Sai Lầm Khi Hạch Toán Tiền Mặt Trong Kế Toán HCSN

Trong lĩnh vực kế toán hành chính sự nghiệp (HCSN), tiền mặt là một phần hành tưởng đơn giản nhưng lại tiềm ẩn rất nhiều sai sót. Từ việc ghi nhận không đúng thời điểm, sử dụng sai tài khoản cho đến lập chứng từ chưa đầy đủ… đều có thể dẫn đến lệch báo cáo, ảnh hưởng đến công tác quyết toán và dễ bị cơ quan kiểm tra “tuýt còi”.

Bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh sẽ chỉ ra những sai lầm phổ biến khi hạch toán tiền mặt trong kế toán HCSN, giúp kế toán viên nhận diện sớm và có cách xử lý chuẩn theo quy định hiện hành.

I. Cơ sở pháp lý & Nguyên tắc hạch toán tiền mặt theo Thông tư 24

1. Cơ sở pháp lý

Việc hạch toán tiền mặt trong các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) được thực hiện trên cơ sở tuân thủ các văn bản pháp luật sau:

• Luật Ngân sách nhà nước và Luật Kế toán 2015 – quy định chung về quản lý, sử dụng kinh phí và nguyên tắc kế toán.
• Thông tư 24/2023/TT-BTC ban hành ngày 30/4/2023, có hiệu lực từ 01/01/2025, hướng dẫn chế độ kế toán HCSN áp dụng thống nhất trong toàn quốc, thay thế Thông tư 107/2017/TT-BTC.
• Các văn bản quy định về kiểm soát chi ngân sách, quy chế chi tiêu nội bộ và các hướng dẫn quản lý tài chính chuyên ngành khác của đơn vị.

Thông tư 24 là căn cứ pháp lý quan trọng, quy định rõ hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ kế toán và phương pháp hạch toán. Kế toán viên cần nắm chắc để áp dụng đúng trong công tác hạch toán tiền mặt.

2. Nguyên tắc cơ bản khi hạch toán tiền mặt

Khi thực hiện hạch toán tiền mặt theo Thông tư 24, kế toán đơn vị HCSN cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Ghi nhận đầy đủ, kịp thời và chính xác mọi khoản thu – chi bằng tiền mặt phát sinh.
• Chứng từ kế toán phải hợp pháp, hợp lệ, có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan: người lập, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, thủ quỹ và người nộp/nhận tiền.
• Hạch toán đúng tài khoản, đúng nguồn kinh phí, đúng kỳ kế toán, phù hợp hướng dẫn của Thông tư 24.
• Tách bạch rõ ràng giữa các nguồn kinh phí: ngân sách nhà nước, nguồn thu sự nghiệp, nguồn viện trợ, dự án… để đảm bảo tính minh bạch khi lập báo cáo tài chính và quyết toán.
• Không hạch toán âm quỹ, không để phát sinh số dư tồn quỹ ảo hoặc chênh lệch không rõ nguyên nhân.
• Kiểm kê quỹ định kỳ, lập biên bản kiểm kê đầy đủ và đối chiếu với sổ kế toán để đảm bảo số liệu chính xác, khớp giữa thực tế và sổ sách.

II. Các sai lầm phổ biến khi hạch toán tiền mặt trong HCSN

Mặc dù phần hành tiền mặt tương đối quen thuộc với kế toán HCSN, song trên thực tế đây lại là mảng dễ xảy ra sai sót nhất. Dưới đây là những lỗi phổ biến thường gặp, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi sang áp dụng Thông tư 24/2023/TT-BTC.

1. Hạch toán sai tài khoản kế toán

• Ghi nhầm giữa tài khoản Tiền mặt (111) và các tài khoản khác như Tiền gửi (112), Tạm ứng (337)…
• Ghi sai tài khoản hoặc nguồn kinh phí, dẫn tới sai lệch số liệu trên báo cáo quyết toán.
• Ví dụ: Chi hoạt động thường xuyên nhưng lại ghi vào tài khoản thuộc nguồn thu sự nghiệp.

2. Không đối chiếu hoặc kiểm kê quỹ định kỳ

• Không thực hiện kiểm quỹ hàng tuần, hàng tháng theo quy định.
• Không lập biên bản kiểm kê quỹ hoặc có lập nhưng số liệu không khớp với sổ kế toán.
• Dễ dẫn tới tình trạng chênh lệch tồn quỹ không rõ nguyên nhân, gây rủi ro lớn khi thanh tra, kiểm toán.

3. Ghi nhận nghiệp vụ không kịp thời

• Chậm ghi sổ các khoản thu – chi phát sinh trong ngày.
• Dồn nghiệp vụ cuối kỳ dẫn đến sai lệch dòng tiền, khó kiểm soát số dư quỹ.
• Đặc biệt rủi ro khi có sự thay đổi người giữ quỹ hoặc kế toán, dễ phát sinh sai lệch sổ – thực tế.

4. Thiếu hoặc sai sót chứng từ gốc

• Phiếu thu/chi không đầy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, thủ quỹ, người nộp/nhận tiền.
• Chứng từ kèm theo không hợp lệ (thiếu hóa đơn, sai tên đơn vị, sai ngày, nội dung không khớp...).
• Những lỗi này khiến khoản chi không đủ điều kiện quyết toán hoặc dễ bị loại khi kiểm toán.

5. Không tách bạch nguồn kinh phí khi hạch toán

• Gộp chung tiền mặt từ nhiều nguồn như NSNN, viện trợ, thu sự nghiệp… khiến số liệu báo cáo nguồn bị sai.
• Không theo dõi riêng từng nguồn dẫn đến không kiểm soát được số dư – chi từng nguồn, khó lập báo cáo quyết toán đúng quy định.

6. Hạch toán âm quỹ hoặc phát sinh tồn quỹ ảo

• Chi vượt quá số tồn quỹ thực tế.
• Ghi phiếu và nhập sổ không đồng bộ, dẫn đến lệch dòng tiền.
• Quỹ thực tế đã hết nhưng sổ kế toán vẫn còn tồn → rủi ro rất lớn khi kiểm tra, kiểm toán và có thể phát sinh trách nhiệm tài chính.

III. Nguyên nhân dẫn đến các sai sót trên

Các sai sót trong hạch toán tiền mặt tại đơn vị HCSN thường bắt nguồn từ cả yếu tố chủ quan (năng lực, thói quen của kế toán viên) lẫn yếu tố khách quan (quy trình, kiểm soát nội bộ).Cụ thể:

1. Kế toán viên chưa nắm chắc chế độ kế toán HCSN và quy trình quản lý quỹ

Nhiều kế toán viên vẫn đang quen với hệ thống tài khoản, biểu mẫu và cách hạch toán theo Thông tư 107, dẫn đến áp dụng sai quy định mới của Thông tư 24. Ngoài ra, việc chưa nắm rõ quy trình kiểm soát quỹ, nguyên tắc phân tách nguồn kinh phí cũng là nguyên nhân trực tiếp gây ra sai sót.

2. Áp dụng kinh nghiệm kế toán doanh nghiệp vào HCSN mà không điều chỉnh theo đặc thù

Một số đơn vị, đặc biệt là những kế toán mới chuyển từ doanh nghiệp sang HCSN, có xu hướng áp dụng quy trình, tài khoản và cách xử lý chứng từ theo mô hình kế toán doanh nghiệp. Điều này dễ dẫn đến hạch toán sai tài khoản, sai nguồn kinh phí, hoặc không đáp ứng được các yêu cầu về báo cáo và quyết toán đặc thù của khu vực HCSN.

3. Thiếu sự phối hợp giữa kế toán – thủ quỹ – kế toán tổng hợp

Công tác thu – chi tiền mặt liên quan đến nhiều bộ phận. Khi thiếu sự phối hợp chặt chẽ (ví dụ: kế toán lập phiếu nhưng thủ quỹ không báo cáo kịp thời, kế toán tổng hợp không đối chiếu thường xuyên), số liệu giữa sổ quỹ và sổ kế toán dễ bị lệch, dẫn tới tồn quỹ ảo hoặc chênh lệch không rõ nguyên nhân.

4. Công tác kiểm tra nội bộ và kiểm kê định kỳ còn hình thức

Nhiều đơn vị thực hiện kiểm kê quỹ nhưng chỉ mang tính thủ tục, không đối chiếu thực tế – sổ sách kỹ lưỡng, hoặc không lập biên bản kiểm kê đầy đủ chữ ký theo quy định. Điều này làm mất tác dụng của khâu kiểm soát nội bộ, khiến sai sót tích tụ mà không được phát hiện kịp thời.

5. Áp lực thời gian cuối kỳ dẫn đến ghi nhận gấp, đối chiếu không đầy đủ

Vào cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, khối lượng chứng từ tăng mạnh. Để kịp thời hạn báo cáo, nhiều kế toán viên ghi sổ gấp, không đối chiếu đủ các bước, dẫn đến nhầm tài khoản, ghi sai nguồn hoặc bỏ sót nghiệp vụ. Đây là nguyên nhân phổ biến dẫn đến chênh lệch sổ – thực tế.

IV. Biện pháp phòng tránh sai sót khi hạch toán tiền mặt trong HCSN

Để hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình hạch toán tiền mặt, các đơn vị HCSN cần triển khai đồng bộ cả về quy trình – con người – công cụ kiểm soát. Một số biện pháp quan trọng bao gồm:

1. Thực hiện nghiêm quy trình thu – chi, kiểm kê và lập chứng từ

• Mọi nghiệp vụ thu – chi tiền mặt phải được thực hiện đúng trình tự: đề nghị chi → lập phiếu thu/chi → phê duyệt → thực hiện → ghi sổ.
• Phiếu thu/chi phải theo mẫu của Thông tư 24, đầy đủ chữ ký theo quy định (người lập, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, thủ quỹ, người nộp/nhận tiền).
• Hồ sơ kèm theo phải hợp lệ (hóa đơn, chứng từ thanh toán, bảng kê...) và lưu trữ theo đúng quy định.
• Thực hiện kiểm kê quỹ đúng thời hạn và lập biên bản kiểm kê theo mẫu, không làm hình thức.

2. Phân định rõ trách nhiệm giữa các bộ phận liên quan

• Kế toán viên chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, xác định đúng tài khoản và nguồn kinh phí.
• Thủ quỹ chỉ thực hiện thu/chi khi có phiếu hợp lệ, không kiêm nhiệm việc ghi sổ kế toán.
• Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm kiểm soát, phê duyệt và chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của nghiệp vụ.

⇒ Việc phân tách rõ vai trò giúp tăng cường kiểm soát nội bộ, hạn chế gian lận và nhầm lẫn.

3. Tổ chức kiểm quỹ định kỳ và đối chiếu thường xuyên

• Thực hiện kiểm kê quỹ theo tuần/tháng/quý và đột xuất khi có thay đổi nhân sự hoặc phát hiện dấu hiệu bất thường.
• Đối chiếu định kỳ giữa sổ quỹ – sổ kế toán – thực tế tiền mặt, xử lý chênh lệch (nếu có) theo đúng thẩm quyền.
• Lưu đầy đủ biên bản kiểm kê, có chữ ký của tất cả thành phần liên quan để phục vụ thanh tra, kiểm toán.

4. Ứng dụng phần mềm kế toán phù hợp với Thông tư 24

• Sử dụng phần mềm kế toán được nâng cấp theo hệ thống tài khoản, mẫu sổ và báo cáo mới của TT 24, có khả năng phân tách nguồn kinh phí, tự động kiểm soát số dư và cảnh báo khi phát sinh lỗi (như âm quỹ, ghi sai nguồn).
• Thiết lập quyền truy cập theo vai trò (người lập – kiểm soát – phê duyệt) để tăng tính minh bạch.
• Lưu nhật ký thao tác để phục vụ kiểm tra, truy vết khi cần.

5. Đào tạo định kỳ và cập nhật chính sách mới

• Tổ chức các buổi tập huấn nội bộ định kỳ khi có quy định mới hoặc thay đổi chính sách kế toán – tài chính.
• Đảm bảo kế toán viên nắm vững quy định của Thông tư 24, đặc biệt về tài khoản, biểu mẫu, nguồn kinh phí và quy trình lập – kiểm soát chứng từ.
• Xây dựng cẩm nang thực hành kế toán tiền mặt nội bộ, giúp kế toán viên tra cứu nhanh và tránh sai sót lặp lại.

6. Xây dựng cơ chế kiểm soát trước – trong – sau nghiệp vụ

• Trước khi thực hiện: kiểm tra hồ sơ, số dư quỹ, nguồn kinh phí.
• Trong quá trình thực hiện: đảm bảo đủ chữ ký, đúng quy trình phê duyệt.
• Sau khi thực hiện: đối chiếu sổ sách, kiểm kê, thuyết minh số dư theo nguồn.→ Cách tiếp cận này giúp phát hiện và xử lý sai sót kịp thời, không để tích tụ đến cuối kỳ.

Những biện pháp trên không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro sai sót và gian lận, mà còn góp phần chuẩn hóa công tác kế toán trong bối cảnh Thông tư 24 bắt đầu có hiệu lực, đảm bảo tính chính xác và minh bạch của số liệu tài chính – ngân sách.

Hạch toán tiền mặt trong kế toán HCSN tưởng đơn giản nhưng lại là phần hành dễ xảy ra sai sót, đặc biệt khi các đơn vị chuyển sang áp dụng Thông tư 24/2023/TT-BTC từ năm 2025. Việc tuân thủ đúng quy trình, kiểm soát nội bộ chặt chẽ, đối chiếu thường xuyên và cập nhật kịp thời quy định mới sẽ giúp kế toán viên hạn chế rủi ro, đảm bảo số liệu minh bạch và chính xác.

Nếu bạn muốn nắm vững chế độ kế toán HCSN theo Thông tư 24, thực hành thành thạo các phần hành trọng yếu như tiền mặt, tiền gửi, nguồn kinh phí, báo cáo và quyết toán ngân sách, hãy tham gia khóa học Kế toán HCSN thực hành theo TT 24 tại Kế toán Lê Ánh – chương trình đào tạo thực chiến, bám sát quy định mới, phù hợp cho cả người mới và kế toán đang làm việc tại đơn vị hành chính sự nghiệp.

Bài viết tham khảo: Khoá Học Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp