Mẫu Bảng Kiểm Kê Quỹ (Dùng Cho Ngoại Tệ, Vàng Tiền Tệ) Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC
Việc kiểm kê quỹ là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác kế toán, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có phát sinh ngoại tệ hoặc vàng tiền tệ. Bài viết dưới đây của Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn cách lập Mẫu Bảng Kiểm Kê Quỹ Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC, cũng như những lưu ý quan trọng để số liệu kiểm kê được chính xác, minh bạch và phù hợp quy định mới. Đây là tài liệu cần thiết cho kế toán tổng hợp, thủ quỹ và doanh nghiệp có hoạt động thu – chi bằng ngoại tệ hoặc vàng tiền tệ.
Mục lục
I. Khi Nào Cần Lập Bảng Kiểm Kê Quỹ Ngoại Tệ, Vàng Tiền Tệ?
Bảng Kiểm Kê Quỹ là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp xác định chính xác số liệu quỹ và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Đối với ngoại tệ và vàng tiền tệ, việc kiểm kê càng cần thực hiện thường xuyên và chặt chẽ hơn do giá trị lớn và biến động tỷ giá. Doanh nghiệp cần lập bảng kiểm kê trong các trường hợp sau:
- Cuối kỳ kế toán (tháng/quý/năm)
Đây là thời điểm bắt buộc phải kiểm kê để đối chiếu số dư thực tế với số liệu trên sổ sách, làm căn cứ lập báo cáo tài chính theo quy định. Việc kiểm kê định kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời sai lệch hoặc tồn đọng bất hợp lý.
- Khi bàn giao thủ quỹ
Trong trường hợp thay đổi nhân sự phụ trách quỹ, doanh nghiệp phải lập bảng kiểm kê để xác nhận số dư quỹ trước khi bàn giao. Đây là biện pháp hạn chế rủi ro, đảm bảo trách nhiệm rõ ràng giữa người giao và người nhận.
- Khi có yêu cầu kiểm kê đột xuất
Ban lãnh đạo, kiểm toán nội bộ hoặc cơ quan quản lý có thể yêu cầu kiểm kê bất kỳ lúc nào nhằm đánh giá tính minh bạch của số liệu hoặc phục vụ công tác kiểm tra nội bộ.
- Khi phát sinh nghi ngờ thiếu quỹ hoặc sai lệch số liệu
Nếu xuất hiện dấu hiệu sai lệch trong thu – chi, mất chứng từ hoặc chênh lệch tỷ giá bất thường, doanh nghiệp cần kiểm kê ngay để xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời theo đúng quy định.
II. Mẫu Bảng Kiểm Kê Quỹ (Dùng Cho Ngoại Tệ, Vàng Tiền Tệ) Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC
>>> Tải về Mẫu Bảng Kiểm Kê Quỹ: TẠI ĐÂY
III. Cách Lập Mẫu Bảng Kiểm Kê Quỹ Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC
Góc trên bên trái ghi tên đơn vị, bộ phận. Việc kiểm kê quỹ được tiến hành định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc khi cần thiết có thể kiểm kê đột xuất hoặc khi bàn giao quỹ. Khi tiến hành kiểm kê phải lập ban kiểm kê, trong đó, thủ quỹ và kế toán quỹ là các thành viên.
Biên bản kiểm kê quỹ phải ghi rõ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kê (...giờ ... ngày ... tháng ... năm...). Trước khi kiểm kê quỹ, thủ quỹ phải ghi sổ quỹ tất cả các phiếu thu, phiếu chi và tính số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê.
Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê riêng từng loại tiền có trong quỹ như: Ngoại tệ, vàng tiền tệ...
Dòng “Số dư theo sổ quỹ”: Căn cứ vào sổ quỹ tại ngày, giờ kiểm kê quỹ để ghi vào cột 2, 4.
Dòng “Kiểm kê thực tế”: Căn cứ vào số kiểm kê thực tế để ghi theo từng loại ngoại tệ, vàng tiền tệ...
Dòng chênh lệch: Ghi số chênh lệch thừa hoặc thiếu giữa số dư theo sổ quỹ với số kiểm kê thực tế.
Trên Bảng kiểm kê quỹ cần phải xác định và ghi rõ nguyên nhân gây ra thừa hoặc thiếu quỹ, có ý kiến nhận xét và kiến nghị của Ban kiểm kê. Bảng kiểm kê quỹ phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) của thủ quỹ, trưởng ban kiểm kê và kế toán trưởng. Mọi khoản chênh lệch quỹ đều phải báo cáo giám đốc doanh nghiệp xem xét giải quyết.
Bảng kiểm kê quỹ do ban kiểm kê quỹ lập thành 2 bản:
- 1 bản lưu ở thủ quỹ.
- 1 bản lưu ở kế toán quỹ.
Ghi chú: (*) Trường hợp kiểm kê vàng tiền tệ thì cột “Diễn giải” phải ghi theo từng loại, từng thứ.
IV. Các Lỗi Thường Gặp Khi Kiểm Kê Quỹ Và Cách Khắc Phục
Trong quá trình kiểm kê quỹ ngoại tệ và vàng tiền tệ, kế toán dễ gặp phải một số sai sót dẫn đến chênh lệch số liệu hoặc làm giảm tính hợp lệ của kết quả kiểm kê. Dưới đây là những lỗi phổ biến và cách xử lý theo đúng quy định:
Lỗi 1: Kiểm đếm thiếu hoặc thừa so với sổ sách
Số lượng ngoại tệ hoặc vàng tiền tệ thực kiểm không trùng khớp với số dư trên sổ quỹ hoặc sổ kế toán.
Cách khắc phục:
Kiểm đếm lại toàn bộ tiền, ngoại tệ, vàng theo từng loại.
Đối chiếu với phiếu thu – phiếu chi, sổ quỹ và chứng từ phát sinh trong kỳ.
Nếu chênh lệch vẫn tồn tại, lập biên bản xác định nguyên nhân và đề xuất xử lý (bồi hoàn, điều chỉnh, chờ xử lý…).
Lưu trữ toàn bộ hồ sơ đối chiếu kèm bảng kiểm kê theo quy định.
Lỗi 2: Áp dụng sai tỷ giá quy đổi
Quy đổi ngoại tệ sang VND không theo đúng tỷ giá quy định, dẫn đến sai lệch giá trị quỹ.
Cách khắc phục:
Sử dụng đúng tỷ giá theo quy định của Thông tư 99, thường là tỷ giá ghi sổ kế toán hoặc tỷ giá mua vào của ngân hàng nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch, tùy từng trường hợp.
Ghi rõ nguồn tỷ giá và ngày áp dụng trong bảng kiểm kê.
Đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp để thống nhất tỷ giá sử dụng trong kỳ.
Lỗi 3: Không lập biên bản giải trình chênh lệch
Có sự chênh lệch giữa sổ sách và thực kiểm nhưng không có văn bản giải trình nguyên nhân → dẫn đến thiếu căn cứ pháp lý khi kiểm tra.
Cách khắc phục:
- Lập biên bản giải trình chênh lệch theo đúng quy định: nêu rõ số liệu, nguyên nhân, trách nhiệm và hướng xử lý.
- Biên bản phải có chữ ký của thủ quỹ, kế toán và ban kiểm kê.
- Gắn biên bản này kèm bảng kiểm kê quỹ để lưu hồ sơ đầy đủ.
Lỗi 4: Thiếu chữ ký của các thành viên kiểm kê
Bảng kiểm kê không có đủ chữ ký của thủ quỹ, kế toán và các thành viên ban kiểm kê → bảng không có giá trị pháp lý.
Cách khắc phục:
- Đảm bảo bảng kiểm kê có đầy đủ các chữ ký theo đúng chức danh: Thủ quỹ; Kế toán quỹ/kế toán tổng hợp; Các thành viên ban kiểm kê
- Trong trường hợp kiểm kê điện tử (nếu doanh nghiệp áp dụng), phải có ký số hợp lệ.
- Không sử dụng bảng kiểm kê thiếu chữ ký để hạch toán hoặc lưu hồ sơ.
Việc áp dụng đúng Mẫu Bảng Kiểm Kê Quỹ Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác số liệu quỹ, hạn chế rủi ro sai lệch và đáp ứng yêu cầu minh bạch trong công tác kế toán. Đây là biểu mẫu quan trọng đối với các đơn vị có phát sinh thu – chi bằng ngoại tệ hoặc vàng tiền tệ, đặc biệt trong bối cảnh hệ thống chứng từ, tài khoản và quy trình hạch toán đã được cập nhật theo Thông tư 99.
Kế toán Lê Ánh hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn đầy đủ về cấu trúc, cách lập và các lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu kiểm kê quỹ mới. Nếu bạn cần hỗ trợ chuyên sâu hơn về Thông tư 99, hệ thống chứng từ hoặc muốn tham gia khóa học thực hành theo quy định mới, đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành.
>>> Tham khảo các khóa học tại Kế toán Lê Ánh:
