Các Bút Toán Cuối Năm Và Lập Báo Cáo Quyết Toán Ngân Sách

Cuối năm là thời điểm quan trọng để kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện các bút toán điều chỉnh, kết chuyển và lập báo cáo quyết toán ngân sách theo quy định. Việc thực hiện đúng các bút toán cuối năm không chỉ đảm bảo số liệu kế toán chính xác mà còn giúp quá trình quyết toán ngân sách diễn ra thuận lợi.

Bài viết này của Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết các bút toán cần thực hiện và quy trình lập báo cáo quyết toán theo Thông tư 24/2022/TT-BTC, giúp kế toán viên nắm vững nghiệp vụ và tránh sai sót.

1. Tổng quan về công tác kế toán cuối năm trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Cuối năm là thời điểm quan trọng đối với công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, yêu cầu kế toán viên phải thực hiện đầy đủ các bút toán điều chỉnh, kết chuyển và lập báo cáo quyết toán ngân sách. Đây là giai đoạn tổng hợp, kiểm tra và hoàn thiện số liệu kế toán nhằm phản ánh trung thực tình hình tài chính của đơn vị, đồng thời phục vụ cho công tác quyết toán với cơ quan quản lý cấp trên.

Công tác kế toán cuối năm trong đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm:

Kiểm kê tài sản, công nợ và quỹ tiền mặt để đảm bảo số liệu chính xác.

Thực hiện các bút toán điều chỉnh liên quan đến chênh lệch thu chi, nguồn kinh phí, công nợ và tài sản cố định.

Kết chuyển số dư cuối kỳ để xác định chênh lệch thu – chi và báo cáo tài chính.

Lập báo cáo quyết toán ngân sách theo quy định của Thông tư 24/2022/TT-BTC, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc tài chính và yêu cầu của cơ quan chủ quản.

Việc thực hiện chính xác các bút toán và báo cáo cuối năm không chỉ giúp đơn vị tránh sai sót, đảm bảo minh bạch tài chính mà còn hỗ trợ quá trình xét duyệt ngân sách cho năm tiếp theo. Vì vậy, kế toán viên cần nắm rõ các quy định, nguyên tắc và phương pháp thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.

2. Các bút toán cuối năm trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Cuối năm, kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp cần thực hiện các bút toán quan trọng nhằm đảm bảo số liệu tài chính chính xác, phản ánh trung thực tình hình thu – chi, tài sản và công nợ của đơn vị. Các bút toán này giúp kiểm tra, điều chỉnh và kết chuyển số liệu trước khi lập báo cáo quyết toán ngân sách theo quy định.

2.1. Kiểm kê tài sản, công nợ, nguồn vốn cuối năm

Trước khi thực hiện các bút toán điều chỉnh, đơn vị phải tiến hành kiểm kê tài sản, công nợ và nguồn vốn để đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách kế toán. Công tác kiểm kê bao gồm:

🔹 Kiểm kê tài sản cố định, công cụ dụng cụ

• Xác định số lượng, tình trạng sử dụng và giá trị còn lại của tài sản cố định, công cụ dụng cụ.
• So sánh số liệu kiểm kê thực tế với sổ sách kế toán.
• Xử lý chênh lệch (nếu có) theo quy định, ghi nhận hao mòn tài sản cố định.

🔹 Xác nhận công nợ phải thu, phải trả

• Rà soát và đối chiếu công nợ với từng đối tượng, đơn vị liên quan.
• Lập biên bản xác nhận công nợ đối với các khoản phải thu, phải trả.
• Xử lý công nợ khó đòi, công nợ quá hạn theo quy định.

🔹 Đối chiếu số dư quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

• Kiểm tra số dư tiền mặt thực tế tại quỹ so với số liệu trên sổ kế toán.
• Đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng với sao kê ngân hàng.
• Ghi nhận các khoản thu, chi chưa hạch toán để đảm bảo số liệu chính xác.

2.2. Các bút toán điều chỉnh cuối năm

Sau khi kiểm kê tài sản, công nợ và nguồn vốn, kế toán cần thực hiện các bút toán điều chỉnh để đảm bảo số liệu kế toán khớp với thực tế và tuân thủ đúng quy định của Thông tư 24/2022/TT-BTC. Các bút toán quan trọng bao gồm:

🔹 Điều chỉnh chênh lệch số liệu giữa sổ kế toán và thực tế kiểm kê

Nếu có chênh lệch giữa sổ sách và kết quả kiểm kê, kế toán cần xác định nguyên nhân và thực hiện điều chỉnh.

Các trường hợp thường gặp:

Thiếu tài sản: Ghi giảm tài sản và xác định nguyên nhân (mất mát, hư hỏng, hao mòn…).

Thừa tài sản: Ghi tăng tài sản theo quy định và báo cáo cơ quan chủ quản.

🔹 Ghi nhận các khoản chi phí phải trả, doanh thu chưa thực hiện

Chi phí phải trả: Ghi nhận các khoản chi phí đã phát sinh nhưng chưa thanh toán để đảm bảo đúng kỳ kế toán.

Ví dụ: Tiền lương, bảo hiểm xã hội, điện, nước, thuê mặt bằng…

Doanh thu chưa thực hiện: Ghi nhận các khoản thu nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận là doanh thu của năm nay.

🔹 Xử lý các khoản công nợ khó đòi (nếu có)

Đánh giá các khoản công nợ quá hạn, khó đòi.

Nếu khoản nợ không có khả năng thu hồi, đơn vị cần lập hồ sơ trình cấp trên phê duyệt phương án xử lý.

2.3. Các bút toán kết chuyển cuối năm

Các bút toán kết chuyển cuối năm nhằm tổng hợp số liệu tài chính, xác định kết quả hoạt động và hoàn tất sổ sách kế toán trước khi lập báo cáo quyết toán ngân sách.

🔹 Kết chuyển nguồn kinh phí

• Kinh phí thường xuyên: Kết chuyển các khoản kinh phí được cấp nhưng chưa sử dụng hết hoặc đã chi tiêu hết.
• Kinh phí không thường xuyên: Kết chuyển các khoản kinh phí phục vụ nhiệm vụ đặc thù.
• Nguồn viện trợ, nguồn thu sự nghiệp: Phản ánh chính xác số kinh phí còn dư hoặc đã sử dụng.

🔹 Kết chuyển doanh thu, chi phí

• Kết chuyển toàn bộ doanh thu và chi phí để xác định kết quả tài chính của đơn vị.
• Phân bổ chi phí theo từng nguồn kinh phí phù hợp.

🔹 Kết chuyển chênh lệch thu – chi

• Sau khi kết chuyển doanh thu, chi phí, đơn vị cần xác định số dư chênh lệch thu lớn hơn hoặc nhỏ hơn chi.
• Ghi nhận số chênh lệch vào tài khoản phù hợp theo quy định của Thông tư 24/2022/TT-BTC.

Việc thực hiện chính xác các bút toán điều chỉnh và kết chuyển giúp đơn vị phản ánh đúng tình hình tài chính, đảm bảo báo cáo quyết toán ngân sách được lập đúng quy định và minh bạch.

3. Lập báo cáo quyết toán ngân sách theo Thông tư 24/2022/TT-BTC

Sau khi thực hiện các bút toán điều chỉnh và kết chuyển cuối năm, kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp cần tiến hành lập báo cáo quyết toán ngân sách. Đây là bước quan trọng nhằm tổng hợp toàn bộ tình hình thu – chi tài chính trong năm, đảm bảo minh bạch và tuân thủ đúng quy định của nhà nước.

3.1. Nguyên tắc lập báo cáo quyết toán ngân sách

Việc lập báo cáo quyết toán ngân sách phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán, đảm bảo tính chính xác và trung thực, cụ thể:

🔹 Tuân thủ nguyên tắc cơ sở dồn tích và phù hợp với số liệu kế toán

Các khoản thu, chi phải được ghi nhận theo cơ sở dồn tích, nghĩa là ghi nhận vào năm ngân sách khi phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm thực nhận hay thực chi.

Số liệu quyết toán phải khớp với số liệu kế toán trong sổ sách đơn vị.

🔹 Đảm bảo tính trung thực, đầy đủ, kịp thời

Báo cáo quyết toán phải phản ánh chính xác, đầy đủ các khoản thu, chi, công nợ, kinh phí sử dụng.

Nộp báo cáo đúng hạn theo quy định để tránh bị xử lý vi phạm.

🔹 Đối chiếu với số liệu đã báo cáo Kho bạc Nhà nước, cơ quan tài chính

Trước khi lập báo cáo, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu số liệu với Kho bạc Nhà nước, cơ quan tài chính cấp trên để đảm bảo tính nhất quán.

Hạn chế sai sót, chênh lệch số liệu giữa sổ sách của đơn vị với cơ quan quản lý tài chính.

3.2. Các báo cáo quyết toán quan trọng

Theo Thông tư 24/2022/TT-BTC, kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp cần lập các báo cáo quyết toán sau:

🔹 Báo cáo thu, chi ngân sách

BCQT-01: Báo cáo quyết toán thu ngân sách nhà nước.

BCQT-02: Báo cáo quyết toán chi ngân sách nhà nước.

Nội dung: Tổng hợp các khoản thu, chi theo từng nguồn kinh phí, đảm bảo minh bạch và đúng mục đích sử dụng.

🔹 Báo cáo tình hình sử dụng kinh phí

BCQT-03: Báo cáo chi tiết về nguồn kinh phí thường xuyên, không thường xuyên, viện trợ, tài trợ…

BCQT-04: Báo cáo sử dụng kinh phí từ các nguồn thu sự nghiệp, phí và lệ phí.

🔹 Báo cáo công nợ, tạm ứng, thanh toán tạm ứng

BCQT-07: Báo cáo quyết toán công nợ (phải thu, phải trả).

BCQT-08: Báo cáo quyết toán tình hình tạm ứng, thanh toán tạm ứng.

🔹 Thuyết minh báo cáo tài chính

Giải trình chi tiết về các khoản thu – chi, các khoản chênh lệch, các thay đổi về chính sách kế toán hoặc điều chỉnh số liệu.

3.3. Quy trình lập và nộp báo cáo quyết toán ngân sách

Để đảm bảo báo cáo quyết toán được lập đúng quy định, kế toán cần thực hiện theo các bước sau:

🔹 Bước 1: Tập hợp số liệu từ sổ kế toán và đối chiếu với Kho bạc Nhà nước

Thu thập toàn bộ số liệu về thu, chi, nguồn kinh phí, công nợ từ sổ sách kế toán.

Đối chiếu số liệu với sao kê của Kho bạc Nhà nước để kiểm tra tính chính xác.

🔹 Bước 2: Kiểm tra, rà soát số liệu để đảm bảo tính chính xác

Kiểm tra lại các khoản kết chuyển, điều chỉnh trong năm.

Rà soát các khoản kinh phí chưa sử dụng hết hoặc đã sử dụng nhưng chưa thanh toán.

Đảm bảo số liệu khớp với số dư cuối kỳ trên sổ sách.

🔹 Bước 3: Lập báo cáo theo đúng biểu mẫu quy định trong Thông tư 24

Điền đầy đủ thông tin vào các mẫu báo cáo theo quy định.

Đảm bảo số liệu thống nhất giữa các báo cáo và phù hợp với dữ liệu kế toán.

🔹 Bước 4: Trình cấp trên phê duyệt và nộp báo cáo theo hạn định

Trình lãnh đạo đơn vị ký duyệt báo cáo quyết toán.

Gửi báo cáo đến cơ quan tài chính cấp trên, Kho bạc Nhà nước theo đúng thời hạn quy định.

Việc lập báo cáo quyết toán ngân sách không chỉ giúp đơn vị đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn hỗ trợ quá trình xét duyệt, phân bổ ngân sách cho năm tiếp theo. Vì vậy, kế toán viên cần nắm vững quy trình, biểu mẫu và các nguyên tắc quan trọng để hoàn thành công việc một cách chính xác, kịp thời.

4. Lưu ý quan trọng khi thực hiện bút toán cuối năm và lập báo cáo quyết toán

Công tác kế toán cuối năm và lập báo cáo quyết toán ngân sách đòi hỏi sự chính xác, tuân thủ đúng quy định nhằm đảm bảo số liệu tài chính minh bạch, đầy đủ. Để tránh sai sót có thể ảnh hưởng đến quá trình quyết toán, kế toán viên cần lưu ý một số vấn đề quan trọng sau.

4.1. Các sai sót thường gặp và cách khắc phục

Trong quá trình thực hiện bút toán cuối năm và lập báo cáo quyết toán ngân sách, kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp có thể gặp phải một số sai sót phổ biến:

Sai sót về số liệu kế toán

Nhầm lẫn số dư các tài khoản do không kiểm tra kỹ khi thực hiện kết chuyển.

Số liệu trên báo cáo quyết toán không khớp với sổ kế toán hoặc số liệu tại Kho bạc Nhà nước.

Cách khắc phục: Kiểm tra kỹ sổ sách, đối chiếu số liệu với chứng từ gốc và thực hiện đối chiếu với Kho bạc trước khi lập báo cáo quyết toán để phát hiện và điều chỉnh kịp thời.

Sai sót trong xử lý công nợ và tạm ứng

Các khoản công nợ, tạm ứng chưa được xử lý dứt điểm trước khi quyết toán.

Cách khắc phục: Kiểm tra lại công nợ phải thu, phải trả, tiến hành xác nhận công nợ và có kế hoạch xử lý cụ thể.

Sai sót trong việc kết chuyển kinh phí

Phân loại sai nguồn kinh phí thường xuyên, không thường xuyên, nguồn viện trợ dẫn đến sai lệch trong báo cáo quyết toán.

Cách khắc phục: Cần rà soát kỹ từng khoản kinh phí trước khi thực hiện kết chuyển để đảm bảo phản ánh chính xác số liệu.

Sai sót trong báo cáo quyết toán

Không lập đầy đủ biểu mẫu theo quy định của Thông tư 24/2022/TT-BTC.

Cách khắc phục: Đối chiếu danh mục báo cáo cần nộp, đảm bảo lập đầy đủ theo đúng biểu mẫu quy định.

4.2. Thời hạn nộp báo cáo quyết toán ngân sách

Theo quy định tại Thông tư 24/2022/TT-BTC, các đơn vị hành chính sự nghiệp phải tuân thủ thời hạn nộp báo cáo quyết toán ngân sách như sau:

Trước ngày 31/01 năm sau: Các đơn vị dự toán cấp dưới phải hoàn thành báo cáo quyết toán và gửi đến đơn vị chủ quản.

Trước ngày 31/03 năm sau: Đơn vị dự toán cấp 1 hoàn thành báo cáo quyết toán và gửi đến cơ quan tài chính, Kho bạc Nhà nước để xét duyệt.

Trước ngày 31/07 năm sau: Bộ Tài chính tổng hợp báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước và trình Chính phủ phê duyệt.

Việc chậm trễ trong nộp báo cáo có thể dẫn đến vi phạm hành chính và ảnh hưởng đến quá trình xét duyệt ngân sách của đơn vị cho năm sau. Vì vậy, kế toán viên cần chủ động theo dõi thời hạn, đảm bảo nộp báo cáo đúng quy định.

4.3. Hướng dẫn thực tế từ kinh nghiệm kế toán hành chính sự nghiệp

Để quá trình lập báo cáo quyết toán ngân sách diễn ra thuận lợi, kế toán viên cần áp dụng một số kinh nghiệm thực tế sau:

Lập kế hoạch quyết toán từ sớm: Tránh dồn công việc vào cuối năm bằng cách lên kế hoạch từng giai đoạn, thực hiện kiểm kê, đối chiếu số liệu và xử lý các khoản chênh lệch trước khi lập báo cáo.

Thường xuyên đối chiếu số liệu với Kho bạc và cơ quan tài chính: Việc đối chiếu định kỳ giúp phát hiện sớm các sai sót, tránh tình trạng số liệu bị chênh lệch khi lập báo cáo quyết toán.

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ: Trước khi quyết toán, cần tập hợp đầy đủ chứng từ kế toán, biên bản kiểm kê, công nợ, báo cáo thu – chi để đảm bảo tính minh bạch và chính xác của số liệu.

Sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ: Phần mềm kế toán giúp tự động hóa quá trình kết chuyển, lập báo cáo, hạn chế sai sót thủ công và tiết kiệm thời gian.

Cập nhật quy định mới thường xuyên: Kế toán viên cần theo dõi, cập nhật các thông tư, nghị định mới nhất liên quan đến quyết toán ngân sách để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Nhà nước.

Thực hiện tốt các nguyên tắc trên sẽ giúp kế toán viên đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong báo cáo quyết toán, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính tại đơn vị hành chính sự nghiệp.

Việc thực hiện đúng các bút toán cuối năm và lập báo cáo quyết toán ngân sách theo Thông tư 24/2022/TT-BTC giúp kế toán hành chính sự nghiệp đảm bảo số liệu minh bạch, chính xác, tránh sai sót trong quá trình quyết toán. Để nắm vững nghiệp vụ này, kế toán viên cần cập nhật kiến thức thường xuyên và thực hành trên chứng từ thực tế.

Khóa học Kế toán hành chính sự nghiệp tại Kế toán Lê Ánh cung cấp đầy đủ kiến thức về chế độ kế toán, bút toán đặc thù, lập báo cáo tài chính và quyết toán ngân sách, giúp học viên ứng dụng ngay vào công việc. Khóa học được giảng dạy bởi các kế toán làm việc trực tiếp tại các đơn vị hành chính sự nghiệp, cam kết hỗ trợ sau đào tạo.

👉 Liên hệ ngay với Kế toán Lê Ánh để được tư vấn chi tiết!

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp, khóa học kế toán cao cấp, khóa học kế toán quản trị, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích báo cáo tài chính, khóa học chứng chỉ kế toán trưởng, khóa học kế toán cho chủ doanh nghiệp, khóa học kế toán hành chính sự nghiệp... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán online/offline của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh 

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khoá học xuất nhập khẩu online - offline, khóa học hành chính nhân sự online - offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM