Chi Phí Được Trừ Và Không Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN 2025

Chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN 2025 là nội dung mà mọi doanh nghiệp cần nắm vững để đảm bảo nghĩa vụ thuế đúng quy định, đồng thời tối ưu hiệu quả tài chính. Năm 2025, các quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp có nhiều điểm cần lưu ý, đặc biệt liên quan đến điều kiện để chi phí được khấu trừ hợp lệ. Bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh sẽ phân tích chi tiết các khoản chi phí được tính và không được tính vào thu nhập chịu thuế, giúp doanh nghiệp quản trị chi phí minh bạch, tránh rủi ro thanh tra thuế và nâng cao năng lực quản lý tài chính.

I. Nguyên Tắc Xác Định Chi Phí Được Trừ Thuế TNDN

Để khoản chi phí được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN, doanh nghiệp cần tuân thủ 3 nguyên tắc quan trọng:

Nguyên tắc 1: Chi phí phát sinh thực tế và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh

Chi phí phải gắn trực tiếp hoặc gián tiếp với hoạt động tạo ra doanh thu, duy trì bộ máy, hoặc phục vụ mục tiêu kinh doanh.

Ví dụ: Chi phí mua nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, chi phí thuê văn phòng để duy trì hoạt động.

Nguyên tắc 2: Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Khoản chi phí phải được chứng minh bằng hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật (hóa đơn điện tử, chứng từ ngân hàng, hợp đồng, biên bản nghiệm thu…).

Ví dụ: Tiền thuê dịch vụ marketing có hợp đồng, hóa đơn VAT, chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

II. Các Khoản Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN 2025

1. Chi phí Nguyên vật liệu, Nhiên liệu, Hàng hóa, Công cụ dụng cụ

Đây là nhóm chi phí cơ bản và chiếm tỷ trọng lớn trong hầu hết các doanh nghiệp sản xuất, thương mại. Để được khấu trừ, các khoản chi này phải đảm bảo:

Mục đích sử dụng: Phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Định mức hợp lý: Chi phí nguyên vật liệu phải được sử dụng theo định mức tiêu hao hợp lý mà doanh nghiệp đã xây dựng và đăng ký (nếu có). Bất kỳ phần chi vượt định mức đều sẽ bị loại trừ.

Chứng từ hợp lệ: Phải có đầy đủ hóa đơn đầu vào, chứng từ thanh toán, phiếu nhập kho, xuất kho...

2. Chi phí Tiền lương, Tiền công, Phụ cấp và Bảo hiểm bắt buộc

Các khoản chi cho người lao động là chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện sau:

Quy định rõ ràng: Các khoản tiền lương, thưởng, phụ cấp phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các văn bản sau: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính, Quy chế thưởng của doanh nghiệp.

Thực tế chi trả: Doanh nghiệp phải chứng minh đã thực tế chi trả các khoản này cho người lao động và có đầy đủ chứng từ hợp pháp (phiếu chi, bảng lương có chữ ký, ủy nhiệm chi...). Các khoản chi lương đã hạch toán nhưng thực tế không chi trả sẽ không được khấu trừ.

Bảo hiểm bắt buộc: Các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), kinh phí công đoàn theo đúng quy định của pháp luật là chi phí được trừ.

3. Chi phí Khấu hao Tài sản cố định 

Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) được tính vào chi phí được trừ khi:

Phục vụ hoạt động kinh doanh: TSCĐ phải đang được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Thuộc quyền sở hữu: Doanh nghiệp phải có đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền sở hữu đối với TSCĐ đó.

Đăng ký phương pháp khấu hao: TSCĐ phải được quản lý, theo dõi và trích khấu hao theo đúng quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về quản lý TSCĐ (ví dụ: Thông tư 45/2013/TT-BTC, Thông tư 30/2025/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung).

Lưu ý: Đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ các doanh nghiệp kinh doanh vận tải, du lịch, khách sạn), phần khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

4. Chi phí Dịch vụ mua ngoài

Các chi phí như vận chuyển, điện, nước, điện thoại, internet, thuê văn phòng, dịch vụ tư vấn... được xem là chi phí hợp lý khi có đầy đủ hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán mang tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp.

5. Chi phí Lãi vay

Chi phí lãi vay được trừ khi tính thuế TNDN nhưng phải tuân thủ các quy định kiểm soát chặt chẽ:

Không tương ứng với vốn điều lệ còn thiếu: Phần chi trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ đã đăng ký nhưng chưa góp đủ sẽ không được trừ.

Trần lãi suất vay cá nhân: Chi trả lãi vay cho cá nhân không được vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.

Giao dịch liên kết: Đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết, tổng chi phí lãi vay được trừ trong kỳ không được vượt quá một tỷ lệ nhất định (hiện hành theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP là 30%) của tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh cộng chi phí lãi vay và chi phí khấu hao trong kỳ.

