Hạch Toán Kế Toán Tiền Lương Và Các Khoản Theo Lương Trong Đơn Vị Hành Chính Sự Nghiệp

Tiền lương và các khoản theo lương là chi phí quan trọng trong đơn vị hành chính sự nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách và quyền lợi của người lao động. Việc hạch toán đúng, đầy đủ các khoản này giúp đơn vị đảm bảo tính minh bạch tài chính, tuân thủ quy định kế toán và tránh sai sót trong quyết toán ngân sách.

Bài viết này, Kế toán Lê Ánh chia sẻ, sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp theo quy định mới nhất.

1. Nguyên tắc kế toán tiền lương và các khoản theo lương

Trong đơn vị hành chính sự nghiệp, tiền lương và các khoản theo lương được hạch toán theo những nguyên tắc kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và phù hợp với quy định tài chính hiện hành. Dưới đây là các nguyên tắc quan trọng mà kế toán viên cần tuân thủ:

1.1. Ghi nhận đúng thời điểm

Tiền lương và các khoản theo lương phải được hạch toán vào đúng kỳ kế toán khi phát sinh nghĩa vụ chi trả, không phụ thuộc vào thời điểm thực thanh toán.

Khoản chi lương tháng nào phải được ghi nhận vào chi phí của tháng đó, ngay cả khi việc chi trả diễn ra vào đầu tháng sau.

1.2. Phân loại rõ ràng các khoản tiền lương và theo lương

Các khoản phải được phân loại đúng theo từng nhóm:

Lương cơ bản (theo hệ số lương, ngạch bậc).

Các khoản phụ cấp theo lương (phụ cấp chức vụ, thâm niên, khu vực…).

Các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn).

Các khoản thu nhập khác (tiền thưởng, thu nhập tăng thêm).

1.3. Tuân thủ quy định về quỹ lương và nguồn chi trả

Tiền lương và các khoản theo lương phải chi từ nguồn ngân sách được cấp hoặc nguồn thu hợp pháp của đơn vị.

Việc chi trả lương phải nằm trong dự toán ngân sách được phê duyệt, không vượt quá định mức quy định.

1.4. Đảm bảo tính chính xác, minh bạch và đối chiếu chặt chẽ

Kế toán cần đối chiếu bảng lương, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương, bảng chấm công để đảm bảo số liệu chính xác trước khi hạch toán.

Việc hạch toán phải có chứng từ đầy đủ, đúng nội dung chi và phù hợp với nguồn kinh phí sử dụng.

1.5. Tuân thủ các quy định về trích nộp bảo hiểm và thuế TNCN

Các khoản bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí công đoàn) phải được trích nộp đúng tỷ lệ theo quy định.

Nếu có khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN), đơn vị cần khấu trừ thuế TNCN và nộp vào ngân sách nhà nước theo đúng thời hạn.

Việc tuân thủ đúng các nguyên tắc trên giúp kế toán viên trong đơn vị hành chính sự nghiệp hạch toán lương chính xác, đúng chế độ, tránh sai sót và đảm bảo công tác quyết toán tài chính minh bạch.

2. Các khoản tiền lương và theo lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, tiền lương và các khoản theo lương được quy định rõ ràng, nhằm đảm bảo quyền lợi cho cán bộ, công chức, viên chức cũng như tuân thủ đúng chế độ kế toán ngân sách. Các khoản này bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, các khoản trích theo lương và thu nhập khác ngoài lương, tất cả đều phải được hạch toán chính xác để đảm bảo minh bạch tài chính.

2.1. Tiền lương cơ bản

Tiền lương cơ bản là khoản thu nhập chính của cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Mức lương này được tính theo ngạch, bậc, hệ số lương và nhân với mức lương cơ sở do Nhà nước quy định.

Lương theo ngạch, bậc: Mỗi cán bộ, công chức, viên chức được xếp hệ số lương theo vị trí công tác, thâm niên và cấp bậc.

Cách tính lương:

Ví dụ: Nếu mức lương cơ sở là 1.800.000 đồng/tháng, một công chức có hệ số lương 2.34 sẽ có mức lương cơ bản là:

Mức lương này là căn cứ để tính các khoản phụ cấp, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân (nếu có).

2.2. Các khoản phụ cấp theo lương

Ngoài lương cơ bản, cán bộ, công chức, viên chức còn được hưởng một số khoản phụ cấp tùy theo vị trí công tác, điều kiện làm việc và đặc thù ngành nghề. Một số phụ cấp phổ biến bao gồm:

Phụ cấp chức vụ, trách nhiệm: Áp dụng cho các chức danh lãnh đạo, quản lý hoặc các vị trí có trách nhiệm đặc biệt.

Phụ cấp thâm niên: Dành cho cán bộ có thời gian công tác lâu năm, tùy theo số năm làm việc mà mức phụ cấp sẽ tăng dần.

Phụ cấp khu vực: Hỗ trợ cho những người làm việc tại các vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, vùng sâu, vùng xa.

Phụ cấp độc hại, nguy hiểm: Áp dụng cho các ngành nghề phải làm việc trong môi trường độc hại, nguy hiểm, ảnh hưởng đến sức khỏe.

Phụ cấp ưu đãi nghề nghiệp: Được áp dụng cho các ngành nghề đặc thù như giáo viên, nhân viên y tế, công an, quân đội nhằm hỗ trợ thu nhập và khuyến khích gắn bó với nghề.

Các khoản phụ cấp này sẽ được tính theo tỷ lệ phần trăm hoặc mức cố định dựa trên lương cơ bản và quy định của từng ngành.

2.3. Các khoản trích theo lương

Bên cạnh tiền lương, các đơn vị hành chính sự nghiệp còn có trách nhiệm trích nộp các khoản bảo hiểm xã hội và kinh phí công đoàn theo quy định. Các khoản trích này bao gồm:

Bảo hiểm xã hội (BHXH): Trích 25,5% trên tổng quỹ lương, trong đó:

Người lao động đóng: 8%

Đơn vị sử dụng lao động đóng: 17,5%

Bảo hiểm y tế (BHYT): Trích 4,5%, trong đó:

Người lao động đóng: 1,5%

Đơn vị sử dụng lao động đóng: 3%

Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Trích 2%, chia đều giữa người lao động và đơn vị sử dụng lao động.

Kinh phí công đoàn: Đơn vị sử dụng lao động đóng 2% trên quỹ lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Thời gian và cách thức trích nộp bảo hiểm

Các khoản trích theo lương phải được nộp đúng hạn vào Quỹ bảo hiểm xã hội và các cơ quan quản lý liên quan.

Thời hạn nộp bảo hiểm trước ngày 30 hàng tháng để tránh bị xử phạt do chậm nộp.

2.4. Các khoản thu nhập khác ngoài lương

Ngoài tiền lương cơ bản và phụ cấp, cán bộ, công chức, viên chức có thể được hưởng các khoản thu nhập khác, tùy thuộc vào chính sách của đơn vị và tình hình ngân sách. Các khoản này có thể bao gồm:

Tiền thưởng: Gồm thưởng lễ, tết, khen thưởng thành tích xuất sắc.

Thu nhập tăng thêm: Một số đơn vị hành chính sự nghiệp có nguồn thu sự nghiệp sẽ trích một phần để hỗ trợ thu nhập tăng thêm cho người lao động.

Các khoản hỗ trợ, phúc lợi:

Hỗ trợ ăn trưa, đi lại.

Trợ cấp thai sản, ốm đau theo chế độ.

Hỗ trợ học tập, nâng cao trình độ chuyên môn.

Các khoản thu nhập này có thể chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu vượt mức miễn trừ thuế theo quy định của pháp luật.

3. Hạch toán tiền lương và các khoản theo lương

Trong đơn vị hành chính sự nghiệp, việc hạch toán tiền lương và các khoản theo lương cần đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định kế toán ngân sách. Dưới đây là các bút toán hạch toán chi tiết giúp kế toán viên ghi nhận đúng các khoản tiền lương, bảo hiểm và thuế theo lương.

3.1. Hạch toán tiền lương phải trả cho cán bộ, công chức, viên chức

Tiền lương phải trả cho cán bộ, công chức, viên chức được hạch toán vào chi phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp, phản ánh đúng quỹ lương và nguồn kinh phí sử dụng.

✅ Định khoản kế toán ghi nhận tiền lương phải trả:

Khi tính tiền lương cho cán bộ, công chức, viên chức:

Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động (đối với đơn vị hành chính sự nghiệp không có thu)

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh (nếu có hoạt động kinh doanh)

Có TK 334 – Phải trả người lao động (tiền lương, phụ cấp)

Khi thanh toán tiền lương:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

3.2. Hạch toán các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí công đoàn)

Các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn được tính theo tỷ lệ quy định trên tiền lương cơ bản của cán bộ, công chức, viên chức.

✅ Định khoản kế toán trích nộp bảo hiểm:

Khi trích bảo hiểm từ tiền lương của người lao động:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (chi tiết 3383 – BHXH, 3384 – BHYT, 3385 – BHTN, 3382 – Kinh phí công đoàn)

Khi trích bảo hiểm từ nguồn kinh phí của đơn vị:

Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383, 3384, 3385, 3382)

Khi nộp bảo hiểm cho cơ quan quản lý:

Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

✅ Cách xử lý khi có sai sót hoặc điều chỉnh số liệu bảo hiểm:

Nếu số tiền bảo hiểm trích thiếu hoặc thừa, cần đối chiếu với cơ quan bảo hiểm và điều chỉnh bút toán theo hướng dẫn.

Các sai sót về mức đóng, tỷ lệ đóng phải được điều chỉnh ngay trong kỳ kế toán gần nhất.

3.3. Hạch toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu có

Đối với cán bộ, công chức, viên chức có thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân, đơn vị có trách nhiệm khấu trừ thuế trước khi chi trả lương và nộp vào ngân sách nhà nước.

✅ Xác định khoản thu nhập chịu thuế:

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập - Các khoản miễn thuế - Giảm trừ gia cảnh

✅ Hạch toán khấu trừ thuế TNCN:

Khi khấu trừ thuế trước khi trả lương:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân

Khi nộp thuế vào ngân sách nhà nước:

Nợ TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

✅ Lưu ý:

Việc nộp thuế TNCN phải thực hiện đúng hạn theo tháng hoặc quý (tùy theo quy mô thuế của đơn vị).
Nếu có quyết toán thuế cuối năm, kế toán cần tổng hợp lại thu nhập, thuế đã khấu trừ và quyết toán theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

3.4. Hạch toán chi trả lương và nộp các khoản theo lương

Sau khi hoàn tất các bước tính toán, đơn vị sẽ thực hiện chi trả lương và nộp bảo hiểm, thuế vào ngân sách nhà nước.

✅ Ghi nhận khoản lương thực chi cho người lao động:

Sau khi trừ các khoản bảo hiểm và thuế, số lương thực nhận của cán bộ, công chức, viên chức sẽ được chi trả:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

✅ Ghi nhận khoản bảo hiểm, thuế đã nộp vào ngân sách nhà nước:

Khi nộp bảo hiểm, thuế theo lương:

Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác

Nợ TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

✅ Lưu ý quan trọng:

Tiền lương, bảo hiểm và thuế phải được thanh toán đúng hạn để tránh bị phạt do chậm nộp.
Cần đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với bảng lương, bảng kê nộp bảo hiểm, biên lai nộp thuế để đảm bảo khớp số liệu.

4. Lưu ý quan trọng khi hạch toán tiền lương và các khoản theo lương

Việc hạch toán tiền lương và các khoản theo lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp đòi hỏi kế toán viên phải đảm bảo tính chính xác, tuân thủ quy định pháp luật và thực hiện đúng thời hạn. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng giúp kế toán tránh sai sót trong quá trình thực hiện:

1️⃣ Kiểm tra bảng lương, hợp đồng lao động để tránh sai sót

Đối chiếu kỹ bảng lương, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương để đảm bảo mức lương được tính đúng theo ngạch, bậc, hệ số.

Kiểm tra các khoản phụ cấp, thu nhập bổ sung, trích bảo hiểm trước khi lập bảng lương chính thức.

Tránh tình trạng hạch toán sai hệ số lương, chi trả thừa hoặc thiếu lương so với quy định.

2️⃣ Đối chiếu với ngân sách được cấp để đảm bảo chi trả đúng nguồn

Kiểm tra nguồn kinh phí trước khi hạch toán, đảm bảo chi trả từ nguồn ngân sách được phê duyệt hoặc nguồn thu hợp pháp của đơn vị.

Tránh tình trạng vượt dự toán lương, gây mất cân đối ngân sách.

Nếu có điều chỉnh quỹ lương hoặc bổ sung ngân sách, cần có quyết định phê duyệt từ cơ quan chủ quản.

3️⃣ Tuân thủ thời hạn nộp các khoản bảo hiểm và thuế để tránh phạt chậm nộp

Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn phải được nộp đúng hạn, thường là trước ngày 30 hàng tháng.

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cần được khấu trừ, kê khai và nộp theo tháng hoặc quý, tránh bị xử phạt do chậm nộp.

Cần đối chiếu với cơ quan bảo hiểm, cơ quan thuế để đảm bảo số liệu trích nộp chính xác.

4️⃣ Cập nhật kịp thời quy định mới về tiền lương, bảo hiểm, thuế

Thường xuyên theo dõi thông tư, nghị định mới của Bộ Tài chính, Bộ Lao động – Thương binh & Xã hội để kịp thời điều chỉnh cách tính lương, bảo hiểm và thuế theo quy định mới.
Đảm bảo mức lương cơ sở, hệ số trích bảo hiểm, thuế TNCN được cập nhật chính xác theo từng năm.
Nếu có thay đổi về tỷ lệ đóng bảo hiểm hoặc chính sách thuế, cần thực hiện điều chỉnh ngay trong kỳ kế toán gần nhất.