05 phương pháp xử lý quỹ tiền mặt bị âm hiệu quả nhất

Quỹ tiền mặt âm là tình huống mà không ít kế toán từng gặp phải. Cuối tháng, khi kiểm tra sổ sách, nhiều bạn giật mình phát hiện chỉ tiêu “Tiền mặt” trên Bảng cân đối kế toán lại hiện số âm. Điều này hoàn toàn vô lý, vì trong thực tế, doanh nghiệp không thể chi nhiều hơn số tiền đang có trong két.

Tại khóa học kế toán thực hành của Kế toán Lê Ánh, các kế toán trưởng nhiều kinh nghiệm sẽ chỉ ra nguyên nhân thường gặp dẫn đến quỹ tiền mặt bị âm và hướng dẫn bạn những cách xử lý thực tế, an toàn và đúng luật. Nhờ đó, học viên vừa nắm chắc kỹ năng nghiệp vụ, vừa tự tin tránh được rủi ro khi làm việc thực tế tại doanh nghiệp.

Xem thêm: Cách hạch toán tài khoản 136 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

1. Quỹ tiền mặt âm là gì?

Nếu bạn từng làm kế toán, chắc hẳn có lúc gặp tình huống sổ quỹ hiện số âm, nghĩa là tổng số tiền chi ra (Có TK 111) lại lớn hơn tổng số tiền thu vào (Nợ TK 111). Thực tế, két tiền không hề “âm”, đây chỉ là lỗi ghi nhận trên sổ sách kế toán. Tuy nhiên, điều này không hề đơn giản, vì nó luôn được cơ quan thuế coi là một dấu hiệu rủi ro nghiêm trọng.

Xem thêm: Phương pháp kế toán tiền mặt TK111 theo Thông tư 133

Vì sao dễ gặp phải?

• Ghi nhận thu – chi sai thời điểm.
• Lẫn lộn giữa giao dịch tiền mặt và chuyển khoản.
• Quản lý dòng tiền chưa chặt chẽ, thiếu kiểm soát.

Hậu quả nếu không xử lý

• Đừng nghĩ quỹ tiền mặt âm chỉ là “lỗi nhỏ”. Trên thực tế, đây có thể là lý do khiến doanh nghiệp:
• Bị cơ quan thuế “soi” và có nguy cơ ấn định thuế.
• Bị loại bỏ chi phí, phạt hành chính.
• Nghiêm trọng hơn, có thể bị xem như dấu hiệu che giấu doanh thu hoặc hợp thức hóa chứng từ chi.

Chính vì vậy, việc nhận diện và xử lý dứt điểm quỹ tiền mặt âm không chỉ là trách nhiệm của kế toán mà còn là yêu cầu bắt buộc đối với chủ doanh nghiệp nếu muốn quản lý tài chính minh bạch và đúng luật.

2. Nguyên nhân: Vì sao Quỹ Tiền Mặt bị âm?

Để xử lý triệt để, trước hết cần xác định chính xác nguyên nhân. Các nguyên nhân gây ra tình trạng quỹ tiền mặt âm thường được chia thành hai nhóm chính.

Nhóm 1: Sai khi hạch toán (ghi thiếu, ghi nhầm, bỏ sót chứng từ)

Đây là những sai sót phổ biến trong quá trình tác nghiệp hàng ngày của kế toán.

• Hạch toán phiếu chi trước phiếu thu: Một nghiệp vụ mua hàng và bán hàng diễn ra trong cùng ngày. Kế toán hạch toán phiếu chi tiền mua hàng trước khi hạch toán phiếu thu tiền bán hàng, dẫn đến quỹ bị âm tại một thời điểm trong ngày.
• Hạch toán thiếu nghiệp vụ thu: Bỏ sót, quên ghi nhận các khoản thu tiền mặt vào sổ sách.
• Hạch toán thừa/trùng lặp nghiệp vụ chi: Ghi nhận một khoản chi hai lần.
• Sai sót số liệu: Ghi nhầm số tiền trên phiếu thu, phiếu chi (ví dụ: chi 10.000.000đ nhưng ghi nhầm thành 100.000.000đ).
• Lỗi liên quan đến ngoại tệ: Hạch toán sai tỷ giá hoặc không thực hiện đánh giá lại số dư tiền mặt có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ.

Nhóm 2: Sai ở khâu chứng từ, giấy tờ (phiếu thu, phiếu chi, ký duyệt).

Đây là những vấn đề nghiêm trọng hơn, phản ánh các sai phạm trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.

• Chi các khoản không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Doanh nghiệp thực chi tiền cho các hoạt động như tiếp khách, mua vật tư nhỏ lẻ... nhưng không có hóa đơn. Để hợp thức hóa, kế toán tạo ra các chứng từ chi khống, làm giảm quỹ trên sổ sách.
• Không ghi nhận đầy đủ doanh thu bằng tiền mặt: Một phần doanh thu bán hàng thu tiền mặt không được ghi vào sổ sách kế toán (có dấu hiệu trốn thuế), trong khi các khoản chi vẫn được ghi nhận đầy đủ, dẫn đến chi lớn hơn thu.

Checklist nhanh: Các lỗi phổ biến cần kiểm tra ngay

3. 05 cách xử lý quỹ tiền mặt âm hiệu quả (nhìn từ nhiều góc độ)

Giải pháp 1: Vay hoặc tạm ứng từ giám đốc, chủ sở hữu, cổ đông

Đây là cách xử lý nhanh gọn và thường được áp dụng nhất khi doanh nghiệp rơi vào tình huống quỹ tiền mặt âm. Hiểu đơn giản, công ty sẽ vay một khoản tiền từ giám đốc, cổ đông hoặc chủ sở hữu để bù vào phần thiếu hụt.

Cách thực hiện

• Lập Hợp đồng vay mượn tiền rõ ràng, chuyên nghiệp, ghi đầy đủ: thông tin bên vay – bên cho vay, số tiền vay, thời hạn, lãi suất (có thể quy định 0%). (Tải mẫu hợp đồng vay mượn tiền ở cuối bài viết)
• Lập phiếu thu tiền mặt căn cứ trên hợp đồng. (Xem thêm: Mẫu phiếu thu)

Hạch toán mẫu

Khi nhận tiền vay, kế toán ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính

(Điều này có nghĩa: quỹ tiền mặt tăng lên, đồng thời phát sinh một khoản nợ phải trả cho cá nhân cho vay).

Rủi ro pháp lý cần lưu ý

Mặc dù cách này đơn giản và dễ làm, nhưng lại tiềm ẩn 2 rủi ro lớn mà nhiều kế toán thường bỏ qua:

1. Nguy cơ bị coi là giao dịch liên kết

• Căn cứ pháp lý: Theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp vay từ giám đốc hoặc cá nhân điều hành với số tiền ≥ 10% vốn góp của chủ sở hữu, giao dịch đó sẽ được xác định là giao dịch liên kết.
• Hệ quả: Doanh nghiệp phải kê khai giao dịch liên kết kèm theo tờ khai quyết toán thuế TNDN (Phụ lục I, II, III). Nếu kê khai sai hoặc bỏ sót, sẽ bị xử phạt hành chính, dù không có hành vi trốn thuế.

2. Rủi ro bị ấn định thuế TNCN

Bản chất: Dù hợp đồng ghi lãi suất 0%, cơ quan thuế có quyền cho rằng giao dịch này không theo giá thị trường. Họ có thể ấn định lãi suất tham chiếu theo ngân hàng.

Hậu quả:

• Cơ quan thuế tính khoản “thu nhập từ đầu tư vốn” mà giám đốc/cổ đông cho vay lẽ ra được hưởng.

Xem thêm: Cách Tính Thuế TNCN Đối Với Thu Nhập Từ Đầu Tư Vốn

• Truy thu 5% thuế TNCN trên khoản thu nhập ấn định.
• Doanh nghiệp có thể bị phạt vì không kê khai, khấu trừ và nộp thay thuế TNCN cho cá nhân.

Có thể thấy, giải pháp vay từ giám đốc/cổ đông tuy phổ biến nhưng không hề “an toàn tuyệt đối”. Kế toán cần nắm rõ các rủi ro đi kèm để tránh biến một cách xử lý đơn giản thành gánh nặng pháp lý về lâu dài.

Giải pháp 2: Bổ sung vốn điều lệ

Khác với việc vay mượn ngắn hạn, bổ sung vốn điều lệ là giải pháp mang tính dài hạn và bền vững. Đây chính là cách giúp doanh nghiệp xử lý tận gốc tình trạng thiếu hụt vốn, trong đó có vấn đề quỹ tiền mặt âm.

Cách thực hiện

• Chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông họp và thông qua nghị quyết về việc tăng vốn điều lệ.
• Thành viên/cổ đông tiến hành góp thêm vốn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
• Doanh nghiệp làm thủ tục pháp lý để đăng ký thay đổi vốn điều lệ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Hạch toán mẫu

Khi cổ đông hoặc chủ sở hữu góp thêm vốn bằng tiền mặt, kế toán ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu

Lưu ý quan trọng

• Đây không chỉ là một bút toán kế toán, mà là thay đổi pháp lý chính thức ảnh hưởng đến cơ cấu vốn và trách nhiệm của chủ sở hữu.
• Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ khi hoàn tất việc góp vốn.
• Cá nhân góp vốn có thể dùng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Tuy nhiên, nếu bên góp vốn là một tổ chức (doanh nghiệp khác), thì bắt buộc phải chuyển khoản.

Có thể thấy, bổ sung vốn điều lệ là giải pháp chặt chẽ và minh bạch, giúp doanh nghiệp không chỉ xử lý quỹ tiền mặt âm mà còn tăng uy tín tài chính trong mắt đối tác và cơ quan quản lý.

Giải pháp 3: Đề nghị khách hàng ứng tiền trước

Trong trường hợp doanh nghiệp đang chuẩn bị thực hiện hợp đồng nhưng quỹ tiền mặt bị âm, một giải pháp khả thi là đề nghị khách hàng ứng trước một phần tiền hàng. Cách này vừa giúp cải thiện dòng tiền, vừa có cơ sở pháp lý rõ ràng nếu được thực hiện đúng.

Cách thực hiện

• Đảm bảo có căn cứ pháp lý cho khoản ứng trước: điều khoản trong hợp đồng, phụ lục hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận tạm ứng từ khách hàng.
• Lập phiếu thu tiền mặt ngay khi nhận ứng trước.

Hạch toán mẫu

Khi khách hàng ứng tiền, kế toán ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

(Thể hiện doanh nghiệp đang nợ khách hàng một nghĩa vụ giao hàng/dịch vụ trong tương lai).

Lưu ý quan trọng

• Giải pháp này chỉ an toàn khi có giao dịch thật.
• Tuyệt đối tránh việc “tạo khống” các khoản ứng trước để cân đối sổ sách. Đây là hành vi gian lận kế toán, có thể dẫn tới hậu quả pháp lý nghiêm trọng nếu bị cơ quan thuế hoặc thanh tra phát hiện.

Có thể thấy, nếu doanh nghiệp có hợp đồng kinh doanh rõ ràng, thì ứng trước từ khách hàng là cách xử lý quỹ tiền mặt âm khá hiệu quả, vừa bổ sung dòng tiền, vừa hạn chế rủi ro vay mượn.

Giải pháp 4: Chuyển chi phí sang khoản phải trả

Trong thực tế, nhiều trường hợp doanh nghiệp đã mua hàng hóa hoặc dịch vụ nhưng chưa đến hạn thanh toán. Nếu vẫn hạch toán ngay vào chi tiền mặt, quỹ có thể bị âm. Khi đó, một cách xử lý hợp lý là ghi nhận công nợ phải trả thay vì chi tiền mặt.

Cách thực hiện

• Thay vì ghi Có TK 111 – Tiền mặt, kế toán hạch toán nghiệp vụ thành Công nợ phải trả.
• Cần có đầy đủ chứng từ chứng minh khoản công nợ, gồm: hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận hàng hóa/dịch vụ.

Hạch toán mẫu

Khi mua hàng chưa thanh toán:

• Nợ TK 156 – Hàng hóa
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có TK 331 – Phải trả cho người bán

Bút toán này giúp ghi nhận tăng tài sản hoặc chi phí, nhưng không làm giảm quỹ tiền mặt, thay vào đó phản ánh nghĩa vụ nợ phải trả.

Lưu ý quan trọng

• Đây thực chất chỉ là hoãn việc ghi nhận chi tiền mặt, không làm mất đi trách nhiệm thanh toán.
• Giải pháp này có tác dụng điều chỉnh số dư quỹ trên sổ sách tại thời điểm hạch toán, nhưng doanh nghiệp vẫn phải thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn để tránh phát sinh rủi ro tín dụng hoặc uy tín.

Như vậy, với cách này, doanh nghiệp có thể tạm thời “cứu” số dư quỹ tiền mặt khỏi bị âm, nhưng cần nhớ rằng nghĩa vụ trả nợ vẫn tồn tại.

Giải pháp 5: Hoàn thiện quy trình – Đưa khoản chi nội bộ sang kỳ sau

Với một số khoản chi nội bộ không liên quan đến hóa đơn GTGT, kế toán có thể điều chỉnh thời điểm ghi nhận, nhằm tránh làm quỹ tiền mặt bị âm trong kỳ hiện tại.

Cách thực hiện

• Các khoản chi thường áp dụng: tạm ứng công tác phí cho nhân viên, chi lương, chi thưởng nội bộ…
• Thay vì lập phiếu chi ngay và ghi nhận trong kỳ này, kế toán có thể lùi ngày chứng từ và hạch toán vào đầu kỳ kế toán tiếp theo.

Lưu ý quan trọng

• Đây chỉ là giải pháp tình thế, không làm mất đi nghĩa vụ hạch toán. Các khoản chi này vẫn phải được ghi nhận đầy đủ ở kỳ sau.
• Tuyệt đối không áp dụng với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn GTGT. Bởi theo quy định, chi phí phải được hạch toán đúng thời điểm trên hóa đơn thì mới hợp lệ để tính thuế.

Có thể thấy, cách này chỉ giúp “dịch chuyển” thời điểm ghi nhận để tránh quỹ tiền mặt âm trong ngắn hạn. Về lâu dài, doanh nghiệp vẫn cần hoàn thiện quy trình quản lý dòng tiền để hạn chế tình trạng phát sinh lặp lại.

4. Hướng dẫn chi tiết: Quy trình tăng vốn điều lệ từ A–Z

Trong nhiều trường hợp, các giải pháp ngắn hạn như vay tạm ứng hay chuyển công nợ chỉ mang tính chất “chữa cháy”. Nếu doanh nghiệp thường xuyên rơi vào tình trạng thiếu quỹ, giải pháp căn cơ nhất chính là tăng vốn điều lệ. Đây là bước đi bền vững, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực tài chính và củng cố niềm tin với đối tác, ngân hàng và cả cơ quan quản lý thuế.

Khi nào cần tăng vốn điều lệ?

• Doanh nghiệp liên tục thiếu vốn lưu động, quỹ tiền mặt thường xuyên bị âm.
• Doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động sản xuất – kinh doanh, cần vốn bổ sung để đầu tư.
• Doanh nghiệp cần nâng cao uy tín khi làm việc với ngân hàng hoặc đối tác lớn.

Quy trình tăng vốn điều lệ (5 bước chuẩn)

Bước 1: Họp và ra Quyết định/Nghị quyết

• Công ty TNHH 1TV: Chủ sở hữu ra quyết định bằng văn bản.
• Công ty TNHH 2TV trở lên: Hội đồng thành viên họp, thông qua biên bản và quyết định tăng vốn.
• Công ty Cổ phần: Đại hội đồng cổ đông họp, ra nghị quyết về việc tăng vốn (thường qua chào bán cổ phần hoặc trả cổ tức bằng cổ phần).

Bước 2: Chuẩn bị Hồ sơ

Hồ sơ nộp tại Sở Kế hoạch & Đầu tư gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu).
• Quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông.
• Biên bản họp (nếu có).
• Giấy tờ chứng minh đã góp đủ vốn (xác nhận ngân hàng, phiếu thu…).
• Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật).

Bước 3: Nộp hồ sơ

• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (Sở KH&ĐT).
• Hoặc nộp online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Góp vốn thực tế & Nhận kết quả

• Các thành viên/cổ đông phải góp đủ số vốn đã cam kết trong thời hạn quy định.
• Sau 3 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với vốn điều lệ đã cập nhật.

Bước 5: Công bố thông tin

Trong vòng 30 ngày kể từ khi được cấp giấy chứng nhận, doanh nghiệp phải công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia.

Lưu ý quan trọng khi tăng vốn điều lệ

• Đây không chỉ là bút toán kế toán mà là thay đổi pháp lý, ảnh hưởng đến cơ cấu vốn và trách nhiệm của chủ sở hữu.
• Cá nhân có thể góp vốn bằng tiền mặt, nhưng tổ chức bắt buộc phải góp bằng chuyển khoản qua ngân hàng.
• Doanh nghiệp cần thông báo thay đổi vốn điều lệ trong vòng 10 ngày kể từ khi góp vốn, nếu không sẽ bị xử phạt hành chính.

Với quy trình này, việc tăng vốn điều lệ vừa giúp xử lý triệt để tình trạng quỹ tiền mặt âm, vừa nâng cao năng lực tài chính, tạo nền tảng để doanh nghiệp phát triển bền vững.

Xem thêm: Hướng Dẫn Hạch Toán Góp Vốn Điều Lệ Theo Thông Tư 200

5. Ngăn chặn quỹ tiền mặt âm: Giải pháp kiểm soát lâu dài cho doanh nghiệp

Xử lý quỹ tiền mặt âm chỉ giải quyết tình huống “chữa cháy”. Để không rơi vào vòng lặp này, doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống kiểm soát dòng tiền chặt chẽ.

3 nguyên tắc quan trọng để tránh quỹ âm

• Kiểm kê quỹ định kỳ
  • Thực hiện đối chiếu quỹ cuối ngày hoặc cuối tuần (tùy quy mô).
  • Hội đồng kiểm kê thường gồm: Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ quỹ.
  • Luôn lập biên bản kiểm kê, có đủ chữ ký xác nhận.
• Quy trình thu – chi minh bạch
  • Mọi khoản chi tiền mặt phải có phiếu chi hợp lệ và chứng từ đi kèm.
  • Hạn chế chi tiền mặt cho các khoản lớn, ưu tiên thanh toán qua ngân hàng để dễ kiểm soát.
  • Thiết lập bước phê duyệt trước khi chi tiền, tránh chi vượt quỹ.
• Ứng dụng công nghệ & đào tạo nhân sự
  • Sử dụng phần mềm kế toán để cảnh báo khi quỹ có nguy cơ âm.
  • Đào tạo nhân sự kế toán và thủ quỹ nắm rõ nguyên tắc hạch toán, tránh nhầm lẫn thu – chi.

Quy trình kiểm kê quỹ tiền mặt (4 bước chuẩn)

• Ban hành quyết định kiểm kê: Giám đốc ký quyết định, nêu rõ thời gian & thành phần tham gia.
• Thực hiện kiểm kê: Đếm tiền mặt thực tế trong két và đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ.
• Lập biên bản kiểm kê: Ghi rõ số dư thực tế, số liệu trên sổ sách và chênh lệch (nếu có).
• Xử lý chênh lệch:
  • Thiếu tiền → ghi nhận vào TK 1381 (tài sản thiếu chờ xử lý) và tìm nguyên nhân.
  • Thừa tiền → ghi nhận vào TK 3381 (tài sản thừa chờ xử lý), nếu không rõ nguyên nhân thì đưa vào thu nhập khác.

Thực hiện đúng 3 nguyên tắc và quy trình trên, doanh nghiệp không chỉ tránh được tình trạng quỹ tiền mặt âm, mà còn nâng cao uy tín tài chính, giúp quá trình làm việc với ngân hàng, đối tác và cơ quan thuế thuận lợi hơn.

Xem thêm:

• Mẫu Sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200 & 133
• Mẫu Hợp đồng vay mượn tiền Giám đốc (Lưu ý file word chia sẻ cộng đồng vì vậy bạn đọc tải về sử dụng "Tệp → Tải xuống → Microsoft Word" không "yêu cầu quyền chỉnh sửa")

Trên đây kế toán Lê Ánh đã đưa ra 05 giải pháp xử lý quỹ tiền mặt bị âm hiệu quả nhất. Cảm ơn các bạn đã theo dõi!

Giải pháp xử lý âm quỹ tiền mặt là kinh nghiệm mà kế toán cần mang theo bên mình trong suốt thời gian hành nghề kế toán. Để nhận được nhiều hơn sự trợ giúp của các kế toán trưởng tại lớp học Kế toán Lê Ánh, các bạn có thể để lại comment hoặc tham gia khóa học kế toán tổng hợp thực hành, các kế toán trưởng sẽ cầm tay, chỉ việc giúp bạn xử lý công việc thành công!