Mẫu Bảng kê chi tiền Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC

Từ ngày 01/01/2026, doanh nghiệp bắt buộc áp dụng chế độ kế toán mới theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, thay thế Thông tư 200. Điều này kéo theo sự thay đổi của hàng loạt biểu mẫu chứng từ kế toán, trong đó Bảng kê chi tiền được ban hành lại tại Phụ lục I của Thông tư để thống nhất cách ghi chép và đối chiếu quỹ tiền mặt.

Bảng kê chi tiền là chứng từ quan trọng giúp kế toán tổng hợp các khoản chi trong ngày/kỳ, làm căn cứ kiểm soát quỹ và phục vụ kiểm toán – thanh tra. Nếu tiếp tục sử dụng mẫu cũ, doanh nghiệp dễ gặp rủi ro sai quy định, thiếu chỉ tiêu hoặc khó khăn khi đối chiếu số liệu.

Bài viết sau của Kế toán Lê Ánh cung cấp cấu trúc mẫu mới, hướng dẫn cách ghi và file tải chuẩn theo Thông tư 99 để kế toán áp dụng ngay từ năm tài chính 2026.

1. Cơ sở pháp lý & phạm vi áp dụng của Mẫu Bảng kê chi tiền theo Thông tư 99

1.1. Cơ sở pháp lý

Mẫu Bảng kê chi tiền được quy định trong Phụ lục I Thông tư 99/2025/TT-BTC, áp dụng bắt buộc từ 01/01/2026 khi Thông tư 99 thay thế hoàn toàn Thông tư 200 và các biểu mẫu tương ứng.

So với mẫu cũ, mẫu theo TT99 được chuẩn hóa lại về bố cục và chỉ tiêu nhằm phù hợp với chế độ kế toán mới, đặc biệt trong quản lý quỹ tiền mặt và đối chiếu số liệu chi trong kỳ.

1.2. Phạm vi áp dụng

Mẫu Bảng kê chi tiền theo TT99 được sử dụng tại các đơn vị có phát sinh chi tiền mặt, bao gồm:

• Chi thanh toán công nợ cho nhà cung cấp hoặc đối tác.
• Chi tạm ứng – hoàn ứng cho nhân viên.
• Chi trả lương, phụ cấp, thưởng và các khoản chi cho người lao động.
• Chi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh.
• Đơn vị hành chính – sự nghiệp có chi thường xuyên bằng tiền mặt.

Các trường hợp doanh nghiệp cần tổng hợp nhiều chứng từ chi trong một ngày hoặc một kỳ để đối chiếu với sổ quỹ và phục vụ kiểm toán – thanh tra.

2. Cấu trúc Mẫu Bảng kê chi tiền theo Thông tư 99/2025

Mẫu Bảng kê chi tiền theo Thông tư 99/2025 được thiết kế lại để phù hợp với hệ thống chứng từ mới áp dụng từ năm tài chính 2026. Cấu trúc mẫu gồm các phần chính sau:

2.1. Thông tin đơn vị

• Ghi đầy đủ:
• Tên đơn vị
• Bộ phận liên quan (nếu có)
• Địa chỉ trụ sở

Đây là cơ sở xác định bộ phận lập bảng kê và tránh nhầm lẫn với các đơn vị khác trong hệ thống.

2.2. Thông tin của bảng kê

Gồm các chỉ tiêu:

• Số bảng kê
• Ngày lập
• Căn cứ lập (tổng hợp chi tiền trong ngày, tổng hợp chi trong kỳ, đối chiếu quỹ…)

2.3. Các cột chính trong bảng kê

Bảng kê được trình bày theo dạng bảng, bao gồm các cột:

• Ngày tháng: ngày thực hiện khoản chi.
• Số chứng từ chi tiền (phiếu chi): số phiếu chi tương ứng để đối chiếu.
• Nội dung chi: ghi rõ mục đích khoản chi (chi lương, chi mua hàng, chi trả NCC…).
• Người nhận tiền: cá nhân hoặc tổ chức nhận khoản chi.
• Số tiền: số tiền thực chi, ghi theo từng chứng từ.
• Ghi chú: ghi thêm thông tin nếu phát sinh chênh lệch hoặc lưu ý đặc biệt.

2.4. Phần xác nhận cuối bảng kê

Gồm chữ ký của:

• Người lập bảng kê
• Thủ quỹ
• Kế toán trưởng
• Thủ trưởng đơn vị

Đây là yêu cầu bắt buộc để bảng kê có giá trị pháp lý khi đối chiếu với sổ quỹ hoặc phục vụ kiểm toán – thanh tra.

2.5. Điểm thay đổi so với mẫu theo TT200

• Chỉ tiêu được sắp xếp lại khoa học hơn, phù hợp quy trình kiểm soát quỹ theo TT99.
• Phần ghi chú và xác nhận được nhấn mạnh để hỗ trợ kiểm kê – đối chiếu.
• Một số nội dung được chuẩn hóa để đồng bộ với hệ thống chứng từ mới.

 >>> Xem thêm: Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC

3. Hướng dẫn cách ghi Mẫu Bảng kê chi tiền theo Thông tư 99

3.1. Nguyên tắc chung khi lập bảng kê chi tiền

• Bảng kê được lập khi đơn vị phát sinh nhiều khoản chi tiền mặt trong cùng ngày/kỳ.
• Thông tin phải được ghi đầy đủ, chính xác, không tẩy xóa.
• Mọi số liệu phải có chứng từ gốc để đối chiếu: phiếu chi, hóa đơn, đề nghị thanh toán…
• Các khoản chi phải sắp xếp theo thứ tự thời gian để thuận tiện kiểm soát.

3.2. Cách ghi từng phần theo Mẫu TT99

1) Ghi số bảng kê – ngày lập – căn cứ lập

• Số bảng kê: đánh liên tục, không trùng số.
• Ngày lập: ghi ngày thực tổng hợp chi tiền.
• Căn cứ lập: ghi “Tổng hợp chi tiền ngày …”, “Tổng hợp chi kỳ …”, hoặc theo yêu cầu đối chiếu quỹ.

2) Liệt kê từng chứng từ chi theo thứ tự thời gian

• Ghi ngày chi trùng với ngày trên phiếu chi.
• Số phiếu chi: ghi đúng số chứng từ để dễ truy xuất.

3) Ghi nội dung chi và người nhận

• Nội dung chi phải rõ ràng: chi công tác phí, chi mua văn phòng phẩm, chi trả nhà cung cấp…
• Người nhận: ghi đầy đủ họ tên cá nhân hoặc tên tổ chức nhận tiền.

4) Ghi số tiền và kiểm tra với phiếu chi

• Số tiền ghi theo từng phiếu chi, đúng số liệu chứng từ gốc.
• Kiểm tra khớp giữa bảng kê – phiếu chi – sổ quỹ trước khi ký xác nhận.
• Cuối bảng kê, tính tổng số tiền chi trong kỳ/ngày.

3.4. Lỗi thường gặp và cách tránh

• Thiếu chứng từ chi → đối chiếu lại với phiếu chi và sổ quỹ trước khi lập.
• Nội dung chi ghi chung chung → ghi rõ mục đích để phục vụ kiểm toán.
• Số tiền không khớp phiếu chi → kiểm tra lại từng chứng từ trước khi vào bảng.
• Thiếu chữ ký của thủ quỹ – kế toán trưởng → bảng kê mất giá trị pháp lý.

4. Các trường hợp cần lập Bảng kê chi tiền theo Thông tư 99

Mẫu Bảng kê chi tiền theo Thông tư 99 được sử dụng trong những tình huống sau:

4.1. Khi chi nhiều khoản tiền mặt trong cùng ngày hoặc cùng thời điểm

Bảng kê giúp tổng hợp toàn bộ khoản chi nhỏ lẻ để dễ quản lý và đối chiếu.

4.2. Khi cần tổng hợp chi tiền để đối chiếu sổ quỹ

Bảng kê là căn cứ để so sánh số liệu giữa phiếu chi – sổ quỹ – sổ kế toán, đảm bảo số liệu chính xác.

4.3. Khi chuẩn bị hồ sơ cho kiểm toán hoặc thanh tra tài chính

Bảng kê chi tiền thể hiện rõ toàn bộ khoản chi theo ngày/kỳ, giúp minh bạch dữ liệu khi cơ quan kiểm tra yêu cầu.

4.4. Khi lập báo cáo quỹ cuối kỳ

Bảng kê hỗ trợ tổng hợp nhanh các khoản chi để lập báo cáo quỹ tháng, quý hoặc năm.

5. Tải Mẫu Bảng kê chi tiền theo Thông tư 99/2025 (Word, Excel)

 Tải Mẫu Bảng kê chi tiền theo Thông tư 99/2025 (Word, Excel)

6. Sai sót thường gặp & cách tránh khi lập Bảng kê chi tiền

6.1. Ghi thiếu chứng từ chi trong kỳ

• Bảng kê bỏ sót phiếu chi khiến số liệu không khớp với sổ quỹ.
• Cách tránh: rà soát phiếu chi theo ngày/kỳ trước khi lập bảng kê.

6.2. Nội dung chi không rõ ràng

• Ghi chung chung khiến việc đối chiếu hoặc kiểm toán gặp khó khăn.
• Cách tránh: mô tả rõ mục đích chi (chi NCC, chi hoàn ứng, chi lương…).

6.3. Số tiền không khớp phiếu chi hoặc sổ quỹ

• Lỗi cộng sai hoặc ghi nhầm số tiền.
• Cách tránh: đối chiếu từng phiếu chi và kiểm tra tổng số tiền cuối bảng.

6.4. Bỏ sót chữ ký của thủ quỹ – kế toán trưởng

• Thiếu chữ ký làm chứng từ mất giá trị pháp lý.
• Cách tránh: kiểm tra đủ các chữ ký người lập – thủ quỹ – kế toán trưởng – thủ trưởng đơn vị.

6.5. Không kiểm tra tổng hợp cuối bảng kê

• Thiếu bước kiểm tra gây sai số tổng quỹ.
• Cách tránh: thực hiện đối chiếu bảng kê với sổ quỹ ngay sau khi lập.

Mẫu Bảng kê chi tiền theo Thông tư 99/2025 là chứng từ quan trọng trong quản lý quỹ và kiểm soát chi tiền mặt từ năm tài chính 2026. Việc cập nhật đúng mẫu, hiểu rõ cấu trúc và thực hiện theo hướng dẫn giúp doanh nghiệp đảm bảo số liệu minh bạch, đối chiếu dễ dàng và đáp ứng yêu cầu kiểm toán – thanh tra. Kế toán nên chuẩn bị và chuyển đổi mẫu từ năm 2025 để vận hành ổn định ngay khi Thông tư 99 có hiệu lực.

>>> Tham khảo các khóa học tại Kế toán Lê Ánh:

KHÓA HỌC NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN

KHÓA HỌC KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỰC HÀNH

KHÓA HỌC KẾ TOÁN THUẾ CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU