Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định mới phụ thuộc vào nội dung sai sót trên hóa đơn. Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, tùy từng trường hợp, người bán có thể thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT mà không phải lập lại hóa đơn, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế. Xác định đúng loại sai sót ngay từ đầu là cơ sở để lựa chọn phương án xử lý phù hợp.

Bài viết dưới đây, Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết từng trường hợp hóa đơn điện tử viết sai, cách xác định khi nào cần thông báo sai sót, khi nào lập hóa đơn điều chỉnh, khi nào lập hóa đơn thay thế và những lưu ý khi kê khai thuế theo quy định mới.

1. Khi nào phải xử lý hóa đơn điện tử viết sai?

Khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định quy trình xử lý áp dụng cho hóa đơn điện tử đã lập sai, gồm hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế. Đây là mốc xác định trách nhiệm xử lý phát sinh.

Kế toán cần phân biệt hai thời điểm phát hiện sai sót.

• Hóa đơn chưa gửi cơ quan thuế và chưa giao người mua thì người bán còn dư địa rà soát lại trước khi phát hành chính thức.
• Hóa đơn đã cấp mã hoặc đã chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế thì không thể sửa trực tiếp trên bản gốc, buộc phải theo đúng trình tự tại Điều 10.

Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập, nên phát hiện sai càng sớm càng thuận lợi cho khâu xử lý.

2. Ba hướng xử lý hóa đơn điện tử viết sai

Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC chia cách xử lý thành ba hướng theo mức độ và loại nội dung sai. Xác định đúng hướng ngay từ đầu là cách tránh lập thừa hóa đơn hoặc bỏ sót thông báo, hai lỗi thường gặp khi xử lý hóa đơn.

Ba hướng xử lý:

• Thông báo, không lập lại hóa đơn. Áp dụng khi sai nội dung không trọng yếu như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ. Người bán gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế (điểm a khoản 1 Điều 10).
• Lập hóa đơn điều chỉnh. Áp dụng khi sai nội dung trọng yếu và người bán chọn giữ hóa đơn gốc, bổ sung một hóa đơn ghi phần chênh lệch tăng hoặc giảm (điểm b.1 khoản 1 Điều 10).
• Lập hóa đơn thay thế. Áp dụng khi sai nội dung trọng yếu và người bán chọn lập một hóa đơn mới thay cho hóa đơn cũ (điểm b.2 khoản 1 Điều 10).

Ranh giới giữa hướng thứ nhất và hai hướng còn lại nằm ở chỗ hóa đơn có sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hay tên hàng hóa hay không. Sai các nội dung này buộc phải điều chỉnh hoặc thay thế, không được dừng ở mức thông báo.

3. Sai sót chỉ cần thông báo, không lập lại hóa đơn

Điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định hóa đơn sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa thì người bán thông báo cho người mua và gửi cơ quan thuế Mẫu 04/SS-HĐĐT, không phải lập lại hóa đơn.

Trình tự xử lý nhóm sai sót nhẹ gồm hai bước. Người bán thông báo cho người mua biết hóa đơn đã lập sai, sau đó gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục III đến cơ quan thuế. Khi người bán thực hiện đúng bước này, Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động phản hồi xác nhận tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-SSĐT tại Phụ lục IV (khoản 4 Điều 10).

Ví dụ, một doanh nghiệp lập hóa đơn ghi địa chỉ người mua là "Phường 5" nhưng đúng phải là "Phường 6", trong khi mã số thuế, số tiền và tiền thuế đều đúng. Sai sót này thuộc nhóm chỉ cần thông báo. Người bán gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT, không lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế, tránh làm phát sinh thêm chứng từ không cần thiết.

4. Sai sót phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn

Điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định hóa đơn sai mã số thuế, tên hàng hóa không đúng quy cách chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác thì người bán chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế. Đây là nhóm sai sót trọng yếu, ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp.

Hai lựa chọn khác nhau ở cách xử lý hóa đơn gốc:

• Hóa đơn điều chỉnh giữ nguyên hóa đơn gốc và lập thêm một hóa đơn ghi phần chênh lệch. Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm".
• Hóa đơn thay thế lập một hóa đơn mới thay hoàn toàn hóa đơn cũ. Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm".

Sau khi lập, người bán ký số trên hóa đơn mới rồi gửi cho người mua nếu dùng hóa đơn điện tử không có mã, hoặc gửi cơ quan thuế để được cấp mã rồi mới gửi người mua nếu dùng hóa đơn điện tử có mã. Ví dụ, hóa đơn ghi thuế suất 8% trong khi mặt hàng đúng phải chịu 10% thì thuộc nhóm phải điều chỉnh hoặc thay thế, do sai thuế suất kéo theo sai tiền thuế.

5. Văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai

Người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Người mua là cá nhân thì người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của mình.

Người bán lưu văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Người bán không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận trong ba trường hợp:

• Chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử;
• Chuyển Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP;
• Giao dịch mua bán trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số.

Gộp xử lý nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng

Nếu trong tháng người bán lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho các hóa đơn sai đó, kèm Bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT tại Phụ lục III.

Ví dụ: Tháng 3, người bán lập 5 hóa đơn cho công ty B đều ghi sai đơn giá một mặt hàng thì lập một hóa đơn điều chỉnh chung kèm bảng kê 5 số hóa đơn sai, thay cho lập lẻ 5 lần.

6. Nguyên tắc ghi số âm, số dương và áp dụng nhất quán

Khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định nguyên tắc ghi giá trị trên hóa đơn điều chỉnh và yêu cầu áp dụng nhất quán hình thức xử lý. Sai nguyên tắc số âm, số dương là lỗi khiến số liệu điều chỉnh không khớp thực tế khi cơ quan thuế đối chiếu.

Ba nguyên tắc kế toán cần nhớ:

• Ghi đúng dấu giá trị. Giá trị điều chỉnh tăng ghi số dương, giá trị điều chỉnh giảm ghi số âm, đúng thực tế điều chỉnh.
• Nhất quán hình thức xử lý. Một hóa đơn đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, nếu sau đó lại phát hiện sai thì các lần xử lý tiếp theo theo đúng hình thức áp dụng lần đầu.
• Hóa đơn không có ký hiệu thì chỉ điều chỉnh. Hóa đơn theo quy định được lập không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn mà lập sai thì người bán chỉ lập hóa đơn điều chỉnh, không dùng hình thức thay thế.

Ví dụ, đơn giá đúng là 250.000 đồng nhưng hóa đơn ghi 300.000 đồng, người bán lập hóa đơn điều chỉnh ghi giảm 50.000 đồng dưới dạng số âm cho đúng phần chênh lệch, thay vì ghi lại toàn bộ giá trị.

7. Xử lý hóa đơn từ máy tính tiền và hóa đơn bán tài sản phải đăng ký sở hữu

Điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hoặc hóa đơn bán tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng mà lập sai thì người bán lập hóa đơn thay thế, không dùng hình thức điều chỉnh, trừ trường hợp trả lại tài sản đã đăng ký tên người mua.

Nhóm hóa đơn này buộc thay thế thay vì điều chỉnh do đặc thù giao dịch. Hóa đơn từ máy tính tiền thường phát sinh tại quầy bán lẻ, một hóa đơn thay thế trọn vẹn dễ theo dõi hơn một cặp hóa đơn gốc và điều chỉnh. Hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng gắn liền thủ tục đăng ký nên cần một hóa đơn thống nhất về nội dung.

Ví dụ, một quán ăn dùng máy tính tiền lập hóa đơn ghi sai tên món và giá bán thì lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai, không lập hóa đơn điều chỉnh.

8. Xử lý trả lại hàng, chiết khấu thương mại và thay đổi giá trị khi quyết toán

Khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn một số nghiệp vụ làm thay đổi giá trị hóa đơn nhưng không xuất phát từ lỗi ghi sai, gồm trả lại hàng, chiết khấu thương mại và thay đổi giá trị khi quyết toán. Phân biệt các nghiệp vụ này và lỗi ghi sai là cách chọn đúng hóa đơn xử lý.

Các nghiệp vụ thường gặp:

• Trả lại hàng hóa. Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ khi hai bên thỏa thuận người mua lập hóa đơn giao lại người bán (điểm c.1 khoản 5).
• Trả lại tài sản đã đăng ký tên người mua. Hàng là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng và đã đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại, người mua lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán nếu người mua thuộc đối tượng dùng hóa đơn điện tử (điểm c.2 khoản 5).
• Chiết khấu thương mại theo số lượng, doanh số. Số tiền chiết khấu tính điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ sau, hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh (điểm b khoản 5).
• Thay đổi giá trị, khối lượng khi quyết toán. Hóa đơn không sai nhưng khi thanh toán hoặc quyết toán thay đổi giá trị, khối lượng theo kết luận của cơ quan nhà nước thì người bán lập hóa đơn mới cho phần chênh lệch, giảm ghi số âm, tăng ghi số dương (điểm a khoản 5).

Ví dụ, khách mua 10 sản phẩm rồi trả lại 2 sản phẩm, người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm tương ứng 2 sản phẩm. Trường hợp khách trả lại một chiếc ô tô đã đăng ký biển số theo tên mình thì chính khách lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.

9. Khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn viết sai

Khoản 3 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai thì thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT tại Phụ lục IV để người bán kiểm tra nội dung sai. Người bán có trách nhiệm rà soát và điều chỉnh, thay thế theo khoản 1 Điều này.

Người bán cần làm gì khi nhận thông báo của cơ quan thuế?

Kế toán cần xử lý thông báo rà soát của cơ quan thuế đúng hạn và đúng cách. Thông báo theo Mẫu 01/TB-RSĐT là tín hiệu cơ quan thuế đã ghi nhận dấu hiệu sai trên hóa đơn, nên người bán rà soát ngay và chọn hình thức điều chỉnh hoặc thay thế phù hợp loại sai.

Bỏ qua thông báo hoặc chậm xử lý dễ dẫn tới hóa đơn bị coi là không hợp lệ và làm lệch số liệu kê khai.

Ví dụ: Cơ quan thuế gửi Mẫu 01/TB-RSĐT báo hóa đơn số 125 ghi sai mã số thuế người mua, người bán rà soát, lập hóa đơn thay thế và gửi lại theo đúng quy trình.

10. Xử lý hóa đơn lập theo quy định cũ và kê khai thuế khi điều chỉnh, thay thế

Điều 24 Thông tư 91/2026/TT-BTC và điểm d khoản 6 Điều 10 quy định cách xử lý hóa đơn lập theo quy định cũ và cách kê khai khi điều chỉnh, thay thế. Đây là nội dung cần lưu ý trong giai đoạn chuyển tiếp giữa văn bản cũ và mới.

Xử lý hóa đơn đã lập theo quy định cũ

Đối với hóa đơn đã lập theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC: nay phát hiện sai thì điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định hiện hành.

Đối với hóa đơn đã lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP: nếu phát hiện sai thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai và lập hóa đơn điện tử mới thay thế, cập nhật đầy đủ thông tin hóa đơn bị thay thế.

Kê khai thuế khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn

• Hóa đơn điều chỉnh thuộc các nghiệp vụ tại khoản 5 thì:
• Người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh;
• Người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Ví dụ: Hóa đơn lập tháng 5/2026 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đến tháng 8/2026 phát hiện sai thì người bán điều chỉnh hoặc thay thế theo Thông tư 91/2026/TT-BTC và kê khai phần chênh lệch theo pháp luật quản lý thuế.

Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 91/2026/TT-BTC xoay quanh ba hướng: thông báo theo Mẫu 04/SS-HĐĐT, lập hóa đơn điều chỉnh, hoặc lập hóa đơn thay thế. Chọn đúng hướng phụ thuộc loại nội dung sai, sai hình thức thì thông báo, sai trọng yếu thì điều chỉnh hoặc thay thế. Lập đúng mẫu biểu, ghi đúng dấu số âm số dương và kê khai đúng kỳ là ba yêu cầu quyết định hóa đơn xử lý có hợp lệ hay không.

Nếu bạn muốn thực hành bài bản cách kiểm tra hóa đơn, xử lý hóa đơn sai sót, kê khai thuế GTGT, TNCN, TNDN và thao tác trực tiếp trên HTKK, thuế điện tử, có thể tham khảo Khóa học Kế toán thuế thực hành tại Kế toán Lê Ánh. Chương trình tập trung vào chứng từ và các tình huống thuế thực tế, phù hợp với người muốn nâng cao kỹ năng để áp dụng vào công việc.