Hướng Dẫn Bóc Tách Chi Phí Công Trình Xây Dựng

Bóc tách chi phí công trình xây dựng là khâu quan trọng trong công tác kế toán xây dựng, ảnh hưởng trực tiếp đến quản lý chi phí, hạch toán giá thành và quyết toán thuế. Khi thực hiện đúng quy trình, kế toán có thể kiểm soát tốt các khoản phát sinh, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ theo quy định. Bài viết sau Kế toán Lê Ánh hướng dẫn chi tiết cách thực hiện bóc tách theo từng nhóm, phù hợp chuẩn mực kế toán – thuế, giúp hạn chế sai sót và tăng tính minh bạch tài chính cho doanh nghiệp xây dựng.

I. Bóc Tách Chi Phí Công Trình Xây Dựng Là Gì?

Đối với kế toán xây dựng, bước bóc tách đóng vai trò như “bản đồ chi phí” của công trình, tạo nền tảng cho việc lập kế hoạch tài chính, kiểm soát dòng tiền và xây dựng hệ thống chứng từ kế toán – thuế minh bạch.

⭕ Mục đích và ý nghĩa kế toán – thuế

Bóc tách đúng và đầy đủ giúp kiểm soát phát sinh so với dự toán, hạn chế rủi ro vượt ngân sách, đồng thời hỗ trợ quá trình lập kế hoạch thi công hợp lý. Đây cũng là cơ sở để kế toán hạch toán chính xác, xác định giá thành từng công trình, ghi nhận các khoản hợp lý – hợp lệ theo quy định.

Ngoài ra, bảng bóc tách là một phần không thể thiếu trong hồ sơ chứng minh với cơ quan thuế và cơ quan quyết toán vốn đầu tư. Khi có đầy đủ dữ liệu, doanh nghiệp dễ dàng giải trình, đối chiếu định mức, đơn giá và khối lượng thi công, giảm thiểu khả năng bị loại khoản chi trong quá trình thanh kiểm tra.

II. Phân Loại Các Khoản Chi Phí Trong Công Trình Xây Dựng

1. Chi phí vật liệu, vật tư xây dựng

• Bao gồm vật tư chính, phụ, cấu kiện lắp ghép, bán thành phẩm phục vụ thi công.
• Bóc tách dựa trên bản vẽ, dự toán, định mức để lập bảng kê chi tiết từng loại theo hạng mục.
• Kiểm soát đơn giá, tỷ lệ hao hụt cho phép và phương án cung ứng để tránh sai lệch khi hạch toán.
• Hợp đồng với nhà cung cấp cần rõ ràng, hóa đơn chứng từ đầy đủ để chứng minh tính hợp lệ.

2. Chi phí nhân công

Gồm lao động trực tiếp tại công trình và lao động thuê khoán.

Căn cứ bóc tách: định mức nhân công, khối lượng thi công, tiến độ và bảng chấm công hằng ngày.

Hồ sơ cần có: hợp đồng lao động/khoán, bảng lương, bảng chấm công, phiếu tạm ứng.

Sai sót thường gặp: thiếu chứng từ, không khớp giữa khối lượng thực tế và bảng công, không có hợp đồng rõ ràng dẫn đến bị loại khi quyết toán.

3. Chi phí máy thi công

• Bao gồm nhiên liệu, khấu hao, chi phí sửa chữa, tiền thuê thiết bị bên ngoài.
• Bóc tách dựa vào định mức sử dụng máy, nhật ký vận hành, kế hoạch thi công.
• Lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng loại máy, hạng mục.
• Ghi nhận đúng nhóm tài khoản (TK 623) và chuẩn bị đầy đủ chứng từ để bảo vệ khoản chi trước cơ quan thuế.

4. Chi phí chung và chi phí quản lý công trình

Phản ánh các khoản phục vụ tổ chức thi công tại hiện trường: văn phòng công trường, điện nước, bảo vệ, lán trại, công cụ dụng cụ nhỏ…

Phân bổ theo tỷ lệ chi phí trực tiếp, định mức hoặc tiến độ thi công cho từng công trình, hạng mục.

Căn cứ pháp lý: Thông tư 11/2021/TT-BXD về định mức chi phí chung.

Lập hồ sơ phân bổ rõ ràng để dễ giải trình khi kiểm tra thuế.

5. Chi phí khác liên quan

• Bao gồm kiểm định, nghiệm thu, bảo hiểm công trình, phí cấp phép, thuế xây dựng cơ bản và dịch vụ chuyên môn khác.
• Xác định rõ từng khoản theo hợp đồng, hóa đơn, chứng từ để tập hợp đúng hạng mục.
• Ghi nhận đầy đủ để đảm bảo tính hợp lệ, phục vụ quyết toán vốn đầu tư.

III. Quy Trình Bóc Tách Chi Phí Công Trình Xây Dựng

1. Thu thập hồ sơ đầu vào

- Tập hợp đầy đủ các tài liệu nền tảng: bản vẽ thiết kế, bảng dự toán, hợp đồng xây dựng, tiến độ thi công.

- Kiểm tra sự thống nhất giữa thiết kế và dự toán để đảm bảo khối lượng bóc tách chính xác.

Bản vẽ và dự toán đóng vai trò như “xương sống” của toàn bộ quy trình, giúp kế toán xác định chính xác vật tư, nhân công và máy móc cần thiết.

2. Lập bảng bóc tách chi tiết

- Thực hiện theo từng hạng mục, giai đoạn hoặc công trình cụ thể để dễ quản lý và kiểm soát.

- Liên kết chặt chẽ với định mức, đơn giá xây dựng để xác định chính xác khối lượng và giá trị của từng nhóm: vật liệu – nhân công – máy thi công.

- Lập bảng biểu rõ ràng, có thể theo mẫu nội bộ hoặc theo định dạng được cơ quan quyết toán chấp nhận.

3. Kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh

- So sánh dữ liệu bóc tách với bảng dự toán gốc, nhật ký thi công và số liệu thực tế phát sinh.

- Rà soát chênh lệch để kịp thời điều chỉnh, đặc biệt ở phần nhân công, vật tư tiêu hao và máy thi công.

- Phân bổ hợp lý chi phí chung theo định mức hoặc theo tiến độ để tránh sai sót khi lập hồ sơ quyết toán.

- Kiểm soát sát sao phần vượt dự toán nhằm hạn chế bị loại khi kiểm tra thuế.

4. Ghi nhận kế toán và lập hồ sơ quyết toán

- Hạch toán các khoản bóc tách vào hệ thống tài khoản phù hợp:

TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
TK 627 – Chi phí sản xuất chung
TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

- Lập bảng tổng hợp chi tiết theo công trình, hạng mục và giai đoạn thi công để phục vụ công tác quyết toán.

- Đảm bảo toàn bộ chứng từ, bảng bóc tách và sổ kế toán có sự liên kết logic, dễ đối chiếu với cơ quan kiểm tra thuế và đơn vị thẩm tra vốn đầu tư.

IV. Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Bóc Tách Chi Phí

Trong thực tế, nhiều kế toán xây dựng vẫn gặp lỗi phổ biến khi thực hiện bóc tách chi phí công trình xây dựng. Những sai sót này có thể gây chênh lệch số liệu dẫn đến việc cơ quan thuế loại bỏ khoản chi trong quá trình thanh – kiểm tra. Một số lỗi thường gặp bao gồm:

⭕ Không bóc tách chi tiết theo hạng mục hoặc nhóm chi phí

Khi không có bảng chi tiết rõ ràng, kế toán khó chứng minh cơ sở hình thành chi phí.
Cơ quan thuế thường yêu cầu thuyết minh nguồn gốc từng khoản; nếu không có dữ liệu bóc tách cụ thể sẽ dễ bị loại.

⭕ Áp sai định mức hoặc đơn giá

Sử dụng định mức không phù hợp với loại công trình hoặc áp đơn giá cũ khiến số liệu lệch so với dự toán.

Lỗi này làm phát sinh chênh lệch lớn giữa hồ sơ kế toán và bảng dự toán, dẫn đến khó giải trình.

⭕ Thiếu hồ sơ nhân công và thuê máy

Không có hợp đồng, bảng chấm công, bảng lương hoặc nhật ký máy thi công đầy đủ.

Đây là nhóm chi phí dễ bị kiểm tra kỹ; nếu hồ sơ không chặt chẽ, cơ quan thuế có thể xuất toán toàn bộ khoản liên quan.

⭕ Phân bổ chi phí chung không đúng nguyên tắc

Không có căn cứ phân bổ rõ ràng hoặc áp dụng tỷ lệ không thống nhất.

Sai sót ở khâu này dẫn đến xác định giá thành sai, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và nghĩa vụ thuế.

Khi quyết toán, cơ quan thuế có thể yêu cầu loại bỏ phần chi vượt định mức hoặc không có căn cứ hợp lý.

V. Kinh Nghiệm Thực Tế & Lưu Ý Khi Làm Việc Với Cơ Quan Thuế

Khi cơ quan thuế tiến hành thanh – kiểm tra, phần bóc tách chi phí công trình xây dựng thường là trọng tâm vì liên quan trực tiếp đến giá thành, lợi nhuận và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Kế toán cần nắm rõ những điểm sau để chủ động chuẩn bị và giải trình hiệu quả.

1. Các nội dung cơ quan thuế thường kiểm tra

Đối chiếu bảng bóc tách với dự toán được duyệt: Kiểm tra khối lượng, đơn giá, định mức áp dụng có thống nhất hay không.

Tính hợp lý – hợp lệ của chứng từ: Hóa đơn đầu vào, hợp đồng, bảng kê vật tư, nhật ký thi công, bảng chấm công, hợp đồng thuê máy…

Tỷ lệ chi phí chung và mức hao hụt vật tư: So sánh với định mức quy định, phát hiện phần vượt không có căn cứ.

Sự nhất quán giữa kế toán và thực tế thi công: Kiểm tra tính liên kết giữa bảng bóc tách, sổ kế toán và hồ sơ hoàn công.

2. Hồ sơ, chứng từ cần chuẩn bị đầy đủ

• Bản vẽ thiết kế, dự toán, hợp đồng xây dựng, nhật ký công trình.
• Bảng bóc tách chi tiết theo hạng mục, bảng kê vật tư, bảng phân bổ chi phí chung.
• Hóa đơn đầu vào hợp lệ, hợp đồng nhân công, hợp đồng thuê máy móc, bảng chấm công, bảng lương.
• Biên bản nghiệm thu, hồ sơ hoàn công, bảng tổng hợp chi phí theo từng công trình.
• Dữ liệu kế toán khớp với hồ sơ kỹ thuật, đảm bảo tính logic khi đối chiếu.

3. Mẹo giải trình chi phí hợp lý - hợp lệ

- Chuẩn bị bảng đối chiếu song song giữa số liệu kế toán – dự toán – thực tế để giải trình nhanh, rõ ràng.

- Lưu trữ chứng từ khoa học, sắp xếp theo hạng mục hoặc nhóm chi phí để dễ truy xuất khi được yêu cầu.

- Bám sát định mức và đơn giá hiện hành, tránh áp dụng sai hoặc không cập nhật dẫn đến lệch số liệu.

- Phân bổ chi phí chung có căn cứ rõ ràng, thống nhất xuyên suốt quá trình thi công.

- Chủ động rà soát trước khi quyết toán, phát hiện và xử lý điểm bất hợp lý thay vì chờ cơ quan thuế phát hiện.

Bóc tách chi phí công trình xây dựng chuẩn giúp kế toán kiểm soát nguồn lực, hạch toán chính xác và bảo vệ hồ sơ khi quyết toán thuế. Để nắm vững toàn bộ quy trình từ lý thuyết đến thực hành, bạn có thể tham gia khóa học kế toán xây dựng tại Kế toán Lê Ánh, nơi giảng viên là chuyên gia thực tế hướng dẫn chi tiết từng bước, giúp áp dụng hiệu quả ngay trong công việc.