Hướng dẫn lập dự toán ngân sách hàng năm cho đơn vị hành chính sự nghiệp

Lập dự toán ngân sách hàng năm là công việc quan trọng giúp đơn vị hành chính sự nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, phân bổ nguồn lực hợp lý và đảm bảo hoạt động ổn định theo đúng quy định của Nhà nước. Dự toán ngân sách không chỉ giúp đơn vị xác định các khoản thu – chi trong năm, mà còn là cơ sở để cấp trên phê duyệt và cấp kinh phí phù hợp.

Bài viết này do Kế toán Lê Ánh chia sẻ sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình lập dự toán ngân sách hàng năm cho đơn vị hành chính sự nghiệp, giúp kế toán viên thực hiện đúng quy định và đảm bảo số liệu chính xác.

1. Tổng quan về dự toán ngân sách hàng năm

1.1. Khái niệm về dự toán ngân sách trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Dự toán ngân sách là kế hoạch tài chính được lập hàng năm nhằm xác định các khoản thu – chi, đảm bảo hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp được vận hành ổn định theo đúng quy định của Nhà nước.

Dự toán ngân sách giúp đơn vị chủ động nguồn kinh phí, phân bổ hợp lý các khoản chi và tránh tình trạng thiếu hụt hoặc sử dụng không hiệu quả nguồn lực tài chính.

Dự toán ngân sách bao gồm:

• Dự toán thu: Các khoản ngân sách Nhà nước cấp, thu từ hoạt động sự nghiệp, tài trợ, viện trợ…
• Dự toán chi: Các khoản chi thường xuyên (lương, phụ cấp, hành chính…), chi không thường xuyên (đầu tư, sửa chữa, mua sắm)…

1.2. Vai trò của dự toán ngân sách trong quản lý tài chính đơn vị

Việc lập dự toán ngân sách có vai trò quan trọng trong công tác quản lý tài chính tại đơn vị hành chính sự nghiệp:

✔ Đảm bảo hoạt động tài chính minh bạch, hiệu quả: Giúp đơn vị quản lý thu – chi hợp lý, tránh thất thoát ngân sách.

✔ Chủ động trong việc sử dụng ngân sách: Có kế hoạch phân bổ kinh phí, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa ngân sách không được sử dụng hiệu quả.

✔ Là cơ sở để cấp trên phê duyệt và cấp kinh phí: Dự toán ngân sách phải được trình cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính xét duyệt trước khi được cấp phát.

✔ Hỗ trợ công tác quyết toán cuối năm: Là căn cứ để kiểm soát việc thực hiện chi tiêu và tổng hợp báo cáo quyết toán ngân sách.

1.3. Căn cứ pháp lý trong lập dự toán ngân sách

• Dự toán ngân sách hàng năm tại đơn vị hành chính sự nghiệp được thực hiện theo các quy định của Nhà nước, bao gồm:
• Luật Ngân sách Nhà nước số 83/2015/QH13 – Quy định chung về quản lý ngân sách Nhà nước.
• Thông tư 69/2023/TT-BTC – Hướng dẫn lập dự toán ngân sách Nhà nước hàng năm.
• Thông tư 342/2016/TT-BTC – Quy định về quản lý tài chính đối với đơn vị hành chính sự nghiệp.

Các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính, cơ quan chủ quản về lập, xét duyệt và phân bổ ngân sách hàng năm.

Việc lập dự toán ngân sách là một quy trình quan trọng và bắt buộc, giúp đơn vị đảm bảo nguồn tài chính phù hợp với nhiệm vụ chuyên môn, đồng thời tuân thủ đúng quy định của Nhà nước về quản lý tài chính công.

2. Nguyên tắc lập dự toán ngân sách

Lập dự toán ngân sách là một trong những nhiệm vụ quan trọng của đơn vị hành chính sự nghiệp, giúp xác định nguồn thu, nhu cầu chi tiêu và kế hoạch tài chính hàng năm. Việc lập dự toán phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán tài chính nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và phù hợp với quy định của Nhà nước.

2.1. Đảm bảo tính chính xác, minh bạch, đúng quy định

Dự toán ngân sách phải phản ánh trung thực, chính xác số liệu tài chính của đơn vị.

Mọi khoản thu – chi phải có căn cứ rõ ràng, được lập trên cơ sở chứng từ hợp lệ.

Dự toán cần tuân thủ các quy định về quản lý ngân sách Nhà nước, đảm bảo không vượt trần ngân sách và đúng mục đích sử dụng.