6. Các khoản chi hợp lý khác được pháp luật cho phép

Ngoài các nhóm chi phí trên, Luật thuế TNDN 2025 còn mở rộng thêm một số khoản chi được trừ nhằm khuyến khích doanh nghiệp phát triển, bao gồm:

Chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động: Các khoản chi có tính chất phúc lợi (hiếu, hỷ, nghỉ mát, đào tạo...) được trừ nhưng tổng mức chi không được quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.

Chi cho hoạt động nghiên cứu và phát triển (R&D): Được trừ theo chi phí thực tế phát sinh và có thể được trừ bổ sung thêm một tỷ lệ phần trăm nhất định theo quy định của Chính phủ.

Tài trợ cho giáo dục, y tế, khoa học công nghệ, chuyển đổi số... theo các chương trình của Nhà nước hoặc các địa chỉ được pháp luật cho phép.

III. Các Khoản Chi Phí Không Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN 2025

1. Khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ

Đây là lỗi sai phổ biến và cơ bản nhất. Bất kỳ khoản chi nào, dù có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD), nhưng nếu không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật hoặc chứng từ không hợp pháp (hóa đơn giả, hóa đơn của doanh nghiệp đã ngừng hoạt động...) đều sẽ bị loại.

2. Khoản chi vượt định mức hoặc không đúng quy định

Pháp luật về thuế quy định giới hạn (trần khống chế) cho một số khoản chi để đảm bảo tính hợp lý. Các phần chi vượt mức sẽ không được khấu trừ.

- Chi trang phục: Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ; hoặc phần chi bằng tiền vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.

- Chi phúc lợi: Tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động (như chi hiếu hỷ, nghỉ mát, hỗ trợ gia đình...) vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.

- Trích lập quỹ dự phòng tiền lương: Phần trích lập vượt quá 17% quỹ tiền lương thực hiện hoặc doanh nghiệp đã trích lập nhưng không thực tế chi trả trong thời hạn quy định.

- Chi quảng cáo, khuyến mãi, tiếp khách...: Theo quy định mới nhất, Luật thuế TNDN 2025 đã bãi bỏ quy định khống chế 15% đối với nhóm chi phí này. Tuy nhiên, chúng vẫn phải đảm bảo điều kiện là khoản chi thực tế phát sinh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

3. Tiền lương, tiền công, tiền thưởng không hợp lệ

Các khoản chi liên quan đến người lao động sẽ không được trừ nếu:

- Không quy định trong văn bản: Các khoản tiền lương, thưởng không được quy định cụ thể về điều kiện và mức hưởng trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính hoặc Quy chế thưởng của công ty.

- Chi lương cho chủ doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH MTV: Tiền lương, tiền công của chủ DNTN, chủ công ty TNHH một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành SXKD.

- Chi phí lương đã hạch toán nhưng không thực trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định.

4. Chi phí khấu hao TSCĐ không đúng quy định

Phần chi phí khấu hao TSCĐ sẽ bị loại trừ trong các trường hợp sau:

- TSCĐ không phục vụ SXKD: Ví dụ như khấu hao nhà cửa, xe cộ dùng cho mục đích cá nhân.

- TSCĐ không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, trừ trường hợp TSCĐ thuê hoạt động.

- Khấu hao vượt mức quy định: Phần trích khấu hao vượt mức quy định hiện hành của Bộ Tài chính.

- Khấu hao đối với ô tô từ 9 chỗ ngồi trở xuống có nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng (phần vượt mức không được trừ).

- TSCĐ đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn tiếp tục trích khấu hao.

5. Chi phí tài chính bất hợp lý

- Lãi vay không phục vụ SXKD: Chi phí lãi vay phát sinh từ các khoản vay dùng cho mục đích cá nhân, đầu tư vào các lĩnh vực không liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

- Lãi vay vượt trần: Phần chi trả lãi tiền vay tương ứng với vốn điều lệ còn thiếu; phần lãi vay cá nhân vượt 150% lãi suất cơ bản của NHNN; và đặc biệt là phần chi phí lãi vay vượt 30% EBITDA đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết.

-Các khoản chi tài trợ không đúng đối tượng hoặc không có hồ sơ xác nhận theo quy định (ví dụ: tài trợ cho cơ sở giáo dục không hợp pháp, tài trợ cho cá nhân không thông qua cơ quan, tổ chức có thẩm quyền).

6. Các khoản phạt vi phạm và các khoản chi bị cấm

Đây là nhóm chi phí bị loại trừ hoàn toàn, bao gồm:

- Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính: vi phạm luật giao thông, vi phạm quy định về PCCC, vi phạm về an toàn vệ sinh lao động...

- Các khoản phạt, tiền chậm nộp thuế.

- Các khoản chi phí do thực hiện hành vi bị pháp luật cấm.

Nắm rõ các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN 2025 giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hợp lý, tuân thủ đúng quy định pháp luật và hạn chế rủi ro về thuế. Để trang bị kiến thức thực tế và áp dụng thành thạo trong công việc, bạn có thể tham gia Khóa học Kế toán thuế tại Kế toán Lê Ánh, nơi giảng viên giàu kinh nghiệm trực tiếp hướng dẫn từ lý thuyết đến thực hành trên chứng từ thực tế.