Quy Trình Kế Toán Thu và Quyết Toán Ngân Sách Xã, Phường, Thị Trấn

Kế toán thu và quyết toán ngân sách tại xã, phường, thị trấn đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính địa phương. Việc thực hiện đúng quy trình giúp phản ánh chính xác nguồn thu, đảm bảo minh bạch và tuân thủ quy định. Bài viết này, Kế toán Lê Ánh chia sẻ, sẽ hướng dẫn chi tiết nghiệp vụ kế toán thu và quyết toán ngân sách theo quy định hiện hành.

1. Tổng quan về công tác kế toán thu và quyết toán ngân sách tại xã, phường, thị trấn

Kế toán thu và quyết toán ngân sách tại xã, phường, thị trấn là một phần quan trọng trong công tác quản lý tài chính của chính quyền cấp cơ sở. Hoạt động này nhằm đảm bảo thu ngân sách đúng quy định, quản lý chi tiêu minh bạch và phản ánh chính xác tình hình tài chính địa phương.

1.1. Vai trò của kế toán thu và quyết toán ngân sách

Ghi nhận và theo dõi đầy đủ các khoản thu từ ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí và các nguồn khác.

Quản lý và giám sát chi ngân sách để đảm bảo các khoản chi đúng mục đích, phù hợp với dự toán được giao.

Thực hiện quyết toán ngân sách cuối năm, tổng hợp số liệu thu – chi, lập báo cáo trình cơ quan quản lý cấp trên.

Đảm bảo công khai, minh bạch tài chính, giúp chính quyền địa phương kiểm soát hiệu quả các nguồn thu và chi tiêu.

1.2. Căn cứ pháp lý trong kế toán thu và quyết toán ngân sách

Công tác kế toán thu và quyết toán ngân sách tại cấp xã, phường, thị trấn tuân theo các quy định pháp lý sau:

Luật Ngân sách Nhà nước số 83/2015/QH13.

Thông tư 24/2022/TT-BTC quy định về chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp.

Thông tư 344/2016/TT-BTC hướng dẫn thực hiện kế toán ngân sách và tài chính xã.

Các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính về việc quản lý, thu, chi và quyết toán ngân sách địa phương.

1.3. Những đặc thù của kế toán thu và quyết toán ngân sách cấp xã, phường, thị trấn

So với kế toán doanh nghiệp hoặc kế toán tại các cơ quan cấp cao hơn, kế toán ngân sách xã, phường, thị trấn có một số đặc thù sau:

Nguồn thu ngân sách đa dạng: Gồm các khoản thu từ thuế, phí, lệ phí, viện trợ, đóng góp tự nguyện của nhân dân và hỗ trợ từ cấp trên.

Tính pháp lý chặt chẽ: Mọi khoản thu – chi đều phải tuân thủ đúng quy định của Luật Ngân sách Nhà nước và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Hệ thống sổ sách kế toán riêng biệt: Được quy định cụ thể trong Thông tư 24/2022/TT-BTC, với các biểu mẫu đặc thù cho đơn vị hành chính sự nghiệp.

Quy trình báo cáo và quyết toán ngân sách nghiêm ngặt: Các khoản thu – chi phải được hạch toán đầy đủ, minh bạch và nộp báo cáo quyết toán đúng hạn.

1.4. Tầm quan trọng của việc thực hiện đúng quy trình kế toán thu và quyết toán ngân sách

Việc thực hiện đúng quy trình kế toán thu và quyết toán ngân sách giúp:

Đảm bảo ngân sách địa phương được sử dụng đúng mục đích, hợp lý và minh bạch.

Tránh thất thoát ngân sách, sai sót trong hạch toán kế toán.

Đáp ứng yêu cầu báo cáo của các cơ quan quản lý cấp trên, đảm bảo tính kịp thời và chính xác.

Hỗ trợ công tác quản lý tài chính hiệu quả, giúp chính quyền địa phương đưa ra các quyết định tài chính phù hợp.

Với vai trò quan trọng của mình, kế toán viên tại xã, phường, thị trấn cần nắm vững nghiệp vụ, tuân thủ đúng quy định pháp luật và thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình thu và quyết toán ngân sách.

2. Quy trình kế toán thu ngân sách xã, phường, thị trấn

Thu ngân sách là một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán tại xã, phường, thị trấn nhằm đảm bảo nguồn lực tài chính phục vụ hoạt động của chính quyền địa phương. Việc thu ngân sách phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán, đảm bảo tính minh bạch và sử dụng đúng mục đích.

