà đầu tư nước ngoài tham gia góp vốn, cần có giấy tờ chấp thuận của cơ quan đầu tư theo quy định của Luật Đầu tư.

II. Thủ Tục Chuyển Hộ Kinh Doanh Lên Doanh Nghiệp Chi Tiết

1. Chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi

Bạn cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

• Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế
• CMND/CCCD/Hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh hoặc người đại diện theo pháp luật
• Đơn đề nghị đăng ký doanh nghiệp, theo mẫu của Thông tư 68/2025/TT‑BTC
• Điều lệ công ty (nếu thành lập công ty TNHH hoặc cổ phần)
• Danh sách thành viên/cổ đông (đối với các loại hình công ty)
• Giấy ủy quyền nếu nhờ người khác nộp thay
• (Nếu có tổ chức góp vốn) Bổ sung giấy tờ pháp lý của tổ chức đó

2. Nộp hồ sơ tại đâu?

Nộp hồ sơ online

• Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn)
• Kê khai trực tuyến, tải hồ sơ, ký số/chữ ký điện tử và thanh toán phí
• Có thể thực hiện 100% online, hệ thống hoạt động 24/7

Nộp trực tiếp: Đến Phòng Đăng ký Kinh doanh – Sở KH&ĐT tại nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp để nộp hồ sơ.

3. Thời gian xử lý và nhận kết quả

Thời gian giải quyết: thường 5–7 ngày làm việc kể từ khi cơ quan đăng ký tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.

Nhận kết quả tại:

• Nếu nộp online: qua tài khoản cá nhân trên cổng điện tử, hoặc nhận bản giấy tại Sở KH&ĐT.
• Nếu nộp trực tiếp: nhận kết quả trực tiếp tại Phòng ĐKKD.

4. Các bước sau khi chuyển đổi thành công

• Khắc dấu – đăng ký mẫu dấu tại Công an cấp tỉnh
• Mở tài khoản ngân hàng mang tên công ty/doanh nghiệp
• Kê khai và đăng ký thuế với cơ quan Thuế (kê khai lệ phí môn bài, GTGT, TNDN…)
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (GTGT) tới cơ quan Thuế.

Sau khi hoàn thành 4 bước trên, doanh nghiệp có thể hoạt động đầy đủ các chức năng như xuất hóa đơn, thuê nhân viên, mở rộng phát triển…

III. Những Lưu Ý Khi Chuyển Đổi

Quá trình chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp tưởng đơn giản nhưng lại thường phát sinh nhiều vấn đề nếu không chuẩn bị kỹ. Dưới đây là các điểm cần đặc biệt lưu ý:

1. Các lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại

Thiếu giấy tờ hoặc sai biểu mẫu: Nhiều hồ sơ bị từ chối vì sử dụng mẫu đơn cũ, thiếu bản sao giấy tờ cá nhân hoặc thiếu điều lệ công ty (đối với công ty TNHH/cổ phần).

Thông tin kê khai không đồng nhất: Thông tin về địa chỉ, ngành nghề, người đại diện giữa các tài liệu không khớp nhau.

Chữ ký không đúng quy định: Người nộp hồ sơ không có ủy quyền hợp pháp hoặc sai chữ ký điện tử (nếu nộp online).

Thiếu thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi: Đây là yêu cầu mới theo Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025, nếu không nộp hoặc kê khai không đúng sẽ bị từ chối.

2. Vấn đề nợ thuế – nợ bảo hiểm

Hộ kinh doanh đang còn nợ thuế khoán hoặc các khoản truy thu sẽ không được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho đến khi hoàn tất nghĩa vụ tài chính.

Tương tự, nếu hộ đã từng đăng ký lao động và nợ tiền bảo hiểm xã hội, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ yêu cầu làm rõ và hoàn tất trước khi cho phép chuyển đổi.

Cần làm việc trước với Chi cục Thuế để đối chiếu và xác nhận nghĩa vụ thuế trước khi nộp hồ sơ.

3. Lưu ý về mã ngành kinh doanh

Khi chuyển lên doanh nghiệp, bạn phải đăng ký mã ngành theo hệ thống ngành nghề cấp 4 theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg – không dùng tên ngành tự phát như ở hộ kinh doanh.

Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực có điều kiện (dịch vụ kế toán, giáo dục, y tế, an ninh…), cần nộp kèm chứng chỉ, giấy phép con phù hợp.

Tránh việc “đăng ký cho có” rồi không hoạt động đúng ngành, dễ bị xử phạt hành chính sau này.

IV. Ưu Đãi Cho Doanh Nghiệp Mới Thành Lập

1. Miễn lệ phí môn bài

Theo quy định mới, doanh nghiệp thành lập mới được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên (tính từ ngày cấp Giấy chứng nhận đến hết 31/12 năm đó).

Đặc biệt, nếu là doanh nghiệp nhỏ và vừa được chuyển đổi từ hộ kinh doanh, bạn sẽ được miễn lệ phí môn bài trong 3 năm đầu liên tiếp, tạo điều kiện thuận lợi để giảm gánh nặng chi phí ban đầu.

2. Ưu đãi về thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, các doanh nghiệp nhỏ và vừa được miễn thuế TNDN trong 3 năm đầu thành lập.

Khởi nghiệp sáng tạo: Miễ n thuế trong 2 năm đầu, giảm 50% trong 4 năm tiếp theo cho phần thu nhập từ hoạt động sáng tạo cụ thể.

Luật Thuế TNDN 2025 (67/2025/QH15) (có hiệu lực 1/10/2025):

• Thuế suất ưu đãi chỉ 15% nếu tổng doanh thu dưới 3 tỷ; 17% nếu doanh thu từ 3–50 tỷ đồng/năm.
• Miễn thuế hoặc giảm thuế cho thu nhập từ chuyển nhượng tín chỉ carbon, trái phiếu xanh, dự án hỗ trợ khoa học – công nghệ.

3. Chương trình hỗ trợ từ Nhà nước

Miễn, giảm các loại phí hành chính: không thu phí cấp lại giấy tờ khi sắp xếp, tổ chức lại theo Nghị quyết 198/2025/QH15.

Hỗ trợ tín dụng và đào tạo:

• Ưu tiên vay vốn lãi suất thấp (theo Luật Hỗ trợ DNNVV).
• Hỗ trợ trưởng nghiệp, tư vấn pháp lý, chuyển đổi số, phần mềm kế toán – hóa đơn điện tử tới 31/12/2026.

Giảm VAT: Từ 1/7/2025 đến 31/12/2026, thuế VAT sẽ được giảm từ 10% xuống còn 8% cho nhiều nhóm hàng, và đối với phương pháp khấu trừ sẽ giảm thuế trên doanh thu.

Việc chuyển hộ kinh doanh lên doanh nghiệp không chỉ giúp bạn tuân thủ đúng quy định pháp luật mới, mà còn mở ra nhiều cơ hội mở rộng quy mô, hợp tác chuyên nghiệp và hưởng các ưu đãi thuế – tài chính thiết thực. Đây là bước đi chiến lược mà bất kỳ hộ kinh doanh nào cũng nên cân nhắc trong bối cảnh hiện nay.

Nếu bạn đang cần tư vấn và hỗ trợ dịch vụ pháp lý doanh nghiệp nhanh chóng, đúng chuẩn, hãy liên hệ với Kế toán Lê Ánh – đơn vị có kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực kế toán – thuế – pháp lý doanh nghiệp.