Mẫu Hợp Đồng Ủy Quyền Chuẩn: Cách Soạn Thảo Và Lưu Ý

Hợp đồng ủy quyền là một trong những văn bản pháp lý quan trọng, thường được sử dụng trong nhiều lĩnh vực đời sống, từ giao dịch kinh doanh, quản lý tài sản đến xử lý các thủ tục pháp lý. Hãy cùng Kế toán Lê Ánh tìm hiểu cách soạn thảo một mẫu hợp đồng ủy quyền chuẩn và các lưu ý cần thiết để tránh rủi ro pháp lý trong bài viết dưới đây!

1. Hợp đồng ủy quyền là gì?

Hợp đồng ủy quyền là một thỏa thuận pháp lý trong đó một bên (gọi là bên ủy quyền) trao quyền cho một bên khác (gọi là bên được ủy quyền) thay mặt mình thực hiện một hoặc nhiều công việc, nhiệm vụ nhất định. Hợp đồng ủy quyền thường được lập khi bên ủy quyền không thể trực tiếp thực hiện công việc và cần một người đáng tin cậy đảm nhận thay mình. Đây là công cụ quan trọng trong các lĩnh vực kinh doanh, quản lý tài sản, xử lý thủ tục hành chính và các hoạt động pháp lý khác.

Vai trò của hợp đồng ủy quyền là xác định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan, tạo căn cứ pháp lý để bên được ủy quyền hành động thay mặt cho bên ủy quyền. Hợp đồng này không chỉ bảo vệ quyền lợi của cả hai bên mà còn giúp tránh các tranh chấp pháp lý phát sinh từ việc thực hiện công việc ủy quyền.

Phân biệt giữa hợp đồng ủy quyền và giấy ủy quyền:

Mặc dù cả hai loại văn bản này đều có mục đích ủy quyền, nhưng giữa hợp đồng ủy quyền và giấy ủy quyền có sự khác biệt quan trọng về tính chất và phạm vi pháp lý:

Hợp đồng ủy quyền: Là thỏa thuận song phương, yêu cầu có sự đồng ý và ký kết của cả hai bên (bên ủy quyền và bên được ủy quyền). Hợp đồng này xác định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên, và thông thường áp dụng trong các trường hợp có phạm vi ủy quyền lớn hoặc thời gian ủy quyền kéo dài.

Giấy ủy quyền: Là văn bản đơn phương do bên ủy quyền lập ra để trao quyền cho bên được ủy quyền thực hiện một công việc cụ thể, thường có tính chất ngắn hạn hoặc đơn giản. Giấy ủy quyền chỉ yêu cầu chữ ký của bên ủy quyền và thường được sử dụng trong các thủ tục hành chính nhỏ lẻ hoặc khi cần thay mặt xử lý công việc trong thời gian ngắn.

>>> Xem thêm: Hợp Đồng Giao Khoán Là Gì? Tổng Hợp Mẫu Và Cách Lập

2. Các loại hợp đồng ủy quyền phổ biến

- Hợp đồng ủy quyền sử dụng đất

- Hợp đồng ủy quyền xe máy

- Mẫu hợp đồng ủy quyền nhận tiền

- Mẫu giấy ủy quyền có xác nhận của địa phương

- Mẫu giấy ủy quyền cá nhân/công ty cho cá nhân…

3. Quy định về hợp đồng ủy quyền

Hợp đồng ủy quyền là một thỏa thuận pháp lý trong đó một bên (bên ủy quyền) trao quyền cho bên khác (bên được ủy quyền) thực hiện công việc nhân danh mình. Theo Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng ủy quyền được định nghĩa như sau:

"Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền; bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định."

a. Các quy định pháp luật về hợp đồng ủy quyền

Bộ luật Dân sự 2015 quy định chi tiết về hợp đồng ủy quyền, bao gồm:
Thời hạn ủy quyền: Do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.