2.1. Nguyên tắc kế toán thu ngân sách

Để đảm bảo việc quản lý ngân sách hiệu quả, kế toán viên cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Ghi nhận thu ngân sách theo cơ chế dồn tích

Kế toán phải ghi nhận các khoản thu vào thời điểm phát sinh nghĩa vụ thu, không phụ thuộc vào thời điểm thực thu.

Việc này giúp phản ánh chính xác tình hình tài chính, tránh tình trạng thất thoát hoặc sai lệch số liệu thu ngân sách.

Phân loại nguồn thu để theo dõi, quản lý và sử dụng đúng mục đích

Các khoản thu ngân sách cấp xã, phường, thị trấn được phân loại thành:

Thu ngân sách nhà nước

Bao gồm thuế, phí, lệ phí theo phân cấp quản lý của chính quyền địa phương.

Các khoản thuế sử dụng đất phi nông nghiệp, lệ phí trước bạ, phí chợ, phí vệ sinh môi trường…

Thu từ viện trợ, tài trợ

Gồm các khoản hỗ trợ từ các tổ chức trong và ngoài nước.

Viện trợ không hoàn lại từ các tổ chức quốc tế, tài trợ từ doanh nghiệp hoặc các chương trình hợp tác phát triển.

Thu từ hoạt động kinh tế, dịch vụ

Các khoản thu từ dịch vụ công ích, cho thuê tài sản công hoặc các hoạt động kinh doanh hợp pháp khác.

Ví dụ: Cho thuê nhà văn hóa, sân bãi, khai thác dịch vụ công cộng…

Thu từ đóng góp tự nguyện của nhân dân và tổ chức

Các khoản huy động vốn, tài trợ từ nhân dân hoặc doanh nghiệp cho các dự án phát triển hạ tầng, xây dựng trường học, trạm y tế…

Đảm bảo tính công khai, minh bạch trong thu ngân sách

Kế toán phải thực hiện ghi nhận, báo cáo đầy đủ các khoản thu vào sổ kế toán theo quy định của Nhà nước.

Các khoản thu phải được công khai theo quy định, tránh thất thoát ngân sách.

Định kỳ đối chiếu số liệu với Kho bạc Nhà nước, cơ quan tài chính để đảm bảo tính chính xác.

Việc tuân thủ đúng nguyên tắc kế toán thu ngân sách giúp xã, phường, thị trấn quản lý tốt nguồn thu, đảm bảo thu đúng, thu đủ và sử dụng hiệu quả cho các hoạt động địa phương

2.2. Các nguồn thu ngân sách xã, phường, thị trấn

Các nguồn thu ngân sách tại đơn vị hành chính cấp cơ sở (xã, phường, thị trấn) rất đa dạng, bao gồm các khoản thu từ ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí, viện trợ, tài trợ, hoạt động kinh tế và sự đóng góp từ nhân dân. Việc quản lý và hạch toán đúng các khoản thu giúp đảm bảo tính minh bạch và sử dụng ngân sách hiệu quả.

1. Thu từ ngân sách nhà nước cấp

Bao gồm các khoản ngân sách do Trung ương và địa phương phân bổ để thực hiện các nhiệm vụ chi thường xuyên và đầu tư phát triển.

Được cấp theo kế hoạch ngân sách hàng năm, phục vụ hoạt động của chính quyền địa phương như trả lương cán bộ, chi thường xuyên, chi đầu tư cơ sở hạ tầng.

2. Thu từ thuế, phí và lệ phí

Các khoản thu phát sinh theo quy định của pháp luật, được giao cho cấp xã, phường, thị trấn thu theo phân cấp.

Gồm:

Thuế sử dụng đất phi nông nghiệp.

Phí chợ, phí vệ sinh môi trường.

Phí cấp giấy tờ hộ tịch, chứng thực.

Các loại phí, lệ phí khác theo quy định địa phương.

3. Thu từ viện trợ, tài trợ, hỗ trợ từ cấp trên

Gồm các khoản hỗ trợ từ ngân sách cấp trên hoặc các tổ chức trong và ngoài nước.

Có thể là viện trợ không hoàn lại, tài trợ cho các chương trình phát triển hạ tầng, giáo dục, y tế…

4. Thu từ hoạt động kinh tế, dịch vụ

Là các khoản thu từ hoạt động dịch vụ công, khai thác tài sản công do chính quyền địa phương quản lý.

Ví dụ:

Thu từ cho thuê nhà văn hóa, sân bãi, cơ sở hạ tầng.

Thu từ khai thác bãi giữ xe, dịch vụ công cộng.

5. Thu từ đóng góp tự nguyện của nhân dân và tổ chức

Là các khoản tài trợ, đóng góp cho các chương trình phát triển địa phương như:

Xây dựng đường giao thông nông thôn.

Cải tạo trường học, trạm y tế, công trình công cộng.

Các dự án xã hội hóa khác phục vụ lợi ích cộng đồng.

Việc thu và quản lý các khoản thu ngân sách cần đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, hạch toán đầy đủ theo quy định của Nhà nước.

2.3. Hạch toán kế toán các khoản thu

Kế toán thu ngân sách tại xã, phường, thị trấn cần thực hiện theo quy trình chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.

Quy trình thu ngân sách và hạch toán kế toán gồm các bước sau:

1️⃣ Ghi nhận khoản thu theo đúng nguồn kinh phí

Xác định khoản thu thuộc nguồn kinh phí nào (thuế, phí, viện trợ, thu từ dịch vụ…).

Ghi nhận trên sổ kế toán theo quy định.

2️⃣ Xác nhận và đối chiếu số thu với Kho bạc Nhà nước

Các khoản thu phải được nộp vào Kho bạc Nhà nước theo đúng quy định.

Kế toán cần đối chiếu chứng từ nộp thuế, phí, lệ phí để đảm bảo số liệu khớp giữa sổ kế toán và sao kê của Kho bạc.

3️⃣ Hạch toán các khoản thu vào sổ kế toán theo tài khoản phù hợp

Hạch toán theo tài khoản kế toán ngân sách, đảm bảo số liệu chính xác, phản ánh đúng thực tế thu ngân sách.

Phân loại đúng các khoản thu theo nguồn thu, mục đích sử dụng.

4️⃣ Xử lý các trường hợp chênh lệch giữa sổ sách kế toán và báo cáo từ Kho bạc

Nếu có chênh lệch giữa số liệu kế toán và số liệu từ Kho bạc, cần kiểm tra lại các chứng từ liên quan.

Nếu phát hiện sai sót, thực hiện điều chỉnh theo đúng quy định kế toán ngân sách.

Việc thực hiện đúng quy trình thu ngân sách giúp đảm bảo nguồn thu được quản lý chặt chẽ, hạn chế thất thoát, đồng thời hỗ trợ công tác quyết toán ngân sách được thuận lợi hơn.

3. Quy trình kế toán quyết toán ngân sách xã, phường, thị trấn

Quyết toán ngân sách là bước quan trọng giúp tổng hợp, kiểm tra và báo cáo toàn bộ tình hình thu – chi tài chính trong năm của xã, phường, thị trấn. Quy trình này nhằm đảm bảo minh bạch, chính xác và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

3.1. Các nguyên tắc quyết toán ngân sách
Để thực hiện quyết toán ngân sách đúng quy định, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

1️⃣ Tuân thủ đúng thời gian nộp báo cáo quyết toán theo quy định của Bộ Tài chính

Báo cáo quyết toán phải được lập, trình duyệt và gửi đến cơ quan có thẩm quyền đúng hạn.
Chậm trễ trong việc nộp báo cáo có thể ảnh hưởng đến kế hoạch ngân sách năm tiếp theo của đơn vị.
2️⃣ Đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán, Kho bạc Nhà nước và cơ quan tài chính cấp trên

Trước khi lập báo cáo quyết toán, kế toán phải đối chiếu số liệu với Kho bạc để đảm bảo không có sai sót.
Số liệu phải thống nhất giữa sổ kế toán, báo cáo thu – chi, sao kê từ Kho bạc Nhà nước.
3️⃣ Phân loại nguồn kinh phí để đảm bảo hạch toán đúng mục đích

Kinh phí thường xuyên, không thường xuyên, kinh phí hỗ trợ, tài trợ đều phải được phân loại rõ ràng.
Tránh nhầm lẫn giữa các khoản thu – chi, đảm bảo báo cáo chính xác theo từng nguồn ngân sách.
3.2. Các báo cáo quyết toán ngân sách xã, phường, thị trấn
Kế toán tại xã, phường, thị trấn cần lập đầy đủ các báo cáo quyết toán theo biểu mẫu quy định, bao gồm:

📌 1. Báo cáo thu, chi ngân sách địa phương (BCQT-01, BCQT-02)

Tổng hợp toàn bộ các khoản thu và chi ngân sách trong năm.
Đối chiếu số thu – chi thực tế với dự toán ngân sách đã giao.
📌 2. Báo cáo quyết toán tình hình sử dụng kinh phí (BCQT-03, BCQT-04)

Báo cáo chi tiết về tình hình sử dụng kinh phí thường xuyên, không thường xuyên.
Phản ánh các khoản đã chi, số dư còn lại và nguyên nhân nếu có chênh lệch.
📌 3. Báo cáo công nợ, tạm ứng và thanh toán tạm ứng (BCQT-07, BCQT-08)

Xác định công nợ phải thu, phải trả đến thời điểm quyết toán.
Kiểm tra tình hình tạm ứng kinh phí, hoàn ứng và số dư chưa thanh toán.
📌 4. Thuyết minh báo cáo quyết toán ngân sách

Giải trình chi tiết về các khoản thu – chi, chênh lệch số liệu, các điều chỉnh (nếu có).
Đưa ra nguyên nhân của các khoản chậm thanh toán, chưa sử dụng hết ngân sách hoặc vượt dự toán.
Các báo cáo trên phải được lập theo đúng biểu mẫu quy định, có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và lãnh đạo đơn vị trước khi trình duyệt.

3.3. Quy trình lập và nộp báo cáo quyết toán
Để đảm bảo báo cáo quyết toán ngân sách được lập đúng và đầy đủ, kế toán cần thực hiện theo các bước sau:

1️⃣ Tập hợp số liệu từ sổ kế toán và đối chiếu với Kho bạc Nhà nước

Rà soát tất cả các chứng từ thu – chi, hóa đơn, bảng kê sổ sách trong năm.
Kiểm tra số dư tài khoản ngân sách tại Kho bạc Nhà nước.
2️⃣ Rà soát số liệu, kiểm tra tính hợp lệ của các khoản thu, chi

Đảm bảo các khoản chi tiêu phù hợp với nguồn kinh phí được cấp.
Xác nhận công nợ và đối chiếu các khoản đã tạm ứng, hoàn ứng.
3️⃣ Lập báo cáo theo biểu mẫu quy định và trình cấp trên phê duyệt

Điền đầy đủ số liệu vào các biểu mẫu theo quy định.
Kiểm tra lần cuối để tránh sai sót trước khi trình cấp trên ký duyệt.
4️⃣ Nộp báo cáo quyết toán ngân sách đúng hạn theo quy định

Báo cáo quyết toán phải được gửi đến cơ quan tài chính cấp trên, Kho bạc Nhà nước theo thời gian quy định:
Trước ngày 31/01: Đơn vị cấp dưới gửi báo cáo quyết toán lên cấp trên.
Trước ngày 31/03: Đơn vị cấp 1 gửi báo cáo lên cơ quan tài chính.
Trước ngày 31/07: Bộ Tài chính hoàn tất tổng hợp báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước.
Đảm bảo báo cáo đầy đủ, đúng hạn để tránh vi phạm hành chính và ảnh hưởng đến việc phân bổ ngân sách năm sau.
Việc thực hiện đầy đủ các bước trên giúp kế toán tại xã, phường, thị trấn quản lý ngân sách minh bạch, đảm bảo số liệu chính xác và tránh các sai sót trong quyết toán.

4. Lưu ý khi thực hiện kế toán thu và quyết toán ngân sách

Kế toán thu và quyết toán ngân sách tại xã, phường, thị trấn đòi hỏi sự chính xác, tuân thủ quy định chặt chẽ để đảm bảo minh bạch tài chính. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp kế toán viên thực hiện tốt công việc, tránh sai sót trong quá trình quyết toán ngân sách.

4.1. Sai sót thường gặp và cách khắc phục
Dưới đây là một số lỗi phổ biến trong công tác kế toán thu và quyết toán ngân sách tại cấp xã, phường, thị trấn, kèm theo giải pháp khắc phục:

Sai sót trong hạch toán thu, chi ngân sách

Nguyên nhân: Nhầm lẫn khi ghi nhận các khoản thu – chi, không phân loại đúng nguồn kinh phí.
Cách khắc phục: Kiểm tra kỹ trước khi ghi nhận, đối chiếu chứng từ gốc, sổ sách kế toán để đảm bảo số liệu chính xác.
Chênh lệch số liệu giữa báo cáo kế toán và Kho bạc Nhà nước

Nguyên nhân: Không thường xuyên đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán và sao kê từ Kho bạc Nhà nước.
Cách khắc phục: Định kỳ đối chiếu số liệu với Kho bạc để phát hiện chênh lệch và điều chỉnh kịp thời.
Lập báo cáo không đúng biểu mẫu

Nguyên nhân: Không cập nhật kịp thời các quy định, biểu mẫu mới của Bộ Tài chính.
Cách khắc phục: Thường xuyên cập nhật thông tư, nghị định mới nhất để đảm bảo báo cáo đúng quy định.
Việc kiểm soát chặt chẽ các bước hạch toán, đối chiếu thường xuyên với Kho bạc Nhà nước và cơ quan tài chính sẽ giúp kế toán viên giảm thiểu sai sót, tránh vi phạm quy định về quyết toán ngân sách.

4.2. Thời hạn nộp báo cáo quyết toán
Thời hạn nộp báo cáo quyết toán ngân sách cấp xã, phường, thị trấn được quy định như sau:

Trước ngày 31/01: Các đơn vị dự toán cấp dưới hoàn thành báo cáo quyết toán và gửi lên cấp trên để tổng hợp.
Trước ngày 31/03: Đơn vị dự toán cấp 1 gửi báo cáo quyết toán ngân sách đến cơ quan tài chính và Kho bạc Nhà nước để xét duyệt.
Trước ngày 31/07: Bộ Tài chính hoàn thành tổng hợp báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước và trình Chính phủ.
✅ Lưu ý: Việc nộp báo cáo chậm có thể dẫn đến vi phạm hành chính, ảnh hưởng đến quá trình xét duyệt ngân sách cho năm tiếp theo. Do đó, kế toán viên cần chủ động lên kế hoạch để hoàn thành báo cáo đúng hạn.

4.3. Kinh nghiệm thực tế giúp kế toán xã, phường, thị trấn hoàn thành tốt công việc
Để đảm bảo công tác kế toán thu và quyết toán ngân sách diễn ra thuận lợi, kế toán viên cần áp dụng các kinh nghiệm sau:

✔ Lập kế hoạch quyết toán từ sớm, tránh dồn công việc vào cuối năm

Lên danh sách các công việc cần thực hiện, phân bổ thời gian hợp lý.
Kiểm kê, đối chiếu số liệu định kỳ để tránh tình trạng gấp rút khi đến hạn nộp báo cáo.
✔ Thường xuyên đối chiếu số liệu với Kho bạc Nhà nước và cơ quan tài chính

Đối chiếu số liệu sổ sách với sao kê của Kho bạc theo từng tháng/quý.
Kiểm tra các khoản thu, chi để đảm bảo thống nhất giữa các bên.
✔ Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ kế toán để đảm bảo tính minh bạch

Lưu trữ đầy đủ các chứng từ kế toán liên quan đến thu – chi ngân sách.
Đảm bảo chứng từ được sắp xếp khoa học, dễ tra cứu khi cần kiểm tra.
✔ Sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ lập báo cáo nhanh chóng, chính xác

Ứng dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng để tự động hóa quy trình hạch toán, lập báo cáo.
Giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công, tiết kiệm thời gian làm việc.
✔ Cập nhật các quy định mới về kế toán ngân sách xã, phường, thị trấn

Thường xuyên theo dõi thông tư, nghị định của Bộ Tài chính để kịp thời điều chỉnh phương pháp hạch toán.
Tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao kỹ năng kế toán ngân sách.

Kế toán thu và quyết toán ngân sách tại xã, phường, thị trấn đòi hỏi sự chính xác, tuân thủ quy định và kiểm soát chặt chẽ số liệu. Việc thực hiện đúng quy trình giúp quản lý ngân sách minh bạch, tránh sai sót và đảm bảo báo cáo đúng hạn.

Khóa học kế toán hành chính sự nghiệp tại Kế toán Lê Ánh giúp học viên nắm vững nghiệp vụ, thực hành hạch toán, lập báo cáo thu – chi, quyết toán ngân sách đúng quy định. Khóa học do kế toán trực tiếp làm việc tại đơn vị hành chính sự nghiệp giảng dạy, đảm bảo kiến thức thực tế và áp dụng ngay vào công việc.