Cách hạch toán tài khoản 131 (phải thu khách hàng) theo Thông tư 24
Trong quản lý tài chính của các đơn vị hành chính sự nghiệp, việc hạch toán tài khoản 131 - "Phải thu khách hàng" là một phần quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác kế toán. Theo quy định của Thông tư 24/2014/TT-BTC, tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các khoản tiền mà đơn vị có quyền nhận từ khách hàng nhưng chưa thu được.
Mục lục
1. Nguyên tắc kế toán
1.1. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải thu của khách hàng và tình hình thanh toán các khoản phải thu của khách hàng liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hóa, tài sản, cung cấp dịch vụ của đơn vị.
1.2. Các khoản phải thu phản ánh vào tài khoản này gồm:
- Các khoản phải thu của khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, nhượng bán, thanh lý hàng tồn kho, TSCĐ... chưa thu tiền;
- Nhận trước tiền của khách hàng theo hợp đồng (hoặc cam kết) bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ (như nhận trước tiền của bệnh nhân khi vào viện,...).
1.3. Đơn vị phải mở sổ kế toán để theo dõi chi tiết theo từng đối tượng phải thu, nội dung phải thu và từng lần thanh toán, sổ nợ phải thu của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải thu từ các chi tiết phải thu khách hàng, không được bù trừ các khoản nợ giữa các khách hàng khác nhau. Việc hạch toán chi tiết phải đảm bảo rõ ràng, minh bạch, kế toán phải theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng để đôn đốc thanh toán kịp thời, đúng hạn.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 131- Phải thu khách hàng
Bên Nợ: Khoản phải thu của khách hàng về bán sản phẩm, hàng hoá, tài sản được xác định là đã bán, dịch vụ đã cung cấp.
Bên Có:
- Khoản phải thu của khách hàng đã thu được;
- Khoản đã nhận trước của khách hàng nhưng chưa bán hàng, chưa cung cấp dịch vụ;
- Bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả của cùng một đối tượng khách hàng.
Số dư bên Nợ: Các khoản còn phải thu của khách hàng.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có: Phản ánh khoản đã thu lớn hơn khoản phải thu.
3. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
3.1. Đối với dịch vụ đã cung cấp, hàng hoá, sản phẩm xuất bán được xác định là đã bán nhưng chưa thu được tiền:
- Hạch toán doanh thu, ghi:
Nợ TK 131- Phải thu khách hàng (Tổng giá thanh toán)
Có TK 531- Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ
Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước (nếu có).
- Khi thu được tiền, ghi:
Nợ các TK 111,112
Có TK 131- Phải thu khách hàng.
3.2. Trường hợp hàng bán trong kỳ bị trả lại được trừ vào nợ phải thu, ghi:
Nợ TK 531- Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ
Nợ TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước (nếu có)
Có TK 131- Phải thu khách hàng.
3.3. Trường hợp khách hàng đặt tiền trước để mua sắm hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ của đơn vị:
- Khi đơn vị nhận trước tiền, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 131- Phải thu khách hàng.
- Khi dịch vụ đã cung cấp, hàng hoá, sản phẩm xuất bán được xác định là đã bán, ghi:
Nợ TK 131- Phải thu khách hàng
Có TK 531- Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ.
Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước (nếu có).
- Khi thực hiện thanh toán, trường hợp số phải thu nhỏ hơn số đã nhận trước, phản ánh số tiền phải trả lại cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu khách hàng
Có các TK 111, 112 (phần trả lại khách hàng).
3.4. Cuối kỳ kế toán hoặc khi thanh lý hợp đồng, sau khi đối chiếu xác nhận công nợ khớp đúng, trường hợp 1 khách hàng vừa có khoản nợ phải thu vừa có khoản nợ phải trả thì đơn vị lập chứng từ bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả của khách hàng, ghi:
Nợ các TK 331, 338,...
Có TK 131- Phải thu khách hàng.
3.5. Trường hợp khoản nợ phải thu của khách hàng không đòi được phải xử lý xoá sổ theo quyết định của cấp có thẩm quyền, căn cứ hồ sơ tài liệu liên quan, ghi:
Nợ TK 229- Dự phòng tổn thất tài sản (2292) (số đã lập dự phòng)
Nợ TK 642- Chi phí quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ
Có TK 131- Phải thu khách hàng.
4. Bài tập minh hoạ
Bài tập 1: Giả sử đơn vị hành chính sự nghiệp A cung cấp dịch vụ đào tạo cho một cơ quan nhà nước. Cơ quan nhà nước này chưa thanh toán cho đơn vị A số tiền 15.000.000 đồng sau khi nhận hóa đơn.
- Ngày 01/06/2024: Đơn vị A lập hóa đơn trị giá 15.000.000 đồng cho cơ quan nhà nước.
- Ngày 15/06/2024: Cơ quan nhà nước thanh toán số tiền 10.000.000 đồng.
Yêu cầu: Hạch toán các nghiệp vụ trên vào tài khoản 131 và tài khoản 111 (Tiền mặt) hoặc tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng) nếu thanh toán qua ngân hàng.
Lời giải:
1.Ngày 01/06/2024: Lập hóa đơn cho cơ quan nhà nước
Ghi nhận khoản phải thu:
Nợ TK 131: 15.000.000 đồng
Có TK 511 (Doanh thu cung cấp dịch vụ): 15.000.000 đồng
2. Ngày 15/06/2024: Cơ quan nhà nước thanh toán 10.000.000 đồng
Ghi nhận thu tiền:
Nợ TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 10.000.000 đồng
Có TK 131 (Phải thu khách hàng): 10.000.000 đồng
- Số tiền còn phải thu: 15.000.000 - 10.000.000 = 5.000.000 đồng
Ghi nhận số tiền còn phải thu:
Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng): 5.000.000 đồng
- Có TK 111 hoặc TK 112: 5.000.000 đồng (nếu đã thu được)
Bài tập 2: Giả sử đơn vị hành chính sự nghiệp B cung cấp dịch vụ tư vấn cho một tổ chức phi chính phủ. Tổ chức này chưa thanh toán cho đơn vị B số tiền 20.000.000 đồng sau khi nhận hóa đơn.
- Ngày 10/06/2024: Đơn vị B lập hóa đơn trị giá 20.000.000 đồng cho tổ chức phi chính phủ.
- Ngày 25/06/2024: Tổ chức phi chính phủ thanh toán số tiền 12.000.000 đồng qua chuyển khoản ngân hàng.
Yêu cầu: Hạch toán các nghiệp vụ trên vào tài khoản 131 và tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng) nếu thanh toán qua ngân hàng.
Lời giải:
Ngày 10/06/2024: Lập hóa đơn cho tổ chức phi chính phủ
Ghi nhận khoản phải thu:
Nợ TK 131: 20.000.000 đồng
Có TK 511 (Doanh thu cung cấp dịch vụ): 20.000.000 đồng
Ngày 25/06/2024: Tổ chức phi chính phủ thanh toán 12.000.000 đồng qua ngân hàng
Ghi nhận thu tiền qua ngân hàng:
Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 12.000.000 đồng
Có TK 131 (Phải thu khách hàng): 12.000.000 đồng
Số tiền còn phải thu: 20.000.000 - 12.000.000 = 8.000.000 đồng
Ghi nhận số tiền còn phải thu:
Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng): 8.000.000 đồng
Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 8.000.000 đồng (nếu đã thu được
Qua bài viết này, hy vọng các kế toán viên và nhân viên tài chính trong các đơn vị hành chính sự nghiệp đã nắm được cách hạch toán tài khoản 131 một cách chính xác và hiệu quả. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính mà còn giúp cải thiện quản lý tài chính và tăng cường khả năng thu hồi các khoản phải thu từ khách hàng.
Bài viết được biên soạn bởi Kế toán Lê Ánh, dựa trên các quy định mới nhất từ Thông tư 24/2024/TT-BTC. Chúc bạn thành công!
................................
Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp, khóa học kế toán cao cấp, khóa học kế toán quản trị, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích báo cáo tài chính, khóa học chứng chỉ kế toán trưởng, khóa học kế toán cho chủ doanh nghiệp, khóa học kế toán hành chính sự nghiệp... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.
Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán online/offline của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh
Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khoá học xuất nhập khẩu online - offline, khóa học hành chính nhân sự online - offline chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM
