Phần Mềm Kế Toán Cho Hộ Kinh Doanh: Gợi Ý Cách Lựa Chọn

Việc quản lý tài chính – kế toán hiệu quả là yếu tố sống còn đối với các hộ kinh doanh, đặc biệt trong bối cảnh ngày càng có nhiều quy định pháp lý và yêu cầu về minh bạch sổ sách. Tuy nhiên, không ít chủ hộ kinh doanh vẫn đang loay hoay với việc ghi chép thủ công, dễ sai sót, khó kiểm soát dòng tiền và báo cáo thuế.

Trong bài viết dưới đây, Kế toán Lê Ánh sẽ chia sẻ gợi ý cách lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cho hộ kinh doanh, giúp bạn tối ưu hóa công việc quản lý tài chính và tập trung phát triển hoạt động kinh doanh một cách bền vững.

I. Hộ kinh doanh có cần dùng phần mềm kế toán không?

Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, hộ kinh doanh không còn là “vùng trống” trong hệ thống kế toán – thuế như trước đây. Thay vào đó, họ đang chịu sự điều chỉnh ngày càng rõ ràng bởi các quy định pháp lý về kê khai, nộp thuế và sử dụng hóa đơn điện tử.

- Hộ kinh doanh hiện nay phải thực hiện nhiều nghĩa vụ kế toán – thuế

Dù không bắt buộc phải lập hệ thống kế toán theo chuẩn mực như doanh nghiệp, nhưng hộ kinh doanh vẫn phải đảm bảo ghi chép, lưu trữ thông tin tài chính đầy đủ. Một số công việc kế toán – thuế thường xuyên mà hộ kinh doanh phải thực hiện gồm:

Xuất hóa đơn điện tử: Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ năm 2022, phần lớn hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Việc lập hóa đơn qua phần mềm hỗ trợ trở nên bắt buộc trong hầu hết các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ.

Kê khai thuế GTGT, TNCN định kỳ: Hộ kinh doanh có doanh thu cao hoặc sử dụng phương pháp kê khai phải thực hiện kê khai thuế theo tháng hoặc quý, bao gồm thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân.

Làm việc với cơ quan thuế: Việc thanh tra, kiểm tra thuế với hộ kinh doanh đang được Tổng cục Thuế triển khai mạnh mẽ từ năm 2023, đặc biệt với các hộ có doanh thu lớn, hoạt động trong lĩnh vực nhạy cảm (ăn uống, thương mại, vận tải, dịch vụ...). Hộ cần chuẩn bị sổ sách, hóa đơn, chứng từ để giải trình khi được yêu cầu.

- Dùng Excel liệu còn phù hợp?

Nhiều hộ kinh doanh vẫn quen dùng Excel để theo dõi thu chi, lập bảng kê hóa đơn, tính thuế, nhưng cách này đã bộc lộ nhiều hạn chế:

Dễ sai sót khi thao tác thủ công

Không thể tích hợp hóa đơn điện tử, chữ ký số

Không có tính năng cảnh báo hoặc kiểm tra chéo dữ liệu

Không lưu trữ tự động hoặc bảo mật dữ liệu

Không kết nối với cổng thuế điện tử để nộp báo cáo

Với các thay đổi về chính sách thuế và yêu cầu minh bạch hóa hoạt động kinh doanh, Excel không còn là lựa chọn tối ưu cho hộ kinh doanh, đặc biệt với hộ có doanh thu cao hoặc thường xuyên phải giao dịch qua hóa đơn điện tử.

- Phần mềm kế toán – giải pháp quản lý hiện đại cho hộ kinh doanh

Sử dụng phần mềm kế toán giúp hộ kinh doanh:

Ghi chép, quản lý doanh thu – chi phí chính xác, tự động hóa nhiều thao tác tính toán

Tạo và lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng định dạng của Tổng cục Thuế

Lập báo cáo thuế GTGT, TNCN nhanh chóng, đúng biểu mẫu

Tạo sổ quỹ tiền mặt, phiếu thu – chi, phiếu nhập – xuất kho đầy đủ

Lưu trữ dữ liệu kế toán tập trung, bảo mật, dễ tra cứu

Kết nối trực tiếp với cổng kê khai thuế, tránh sai sót khi nộp tờ khai

Không chỉ giúp tuân thủ pháp luật, phần mềm còn tiết kiệm thời gian, giảm chi phí nhân sự và tránh rủi ro khi quyết toán thuế.

II. Tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán cho hộ kinh doanh

Không phải phần mềm kế toán nào cũng phù hợp với mô hình hộ kinh doanh – nơi thường có quy mô nhỏ, nhân sự hạn chế và người sử dụng phần mềm có thể không có nền tảng kế toán chuyên sâu. Để chọn đúng phần mềm hiệu quả và tiết kiệm chi phí, hộ kinh doanh nên cân nhắc các tiêu chí sau:1. Dễ sử dụng, giao diện thân thiện

Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu, bởi hầu hết hộ kinh doanh không có bộ phận kế toán chuyên trách, người dùng thường là chủ hộ hoặc người thân, chưa được đào tạo bài bản về phần mềm kế toán.

- Phần mềm cần có giao diện đơn giản, dễ thao tác, không quá nhiều chức năng phức tạp như ở các phần mềm dành cho doanh nghiệp lớn.

- Có hướng dẫn sử dụng bằng video, hình ảnh, tài liệu chi tiết để người mới cũng có thể tự học và làm được.

- Tốt hơn nếu phần mềm có tính năng cảnh báo lỗi, gợi ý hạch toán – giúp người dùng tránh sai sót thường gặp.

2. Phù hợp với mô hình kinh doanh của hộ

Mỗi hộ kinh doanh có đặc thù riêng: kinh doanh nhỏ lẻ, buôn bán hàng hóa, dịch vụ ăn uống, vận tải, hay sản xuất thủ công... Do đó, phần mềm lựa chọn phải linh hoạt và có thể tùy chỉnh theo loại hình hoạt động.

Đối với hộ kinh doanh bán hàng – thương mại: phần mềm nên có tính năng quản lý tồn kho, nhập – xuất hàng, phiếu bán hàng, hóa đơn bán lẻ, báo cáo doanh thu theo ngày/tháng.

Với hộ kinh doanh dịch vụ: phần mềm cần hỗ trợ lập hóa đơn dịch vụ, ghi nhận thu nhập, chi phí theo từng hợp đồng hoặc gói dịch vụ.

Hộ sản xuất nhỏ cần theo dõi nguyên vật liệu đầu vào – thành phẩm đầu ra, phần mềm nên có tính năng nhập kho bán thành phẩm, tính giá thành đơn giản.

3. Đáp ứng quy định mới về hóa đơn điện tử, chữ ký số

Kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực, phần lớn hộ kinh doanh sử dụng phương pháp kê khai đều phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Do đó, phần mềm kế toán được chọn cần:

- Tích hợp chức năng lập, phát hành, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử đúng chuẩn.

- Hỗ trợ ký số ngay trên phần mềm mà không cần chuyển đổi sang hệ thống khác.

- Tự động kết nối với cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, giúp gửi hóa đơn và báo cáo thuế nhanh chóng, chính xác.

4. Giá cả hợp lý và có hỗ trợ kỹ thuật kịp thời

Một phần mềm tốt không nhất thiết phải đắt tiền. Với hộ kinh doanh, cần cân bằng giữa chi phí bỏ ra và lợi ích nhận được.

Ưu tiên phần mềm có giá trọn gói năm hoặc gói cài đặt vĩnh viễn, tránh phát sinh chi phí nâng cấp không cần thiết.

So sánh giá với các phần mềm phổ biến trên thị trường như MISA, FAST, LinkQ,... để có lựa chọn tối ưu.

Kiểm tra chính sách bảo hành, nâng cấp phiên bản, hỗ trợ kỹ thuật (qua điện thoại, chat, điều khiển từ xa). Hộ kinh doanh thường cần hỗ trợ ngay khi có lỗi, nên nhà cung cấp cần uy tín, sẵn sàng hỗ trợ nhanh.

III. Gợi ý các phần mềm kế toán phù hợp cho hộ kinh doanh

Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng phù hợp về tính năng, mức giá, khả năng hỗ trợ hay dễ sử dụng đối với người không chuyên.

Trung tâm Kế toán Lê Ánh đang phân phối phần mềm kế toán dành riêng cho hộ kinh doanh với mức giá ưu đãi đặc biệt cho học viên. Ngoài ra, đội ngũ chuyên gia sẵn sàng hỗ trợ cài đặt, hướng dẫn và giải đáp nghiệp vụ sau khi mua phần mềm.

MISA eShop – Phần mềm kế toán và bán hàng tối ưu cho hộ kinh doanh

MISA eShop là một trong những phần mềm nổi bật nhất dành riêng cho hộ kinh doanh, cửa hàng, đại lý bán lẻ, tích hợp đầy đủ tính năng từ quản lý bán hàng đến kế toán, hóa đơn điện tử.

Ưu điểm:

- Tích hợp toàn diện: bán hàng – quản lý kho – theo dõi thu chi – lập hóa đơn điện tử – báo cáo tài chính – báo cáo thuế

- Giao diện đơn giản, dễ dùng, phù hợp với cả người không chuyên

- Hỗ trợ lập hóa đơn điện tử có mã, ký số và gửi thẳng cho khách hàng hoặc cơ quan thuế

- Tự động lập các báo cáo thuế GTGT, TNCN, báo cáo tình hình kinh doanh

- Có ứng dụng trên điện thoại di động, giúp hộ kinh doanh quản lý mọi lúc, mọi nơi

- Bảo mật dữ liệu cao, lưu trữ trên cloud

- Được Tổng cục Thuế chấp thuận kết nối trực tiếp với hệ thống hóa đơn điện tử

Nhược điểm:

- Với hộ chỉ cần tính thuế khoán, không lập hóa đơn, thì một số tính năng có thể dư thừa

- Mức giá gốc của phần mềm cao hơn so với các phần mềm nhỏ lẻ không có chứng nhận, nhưng bù lại độ ổn định và hỗ trợ rất tốt

Trung tâm Kế toán Lê Ánh là đối tác chính thức của MISA, hiện đang phân phối MISA eShop với mức giá ưu đãi nhất thị trường dành riêng cho học viên và khách hàng của trung tâm. Đặc biệt, học viên còn được hướng dẫn sử dụng phần mềm thực tế ngay trong khóa học, giúp tiết kiệm thời gian và chủ động sử dụng sau khi học xong.

IV. Giải pháp đồng bộ từ Kế toán Lê Ánh

Đối với hộ kinh doanh, việc lựa chọn được một phần mềm kế toán phù hợp chỉ là bước đầu. Quan trọng hơn, người sử dụng cần được hướng dẫn cụ thể cách ghi sổ, lập báo cáo thuế, hiểu rõ quy định pháp luật, cũng như biết cách vận hành phần mềm trong thực tế kinh doanh hằng ngày.

Hiểu được điều đó, Trung tâm Kế toán Lê Ánh không chỉ cung cấp phần mềm kế toán, mà còn xây dựng giải pháp đồng bộ, kết hợp giữa đào tạo – ứng dụng – hỗ trợ sau học cho hộ kinh doanh.

1. Khóa học kế toán dành riêng cho hộ kinh doanh

Trung tâm triển khai khóa học thực hành 100%, tập trung vào:

- Hướng dẫn ghi sổ kế toán theo hình thức đơn giản nhất nhưng vẫn tuân thủ đúng quy định pháp luật

- Lập báo cáo thuế GTGT, TNCN theo kỳ (tháng/quý)

- Cách lập hóa đơn điện tử, lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán

-Thực hành sử dụng phần mềm kế toán: từ nhập liệu, xử lý phiếu thu – chi, đến lập báo cáo và in sổ

Khóa học được thiết kế cho cả người chưa có kiến thức kế toán, với phương pháp học thực tế, giảng viên hướng dẫn từng bước, học xong có thể áp dụng ngay vào hộ kinh doanh của mình.

2. Cung cấp phần mềm – Hướng dẫn sử dụng thực tế

Phần mềm kế toán do Trung tâm Lê Ánh phân phối (đặc biệt là MISA eShop) sẽ được tích hợp vào nội dung đào tạo, học viên được:

- Thực hành trực tiếp trên phần mềm ngay trong khóa học

- Được giải thích rõ các bước nhập liệu – xử lý – báo cáo theo tình huống thực tế

- Sau khi kết thúc khóa học, có thể tự quản lý sổ sách, báo cáo thuế cho hộ kinh doanh mà không cần thuê ngoài

3. Cam kết hỗ trợ sau học và chính sách ưu đãi

Kế toán Lê Ánh cam kết mang đến giải pháp trọn gói, lâu dài, không chỉ dừng lại ở đào tạo và bán phần mềm:

- Phần mềm luôn được cập nhật theo chính sách thuế mới nhất, đảm bảo tuân thủ pháp luật

- Có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật – nghiệp vụ, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc trong quá trình sử dụng phần mềm hoặc thực hiện kê khai thuế

- Học viên của trung tâm được mua phần mềm với mức giá ưu đãi đặc biệt, thấp hơn nhiều so với giá thị trường và được tặng kèm gói hỗ trợ cài đặt, hướng dẫn sử dụng

Lựa chọn phần mềm kế toán cho hộ kinh doanh phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm sai sót trong quản lý sổ sách và dễ dàng đáp ứng các yêu cầu về thuế. Nếu bạn vẫn đang phân vân hoặc chưa biết bắt đầu từ đâu, Kế toán Lê Ánh cung cấp phần mềm kế toán chuyên biệt cho hộ kinh doanh với giao diện đơn giản, dễ sử dụng và hỗ trợ đầy đủ các chức năng cần thiết. Ngoài ra, trung tâm còn cung cấp dịch vụ chữ ký số chính hãng, hỗ trợ đăng ký và sử dụng nhanh chóng – giúp bạn hoàn tất mọi thủ tục kê khai thuế một cách thuận tiện nhất.

Nếu bạn có nhu cầu, đừng ngần ngại liên hệ với Kế toán Lê Ánh để được tư vấn giải pháp tối ưu, phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn!