Điều Kiện Khấu Trừ Thuế GTGT Đầu Vào Quy Định Mới 2025

Khấu trừ thuế GTGT đầu vào là một trong những nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp giảm chi phí, đảm bảo minh bạch và tuân thủ đúng luật thuế. Bắt đầu từ ngày 01/07/2025, Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 có hiệu lực, quy định rõ ràng hơn về các yêu cầu để được khấu trừ, đồng thời đưa ra nhiều điểm thay đổi mà kế toán và doanh nghiệp cần lưu ý. Bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh sẽ phân tích chi tiết quy định mới, chỉ ra tác động thực tế và hướng dẫn cách áp dụng hiệu quả.

1. Khấu Trừ Thuế GTGT Là Gì

Khấu trừ thuế GTGT đầu vào là việc doanh nghiệp được phép trừ đi số thuế GTGT đã trả khi mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định (gọi là thuế GTGT đầu vào) ra khỏi số thuế GTGT thu được khi bán hàng hóa, dịch vụ (gọi là thuế GTGT đầu ra).

Công thức tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ được xác định như sau:

Số thuế GTGT phải nộp = Số thuế GTGT đầu ra - Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Nếu số thuế đầu vào được khấu trừ lớn hơn số thuế đầu ra, doanh nghiệp sẽ không phải nộp thuế trong kỳ đó và phần chênh lệch sẽ được khấu trừ tiếp vào kỳ sau hoặc được xem xét hoàn thuế theo quy định.

Tầm quan trọng của khấu trừ thuế GTGT đối với sức khỏe tài chính doanh nghiệp

- Tối ưu dòng tiền và giảm chi phí vốn: Số thuế được khấu trừ chính là số tiền mặt mà doanh nghiệp không phải nộp vào ngân sách nhà nước, giúp tăng lượng tiền mặt sẵn có để tái đầu tư, vận hành.

- Tăng khả năng cạnh tranh về giá: Khi chi phí thuế đầu vào được khấu trừ, giá vốn hàng bán sẽ giảm, từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra mức giá bán cạnh tranh hơn trên thị trường.

- Đảm bảo tuân thủ và tránh rủi ro: Kê khai và khấu trừ đúng quy định giúp doanh nghiệp xây dựng một hồ sơ thuế minh bạch, tránh khỏi các rủi ro bị thanh tra, kiểm tra, truy thu và các khoản phạt chậm nộp tốn kém.

2. Điều Kiện Khấu Trừ Thuế GTGT Đầu Vào Quy Định Mới 2025

Theo Luật số 48/2024/QH15 và Nghị định 181/2025, để một khoản thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào được chấp nhận khấu trừ, doanh nghiệp phải đáp ứng đồng thời 3 điều kiện theo quy định. Đây là những tiêu chí bắt buộc nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của chứng từ cũng như giao dịch phát sinh.

Điều kiện 1: Có hóa đơn GTGT hợp pháp và chứng từ nộp thuế hợp lệ

Đây là yêu cầu cơ bản nhất về mặt chứng từ pháp lý.

- Hóa đơn GTGT hợp pháp: Phải là hóa đơn giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào. Đây là các hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định hiện hành, có đầy đủ nội dung, không bị tẩy xóa, sửa chữa.

- Chứng từ nộp thuế GTGT: Áp dụng cho hàng hóa ở khâu nhập khẩu hoặc trường hợp nộp thuế thay cho nhà thầu nước ngoài.

Điều kiện 2: Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Đây là thay đổi quan trọng và có tác động lớn nhất đến hoạt động của doanh nghiệp.

- Ngưỡng áp dụng mới: Từ 5 triệu đồng trở lên.

Theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng nhập khẩu) có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT).

- Các hình thức thanh toán được chấp nhận:

• Thanh toán qua ngân hàng (chuyển khoản, ủy nhiệm chi...).
• Thanh toán bù trừ công nợ giữa các bên (phải có biên bản đối chiếu, xác nhận công nợ).
• Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba (phải được quy định trong hợp đồng).
• Các hình thức khác như thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu... (phải có hợp đồng quy định).

Lưu ý đặc biệt quan trọng:

- Mua nhiều lần trong một ngày: Trường hợp mua hàng của cùng một nhà cung cấp nhiều lần trong ngày, dù mỗi hóa đơn dưới 5 triệu nhưng tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, thì vẫn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho toàn bộ giá trị đó.

- Hậu quả khi vi phạm: Số thuế GTGT đầu vào của các hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên nhưng thanh toán bằng tiền mặt sẽ không được khấu trừ. Đồng thời, số thuế này cũng không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Đây là một "tổn thất kép" mà doanh nghiệp phải gánh chịu.

Điều kiện 3: Hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế GTGT

Nguyên tắc này vẫn được giữ nguyên và là nền tảng của phương pháp khấu trừ.

- Nguyên tắc khấu trừ toàn bộ: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ toàn bộ.

- Các trường hợp không được khấu trừ:

• Đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT.
• Tài sản cố định chuyên dùng phục vụ sản xuất vũ khí, khí tài cho an ninh, quốc phòng.
• Tài sản cố định, máy móc, thiết bị của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp kinh doanh tái bảo hiểm, bảo hiểm nhân thọ, chứng khoán, cơ sở khám chữa bệnh, cơ sở đào tạo.
• Máy bay dân dụng, du thuyền không sử dụng cho mục đích kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, du lịch, khách sạn.

Phân tích sâu tình huống thực tế:

- Thanh toán qua tài khoản cá nhân: Đây là một sai sót rất phổ biến. Theo quy định, trường hợp này không được chấp nhận khấu trừ. Tuy nhiên, có thể xử lý bằng cách: (1) Doanh nghiệp làm hợp đồng vay tiền với cá nhân đó, (2) Doanh nghiệp chuyển khoản từ tài khoản công ty trả nợ cho tài khoản cá nhân. Hồ sơ cần đầy đủ để giải trình.

- Thanh toán nhiều lần cho một hóa đơn: Nếu tổng các lần thanh toán (cả tiền mặt và chuyển khoản) cho một hóa đơn từ 5 triệu trở lên, thì toàn bộ giá trị hóa đơn đó phải được thanh toán qua ngân hàng để được khấu trừ.

3. Hướng Dẫn Xử Lý Một Số Trường Hợp Đặc Thù Theo Quy Định Mới

Nghị định 181 cũng làm rõ cách khấu trừ thuế cho nhiều tình huống phức tạp trong thực tế.

3.1. Khấu trừ thuế đối với xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi

Quy định này không thay đổi về bản chất nhưng được luật hóa rõ ràng hơn.

Đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ loại dùng cho kinh doanh vận tải, du lịch, khách sạn), số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ chỉ tương ứng với phần trị giá không vượt quá 1,6 tỷ đồng. Phần thuế tương ứng với giá trị vượt trên 1,6 tỷ sẽ không được khấu trừ mà phải tính vào nguyên giá của tài sản.

3.2. Khấu trừ thuế đối với nhà ở cho người lao động

Thuế GTGT đầu vào của tài sản cố định là nhà ở, trạm y tế cho công nhân làm việc trong các khu công nghiệp được khấu trừ toàn bộ.

Trường hợp doanh nghiệp xây dựng, mua hoặc thuê nhà ở ngoài khu công nghiệp để phục vụ công nhân làm việc trong khu công nghiệp, thuế GTGT đầu vào cũng được khấu trừ toàn bộ.

3.3. Chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp

Trước khi thành lập, các sáng lập viên có thể ủy quyền cho một tổ chức hoặc cá nhân chi hộ. Doanh nghiệp sau khi thành lập sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo các hóa đơn đứng tên bên được ủy quyền, với điều kiện phải thanh toán lại cho bên được ủy quyền qua ngân hàng đối với các hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên.

Sự ra đời của Luật thuế GTGT số 48 và Nghị định 181 đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc minh bạch hóa và hiện đại hóa công tác quản lý thuế. Để thích ứng và tránh rủi ro, Kế toán Lê Ánh khuyến nghị doanh nghiệp cần thực hiện ngay các hành động sau:

• Cập nhật quy chế tài chính: Điều chỉnh ngay lập tức quy chế chi tiêu nội bộ, quy trình tạm ứng và thanh toán, đảm bảo mọi khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên đều phải thực hiện qua ngân hàng.
• Đào tạo nhân sự: Phổ biến rộng rãi quy định mới đến toàn bộ nhân viên, đặc biệt là bộ phận kế toán, mua hàng, và các cấp quản lý thường xuyên phê duyệt chi tiêu.

>>> Xem thêm: Khóa học kế toán thuế cho người mới bắt đầu

• Tối ưu hóa công cụ thanh toán: Khuyến khích sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp cho các khoản chi tiêu nhỏ lẻ, công tác phí để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ.
• Tăng cường kiểm soát công nợ: Theo dõi chặt chẽ công nợ theo từng nhà cung cấp trong ngày để tránh vi phạm quy định mua hàng nhiều lần vượt ngưỡng 5 triệu đồng.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ bây giờ sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ đúng pháp luật mà còn bảo vệ được quyền lợi tài chính của mình trong bối cảnh mới.