Hóa Đơn Đặt In Và Biên Lai Giấy Được Sử Dụng Đến Khi Nào?

Theo Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng kể từ ngày 01/7/2026, phần chưa dùng hết phải tiêu hủy. Biên lai giấy chưa sử dụng hết được dùng tiếp đến hết ngày 31/12/2026; từ ngày 01/01/2027 phải tiêu hủy và chuyển sang biên lai điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu.

Hai đối tượng chịu hai mốc dừng khác nhau, đây là chỗ dễ nhầm nhất. Nhiều người tưởng cả hóa đơn đặt in lẫn biên lai giấy đều được dùng đến hết năm 2026, nhưng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế dừng ngay từ ngày Nghị định có hiệu lực, không có giai đoạn chuyển tiếp. Bài sau Kế toán Lê Ánh tách rõ từng mốc, giải thích lý do khác nhau, và hướng dẫn thủ tục tiêu hủy, chuyển đổi phần còn tồn. Quy định áp dụng từ ngày 01/7/2026.

1. Hóa đơn đặt in và biên lai giấy được sử dụng đến khi nào?

Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đặt hai mốc khác nhau cho hai đối tượng, gói trong bảng dưới đây:

Hai loại chịu hai mốc riêng nên không gộp chung khi xử lý. Hóa đơn đặt in dừng ngay ngày Nghị định có hiệu lực, còn biên lai giấy có thêm nửa năm chuyển tiếp. Phần sau tách từng loại, kèm thủ tục xử lý phần còn tồn.

2. Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng từ 01/7/2026

Khoản 3 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định: kể từ ngày Nghị định có hiệu lực thi hành, hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng. Mốc hiệu lực là ngày 01/7/2026, nên từ thời điểm đó loại hóa đơn này không còn dùng được, không có giai đoạn chuyển tiếp như biên lai giấy.

Cơ quan thuế, tổ chức kinh tế, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang dùng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế chưa hết phải tiêu hủy phần còn lại. Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế là loại hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in, cấp hoặc bán cho một số đối tượng theo quy định cũ, thường gặp ở hộ kinh doanh và một số tổ chức nhỏ chưa dùng hóa đơn điện tử.

Ví dụ. Một hộ kinh doanh còn mười số hóa đơn giấy do cơ quan thuế cấp tính đến cuối tháng 6/2026. Từ ngày 01/7/2026, hộ không được xuất tiếp mười số này, phải chuyển sang hóa đơn điện tử theo quy định mới và tiêu hủy phần hóa đơn giấy còn lại.

3. Biên lai giấy được dùng đến hết 31/12/2026

Khoản 2 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định: biên lai giấy theo hình thức tự in, đặt in theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP chưa sử dụng hết được tiếp tục sử dụng cho đến hết ngày 31/12/2026. Từ ngày 01/01/2027, toàn bộ biên lai giấy chưa sử dụng phải tiêu hủy, và tổ chức sử dụng biên lai giấy phải chuyển đổi sang biên lai điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu.

Khác biệt cốt lõi nằm ở giai đoạn chuyển tiếp. Biên lai giấy được dành nửa năm để các tổ chức thu phí, lệ phí kịp chuyển đổi hệ thống sang biên lai điện tử, còn hóa đơn đặt in của cơ quan thuế thì dừng ngay. Lý do là biên lai giấy gắn liền hoạt động thu phí, lệ phí của nhiều đơn vị sự nghiệp cần thời gian chuẩn bị hạ tầng.

Ví dụ. Một đơn vị sự nghiệp còn tập biên lai thu phí giấy tính đến giữa năm 2026. Đơn vị được dùng hết số biên lai này đến hết ngày 31/12/2026, nhưng phải đăng ký và sẵn sàng biên lai điện tử để dùng liên tục từ ngày 01/01/2027, tránh gián đoạn thu phí.

4. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn giấy, biên lai giấy

Điều 16 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định trình tự tiêu hủy, chia theo hai nhóm chủ thể.

Nhóm thứ nhất là cơ quan thuế. Cơ quan thuế tiêu hủy biên lai, hóa đơn do cơ quan thuế đặt in đã thông báo phát hành nhưng chưa bán và không tiếp tục sử dụng. Cục Thuế hướng dẫn quy trình tiêu hủy biên lai do cơ quan thuế đặt in.

Nhóm thứ hai là tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn giấy bán hàng dự trữ quốc gia và tổ chức thu phí, lệ phí. Khi tiêu hủy hóa đơn giấy, biên lai giấy, các đơn vị này gửi Thông báo kết quả tiêu hủy theo Mẫu 02/HUY-HĐBLG đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp, chậm nhất không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày tiêu hủy, đồng thời lưu trữ tại đơn vị.

Mẫu 02/HUY-HĐBLG có tên Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn giấy, biên lai giấy. Nội dung gồm tên tổ chức, cá nhân, mã số thuế, địa chỉ, phương pháp hủy, và bảng kê các loại hóa đơn giấy, biên lai giấy đã hủy gồm mẫu số, ký hiệu, từ số đến số và số lượng.

Ví dụ. Một đơn vị hủy tập biên lai giấy còn tồn vào ngày 05/01/2027. Đơn vị phải gửi Mẫu 02/HUY-HĐBLG đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất trong 05 ngày làm việc kế tiếp, và lưu bản thông báo tại đơn vị để đối chiếu khi cần.

5. Lưu ý thực hành và nền pháp lý chuyển đổi

Để không vướng mắc quanh hai mốc thời gian, kế toán và các đơn vị cần làm sớm mấy bước:

• Nắm nền pháp lý: Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP hết hiệu lực từ ngày 01/7/2026 theo Điều 43 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nên các loại hóa đơn, biên lai giấy theo quy định cũ đều thuộc diện chuyển đổi.
• Rà soát ngay tồn kho hóa đơn đặt in và biên lai giấy, lập danh sách số còn lại để lên kế hoạch tiêu hủy đúng mốc.
• Không xuất hóa đơn đặt in của cơ quan thuế sau ngày 01/7/2026, chuyển hẳn sang hóa đơn điện tử.
• Đăng ký biên lai điện tử trước khi hết năm 2026 để thu phí, lệ phí liên tục sang năm 2027, tránh gián đoạn.
• Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia bằng giấy theo pháp luật riêng, chỉ tiêu hủy phần chưa dùng khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo thông báo của Bộ Tài chính, theo khoản 1 Điều 44.

Ví dụ. Một doanh nghiệp lập danh sách toàn bộ số hóa đơn giấy và biên lai giấy còn tồn, chốt lịch tiêu hủy theo từng mốc và lịch đăng ký chứng từ điện tử ngay trong quý, nhờ đó không bị động khi đến hạn.

Kết luận

Điểm quan trọng nhất là nhớ hai mốc khác nhau: hóa đơn đặt in của cơ quan thuế dừng từ ngày 01/7/2026, biên lai giấy được dùng đến hết ngày 31/12/2026. Rà soát tồn ngay từ bây giờ, tiêu hủy đúng mốc theo Mẫu 02/HUY-HĐBLG, và chuyển sang hóa đơn điện tử, biên lai điện tử là cách để đơn vị không bị gián đoạn khi đến hạn.