Chủ Doanh Nghiệp Phải Biết Gì Về Thuế Tránh Bị Xử Phạt?
Khi điều hành doanh nghiệp, nhiều chủ doanh nghiệp thường tập trung vào hoạt động kinh doanh mà bỏ quên những vấn đề liên quan đến thuế – một trong những yếu tố có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt nặng nếu vi phạm. Việc nắm rõ các quy định về thuế giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh được rủi ro tài chính và ảnh hưởng đến uy tín lâu dài.
Vậy chủ doanh nghiệp phải biết gì về thuế để tránh bị xử phạt? Bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh sẽ giúp bạn hiểu rõ các loại thuế phải nộp, nghĩa vụ thuế bắt buộc, các lỗi vi phạm phổ biến và giải pháp để quản lý thuế hiệu quả.
I. Các Loại Thuế Mà Doanh Nghiệp Phải Nộp Hiện Nay
Khi thành lập và đi vào hoạt động, doanh nghiệp tại Việt Nam sẽ phải thực hiện nghĩa vụ nộp nhiều loại thuế và lệ phí theo quy định của pháp luật. Dưới đây là những sắc thuế phổ biến nhất mà chủ doanh nghiệp cần nắm rõ:
1. Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
Là loại thuế gián thu, đánh vào phần giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình sản xuất – lưu thông – tiêu dùng. Doanh nghiệp sẽ kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp tùy theo điều kiện đăng ký và quy mô.
2. Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
Thuế TNDN được tính trên phần lợi nhuận sau khi đã trừ chi phí hợp lý, hợp lệ. Mức thuế suất phổ biến hiện nay là 20%, tuy nhiên một số ngành nghề đặc thù có thể áp dụng mức cao hơn. Doanh nghiệp cần lập tờ khai tạm tính theo quý và quyết toán vào cuối năm tài chính.
3. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Đối với các khoản chi trả thu nhập cho người lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN tại nguồn, kê khai và nộp thay người lao động theo quy định. Tùy từng đối tượng (cá nhân cư trú hay không cư trú), thuế sẽ được tính theo biểu lũy tiến từng phần hoặc thuế suất cố định.
4. Lệ phí môn bài
Đây là khoản lệ phí doanh nghiệp phải nộp định kỳ hằng năm, căn cứ theo vốn điều lệ ghi trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc doanh thu đối với hộ, cá nhân kinh doanh. Mức lệ phí dao động từ 1 đến 3 triệu đồng/năm tùy quy mô.
5. Thuế nhà thầu (FCT)
Áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp trong nước phát sinh giao dịch với tổ chức, cá nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam (ví dụ: mua phần mềm, dịch vụ quảng cáo, bản quyền,...) mà bên nước ngoài không trực tiếp kê khai thuế. Khi đó, doanh nghiệp Việt Nam có trách nhiệm khấu trừ và nộp thay các loại thuế tương ứng như GTGT, TNDN hoặc TNCN tùy từng loại hợp đồng.
6. Các loại thuế, phí khác theo ngành nghề
Tùy vào lĩnh vực hoạt động, doanh nghiệp có thể phải nộp thêm các loại thuế như:
- Thuế xuất nhập khẩu (nếu có hoạt động ngoại thương)
- Thuế tài nguyên (với doanh nghiệp khai thác tài nguyên thiên nhiên)
- Thuế tiêu thụ đặc biệt (với ngành sản xuất hàng hóa đặc thù như rượu, bia, thuốc lá, ô tô…)
- Phí bảo vệ môi trường, phí sử dụng hạ tầng, phí cấp phép,... theo quy định riêng của từng ngành.
II. Những Nghĩa Vụ Thuế Bắt Buộc Chủ Doanh Nghiệp Phải Nắm Rõ
Bên cạnh việc vận hành và phát triển hoạt động kinh doanh, việc tuân thủ các quy định về thuế là trách nhiệm không thể thiếu đối với chủ doanh nghiệp. Những nghĩa vụ này không chỉ liên quan đến cơ quan thuế mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tính pháp lý, uy tín và khả năng phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Những nghĩa vụ thuế quan trọng mà chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
⭕ Đăng ký thuế và khai báo thông tin doanh nghiệp đúng hạn
Ngay sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký thuế với cơ quan quản lý thuế trực tiếp. Đồng thời, phải khai báo đầy đủ thông tin liên quan đến tài khoản ngân hàng, địa điểm kinh doanh, ngành nghề, thông tin người đại diện pháp luật và kế toán theo đúng thời hạn quy định.
⭕ Kê khai thuế định kỳ (hàng tháng hoặc quý)
Tùy theo quy mô và doanh thu năm liền kề, doanh nghiệp sẽ thực hiện kê khai thuế theo tháng hoặc quý đối với các sắc thuế như:
- Thuế giá trị gia tăng
- Thuế thu nhập cá nhân
- Thuế nhà thầu (nếu có)
Việc kê khai đúng kỳ, đúng mẫu biểu và đầy đủ nội dung là yêu cầu bắt buộc, tránh các lỗi kê khai sai hoặc thiếu thông tin dẫn đến xử phạt hành chính.
⭕ Nộp thuế đúng hạn, đúng số tiền
Sau khi kê khai, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp đầy đủ số thuế phải nộp vào ngân sách nhà nước trong thời hạn quy định. Trường hợp nộp chậm sẽ bị tính tiền chậm nộp (0,03%/ngày) và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính nếu cố tình chậm trễ hoặc trốn thuế.
⭕ Quyết toán thuế cuối năm
Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp cần thực hiện quyết toán thuế TNDN và TNCN theo quy định của Luật quản lý thuế. Hồ sơ quyết toán phải thể hiện toàn bộ doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình chi trả thu nhập cho người lao động. Việc quyết toán cần trung thực, minh bạch và có đầy đủ chứng từ hợp lệ đi kèm.
⭕ Quản lý hóa đơn, chứng từ hợp lệ, hợp pháp
Doanh nghiệp phải đảm bảo việc lập, xuất và sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định. Đồng thời, toàn bộ hóa đơn đầu vào – đầu ra, chứng từ thanh toán, phiếu thu – chi… đều phải được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ để phục vụ cho việc kê khai và hạch toán thuế.
⭕ Lưu trữ hồ sơ kế toán – thuế đúng quy định
Theo Luật Kế toán, doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán, sổ sách và các tài liệu liên quan đến thuế trong thời hạn tối thiểu là 5 năm (trường hợp đặc biệt có thể lên tới 10 năm). Hồ sơ lưu trữ cần được sắp xếp khoa học, dễ tra cứu và sẵn sàng cung cấp khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra từ cơ quan thuế.
III. Các Lỗi Vi Phạm Thuế Phổ Biến Và Mức Phạt Đi Kèm
Trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp – đặc biệt là bộ phận kế toán – rất dễ mắc phải những sai sót nếu không nắm vững quy định pháp luật. Những vi phạm này không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín và tính pháp lý của doanh nghiệp.
1. Nộp chậm tờ khai thuế, nộp thiếu số tiền thuế phải nộp
Việc nộp chậm tờ khai thuế (GTGT, TNCN, TNDN...) hoặc nộp thiếu số tiền thuế phải nộp sẽ bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
- Phạt hành chính từ 2 – 25 triệu đồng tùy mức độ và thời gian chậm.
- Tính tiền chậm nộp: 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp.
2. Xuất hóa đơn sai thời điểm, sai nội dung
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc lập hóa đơn phải tuân thủ thời điểm cụ thể:
- Với hàng hóa: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng.
- Với dịch vụ: thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ.
- Với xuất khẩu: chậm nhất là ngày làm việc kế tiếp sau thông quan.
Nếu lập hóa đơn trước hoặc sau các thời điểm này, hoặc ghi sai nội dung như mã số thuế, đơn giá, thuế suất…, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 4 đến 20 triệu đồng. Ngoài ra, hóa đơn sai có thể bị loại khỏi chi phí hợp lệ hoặc không được khấu trừ thuế GTGT.
3. Không truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đầy đủ về cơ quan thuế
Trong giai đoạn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp thắc mắc liệu có còn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hay không. Thực tế, hiện nay đa số các phần mềm hóa đơn điện tử đều đã tự động kết nối với hệ thống của cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp không cần lập và nộp báo cáo BC26 như trước.
Tuy nhiên, trách nhiệm truyền đầy đủ và đúng thời hạn dữ liệu hóa đơn điện tử vẫn là nghĩa vụ bắt buộc. Trường hợp phần mềm không truyền được dữ liệu, truyền sai thông tin hoặc doanh nghiệp không kiểm soát được quá trình này, thì vẫn bị xem là vi phạm quy định.
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hành vi không truyền dữ liệu, truyền không đầy đủ hoặc không đúng định dạng quy định sẽ bị xử phạt từ 10 triệu đến 50 triệu đồng, tùy mức độ và hậu quả. Nếu doanh nghiệp đã thông báo ngừng sử dụng hóa đơn nhưng vẫn phát hành hóa đơn không hợp lệ, mức phạt có thể cao hơn.
4. Không quyết toán thuế cuối năm
Doanh nghiệp không thực hiện quyết toán thuế TNDN hoặc TNCN đúng thời hạn, hoặc quyết toán không đầy đủ, không trung thực sẽ bị xử phạt từ 5 triệu đến 25 triệu đồng. Ngoài ra, cơ quan thuế có quyền ấn định số thuế phải nộp, doanh nghiệp cũng có thể bị từ chối hoàn thuế hoặc không được hưởng các chính sách ưu đãi.
5. Không khấu trừ và nộp thuế TNCN khi chi trả thu nhập
Nhiều doanh nghiệp trả lương cho người lao động nhưng không khấu trừ thuế TNCN tại nguồn, không đăng ký mã số thuế cho người lao động hoặc không kê khai đúng mẫu biểu. Hành vi này vi phạm đồng thời quy định về thuế và lao động, có thể bị phạt từ 8 triệu đến 20 triệu đồng, kèm theo truy thu thuế và tính tiền chậm nộp.
6. Trốn thuế, gian lận thuế
Đây là nhóm hành vi nghiêm trọng như: lập hóa đơn khống, ghi sai doanh thu, hợp thức hóa chi phí không có chứng từ hợp lệ, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp... Nếu bị phát hiện, doanh nghiệp có thể:
- Bị phạt tiền từ 1 đến 3 lần số thuế trốn.
- Bị xử lý hình sự nếu vi phạm đủ yếu tố cấu thành tội trốn thuế theo quy định tại Bộ luật Hình sự.
Lưu ý: Từ 01/07/2025, các quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực, yêu cầu doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng đến thời điểm lập hóa đơn, việc truyền dữ liệu điện tử, và các thay đổi trong xử phạt hành chính về thuế. Chủ động cập nhật và tuân thủ nghiêm túc sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro, giữ uy tín với cơ quan thuế và đối tác kinh doanh.
IV. Giải Pháp Giúp Chủ Doanh Nghiệp Tuân Thủ Thuế Và Hạn Chế Rủi Ro
Một số giải pháp thiết thực giúp chủ doanh nghiệp hạn chế rủi ro và đảm bảo tuân thủ đúng quy định:
⭕ Thuê hoặc đào tạo kế toán có chuyên môn vững về thuế
Kế toán là người trực tiếp thực hiện kê khai, hạch toán và báo cáo thuế. Thuê kế toán thuế có kinh nghiệm, hoặc đầu tư đào tạo nhân sự nội bộ có kiến thức bài bản sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được các lỗi sai sót trong kê khai, quyết toán và xử lý chứng từ.
⭕ Ứng dụng phần mềm kế toán – thuế để kiểm soát số liệu
Phần mềm kế toán và phần mềm hóa đơn điện tử không chỉ hỗ trợ tính toán nhanh chóng mà còn tự động kiểm tra logic số liệu, nhắc hạn kê khai, kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Ứng dụng công nghệ giúp giảm thiểu sai sót thủ công và tăng tính minh bạch trong quản lý tài chính – thuế.
⭕ Cập nhật chính sách thuế mới thường xuyên
Hệ thống pháp luật thuế tại Việt Nam thay đổi liên tục thông qua các nghị định, thông tư hướng dẫn. Chủ doanh nghiệp và kế toán cần theo dõi sát các văn bản mới, tham khảo thông tin từ nguồn chính thống để đảm bảo thực hiện đúng quy định, tránh các lỗi do lạc hậu chính sách.
⭕ Kiểm tra định kỳ hồ sơ thuế và báo cáo tài chính
Doanh nghiệp nên tổ chức kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán – thuế định kỳ (hàng quý hoặc 6 tháng/lần). Việc này giúp kịp thời phát hiện sai sót, điều chỉnh trước khi quyết toán hoặc bị cơ quan thuế thanh tra. Đồng thời, đây cũng là bước cần thiết để đảm bảo dữ liệu trung thực, minh bạch phục vụ cho vay, gọi vốn hoặc hợp tác kinh doanh.
⭕ Tham gia khóa học kế toán thuế dành cho chủ doanh nghiệp
Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc chủ động trang bị kiến thức thuế căn bản là vô cùng cần thiết. Các khóa học kế toán cho chủ doanh nghiệp sẽ giúp hiểu rõ các khoản thuế phải nộp, biết cách kiểm soát kế toán, phát hiện rủi ro và ra quyết định tài chính đúng đắn hơn.
Thuế là một phần không thể tách rời trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Việc nắm rõ các loại thuế phải nộp, tuân thủ đúng nghĩa vụ và chủ động phòng tránh sai phạm sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, ổn định tài chính và phát triển bền vững.