Bài viết tham khảo: Khóa Học Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp Có Thu

2.2. Lập dự toán trên cơ sở số liệu thực tế và dự báo hợp lý

Dự toán ngân sách không chỉ căn cứ vào số liệu năm trước, mà còn phải xem xét tình hình thực tế của đơn vị, định mức chi tiêu hiện hành và dự báo các yếu tố có thể tác động đến tài chính trong năm kế hoạch.

Đối với các khoản thu, cần tính toán dựa trên nguồn thu thực tế có thể phát sinh, tránh dự toán quá cao hoặc quá thấp so với khả năng thực hiện.

Đối với các khoản chi, cần phân tích nhu cầu sử dụng ngân sách, dự kiến mức chi phù hợp với khả năng cân đối tài chính của đơn vị.

2.3. Phù hợp với định hướng phát triển, nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị

Dự toán ngân sách phải gắn với kế hoạch hoạt động, nhiệm vụ chuyên môn được giao.

Các khoản chi phải phục vụ mục tiêu phát triển đơn vị, hỗ trợ nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng dịch vụ công.

Khi lập dự toán, cần ưu tiên các khoản chi cần thiết, đảm bảo cân đối giữa chi thường xuyên và chi đầu tư phát triển.

2.4. Tuân thủ quy trình lập, xét duyệt và phân bổ ngân sách của Nhà nước

Việc lập dự toán ngân sách phải thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục và biểu mẫu do Bộ Tài chính và cơ quan chủ quản quy định.

Sau khi lập dự toán, đơn vị phải trình lên cơ quan quản lý cấp trên để xem xét, phê duyệt.

Ngân sách được phân bổ phải đúng theo danh mục đã được phê duyệt, mọi khoản chi ngoài dự toán cần có quyết định điều chỉnh hợp lệ từ cơ quan tài chính có thẩm quyền.

3. Quy trình lập dự toán ngân sách hàng năm

Lập dự toán ngân sách hàng năm là một quá trình quan trọng và bắt buộc đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp nhằm xác định nguồn thu, dự kiến các khoản chi và đảm bảo cân đối tài chính. Dưới đây là quy trình chi tiết để lập dự toán ngân sách hàng năm đúng quy định.

3.1. Xác định các nguồn thu ngân sách

Nguồn thu ngân sách là cơ sở để đơn vị tính toán khả năng chi tiêu, đảm bảo hoạt động ổn định trong năm kế hoạch. Các nguồn thu phổ biến bao gồm:

✔ Ngân sách Nhà nước cấp

• Kinh phí thường xuyên: Dùng để chi trả tiền lương, phụ cấp, các hoạt động quản lý hành chính và vận hành đơn vị.
• Kinh phí không thường xuyên: Dùng để đầu tư phát triển, thực hiện các chương trình, dự án đặc thù hoặc các nhiệm vụ được giao bổ sung.

✔ Thu từ hoạt động sự nghiệp, dịch vụ công (nếu có)

• Một số đơn vị hành chính sự nghiệp có nguồn thu từ dịch vụ công, như:
• Học phí tại các cơ sở giáo dục công lập.
• Dịch vụ y tế tại bệnh viện công.
• Các khoản thu từ dịch vụ tư vấn, đào tạo, nghiên cứu khoa học…

✔ Viện trợ, tài trợ từ các tổ chức trong và ngoài nước

• Các khoản hỗ trợ từ các tổ chức chính phủ và phi chính phủ, doanh nghiệp hoặc cá nhân, phục vụ hoạt động chuyên môn của đơn vị.

✔ Các nguồn thu hợp pháp khác

• Các khoản thu hợp pháp ngoài ngân sách, như lãi tiền gửi ngân hàng, đấu thầu dịch vụ công, thu từ việc cho thuê tài sản công…

Việc xác định chính xác nguồn thu giúp lập dự toán phù hợp với thực tế, tránh tình trạng thu không đủ chi hoặc phụ thuộc hoàn toàn vào ngân sách Nhà nước.

3.2. Dự toán các khoản chi ngân sách

Sau khi xác định nguồn thu, đơn vị cần lập kế hoạch chi tiêu chi tiết, đảm bảo cân đối ngân sách, phù hợp với nhiệm vụ được giao.

Chi thường xuyên

Đây là khoản chi cố định hàng năm, đảm bảo vận hành bộ máy đơn vị, bao gồm:

• Tiền lương, phụ cấp và các khoản theo lương:
• Lương cơ bản, phụ cấp trách nhiệm, thâm niên…
• Các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn.

Chi phí hoạt động quản lý, hành chính:

• Văn phòng phẩm, điện, nước, internet, điện thoại.
• Công tác phí, tiếp khách, hội nghị, hội thảo.
• Chi nghiệp vụ chuyên môn:
• Các khoản chi phục vụ hoạt động chuyên môn theo từng ngành (giáo dục, y tế, khoa học…).
• Chi đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên.

Các khoản chi khác theo quy định:

• Chi hỗ trợ cán bộ, viên chức trong trường hợp đặc biệt.
• Các khoản chi thường xuyên phát sinh khác.

Chi không thường xuyên

Các khoản chi này không diễn ra hàng năm mà phát sinh theo từng dự án, kế hoạch cụ thể, bao gồm:

Chi đầu tư, mua sắm tài sản, sửa chữa lớn:

• Mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, cơ sở hạ tầng.
• Sửa chữa trụ sở, phòng làm việc, hệ thống điện, nước…
• Các dự án, chương trình được cấp kinh phí riêng:

Thực hiện các chương trình phát triển ngành, dự án đầu tư xây dựng cơ bản.

Dự án nghiên cứu khoa học, đổi mới công nghệ trong lĩnh vực chuyên môn.

Việc dự toán chi cần được thực hiện chặt chẽ, tránh tình trạng chi vượt kế hoạch hoặc chi không đúng mục đích.

3.3. Phân bổ và cân đối thu – chi ngân sách

Sau khi xác định nguồn thu và nhu cầu chi, kế toán cần thực hiện cân đối ngân sách để đảm bảo khả năng tài chính của đơn vị.

✔ Đảm bảo cân đối thu – chi hợp lý, không vượt dự toán được giao

Các khoản chi cần được phân bổ phù hợp với nguồn thu, đảm bảo không thâm hụt ngân sách.

Đối với các khoản chi vượt ngân sách, đơn vị cần có kế hoạch huy động bổ sung hoặc đề xuất điều chỉnh hợp lý.

✔ Điều chỉnh ngân sách phù hợp với nguồn thu dự kiến

Nếu nguồn thu có biến động (tăng hoặc giảm), đơn vị cần điều chỉnh mức chi để không ảnh hưởng đến hoạt động chung.

Trường hợp có khoản thu ngoài dự kiến, cần có phương án phân bổ hợp lý, tránh sử dụng tùy tiện.

✔ Dự phòng kinh phí cho các trường hợp phát sinh

Dự toán ngân sách cần có khoản dự phòng để xử lý các tình huống bất ngờ (thiên tai, dịch bệnh, biến động giá cả…).

Tỷ lệ dự phòng thông thường từ 5% – 10% tổng chi ngân sách.

Việc cân đối thu – chi giúp đơn vị sử dụng ngân sách hiệu quả, tránh lãng phí hoặc thiếu hụt tài chính.

3.4. Lập hồ sơ, tài liệu và trình phê duyệt dự toán

Sau khi hoàn tất dự toán, đơn vị cần chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đầy đủ để trình cấp trên phê duyệt.

✔ Chuẩn bị đầy đủ biểu mẫu dự toán theo quy định

Hồ sơ dự toán bao gồm:

Bảng tổng hợp dự toán thu – chi ngân sách.

Các biểu mẫu chi tiết theo từng khoản mục.

Bảng giải trình dự toán (nếu có thay đổi lớn so với năm trước).

✔ Đối chiếu số liệu với kế hoạch tài chính và hoạt động của đơn vị

Kiểm tra tính chính xác của số liệu, đảm bảo phù hợp với kế hoạch hoạt động chuyên môn.

So sánh với năm trước để điều chỉnh hợp lý, tránh tăng giảm bất thường.

✔ Trình cấp trên xét duyệt, sửa đổi nếu cần

Dự toán ngân sách phải được trình cơ quan chủ quản (Bộ, Sở, Phòng Tài chính…) xem xét, phê duyệt.
Nếu có yêu cầu sửa đổi, đơn vị cần điều chỉnh theo hướng dẫn, đảm bảo phù hợp với tổng ngân sách Nhà nước phân bổ.

4. Lưu ý quan trọng khi lập dự toán ngân sách

Lập dự toán ngân sách là công việc đòi hỏi tính chính xác, tuân thủ đúng quy định và đảm bảo minh bạch tài chính. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng giúp kế toán viên tránh sai sót và đảm bảo dự toán ngân sách được phê duyệt nhanh chóng.

4.1. Kiểm tra tính chính xác của số liệu dự toán

Dự toán ngân sách phải được lập dựa trên số liệu thực tế, có căn cứ rõ ràng và phù hợp với tình hình tài chính của đơn vị.

Cần kiểm tra kỹ các số liệu về nguồn thu, các khoản chi thường xuyên và chi không thường xuyên để tránh sai sót. Đồng thời, đối chiếu với số liệu của năm trước, phân tích biến động để điều chỉnh hợp lý, tránh dự toán quá cao hoặc quá thấp.

Trước khi trình duyệt, nên thực hiện rà soát chéo giữa kế toán, bộ phận tài chính và lãnh đạo đơn vị để phát hiện và chỉnh sửa sai lệch kịp thời.

4.2. Tuân thủ thời hạn lập và nộp dự toán theo quy định

Dự toán ngân sách phải hoàn thành và trình cấp trên xét duyệt đúng thời gian quy định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính và cơ quan chủ quản. Thông thường, các đơn vị dự toán cấp dưới phải nộp báo cáo trước ngày 31/07 hàng năm, để cơ quan quản lý tổng hợp và trình cơ quan tài chính cấp trên vào tháng 9 – 10.

Cần lập kế hoạch cụ thể theo từng giai đoạn, tránh dồn vào thời điểm sát hạn nộp, gây áp lực trong việc xử lý số liệu.

4.3. Đảm bảo minh bạch, công khai trong quá trình lập và xét duyệt dự toán

Quá trình lập dự toán cần có sự phối hợp giữa các bộ phận liên quan (kế toán, tài chính, hành chính, chuyên môn) để đảm bảo tính minh bạch. Các khoản thu – chi phải được trình bày rõ ràng, không kê khai thiếu hoặc khai khống chi phí. Sau khi được duyệt, dự toán ngân sách cần được công khai theo quy định, giúp đơn vị chủ động trong việc quản lý và sử dụng ngân sách.

Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ kèm theo dự toán để sẵn sàng đối chiếu khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan tài chính.

4. 4. Cập nhật chính sách tài chính mới để điều chỉnh dự toán phù hợp

Chính sách tài chính và các quy định về ngân sách Nhà nước có thể thay đổi theo từng năm, vì vậy kế toán viên cần cập nhật kịp thời để áp dụng đúng quy định.

Các yếu tố như mức lương cơ sở, định mức chi tiêu, chính sách thuế, tỷ lệ trích bảo hiểm có thể thay đổi, ảnh hưởng đến dự toán ngân sách.

Theo dõi Thông tư, Nghị định mới của Bộ Tài chính, tham gia các khóa tập huấn về tài chính – kế toán để nắm bắt kịp thời các điều chỉnh chính sách.

Lập dự toán ngân sách đúng quy trình không chỉ giúp đơn vị quản lý tài chính hiệu quả, mà còn đảm bảo tuân thủ quy định của Nhà nước, tránh sai sót trong xét duyệt và sử dụng ngân sách. Kế toán viên cần kiểm tra số liệu chính xác, tuân thủ thời gian nộp, đảm bảo minh bạch trong quá trình lập dự toán và thường xuyên cập nhật chính sách tài chính mới để điều chỉnh phù hợp

Lập dự toán ngân sách hàng năm là công việc bắt buộc và quan trọng giúp đơn vị hành chính sự nghiệp chủ động tài chính, đảm bảo hoạt động ổn định và sử dụng ngân sách hiệu quả. Kế toán viên cần thực hiện theo đúng quy trình, tuân thủ quy định của Nhà nước và đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong công tác lập dự toán.

Để thực hiện tốt công tác này, kế toán viên cần kiểm tra số liệu chính xác, tuân thủ thời hạn nộp dự toán, đảm bảo công khai minh bạch và thường xuyên cập nhật chính sách tài chính mới. Một dự toán ngân sách được lập đúng quy định sẽ giúp đơn vị phân bổ nguồn lực hợp lý, đáp ứng nhu cầu hoạt động và hướng tới quản lý tài chính bền vững.

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp, khóa học kế toán cao cấp, khóa học kế toán quản trị, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích báo cáo tài chính, khóa học chứng chỉ kế toán trưởng, khóa học kế toán cho chủ doanh nghiệp, khóa học kế toán hành chính sự nghiệp... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán online/offline của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh 

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khoá học xuất nhập khẩu online - offline, khóa học hành chính nhân sự online - offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM