Các Khoản Chi Phí Không Hợp Lệ Thường Bị Loại Khi Thanh Tra
Tại các đơn vị hành chính sự nghiệp, việc chi tiêu từ nguồn ngân sách Nhà nước phải tuân thủ nghiêm ngặt về quy trình, định mức và hồ sơ chứng từ. Tuy nhiên, không ít khoản chi dù đã thực hiện vẫn bị loại khi thanh tra do vi phạm quy định hoặc thiếu căn cứ pháp lý.
Bài viết dưới đây của Kế toán Lê Ánh sẽ giúp kế toán nhận diện các khoản chi không hợp lệ thường gặp, lý do bị loại và cách phòng tránh để hạn chế rủi ro trong công tác quyết toán và kiểm tra tài chính.
Mục lục
I. Căn cứ loại trừ chi phí không hợp lệ
Việc xác định một khoản chi có hợp lệ hay không không chỉ phụ thuộc vào ý chí chủ quan của kế toán hoặc đơn vị, mà phải căn cứ vào hệ thống văn bản pháp luật đang được áp dụng. Khi tiến hành thanh tra, cơ quan chức năng sẽ dựa trên các quy định pháp lý sau để đánh giá tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của từng khoản chi:
- Luật Ngân sách Nhà nước: Quy định nguyên tắc phân bổ, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí ngân sách đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp.
- Luật Kế toán: Đưa ra yêu cầu về chứng từ, sổ sách, quy trình hạch toán và nguyên tắc ghi nhận chi phí.
Các thông tư về định mức chi tiêu hiện hành, tiêu biểu như:
- Thông tư 40/2017/TT-BTC: Quy định chế độ công tác phí, chi hội nghị
- Thông tư 71/2018/TT-BTC: Quy định chế độ chi tiếp khách, lễ tân, khánh tiết...
- Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị (đã được phê duyệt): Là căn cứ để xét tính hợp lý của các khoản chi ngoài định mức hoặc đặc thù tại đơn vị.
Lưu ý:
Từ các căn cứ trên, cơ quan thanh tra sẽ xác định rõ khoản chi nào hợp lệ để đưa vào quyết toán, và khoản nào bị loại – xuất toán – yêu cầu nộp lại ngân sách nếu vi phạm.
II. Các nhóm chi thường bị loại khi thanh tra
Dưới đây là những nhóm chi phí dễ bị loại khỏi quyết toán khi thanh tra tài chính tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Mỗi nhóm đều có đặc điểm nhận diện rõ ràng và hoàn toàn có thể kiểm soát được nếu kế toán nắm chắc quy định và chuẩn hóa hồ sơ từ đầu.
1. Chi không có đầy đủ chứng từ hợp lệ
Đây là lỗi phổ biến nhất và cũng dễ bị xuất toán nhất. Dù khoản chi là có thật, nhưng nếu hồ sơ không đủ căn cứ pháp lý, khoản chi vẫn sẽ bị loại.
🔸 Các trường hợp thường gặp:
- Thiếu hóa đơn tài chính, chỉ có phiếu chi nội bộ hoặc bảng kê tay
- Không có hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bảng đề nghị thanh toán
- Chứng từ không khớp nội dung chi đã phê duyệt
🔍 Ví dụ: Chi mua văn phòng phẩm nhưng không có hóa đơn VAT, chỉ đính kèm bảng kê của cửa hàng.
✅ Cách xử lý:
Luôn kiểm tra đầy đủ chứng từ gốc trước khi hạch toán và thanh toán. Nếu chưa đủ, cần yêu cầu bổ sung kịp thời trước khi nộp hồ sơ qua Kho bạc.
2. Chi sai định mức hoặc không đúng đối tượng
Các khoản chi công tác, hội nghị, tiếp khách… đều có định mức cụ thể được quy định tại các Thông tư của Bộ Tài chính. Nếu chi vượt mức cho phép hoặc áp sai đối tượng được hưởng, khoản chi sẽ không được công nhận.
🔸 Các trường hợp thường gặp:
- Chi vượt định mức tiếp khách, thuê phòng họp, tiền ăn…
- Áp dụng sai mức công tác phí, phụ cấp lưu trú
- Chi cho người không thuộc đối tượng được hưởng chính sách
🔍 Ví dụ: Cử người đi công tác không đúng chức danh được hưởng phụ cấp nhưng vẫn thanh toán như cán bộ chủ chốt.
✅ Cách xử lý:
Tham khảo đúng định mức chi theo Thông tư 40/2017/TT-BTC, Thông tư 71/2018/TT-BTC hoặc các quy định địa phương. Lưu file định mức để tra cứu khi lập bảng chi.
3. Chi sai nguồn hoặc sai tiểu mục ngân sách
Sai mã nguồn hoặc tiểu mục là lỗi kế toán dễ mắc phải nếu không theo dõi sát phần dự toán hoặc dùng nhầm tài khoản ngân sách.
🔸 Các trường hợp thường gặp:
- Hạch toán sai giữa nguồn tự chủ và không tự chủ
- Dùng nguồn chi thường xuyên để thực hiện nhiệm vụ đầu tư, không thường xuyên
- Ghi sai mã tiểu mục trong giấy rút hoặc phần mềm kế toán
🔍 Ví dụ: Chi sửa chữa trụ sở nhưng hạch toán vào tiểu mục mua sắm.
✅ Cách xử lý:
Sử dụng bảng tra mục – tiểu mục ngân sách được ban hành hàng năm. Với nghiệp vụ chưa rõ, nên xin hướng dẫn từ Phòng Tài chính – Kế hoạch địa phương.
4. Chi không có quyết định phê duyệt hoặc thiếu hồ sơ gốc
Một khoản chi chỉ hợp lệ khi có văn bản cho phép hoặc phê duyệt từ người có thẩm quyền. Nếu chỉ có chứng từ thanh toán mà không kèm theo đề xuất, hợp đồng, nghiệm thu… thì vẫn bị loại.
🔸 Các trường hợp thường gặp:
- Không có quyết định giao nhiệm vụ, hợp đồng ký kết
- Thiếu bảng kê, biên bản giao nhận, nghiệm thu
- Thanh toán nhưng không có phê duyệt kinh phí
🔍 Ví dụ: Mua sắm máy in chỉ có hóa đơn, không có hợp đồng hoặc quyết định mua sắm.
✅ Cách xử lý:
Luôn yêu cầu có đề xuất – phê duyệt – chứng từ thực hiện – thanh toán, đúng quy trình 4 bước. Kiểm tra hồ sơ đầy đủ trước khi nộp Kho bạc.
5. Chi không đúng mục tiêu ngân sách được giao
Ngân sách được phân bổ theo dự toán, nên mọi khoản chi phải nằm trong nhiệm vụ được giao. Việc chi sai nội dung, sai thời điểm đều có thể bị loại khỏi quyết toán.
🔸 Các trường hợp thường gặp:
- Chi cho hoạt động không có trong kế hoạch năm
- Chi vào mục tiêu không thuộc chức năng nhiệm vụ đơn vị
- Ghi nhận khoản chi của năm sau vào năm hiện tại
🔍 Ví dụ: Chi tập huấn cho giáo viên nhưng không có trong kế hoạch năm học đã được phê duyệt.
✅ Cách xử lý:
Nếu phát sinh nhiệm vụ mới, cần lập văn bản xin điều chỉnh/bổ sung dự toán kịp thời. Trường hợp phát sinh vào cuối năm có thể lùi ghi nhận sang năm tài chính kế tiếp nếu phù hợp.
III. Hậu quả khi khoản chi bị loại
Việc các khoản chi không được công nhận khi thanh tra không chỉ ảnh hưởng đến hồ sơ quyết toán của đơn vị, mà còn kéo theo nhiều hệ lụy về mặt pháp lý, tài chính và uy tín của bộ phận kế toán. Dưới đây là những hậu quả điển hình khi một khoản chi bị loại:
🔸 1. Bị xuất toán khỏi quyết toán ngân sách
Khoản chi sẽ không được ghi nhận trong quyết toán năm, làm thay đổi số liệu thu – chi và có thể khiến đơn vị không đạt chỉ tiêu về tỷ lệ giải ngân ngân sách.
📌 Trường hợp khoản chi đã thực hiện, đơn vị sẽ phải tự cân đối lại nguồn khác để bù đắp.
🔸 2. Bị yêu cầu hoàn trả ngân sách Nhà nước
Nếu thanh tra xác định khoản chi sai nguồn, sai mục đích hoặc không có căn cứ pháp lý, đơn vị có thể bị yêu cầu nộp lại toàn bộ số tiền đó vào tài khoản tạm giữ của ngân sách.
📌 Trường hợp không thu hồi được, kế toán – thủ trưởng đơn vị có thể bị xem xét trách nhiệm cá nhân.
🔸 3. Kế toán bị nhắc nhở hoặc phê bình
Việc để xảy ra các khoản chi không hợp lệ sẽ khiến kế toán bị đánh giá chưa hoàn thành nhiệm vụ, bị nhắc nhở, thậm chí bị yêu cầu giải trình chi tiết bằng văn bản.
📌 Với những lỗi mang tính hệ thống hoặc lặp lại, có thể ảnh hưởng đến đánh giá thi đua, xếp loại cuối năm.
🔸 4. Đơn vị bị đánh giá chưa hoàn thành nhiệm vụ tài chính
Việc chi sai quy định sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kiểm tra tài chính cuối năm. Nếu sai phạm nghiêm trọng, đơn vị có thể bị xếp loại không hoàn thành hoặc bị kiến nghị xử lý theo quy định của Luật Phòng chống tham nhũng.
Hầu hết các khoản chi bị loại đều có thể phòng tránh được nếu kế toán cẩn trọng từ khâu chuẩn bị hồ sơ, đối chiếu định mức, xin phê duyệt và kiểm tra chứng từ trước khi thanh toán. Việc xử lý "ngay từ đầu" sẽ luôn an toàn hơn là giải trình "sau khi thanh tra".
IV: Gợi ý cách phòng tránh các khoản chi không hợp lệ
Phần lớn các khoản chi bị loại trong quá trình thanh tra – kiểm tra đều xuất phát từ lỗi chủ quan hoặc thiếu sót trong quy trình nội bộ. Nếu kế toán nắm rõ quy định và xây dựng thói quen kiểm tra kỹ lưỡng từ đầu, hoàn toàn có thể phòng tránh được rủi ro này. Dưới đây là một số gợi ý giúp kiểm soát tốt hồ sơ thanh toán và tránh chi phí không hợp lệ:
✅ 1. Chuẩn hóa quy trình duyệt chi trong nội bộ
Mọi khoản chi cần đi đúng quy trình: Đề xuất ➝ Phê duyệt ➝ Thực hiện ➝ Thanh toán
Luôn có quyết định giao nhiệm vụ hoặc phê duyệt dự toán trước khi thực hiện nghiệp vụ
Kế toán có thể lập mẫu biểu theo dõi đề xuất chi và tình trạng phê duyệt
✅ 2. Kiểm tra kỹ hồ sơ chứng từ trước khi thanh toán
Rà soát đầy đủ hóa đơn, bảng kê, hợp đồng, biên bản nghiệm thu...
Kiểm tra chữ ký, ngày tháng, nội dung, mã số thuế, đơn vị mua bán
Nếu còn thiếu, cần tạm dừng thanh toán và yêu cầu bổ sung
✅ 3. Tra cứu định mức và mục lục ngân sách kịp thời
Cập nhật định mức theo Thông tư 40/2017, 71/2018 và các văn bản địa phương
Sử dụng bảng tra tiểu mục ngân sách theo năm ban hành của Bộ Tài chính
Với nghiệp vụ chưa chắc chắn, nên xin ý kiến trước từ Phòng Tài chính – Kế hoạch
✅ 4. Lưu hồ sơ đầy đủ – khoa học
Sắp xếp hồ sơ theo từng nhóm nghiệp vụ (lương, mua sắm, hội nghị, công tác…)
Đánh số trang, ký giáp lai, lưu cả bản cứng và bản mềm (nếu được phép)
Hạn chế tình trạng hồ sơ bị “rơi rớt”, dẫn đến thiếu chứng từ khi thanh tra
✅ 5. Rà soát định kỳ trước thời điểm quyết toán
Khoảng tháng 10–11, kế toán nên tự kiểm tra lại hồ sơ chi tiêu trong năm
Phát hiện khoản chi nào có nguy cơ bị loại, nên bổ sung căn cứ kịp thời
Có thể lập checklist rà soát cuối năm để chủ động điều chỉnh sớm
Việc sử dụng ngân sách Nhà nước trong các đơn vị hành chính sự nghiệp luôn đòi hỏi sự minh bạch, đúng quy định và có căn cứ rõ ràng. Mỗi khoản chi không hợp lệ không chỉ ảnh hưởng đến kết quả quyết toán, mà còn tiềm ẩn rủi ro về pháp lý và uy tín của đơn vị, đặc biệt là đối với cán bộ kế toán.
Thực tế cho thấy, phần lớn các khoản chi bị loại hoàn toàn có thể phòng tránh được nếu kế toán cẩn trọng từ đầu: chuẩn hóa quy trình duyệt chi, đối chiếu định mức, kiểm tra chứng từ và lưu hồ sơ đầy đủ. Làm kỹ ngay từ khâu đầu tiên sẽ giúp đơn vị “nhẹ gánh” khi thanh tra, còn kế toán thì luôn yên tâm về hồ sơ của mình.