Quyền và nghĩa vụ của các bên:

Bên ủy quyền:

• Cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để bên được ủy quyền thực hiện công việc.
• Chịu trách nhiệm về cam kết do bên được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền.
• Thanh toán chi phí hợp lý và thù lao cho bên được ủy quyền, nếu có thỏa thuận.

Bên được ủy quyền:

• Thực hiện công việc theo ủy quyền và báo cho bên ủy quyền về việc thực hiện công việc đó.
• Bảo quản, giữ gìn tài liệu và phương tiện được giao để thực hiện việc ủy quyền.
• Giao lại cho bên ủy quyền tài sản đã nhận và những lợi ích thu được trong khi thực hiện việc ủy quyền theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật.

b. Hợp đồng ủy quyền có cần công chứng không?

Theo quy định hiện hành, không phải mọi hợp đồng ủy quyền đều bắt buộc phải công chứng. Cụ thể, Luật Công chứng 2014 chỉ quy định về thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền mà không bắt buộc phải công chứng loại hợp đồng này. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, pháp luật yêu cầu hợp đồng ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực, chẳng hạn:

• Ủy quyền đăng ký hộ tịch.
• Ủy quyền khi mang thai hộ.
• Ủy quyền kháng cáo trong tố tụng hành chính.

Do đó, việc công chứng hợp đồng ủy quyền phụ thuộc vào loại công việc được ủy quyền và quy định pháp luật liên quan. Để đảm bảo tính pháp lý và tránh tranh chấp, các bên nên xem xét công chứng hợp đồng ủy quyền, đặc biệt khi liên quan đến tài sản có giá trị lớn hoặc các giao dịch phức tạp.

c. Giá trị pháp lý của hợp đồng ủy quyền

Hợp đồng ủy quyền có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện sau:

Chủ thể: Các bên tham gia phải có năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự phù hợp.

Nội dung: Nội dung ủy quyền không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội.

Hình thức: Tuân thủ quy định về hình thức theo pháp luật; trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải công chứng hoặc chứng thực thì phải tuân theo.

Khi hợp đồng ủy quyền đáp ứng các điều kiện trên, nó sẽ có giá trị pháp lý, ràng buộc quyền và nghĩa vụ của các bên theo thỏa thuận. Việc không tuân thủ các quy định về hình thức (như không công chứng khi pháp luật yêu cầu) có thể dẫn đến hợp đồng bị vô hiệu.

 4. Hợp đồng ủy quyền có sang tên được không?

Hợp đồng ủy quyền không có hiệu lực trong việc chuyển quyền sở hữu tài sản, nên không thể sử dụng hợp đồng ủy quyền để thực hiện thủ tục sang tên tài sản, đặc biệt là với các loại tài sản cần đăng ký quyền sở hữu, như bất động sản hoặc xe cộ.

Lý do hợp đồng ủy quyền không thể dùng để sang tên:

Bản chất của hợp đồng ủy quyền:

Hợp đồng ủy quyền chỉ là một thỏa thuận cho phép một người (bên ủy quyền) ủy thác quyền thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể cho người khác (bên được ủy quyền) thay mặt mình.

Quyền sở hữu của tài sản vẫn thuộc về bên ủy quyền, ngay cả khi bên được ủy quyền có quyền thực hiện các giao dịch thay mặt bên ủy quyền.

Yêu cầu pháp lý về chuyển nhượng quyền sở hữu:

Đối với các tài sản như bất động sản hoặc xe cộ, luật pháp yêu cầu phải có hợp đồng chuyển nhượng (hợp đồng mua bán, tặng cho) và đăng ký quyền sở hữu tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Việc sang tên chỉ có thể thực hiện khi có hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu, không phải qua hợp đồng ủy quyền.

Rủi ro pháp lý:

Nếu sử dụng hợp đồng ủy quyền để sang tên, giao dịch sẽ không được pháp luật công nhận là chuyển nhượng quyền sở hữu, do đó, quyền lợi của bên mua (hoặc bên nhận chuyển nhượng) sẽ không được bảo đảm.

Ngoài ra, bên ủy quyền có thể hủy bỏ hợp đồng ủy quyền bất cứ lúc nào, điều này có thể gây rủi ro cho bên được ủy quyền.

Giải pháp thay thế: Nếu muốn chuyển quyền sở hữu tài sản, hai bên cần ký hợp đồng chuyển nhượng (mua bán, tặng cho) và thực hiện thủ tục đăng ký sang tên theo quy định của pháp luật tại cơ quan có thẩm quyền (như văn phòng đăng ký đất đai đối với bất động sản, phòng đăng ký xe đối với phương tiện giao thông).

5. Cách soạn thảo mẫu hợp đồng ủy quyền chuẩn

Các thông tin cần có trong hợp đồng ủy quyền:

Dựa theo Mẫu 1.4 Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì khi viết Giấy ủy quyền, cần chú ý điền các thông tin sau:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)

(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.

(3) Chữ viết tắt tên loại văn bản (GUQ)

(4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.

(5) Địa danh.

(6) Tên loại văn bản: Giấy ủy quyền

(7) Trích yếu nội dung văn bản.

(8) Nội dung ủy quyền.

(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(10) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

Hướng dẫn cách viết từng phần trong mẫu hợp đồng:

Cách viết Giấy ủy quyền cũng tương tự các loại đơn từ và giấy tờ khác, biểu mẫu này cũng được bày trang trọng, bao gồm các thành phần quốc hiệu, tên loại giấy tờ, nội dung trình bày.... 

Quốc hiệu tiêu ngữ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Tên loại giấy tờ

GIẤY ỦY QUYỀN + sự việc mà bạn muốn ủy quyền

Bên ủy quyền

Họ và tên, sinh năm, số CMND, Hộ khẩu thường trú

Bên nhận ủy quyền

Họ và tên, sinh năm, số CMND, Hộ khẩu thường trú

Nội dung ủy quyền

Trình bày toàn bộ nội dung vụ việc ủy quyền, ghi rõ giấy uy quyền này có giá trị từ ngày .... đến ngày ..... Khi làm xong văn bản bạn phải làm ít nhất là 03 bản, 2 bên phải đến UBND cấp xã (Tư Pháp) hoặc Phòng Công chứng để chứng thực chữ ký ủy quyền (nếu giấy ủy quyền giữa các cá nhân trong pháp nhân).

Một số lưu ý khi soạn thảo để đảm bảo tính pháp lý:

- Việc ủy quyền cần được lập thành văn bản để đảm bảo tính rõ ràng và hiệu lực pháp lý. Trong một số trường hợp, việc ủy quyền (lập hợp đồng ủy quyền) phải có sự chứng nhận của bên thứ ba, thường là văn phòng công chứng. Đặc biệt, đối với các vấn đề ủy quyền liên quan đến giao dịch chuyển nhượng, mua bán quyền sử dụng đất, việc công chứng được thực hiện theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 và Luật Đất đai năm 2013. Đối với các giao dịch dân sự khác theo Bộ luật Dân sự, công chứng không phải là yêu cầu bắt buộc.

- Cần quy định cụ thể về thời hạn của ủy quyền. Nếu không ghi rõ thời hạn, hợp đồng ủy quyền sẽ mặc nhiên có hiệu lực trong vòng 01 năm kể từ ngày quan hệ ủy quyền được xác lập.

- Trong hợp đồng ủy quyền, cũng nên quy định rõ việc có được phép ủy quyền lại cho bên thứ ba hay không. Nếu bên ủy quyền được phép ủy quyền lại, hợp đồng nên yêu cầu sự chấp thuận bằng văn bản từ bên ủy quyền trước khi tiến hành ủy quyền lại cho bên thứ ba. Điều này giúp tránh những xung đột có thể phát sinh trong quá trình thực hiện ủy quyền.

- Phạm vi và nội dung ủy quyền cần được quy định một cách rõ ràng và chi tiết, bao gồm trách nhiệm của bên được ủy quyền. Ví dụ, bên được ủy quyền chỉ nên thực hiện các công việc trong phạm vi đã được quy định. Nếu có ý định thực hiện công việc ngoài phạm vi, cần có sự đồng ý bằng văn bản của bên ủy quyền, nếu không sẽ phải chịu trách nhiệm độc lập về mặt pháp lý cho các hành vi ngoài phạm vi đã ủy quyền.

6. Mẫu hợp đồng ủy quyền tham khảo

Mẫu hợp đồng ủy quyền phổ biến

>>> Tải mẫu về: Tại đây

Mẫu hợp đồng ủy quyền sử dụng đất

>>> Tải mẫu về: Tại đây

Mẫu hợp đồng ủy quyền sử dụng xe máy

>>> Tải mẫu về: Tại đây

Mẫu hợp đồng ủy quyền nhận tiền

>>> Tải mẫu về: Tại đây

7. Lưu ý khi lập hợp đồng ủy quyền

Khi lập hợp đồng ủy quyền, các bên cần chú ý đến những yếu tố quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và rõ ràng của hợp đồng, đồng thời tránh các rủi ro và tranh chấp không cần thiết. Dưới đây là các lưu ý quan trọng và các sai lầm phổ biến khi lập hợp đồng ủy quyền:

Các sai lầm thường gặp khi lập hợp đồng ủy quyền và cách tránh:

Thiếu chi tiết về phạm vi ủy quyền

Sai lầm: Đôi khi hợp đồng không mô tả rõ ràng phạm vi công việc mà bên được ủy quyền có thể thực hiện, dẫn đến nhầm lẫn và mâu thuẫn trong quá trình thực hiện.

Cách tránh: Xác định rõ các công việc mà bên được ủy quyền có thể thực hiện, các quyền hạn cụ thể của họ và giới hạn phạm vi ủy quyền (nếu có). Cần đảm bảo rằng mọi quyền lợi và nghĩa vụ đều được mô tả chi tiết và dễ hiểu.

Không quy định rõ thời hạn hợp đồng

Sai lầm: Một số hợp đồng ủy quyền không quy định thời hạn, dẫn đến tranh chấp khi một trong hai bên muốn chấm dứt hợp đồng.

Cách tránh: Luôn ghi rõ thời hạn hiệu lực của hợp đồng và điều kiện để chấm dứt hoặc gia hạn hợp đồng (nếu có). Điều này sẽ giúp các bên dễ dàng thực hiện công việc trong giới hạn thỏa thuận.

Thiếu các điều khoản về quyền và nghĩa vụ của các bên

Sai lầm: Nếu hợp đồng không quy định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên, có thể dẫn đến việc bên ủy quyền hoặc bên được ủy quyền không thực hiện đúng cam kết.

Cách tránh: Lập rõ các điều khoản về quyền và nghĩa vụ của từng bên để đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện.

Không công chứng hợp đồng ủy quyền (khi cần thiết)

Sai lầm: Đối với một số hợp đồng ủy quyền liên quan đến tài sản hoặc các vấn đề pháp lý quan trọng, việc không công chứng hợp đồng có thể làm mất hiệu lực pháp lý.
Cách tránh: Kiểm tra xem hợp đồng có cần công chứng hay không. Nếu có, hãy tiến hành công chứng hợp đồng tại các cơ quan có thẩm quyền để hợp đồng có hiệu lực đầy đủ.

Thời hạn hiệu lực của hợp đồng và cách gia hạn

Thời hạn hiệu lực: Thời hạn của hợp đồng ủy quyền là khoảng thời gian mà bên được ủy quyền có thể thực hiện các công việc theo thỏa thuận trong hợp đồng. Thời hạn này có thể được xác định cụ thể (ví dụ: 6 tháng, 1 năm) hoặc được mô tả dưới dạng sự kiện nhất định (cho đến khi hoàn thành công việc).

Gia hạn hợp đồng: Khi hết thời hạn, các bên có thể gia hạn hợp đồng nếu muốn tiếp tục ủy quyền. Để gia hạn:

Các bên cần lập một phụ lục gia hạn hợp đồng, trong đó ghi rõ thời gian gia hạn thêm và các điều khoản liên quan. Cả hai bên cần ký xác nhận vào phụ lục gia hạn và nếu cần, công chứng hoặc chứng thực phụ lục gia hạn để đảm bảo tính hợp pháp.

Quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng ủy quyền

Quyền và nghĩa vụ của bên ủy quyền:

Quyền:

• Được yêu cầu bên được ủy quyền thực hiện đúng và đầy đủ các công việc theo nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng.
• Được quyền chấm dứt hợp đồng nếu bên được ủy quyền không thực hiện đúng các cam kết hoặc có hành vi vi phạm hợp đồng.

Nghĩa vụ:

• Cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu, và các hỗ trợ cần thiết để bên được ủy quyền có thể thực hiện công việc.
• Trả phí (nếu có) cho bên được ủy quyền theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng.
• Quyền và nghĩa vụ của bên được ủy quyền:

Quyền và nghĩa vụ của bên được ủy quyền:

Quyền:

• Được thực hiện công việc theo phạm vi ủy quyền đã thỏa thuận.
• Được nhận phí ủy quyền (nếu có) theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng.

Nghĩa vụ:

• Thực hiện các công việc được ủy quyền đúng theo thỏa thuận và trong phạm vi hợp đồng, không lạm dụng quyền hạn.
• Báo cáo và cung cấp thông tin về tiến độ thực hiện công việc cho bên ủy quyền khi có yêu cầu.
• Bảo mật thông tin liên quan đến công việc được ủy quyền.

Những lưu ý khi lập hợp đồng ủy quyền:

• Cần ghi rõ thông tin đầy đủ của cả hai bên: bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền, để tạo cơ sở pháp lý cho bên được ủy quyền thực hiện các nhiệm vụ được giao.
• Cần xác định chính xác thời hạn ủy quyền nhằm tránh trường hợp lạm dụng quyền hạn vào thời điểm không phù hợp.
• Nội dung ủy quyền phải được nêu chi tiết để đảm bảo bên nhận ủy quyền không thực hiện ngoài phạm vi đã thỏa thuận.
• Đưa ra các điều khoản cụ thể về trách nhiệm của các bên trong trường hợp phát sinh tranh chấp, giúp việc giải quyết dễ dàng và minh bạch hơn.
• Nếu có tài liệu hoặc căn cứ hỗ trợ cho việc ủy quyền, nên nêu rõ để làm bằng chứng và đảm bảo tính hợp lý của ủy quyền.

Những lưu ý trên sẽ giúp các bên khi lập hợp đồng ủy quyền đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện các công việc ủy quyền.
Việc soạn thảo hợp đồng ủy quyền không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn giúp bảo vệ quyền lợi của các bên trong quá trình ủy quyền và thực hiện công việc. Một hợp đồng ủy quyền chuẩn và chi tiết sẽ giúp tránh những tranh chấp không đáng có, đồng thời tạo ra cơ sở pháp lý vững chắc cho các bên. Hy vọng rằng những hướng dẫn trong bài viết trên của Kế toán Lê Ánh sẽ hỗ trợ bạn trong việc soạn thảo mẫu hợp đồng ủy quyền chuẩn.

------------------------------

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp, khóa học kế toán thuế cho người mới bắt đầu, khóa học kế toán quản trị, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích tài chính doanh nghiệp, khóa học chứng chỉ kế toán trưởng, khóa học kế toán cho chủ doanh nghiệp... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán online/offline của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh 

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học hành chính nhân sự online/offline, khóa học xuất nhập khẩu TPHCM, Hà Nội, online chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM